Как выявить неоправданный перерасход бюджета

870
Эти рекомендации помогут выявить случаи, когда перерасход бюджета не был необходимостью, а произошел по вине сотрудников из-за их личной выгоды или других причин. Предложенная технология анализа позволит выделить факторы, оказавшие наибольшее влияние на превышение бюджета и требующие дальнейшего расследования.

Наиболее распространены следующие виды превышения расходов над доходами:

  • завышение закупочных цен на сырье, материалы и комплектующие;
  • необоснованный рост расходов на фонд оплаты труда;
  • превышение допустимого уровня брака;
  • превышение плана транспортных расходов.

Согласно документам завышенные расходы могут быть оправданны, но не будет лишним проверить, так ли это.

Как выявить основные причины превышения расходов над доходами

Выявить показатели, которые оказали наибольшее влияние на отклонение фактической операционной прибыли от запланированной, можно с помощью обычного факторного анализа (см. пример такого анализа по семи факторам в таблице).

Формула. Расчет прибыли до вычета процентов и налогов

EBIT = EBT + FE

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

EBIT

Прибыль до вычета процентов и налогов

руб.

Результат расчета

EBT

Прибыль до вычета налогов

руб.

Отчет о финансовых результатах или о прибылях и убытках (строка 2300)

FE

Проценты к уплате

руб.

Отчет о финансовых результатах или о прибылях и убытках (строка 2330)

В нем оценивается влияние на операционную прибыль следующих показателей:

  • цен на продукцию;
  • прямых и косвенных расходов;
  • затрат конструкторского бюро;
  • коммерческих и административных затрат;
  • объема производства.

Влияние каждого из них оценивается в рублях, и в сумме они показывают отклонение фактической операционной прибыли от плановой. Так, последовательно проходя по элементам и внимательно сопоставляя влияние факторов, можно выявить нелогичные отклонения отдельных из них (например, уменьшение операционной прибыли при существенном росте объемов реализации). А это обоснованный повод углубиться в более детальное исследование несовпадений по всей производственной цепочке (подробнее см. Как провести факторный анализ изменения маржинального дохода ).

Начать прежде всего стоит со статей затрат, занимающих наибольшую долю в себестоимости. Зачастую это материалы. Анализировать необходимо две составляющие – их количество и цену. Количество проверить довольно просто – натуральные единицы не должны превышать заложенные нормативы и лимиты, изучение цены – более трудоемкая процедура.

Анализ закупочных цен можно начать с проверки благонадежности новых поставщиков. Для этого необходимо проанализировать список поставщиков – возможно, среди них появились новые. Нужно выяснить, были ли эти компании проверены службой безопасности до момента подписания договора поставки. Также можно самостоятельно убедиться в надежности контрагентов, используя Интернет и информацию от работавших с ними деловых партнеров.

Как обнаружить неоправданный перерасход денежных средств на транспортные услуги

Чтобы убедиться в том, что стоимость доставки сырья, материалов и комплектующих реальна и не завышена по каким-то причинам, стоит запросить информацию о контрагентах в отделе логистики или снабжения (подробнее см. Как контролировать логистику).

Первое – из списка нужно выбрать тех перевозчиков (поставщиков), которые доставляли продукцию с наибольшим отклонением в закупочных ценах в сравнении с предыдущими периодами. За год вряд ли изменилась география доставок, а значит, они должны проводиться примерно на то же расстояние, что и в предыдущие периоды. В противном случае может обнаружиться закупка у поставщика, расположенного дальше, чем постоянный, и в связи с этим быть завышена стоимость перевозки.

Второе – нужно проверить новых контрагентов из того же списка на благонадежность. Это можно сделать, например, передав данные в службу безопасности компании.

Третье – стоит проверить, насколько текущие расценки на доставки отличаются от средних по рынку. К примеру, найти в открытых источниках наиболее популярных перевозчиков, ознакомиться с их расценками, составить выборку не менее чем из 10 тарифных планов, вывести среднюю величину и сравнить ее с имеющимися расходами.

Как обнаружить скрытый перерасход фонда оплаты труда

Во многих компаниях рост оплаты труда в производственном секторе отстает от инфляции. Когда бюджет уже утвержден и зарплата рабочих стала ниже среднерыночной (например, собственник отказался индексировать ее с учетом уровня инфляции), зачастую руководство подразделений прибегает к следующим способам удержания персонала: оформляет договоры подряда, выплачивает несанкционированную собственником премию за дополнительные работы, за работу в сверхурочное время и выходные дни (как вести контроль, см. ).

2. Контроль премий за дополнительные работы. Бюджет расходов на фонд оплаты труда может быть превышен из-за не предусмотренных собственником выплат вознаграждений и премий. Причиной могут служить элементарные приписки для поддержания необходимого рыночного уровня зарплаты.

По документам получается, что норма перевыполнена за то же количество рабочего времени и нет повода для пересмотра норм и лимитов. Следовательно, тарифная сетка остается на том же уровне и в следующем периоде вновь образуется перерасход.

3. Проверка правомерности начислений за работу в неурочное время и выходные. Злоупотребление расходами на оплату труда в нерабочее время можно проверить, отследив нагрузку сотрудника в день, когда ему были оформлены переработки.

Первичные документы на оплату труда (сменные задания, заказ-наряды и т. д.) нужно сравнить с данными электронной системы допуска на проходной – соответствует ли время ухода с работы с отметками времени на первичных документах. Проверку можно проводить выборочно. Затем изучить собственно первичные документы на предмет выполнения нормы – если она не выполнена, это означает саботаж и умышленное замедление темпов работы специально для выхода во время, которое оплачивается по полуторной и двукратной ставкам. Аналогично и в выходные дни.

Как выявить завышенный брак

На многих производственных предприятиях изначально в технологический процесс и калькуляцию себестоимости заложен норматив потерь, брака и отходов (угар в металлургии, обрезки при раскрое металлических листов, полос и т. д.).

Если никто не проверяет фактические размеры брака, потерь и отходов производства, эти данные могут быть сфальсифицированы, что тоже приведет к превышению расходов над доходами. Современное оборудование, имеющее программное обеспечение, наиболее рационально использует материалы, но если компания не оснащена подобными автоматами, то лучше самостоятельно проверить фактическое состояние отходов производства, запросить у сотрудников баланс материалов при производстве продукции и т. д. (подробнее см. Как контролировать списание отходов и брака в производстве).

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль