Пять дней вместо двенадцати на подготовку отчетности

307
Черненко Денис
начальник управления учета и отчетности АО «ГК “МЕДСИ”»
Методика, предложенная в статье, позволит сократить трудозатраты и сроки подготовки управленческой и международной отчетности. Получать бухгалтерские данные в исходном виде, но так, чтобы их можно было быстро консолидировать.

Сегодня АО «Группа компаний „Медси“» объединяет 13 клиник в Москве и области, три клинико-диагностических центра, две клинические больницы, семь клиник в регионах России, 76 медпунктов по всей стране, службу скорой помощи и три санатория. Раньше в каждом филиале бухгалтеры вносили основные показатели выручки и затрат в отчеты в Excel и отправляли их в центральный офис. Там сотрудники отделений управленческого и международного учета консолидировали данные в один сводный файл. У этого метода было три существенных недостатка:

  • трудоемкость: сотрудники на местах тратили на отчеты два-три дня, а в центральном офисе на сбор данных, корректировку и формирование консолидированной отчетности уходило семь-девять дней;
  • отсутствие быстрого доступа к информации: в центральный офис цифры поступали в сводном виде, а расшифровки с детализацией прилагались отдельно;
  • неудобство работы: таблицы были очень громоздкими, несколько сотрудников не могли работать с ними одновременно.


С переходом на «1С: Управление холдингом» мы прекратили работать с Excel в части консолидации форм и сократили время подготовки отчетности до пяти дней с момента закрытия РСБУ. Сейчас в центральном офисе всего три человека готовят управленческую отчетность и один — международную. От сотрудников филиалов, кроме РСБУ-отчетности, ничего не требуется.

Подготовка к проекту

Когда решили оптимизировать сроки подготовки отчетности, выбирали из нескольких предложений. Остановились на «1С», потому что у финансового и IT-департамента был положительный опыт внедрения систем на базе «1С».

Одно из основных достоинств этого решения было в том, что нам не требовалось тиражировать его по всей сети. Для компании с большим количеством филиалов это очень важно. В работе в бухгалтерских программах на местах ничего не изменилось. После того как филиал закрыл период, главный бухгалтер в центральном офисе переносит исходные бухгалтерские данные в центральную базу «1С», нажимая одну кнопку. Там они автоматически перекладываются на управленческий план счетов. Таким образом, система формирует отчеты без участия сотрудников.

Кураторами были руководитель проекта от IT-отдела и я, как начальник отдела управленческой отчетности. Мы ставили задачу для подрядчика и проверяли результат. Сотрудники отделов проводили тестирование.



Этап 1: дизайн-проект

На первом этапе мы создали дизайн-проект системы: прописали входящие и исходящие данные и их основные потоки, определили общую концепцию системы. Для этого бизнес-аналитики со стороны подрядчика провели обследование, которое заняло около двух месяцев.

Комментарий

В «Медси» мы анализировали, как создаются управленческие отчеты. Начиная от данных региональных подразделений и до финансовых показателей в итоговой отчетности. Для этого мы провели интервью ключевых сотрудников, систематизировали внутренние и корпоративные отчетные формы. Среди обследуемых областей были:

  • формы сбора данных;
  • методика подготовки отчетности;
  • план счетов;
  • нормативно-справочная информация.

По результатам составили документ «Концептуальное проектирование», где описали реализацию типовых бизнес-процессов «1С: Управление холдингом» и специфические моменты, требующие доработок базового продукта. По этому документу подготовили макет системы для заказчика. Но в этом проекте компания хотела получать больше информации. Поэтому мы переработали модель для «попроводочной» трансляции. Сейчас система формирует журнал управленческих проводок. Из него ссылки ведут на журнал бухгалтерских проводок. В любом первичном документе можно увидеть проводки национального учета и соответствующие им международные.



Этап 2: анализ отчетности

После создания дизайн-проекта мы вместе с подрядчиком проанализировали формы и требования к детализации и аналитике управленческой и МСФО отчетности. До этого в компании не было плана счетов управленческого учета, поэтому мы создавали его с нуля. Согласовали с планом счетов МСФО, определили аналитики и основные корректировки, которые есть в обоих видах учета для формирования отчетности. Также прописали, как программа будет отображать бухгалтерские проводки. Управление учета и отчетности готовило разрезы аналитик на плане счетов (каналы продаж, контрагенты, ЛЦФО, ФЦФО и т. д.), в которых у нас идет отчетность, а подрядчик формализовывал это в план счетов и параллельно исследовал заполняемые формы, чтобы построить модель трансляции бухгалтерских данных в планы счетов. Эта часть методологической работы была самой объемной и заняла около трех месяцев.

Этап 3: трансляция бухгалтерских данных в управленческие

Параллельно с анализом отчетности мы устанавливали трансляцию бухгалтерских данных в управленческие. Это была самая сложная часть проекта, потому что во всех филиалах бухгалтерские базы были в трех разных версиях «1С». У нас было два пути:

  • нормализовать все справочники и привести их к одному виду;
  • создать сложные правила трансляции, учитывающие особенности каждой базы.

Если до начала разработки новой системы нормализовать все исходные бухгалтерские данные и справочники, то провести трансляцию будет легко. Но эта работа потребовала бы много времени и ресурсов, поэтому ради сокращения сроков внедрения мы пошли по второму пути. Механизм «1С: Управление холдингом» позволяет делать очень разветвленные и сложные правила трансляции, это помогло решить проблему ненормализованных данных. В процессе настройки правил проанализировали расхождения в справочниках и создали основу для их нормализации при переходе бухгалтерского учета в единую базу.

Подрядчику нужно было создать три системы перехода исходных данных в централизованную базу. Работали постепенно: запускали перенос из одной системы, тестировали его и параллельно устанавливали трансляцию из другой версии.

На этом этапе выявили проблемы. В некоторых исходных бухгалтерских базах не хватало аналитик, которые были не нужны для формирования отчетности по РСБУ, но требовались для автоматизированной трансляции в управленческие данные. Раньше бухгалтер знал, какая проводка куда должна попасть в Excel-форме, но мы должны были «объяснить» это системе. Было два способа решить эту проблему: либо мы направляли указания бухгалтерам на местах дозаполнить необходимые аналитики, либо уже в централизованной базе проставляли их для данных, которые не меняются в зависимости от бухгалтерской проводки, например реквизиты контрагента и договора.

За два месяца мы разработали три системы трансляции бухгалтерских данных из разных версий программы и прописали все недостающие аналитики.

Михаил Лазутин, руководитель проектов ООО «Аксиома-Софт»

Комментарий

Изначальная версия программы транслирует сгруппированные по аналитике данные бухгалтерского учета и формирует так же сгруппированные данные управленческого. В большинстве случаев это удобно, потому что уменьшает объем данных и сокращает время машино-часов.

Этап 4: тестовое закрытие

Последний этап — тренировочное закрытие параллельно в старой и новой системах. До этого проектом занимался подрядчик, а сотрудники компании создавали методологию. Теперь они сами тестировали систему и смогли определить необходимые доработки. В нашем случае программа некорректно распределяла затраты и формировала внеоборотные активы.

Михаил Лазутин, руководитель проектов ООО «Аксиома-Софт»

Комментарий

Важные доработки касались реклассификации расходов во внеоборотные активы в международном учете. Мы разработали механизм предварительного анализа первичных бухгалтерских данных, чтобы определить расходы на внеоборотные активы. Теперь работники настраивают выборку так, чтобы видеть только необходимую информацию. А также самостоятельно формируют итоговый типовой документ «Рекласс расходов в ВНА».

В тестировании участвовали все сотрудники, которым предстояло работать в системе. Мы разделили работу на функциональные области. К примеру, один сотрудник отвечал за внеоборотные активы. Он общался напрямую с подрядчиком, тестировал работу системы, а потом учил коллег ею пользоваться. Благодаря тому, что работник участвовал в процессе от постановки задачи до финального тестирования и знал все тонкости, он мог сформировать инструкции и объяснить, как действовать в конкретных ситуациях.

Несколько периодов мы параллельно закрывали по старой и новой схемам. Только тогда, когда добились идентичных результатов, запустили проект в эксплуатацию и полностью перешли на «1С».

Итоги проекта

В результате проекта мы получили все исходные бухгалтерские данные в одной базе с детализацией до изначальных бухгалтерских проводок в исходных базах. Так можно посмотреть необходимые расшифровки.

Михаил Лазутин, руководитель проектов ООО «Аксиома-Софт»

Комментарий

Результаты проекта:

  • полная консолидация бухгалтерской информации по 12 филиалам в единой информационной базе;
  • единый план счетов;
  • единая нормативно-справочная информация;
  • на подготовку отчетности требуется меньше трудозатрат;
  • срок подготовки отчетности сократился на три рабочих дня.

Изменился характер работы сотрудников при подготовке отчетности. Раньше много ресурсов занимала такая техническая работа, как консолидация исходных Excel-форм и т. п. А на анализ оставалось не много времени, поскольку сроки подготовки отчетности у нас жесткие. Теперь же все технические операции выполняет система, а у сотрудников акцент сместился на интеллектуальную работу — анализ данных. Так мы повысили аккуратность и точность в подготовке управленческой отчетности при сокращении сроков.

Оценить внедрение системы с финансовой точки зрения сложно, но мы считаем, что оно окупается. Если у руководства есть возможность раньше принимать решения на основе точных данных, то это, несомненно, хорошо для бизнеса.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль