Как сэкономить на автоматизации бизнес-процессов в финансовой службе

961
Сократить издержки на автоматизацию можно, если перед внедрением провести анализ внутренних бизнес-процессов, унифицировать их и повысить эффективность, правильно и детально подготовить техническое задание на внедрение программного продукта и т. д. Ниже приведены рекомендации, как и на чем финансовая служба сможет сэкономить.

Сэкономить на проекте автоматизации бизнес-процессов можно несколькими способами:

  • добиться скидки от поставщика;
  • перенести сроки заключения договора;
  • проанализировать бизнес-процессы перед внедрением;
  • тщательной проработать техническое задание.

Как сэкономить на проекте автоматизации бизнес-процессов добившись скидки от поставщика информационной системы

Существенных скидок – до 50 процентов на услуги по автоматизации бизнес-процессов – можно добиться, если:

  • сделать выбор в пользу нового программного продукта из линейки, что предлагает консалтинговая компания;
  • согласиться на визиты ее потенциальных клиентов в будущем.

Если продукт на рынке совсем недавно, еще не успел заработать репутацию и историю успешных внедрений, поставщик, скорее всего, пойдет на существенные скидки. Но у компании появляются дополнительные риски, связанные с новизной программы, их нужно будет правильно оценить (подробнее см. Как выбрать комплексную информационную систему). Если поставщик активно работает в этой или смежных областях, предлагает ряд аналогичных продуктов с успешными результатами внедрений в других предприятиях, имеет репутацию надежного партнера, риски могут быть несущественны. Если же это его первый продукт и нет опыта реализации подобных решений, лучше от него отказаться.

Часто компании – производители программного обеспечения предлагают клиенту стать референсом или одним из его первых пользователей. Это означает, что в будущем такому клиенту могут поступать обращения за рекомендациями от потенциальных клиентов интегратора. В случае успешного внедрения это обеспечит рекламу новому продукту и авторитет среди аналогов. Такие компании готовы предоставить существенную скидку за готовность стать референсом. Если предполагаемое внедрение будет одним из первых в регионе и отрасли, поставщик может быть крайне заинтересован в открытии новых рыночных ниш, а следовательно, и размер скидки увеличит.

Как сэкономить на автоматизации бизнес-процессов за счет переноса срока заключения договора

Финальная цена контракта на приобретение и внедрение программного продукта зависит и от сроков его подписания. У компании – производителя и интегратора программного обеспечения есть свои годовые планы продаж, а у их продавцов – бонусы, зависящие от исполнения этих планов. C большой вероятностью к концу финансового года они пойдут на существенное снижение цены (подробнее о том, как составить достоверный бюджет проекта автоматизации, см. Как составить бюджет расходов на внедрение корпоративной информационной системы ). Если запланировать финальное обсуждение коммерческих условий контракта и его подписание на последний квартал года, можно рассчитывать на дополнительную скидку поставщика в пределах от 5 до 60 процентов.

Как сэкономить на проекте автоматизации за счет предварительного анализа внутренних бизнес-процессов компании

Внедрение информационной системы часто выявляет неэффективность существующих в компании бизнес-процессов. Их пересмотр, анализ, документирование и перенастройка могут существенно увеличить расходы на внедрение. Чтобы избежать незапланированных затрат и не привлекать дополнительные ресурсы, лучше перед началом проекта оценить состояние существующих бизнес-процессов:

  • определить функционал, подлежащий автоматизации, и проанализировать смежные процессы. При этом следует выяснить, какие из них оставить в текущем состоянии, а какие нужно перенастроить для новой информационной системы. Полученные данные лучше зафиксировать и строго придерживаться их на всем этапе внедрения – это позволит избежать дополнительных расходов и выполнить внедрение в срок;
  • оценить необходимость автоматизации выбранных процессов, сопоставить приносимую ими прибыль или ценность с затратами на разработку программы;
  • проанализировать полученный список процессов, убедиться в эффективности каждого отдельного функционала. Подобный анализ может выявить неэффективные процессы, которые перед началом внедрения нужно пересмотреть и обновить (см. подробнее Как оценить экономический эффект от внедрения комплексной информационной системы);
  • зафиксировать обновленные процессы и согласовать их актуализацию со всеми ответственными сотрудниками. Наличие задокументированных и оптимизированных бизнес-процессов существенно снизит длительность, а следовательно, и стоимость проекта внедрения.

Формула. Расчет коэффициента рентабельности инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы

Как сэкономить на автоматизации бизнес-процессов в финансовой службе

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

ROIERP

Рентабельность инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы (Return on investment)

%

Результат расчета

P

Выгоды от внедрения комплексной информационной системы

руб.

Оцениваются экспертно

TCO

Совокупная стоимость владения комплексной информационной системой (Total cost of ownership)

руб.

Включает как первоначальные затраты (на внедрение), так и все последующие расходы (на эксплуатацию, доработку и т. п.)

Как сэкономить на проекте автоматизации за счет тщательной проработки технического задания

Важное условие успешного внедрения информационной системы – правильно составленное техническое задание. От степени проработки деталей, полноты и непротиворечивости его условий зависит и стоимость проекта. Чтобы составить корректное техническое задание, рекомендуется:

  • четко определить роли, полномочия и зоны ответственности проектной команды, разрабатывающей техническое задание. Нужно исключить пересекающиеся полномочия и противоречия ответственных лиц по новому функционалу. Как следствие, качество технического задания существенно возрастет, что позволит избежать лишних расходов на уточнения либо изменения на этапе внедрения;
  • проанализировать схемы обмена информацией: какая информация куда передается и откуда поступает. Доскональное понимание и проработка точек интеграции позволят избежать проблем на этапе внедрения;
  • задокументировать все предположения и требования к настройкам программы. Это обеспечит согласованность действий с интегратором. На этапе приемки системы несогласованность во взглядах и предположениях повлечет дополнительные расходы на доработку;
  • разработать тестовый сценарий и детально проработать на нем описанный в техническом задании функционал. Практика покажет узкие места, упущения и т. д. Проще исправить на этом этапе, чем после разработки и запуска программы.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль