10 заповедей деловой переписки для финансового директора

2495
Азы деловой переписки должен знать каждый финансовый директор. Так вы покажете своим коллегам и клиентам, что вы их уважаете. Ведь, все кому вы отправляете письма, составят мнение о вас, исходя из того, как вы пишите. Неумелое и небрежное деловое сообщение может дорого стоить не только вам, но и компании в целом. Для вашего удобства мы составили 10 правил деловой переписки, которые помогут вам написать идеальное послание и избежать недопонимания с адресатом.

В деловой переписке важно абсолютно все: от отсутствия грамматических ошибок, правильной пунктуации, выбора совестных конструкций и структурирование письма до верного тона. Коммерческое предложение, изложенное с неприветливой интонацией, может загубить весь проект в целом. Клиент не будет его даже рассматривать. Или письмо для вашего руководителя, с использованием громоздких враз и написанное «корявым» языком,  скорее всего будет отложено или даже будет удалено. Люди не должны тратить свое время и силы, чтобы понять вашу мысль. И это самое главное правило деловой переписки.

Заповедь 1. Ваш адресат должен из письма сразу понять, что вы от него хотите. Для этого, прежде всего, сформулируйте у себя в голове каких результатов от переписки вы хотите добиться: заключить новый договор, пересмотреть аспекты уже имеющегося,  пригласить партнера на переговоры, получить документы. И затем лаконично и убедительно опишите собеседнику проблему и желаемый результат.



Заповедь 2. Пишите простым языком и короткими предложениями. Это очень важное правило деловой переписки по электронной почте. Ни в коем случае не используйте витиеватые фразы и слишком длинные предложения, в противном случае читатель может истолковать ваши слова неверно или просто потеряет интерес. Помните, оптимальная длина предложения не должна превышать двадцать слов. Также рекомендуем избегать казенных и шаблонных фраз.

Пример

Как не надо писать

Как надо

В свете того факта, что

Потому что

В соответствие с нашей сегодняшней телефонной беседой

Как мы обсуждали сегодня

Подтверждаем получение документов

Мы получили документы

Пожалуйста, свяжитесь со мной,  если у вас возникнет потребность в уточнении по данному вопросу

Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной

Заповедь 3. Откажитесь от профессионализмов. Старайтесь исключить из деловой переписки, так называемый профессиональный жаргон и слова на иностранном языке, если их можно заменить более понятными синонимами. Человек,  получивший от вас письмо, может не так хорошо разбираться в теме, как вы, поэтому он не должен тратить время в Интернете на поиски «перевода». Это подтверждает Марина Орлова, финансовый директор «Бормедтрейд». «Если перейти в переписке на профессиональный сленг, то велика вероятность, что адресат не поймет о чем идет речь. Был в моей практике случай, когда одна из сотрудниц отдела отправила письмо генеральному директору, в котором упомянула дебеторку, первичку, БДР, KPI и ERP. В итоге через 30 минут руководитель попросил меня зайти к нему и объяснить, что мы от него хотим. Профессиональный сленг возможен в переписке,  лишь, когда она идет между сотрудниками одного департамента». Это важное правило деловой переписки.

Заповедь 4. Избегайте страдательного залога. Если вы используете страдательный залог,  то запутанных и громоздких предложений вам в тексте не избежать. К тому же у получателя письма может сложится мнение,  что вы хотите снять часть ответственности за сказанное. Согласитесь, если выбирать из двух вариантов: «меры были предприняты» или «мы предприняли меры», второй вариант звучит более убедительно.

Заповедь 5. Пишите логически последовательно. Еще одно правило деловой переписки: текст должен быть структурирован, каждое следующее предложение, должно логически вытекать из предыдущего. Ваше письмо не должно напоминать хаотичный набор фраз.

Заповедь 6. Не злоупотребляйте аббревиатурами. В деловой переписке допустимы сокращения, но не стоит их употреблять слишком часто. Люди слишком дорожат своим временем, чтобы вникать в премудрости вашего языка. К тому же некоторым может показаться,  что вы слишком торопитесь, и пишите письмо на скорую руку.  Что бы этого избежать, старайтесь минимизировать употребление таких сокращений, как EBITDA, KPI, АВС, и пишите термины полностью.

Заповедь 7. Избегайте чрезмерной официальности в переписке. Если переборщить в письме с официальным тоном, то это может негативно отразиться в дальнейшем на сотрудничестве с адресатом. Нужно соблюдать баланс между вежливостью и открытостью. Вы должны создать впечатление доброжелательного человека, профессионала с которым будет приятно и легко работать. При этом не перешагивая грань,  когда собеседнику может показаться,  что вы фамильярны. Избегайте слов с яркой эмоциональной окраской,  многоточий и восклицательных знаков. Формулируйте свою мысль так, как вы бы сказали ее при личной встрече, но без слов «паразитов».  Обязательно упоминайте имена людей,  о которых пишите: Ольга Зуева, а не «вышеупомянутый клиент». И не пренебрегайте словами благодарности. Разумеется, строгий официоз допустим, когда речь заходит о судебных тяжбах и прочих конфликтных ситуациях.

Заповедь 8. Всегда обращайтесь к своему адресату на «Вы». Это обязательное правило деловой переписки,  его надо соблюдать,  даже если вы знакомы лично и у вас с адресатом хорошие отношения. Уважение – основа любого общения.

Заповедь 9. Одно письмо – одна тема. Одно письмо должно раскрывать одну проблему. Не надо в одном послание стараться уместить все накопившиеся у вас вопросы. Длинный текст на несколько страниц утомит собеседника, его просто сложно воспринимать. В итоге главный вопрос  может остаться без ответа. А вам придется отправлять новые письма с дополнительным вопросом. Цените время,  как свое,  так и адресата.

Заповедь 10. Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию. В независимости какое письмо вы отправляете на бумаге или электронное, всегда соблюдайте правила русского языка. Даже если вы отправляете письмо с телефона, грамматических ошибок в тексте быть не должно. Советуем отключить на телефоне функцию автозамены (Т9). Любые ошибки и опечатки будут говорить о вашей небрежности. С этим согласна Елена Салмина, партнер аудиторской компании МКПЦ «Сумбурно написанное письмо с массой стилистических и грамматических ошибок оставляет впечатление небрежности. Советую перед отправкой письма лишний раз проверить, правильно ли написаны имя и фамилия адресата, нет ли ошибок в обращении. Убедитесь, что в письме есть ваша подпись и актуальная контактная информация».  Алла Сметкова, финансовый директор «Инстройтехэлектро» настоятельно рекомендует соблюдать все нормы правописания даже в переписке с коллегами по отделу. «Очень часто сотрудники моего отдела ставят меня в копию письма. К сожалению, бывает, что они слишком торопятся и не соблюдают элементарных правил – не используют заглавные буквы, пропускают пунктуацию. Мне кажется, лучше потратить на две минуты больше своего времени, но отправить письмо, за которое не будет потом стыдно. Если же речь идет о переписке между деловыми партнерами,  то тут подобные «безобидные» ошибки недопустимы». Если у вас возникли сомнения в правильном написании,  то проверить текст можно на многих ресурсах,  в том числе и в текстовом редакторе Word. Еще несколько ссылок, пройдя по которым,  вы можете проверить свое послание на наличие ошибок: 


Вам также могут быть полезны статьи:


Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль