Как избежать ошибок в платежах компании

545
Рекомендации подскажут, как застраховать компанию от двойных оплат и других ошибок в платежах. Они помогут разобраться, какие меры для минимизации ошибок стоит разработать и реализовать, что делать, если ошибка уже произошла.

Ошибки в платежах могут дорого обойтись компании. Зачастую о них финансовый директор узнает, когда получает письмо от поставщика с требованием об оплате либо при сверке взаиморасчетов с контрагентами. Чтобы избежать риска кассового разрыва, штрафных санкций со стороны контрагентов и испорченной деловой репутации, нужно сделать следующее:

  • проанализировать самые частые ошибки;
  • разработать и принять меры для их минимизации.

Избавиться от ошибок в платежах можно, не тратясь на создание казначейства


Как не допустить двойной оплаты счета

Двойная оплата одного счета возникает, если сначала оплачивается сумма по копии счета, затем – по его оригиналу. Такая ситуация складывается из-за отсутствия бюджетного контроля (либо ненадлежащего его исполнения) и при ежедневном значительном количестве платежей (как наладить контроль, см. Как контролировать платежи компании ). Двойная оплата может негативно отразиться на платежеспособности предприятия, если на другие счета не хватит денег. Эта ошибка в платежах чревата еще и дополнительными расходами:

  • проценты по кредитам (займам), которые придется привлечь;
  • судебные издержки, если ошибочно перечисленную сумму контрагент откажется добровольно возвращать.

Избежать такой ошибки в платежах как повторная оплата помогут следующие меры:

  • проверять все счета на соответствие бюджету (эту функцию может исполнять бюджетный контролер либо казначей);
  • вести реестр платежей, в котором фиксировать все поступившие и оплаченные счета (к примеру, в табличном формате в Excel);
  • ввести учет и контроль всех поступающих в компанию первичных документов;
  • формировать заявку на оплату на основании документа, подтверждающего наличие кредиторской задолженности или платеж (например, счет, акт, счет-фактура, договор).

Если ошибка обнаружена, стоит сделать следующее:

  • по договоренности с контрагентом зачесть оплату в счет оставшейся задолженности;
  • направить контрагенту письмо с просьбой о возврате ошибочного платежа;
  • зачесть переплату в счет новых поставок товаров (услуг), если с этим контрагентом предполагается дальнейшее сотрудничество;
  • обратиться в суд для взыскания дебиторской задолженности. Как правило, это крайняя мера, если поставщик отказывается вернуть деньги и не выходит на контакт.

Как избежать оплаты счета по неверному валютному курсу

Еще одна ошибка в платежах - оплата счета за товар или услугу по неверному валютному курсу возможна в следующих случаях:

  • в договоре с контрагентом цены указаны в условных единицах (например, аренда недвижимости, поставка товара);
  • платежные поручения выгружены из учетной системы в «Клиент-Банк» в конце операционного банковского дня. Это означает, что платежи будут совершены только на следующий рабочий день, когда курс валюты, скорее всего, изменится.

Стоимость товара (услуги) в условных единицах (у. е.) может зависеть:

  • от курса ЦБ РФ на день платежа;
  • от курса ЦБ РФ плюс процент на день платежа.

Она, как правило, фиксируется на определенную дату или в диапазоне от минимального до максимального значения курса валюты. В результате перечисления денежных средств по неверному курсу возникает недоплата или переплата. Для компании такая ошибка может обернуться:

  • ухудшением отношений с контрагентом или даже разрывом контракта;
  • задержкой поставки товаров в связи с недоплатой. Это может помешать отгрузить товар покупателям, дистрибьюторам в соответствии с договором (риск недополучения дохода).

Чтобы минимизировать возникновение такой ошибки в платежах, можно предложить следующие меры:

Если контрагенту отправили платеж по неверному курсу, стоит:

  • зачесть переплату в счет будущих поставок товаров (услуг);
  • направить поставщику письмо с просьбой о возврате излишне перечисленных денежных средств;
  • доплатить при необходимости недостающую сумму.

Как предотвратить оплату счета ошибочному контрагенту

Еще одна распространенная ошибка в платежах – оплата счета не тому контрагенту (о том, как правильно вести договорную работу, см. Как застраховаться от дополнительных расходов по договорам с поставщиками и подрядчиками ). Наименования поставщиков зачастую похожи и отличаются только идентификационным номером налогоплательщика (ИНН), их легко перепутать. Чтобы этого не допустить, стоит реализовать следующее:

  • при поиске реквизитов контрагента для формирования платежного поручения использовать ИНН;
  • сверять реквизиты в сформированном платежном поручении и подтверждающем документе на платеж.

Если платеж ошибочно перечислен, можно исправить это несколькими способами:

  • зачесть переплату в счет будущих поставок товаров (услуг);
  • направить письмо с просьбой о возврате ошибочно перечисленной суммы;
  • договориться с контрагентом, перед которым задолженность не погашена, об отсрочке платежа.

Стоит также время от времени уточнять корректное наименование своего обслуживающего банка и банка – получателя платежа.

Как избежать перечисления денежных средств сотруднику, у которого изменились персональные данные

Нередко сотрудник меняет фамилию (к примеру, в связи с вступлением в брак), но забывает проинформировать об этом отдел кадров или бухгалтерию. Казначейство направляет в банк реестр для зачисления зарплаты на карточные счета сотрудников без корректировки данных о получателе. В соответствии с ним банк перечисляет денежные средства на зарплатные карты (как выбрать подходящий банк, см. Как выбрать банк для зарплатного проекта ). В итоге деньги сотрудника возвращаются на расчетный счет компании. Чтобы этого избежать, необходимо:

  • при приеме на работу известить сотрудника об обязательном предоставлении информации об изменении персональных данных работодателю и банку одновременно;
  • закрепить в договоре с банком, что перевыпуск зарплатной карты должен производиться только централизованно через работодателя;
  • время от времени проверять персональные данные сотрудников на актуальность.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль