Как посчитать оптимальную численность персонала для работы финансового отдела

1087
Агеева Елена
финансовый директор ООО «Голдер-Электроникс»
Для расчета численности персонала финансовой службы сначала нужно определить функции и задачи ФЭС. Причем, фотография рабочего дня не всегда помогает при оптимизации численности персонала.

Функционал и задачи финансового отдела

Прежде чем заниматься расчетом численности персонала финансового отдела, необходимо решить качественную задачу, а именно: четко определить, какие конкретные задачи ставит менеджмент компании перед финансистами. Нужна именно конкретика, а не общее: организовать учет и анализ.

После того как эти конкретные задачи определены, можно сформировать функциональную структуру финансового отдела. Например, для компании занимающейся производством продуктов питания на собственных мощностях такая структура может выглядеть так:

  1. Бухгалтерский учет.
  2. Казначейство.
  3. Планово-экономический.
  4. Бюджетирование и анализ.
  5. Расчет зарплаты.

Компания не работает на фондовых рынках, не привлекает какие-либо крупные инвестиции, не работает вне России? Значит, нет нужды иметь в штате такие вакансии, как  бухгалтера,  ведущие учет в иностранных юридических лицах, трейдеры или инвестиционные специалисты.

Если компании понадобится налоговая консультация или перекладка РСБУ отчетности в МСФО, то это разовая задача и ее можно передать на аутсорсинг. Это экономически более оправдано, чем содержать данного специалиста в штате (даже на полставки), учитывая что здесь речь идет о специалистах с высоким уровнем знаний, что требует и определенных затрат на них.

Но, когда мы говорим, например, о торговой компании, которая ежедневно совершает  большой объем отгрузок, но имеет небольшой штат, целесообразнее выделить группу операционистов, которые готовят для клиента первичные документы (накладные, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные), а расчет зарплаты может совместить какой-то другой сотрудник.

Основные бизнес-процессы финансистов

Для того чтобы наиболее точно рассчитать численность сотрудников финансового отдела, необходимо провести инвентаризацию бизнес-процессов. Эта процедура поможет четко определить последовательность действий, которые необходимы для каждого бизнес-процесса, что в свою очередь  позволит оценить те трудозатраты, которые необходимы для его завершения.

Кроме того, в компаниях зачастую встречается ситуация, когда финансисты, в силу уже устоявшихся привычек, выполняют несвойственные им обязанности. Например, когда-то на этапе становления компании когда не хватало персонала, каждый работал «за себя и того парня» и именно бухгалтер, который занимался расчетами с подотчетными лицами, заказывал и гостиницы и билеты для всех командировочных.

Логика была простая – «ты обрабатываешь командировки, знаешь все  корпоративные нормы – вот и заказывай билеты/отели». К этому все привыкли, но когда необходимо определить численность финансистов, работы такого рода необходимо передать соответствующим службам и пусть они уже определяют кто из их сотрудников будет этим заниматься. 

 Иначе оптимизировать численность персонала финансового отдела будет непросто, ведь помимо своего основного функционала они  выполняют обязанности кадровиков, логистов, менеджеров по командировкам и т.п.

Фотография рабочего дня – не всегда панацея при оптимизации численности персонала

Очень часто, когда в компании заходит речь о расчете оптимальной численности персонала, служба персонала начинает предлагать универсальное решение, которое поможет  определить  загрузку сотрудников – сделать «фотографию рабочего дня».

Что такое «фотография рабочего дня»? По сути – доскональное протоколирование с точным указанием времени всего того, чем занимается сотрудник в течение рабочего дня. Сторонний наблюдатель весь день находится рядом с сотрудников и фиксирует каждую операцию.

Казалось бы, это очень точный и объективный метод, но здесь есть своя специфика и вряд ли его можно одинаково успешно применять ко всем должностям.

Если говорить о финансистах, то фотография рабочего дня, например, точно сработает при оценке деятельности сотрудника казначейства, который формирует платежные поручения на оплату и вносит данные о поступлении денежных средств от клиентов в учетную систему. Операции такого рода однотипны.

Предположим, фотография рабочего дня выявила, что:

  • формирование одного платежного поручения, с учетом функции проверки наличия всех необходимых согласований на том документе, на основании которого делается платеж, занимает  5- 10 минут;
  • внесение данных о приходе денежных средств в разрезе контрагентов и договоров из банковской выписки в учетную систему  занимает 3-7 минут на каждую поступившую сумму.

Пример расчета загрузки сотрудника финансовой службы на основе фотографии рабочего дня

Предположим, компания в месяц формирует в среднем 300 – 350 платежных поручений. В день поступает 30 сумм от клиентов.

Средняя загрузка сотрудника в день:

325 ((300+350)/2) плат. поручений : 20 раб. дней = 16 плат. поручений * 7,5 минут ((5+10)/2) = 120 минут = 2 часа.

30 поступлений денежных средств от клиентов * 5 ((3+7)/2) =150 минут = 2 часа 30 минут.

Кроме того, данный сотрудник ежедневно ездит в банк, инкассируя кассовую наличность. Поездка в банк, сдача выручки занимают в среднем 1 час 30 минут.

Итого в день: 2 часа + 2 часа 30 минут + 1 час 30 минут = 6 часов

Фотография рабочего дня выявила, что у работника ежедневно есть 2 часа незанятого времени.

Таким образом, можно рассчитать время на выполнение некоторых операций и сделать расчет численности сотрудников, которые занимаются данной работой.

Однако, этот способ не поможет, когда речь о работе более творческого характера. Например, когда нужно оценить временные трудозатраты, которые возникают при работе у налогового консультанта. Ответ на вопрос может занять и тридцать минут и три часа. А если, после того как бухгалтер получив этот ответ  стал задавать новые уточняющие вопросы? То есть  здесь «фотография рабочего дня» не сработает или сработает только очень условно.

Автоматизация для оптимизации

Существенную помощь в оптимизации численности финансистов может оказать автоматизация,  особенно когда речь идет об оформлении первичных документов и казначейских операций. Модуль, который свяжет Банк – Клиент и блок «Казначейство» в учетной программе, избавит сотрудников от необходимости повторно вносить данные о платежах.

Так же существенно облегчит работу и автоматизация постоянных отчетов:

  • о движении дебиторской и кредиторской задолженностях;
  • о просроченной дебиторской задолженности;
  • об исполнении кассового плана.

Придется один раз инвестировать в доработку программного обеспечения и потратить время, чтобы описать алгоритм формирования отчета, протестировать его, но это  окупится с лихвой. И экономией времени и снижением расходов на персонал.

Что лучше  – один высокооплачиваемый или два подешевле?

Когда компания  определяет оптимальную численность персонала финансовой службы, важно обращать внимание не только на количественный состав, но и на фонд оплаты труда. На практике часто встречаются такие ситуации, когда организации, начиная сокращать персонал, идут по пути наименьшего сопротивления и убирают из штата наиболее низко оплачиваемые, и, следовательно, должности с самым простым функционалом. И что получается в итоге:

  • численность сократилась, но ФОТ уменьшился непропорционально;
  • часть того самого просто функционала оказалась «подвисшей». Негоже высококвалифицированных и «дорогостоящих» сотрудников сажать на такие  участки. Это все равно, что  «забивать гвозди микроскопом».

Я предлагаю решить задачу следующим образом:

Для должностей функционал, которых подразумевает выполнение постоянных действий (формирование платежных поручений, выписка счетов-фактур, начисление зарплаты и т.д.), следует определить оптимальную численность при помощи «фотографии рабочего дня». Это избавит менеджмент от иллюзий, что руководитель казначейства между делом может формировать платежные поручения на оплату. Конечно, сможет, но при этом не успеет выполнить в срок свою основную работу, например, позже подать документы для выхода на кредитный комитет, что будет стоить компании гораздо дороже, чем та якобы экономия, которую компания получит, не взяв человека на эту должность.

Для должностей, функционал, которых заключается в выполнении иных бизнес-процессов: казначейство, бюджетирование, анализ хозяйственной деятельности, разработка финансовой стратегии и т.д. расчет оптимальной численности делается опытным путем. Это подразумевает под собой, как уже говорилось выше, описание задач и так далее. В качестве бенчмаркинга можно изучить имеющиеся в открытом доступе материалы  от компаний, имеющих сходные масштабы бизнеса и сходную бизнес-модель

Новая задача – не равно новый сотрудник

Важно не только на первоначальном этапе определить оптимальную численность финансистов, но и при дальнейшем развитии/росте компании  не допускать разрастания штата.

Каким образом контролировать эту ситуацию?

Рост объемов бизнеса при сохранении действующей модели, например, на 20 %, не означает прирост штата финансистов на те же 20 %.Здесь может помочь та же фотография рабочего дня: если модель бизнеса не меняется, то вряд ли компании нужны новые или дополнительные специалисты, но все же рост числа обрабатываемых платежных поручений и поступлений от клиентов может привести к необходимости взять еще одного сотрудника в казначейскую службу.

Если же рост объемов бизнеса возникает за счет какого-либо нового направления (например, у компании, которая всегда занималась оптовой торговлей, открываются розничные магазины или вводится в строй производственный цех), то, скорее всего, возникнет необходимость увеличить численность финансистов.

Так же придется задуматься об увеличении численности и в том случае если в компании добавляется новый вид операции (но основное условие – постоянный характер этих операций). Например, инвестиционный проект, совместная деятельность с другой компанией (коммерческое партнерство/товарищество), открытие  компании в другой стране, другом городе или игра на фондовом рынке.

Как я уже отмечала, здесь очень важно правильно оценить периодичность этих операций и получить данные с рынка о стоимости услуг аналогичных специалистов, которых можно привлечь на условиях аутсорсинга.

Резюмируя все вышесказанное:

  1. Универсального рецепта для расчета численности персонала финансовой службы нет. Здесь сложно привязаться только к объемам продаж, без учета специфики.
  2. Фотография рабочего дня применима только для должностей, функционал, которых заключается в совершении достаточно однотипных операций.
  3. Передача некоторых функций на аутсорсинг – не всегда экономия расходов.
  4.  Прямой связи между ростом бизнеса и ростом численности нет. Все зависит от того за счет чего происходит этот рост.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль