Внедрение электронного документооборота в региональной торговой сети

1119
Скоробогатько Александр
финансовый директор сети «Красный Яр»
Системы электронного обмена данными не первый год экономят торговым сетям и поставщикам время и деньги при оформлении заказов. Но лишь три года назад изменения в законодательстве позволили компании перевести в электронный вид и закрывающие документы по сделкам, тем самым полностью автоматизировать цикл документооборота. В статье опыт внедрения электронного документооборота в региональной торговой сети.

Внедрение электронного документооборота в региональной торговой сетиАлександр Скоробогатько, финансовый директор сети «Красный Яр»


Сеть «Красный Яр» семь лет оформляет и получает заказы от поставщиков через систему электронного обмена данными (EDI, elесtronic data interchange), используя цепочку сообщений ORDERS, DESADV, RECADV. Бухгалтерские документы, необходимые для юридического закрытия сделки и отражения ее в учете –  накладные ТОРГ-12 и счета-фактуры – до 2013 года оставались бумажными. Законодательной базы для обмена этими документами в электронном виде не было.

Как только в 2012 году ФНС утвердила формат электронного счета-фактуры, а Минфин - порядок его передачи по телекоммуникационным каналам связи, «Красный Яр» запустил проект по внедрению электронного документооборота (ЭДО). Для этого в компании создали рабочую группу, в которую вошли IT-специалисты, сотрудники бухгалтерии, службы внутреннего аудита, отдела качества.

Виды EDI-сообщений, которыми «Красный Яр» обменивается с поставщиками

ORDERS – заказ на поставку, который сеть направляет поставщику. Содержит перечень заказываемых товаров, количество, цены, даты, адреса доставки.

DESADV – уведомление об отгрузке, которое поставщик направляет в сеть. Содержит информацию о поставке: количество и наименование товара, размер, вес, параметры транспортного средства, данные грузополучателя и грузоотправителя, уникальный номер отгрузки и др.

RECADV – уведомление о приемке, которое сеть направляет поставщику. Содержит информацию о фактически принятой продукции, если что-то не принято, то причины этого. Позволяет поставщику сформировать корректный счет-фактуру по фактической приемке.

Что предстояло изменить

На электронный документооборот сразу решили переводить самый затратный для сети процесс –  обработку входящих документов по оприходованию поставок. Их ежемесячный объем у сети достигает 75-80 тысяч. У «Красного Яра» более 300 поставщиков. Рутинные операции по получению, сверке, подписанию, отправке экземпляров поставщикам буквально съедали деньги компании и время сотрудников. Не говоря уже о том, что документы нужно как-то архивировать, хранить, да еще и представлять в налоговую инспекцию в рамках проверок.

До внедрения системы  электронного документооборота в компании поставка приходила в магазин с бумажными счетом-фактурой и накладной. Сотрудники магазина принимали товар по штрих-кодам, документы сканировали. Оператор вручную вводил сведения (количество товара, цена) в учетную систему, сверяя по ходу дела цены в заказе сети и в документах. При расхождениях приходилось выяснять, по какой цене приходовать товар. Документы с расхождениями возвращались поставщику, он их корректировал и заново передавал в сеть либо со следующей поставкой, либо привозил, в крайнем случае, отправлял курьером или почтой. Далее бумажные оригиналы направлялись в центральный офис, где бухгалтерия снова сверяла их со сведениями в учетной системе (наименованием товара, количеством, ценой).

Архитектура нового процесса: как должно быть

Основной объем ручной работы сотрудников торговой сети приходился на неоднократную сверку данных: фактически поставленного товара с документами, документов — со сведениями в учетной системе торговых точек, а затем — со сведениями в центральном офисе.

За несколько встреч рабочей группе по внедрению электронного документооборота в организации удалось пересмотреть процесс оприходования товаров и найти решение: в договоры добавили пункт о том, что поставщики обязаны поставлять товар по тем ценам, которые фигурируют в заказе сети. Тем самым заметно упростилась вся процедура оприходования товара, стала возможной автоматизация внесения данных в учетные системы.

Дальше наметили эффективную схему работы «как нужно». Магазин принимает товар по штрих-кодам, сотрудники контролируют только количество, заводят данные в систему. Цены попадают в систему автоматом, из ORDERS (заказа) и DESADV (уведомления об отгрузке). После того, как в учетной системе оказываются наименования товара, его количество (по результатам приемки) и цены (из EDI-сообщений), приходная операция формируется автоматически.

Поставщику уходит RECADV – уведомление о приемке товара (или причина отказа в приемке).  Поставщик обрабатывает уведомление и на его основе выставляет электронные счет-фактуру и ТОРГ-12. Через систему ЭДО документы поступают в учетную систему сети, автоматически сверяются с ее данными, подписываются электронной подписью. Документооборот по данной поставке завершен.

Требования к провайдерам: кто нам нужен

К 2012 году сеть работала с тремя EDI-провайдерами. Первым делом им сообщили, что сотрудничество продолжится лишь с теми, чьи сервисы способны поддерживать юридически значимый документооборот. Вторым критерием отбора стала готовность провайдеров активно подключать к ЭДО поставщиков Сибирского региона. Иными словами, от провайдера ожидали выхода на контакт с поставщиком, разъяснений последнему преимуществ ЭДО. В результате от услуг одного из провайдеров отказались, его место занял другой.

Работа с поставщиками –  важнейший компонент проекта внедрения электронного документооборота. Сеть была готова к неприятию со стороны поставщиков и к тому, что придется их убеждать.  Поэтому «агитация» поставщиков и стала одним из важнейших критериев отбора провайдеров. Целью стал перевод на  80% всех поставщиков.

Рабочая группа составила дополнительное соглашение к договорам поставки, прописав в нем регламент документооборота: какие поля в документах заполнять обязательно, в какие сроки отправлять документы и сообщения, сколько времени отводится поставщику для наладки электронного документооборота. Затем последовала череда встреч и переговоров с поставщиками, на которых вместе с провайдерами представители рабочей группы поясняли цели перехода на ЭДО, какие изменения произойдут в схеме документооборота, в какие сроки это произойдет. Поставщикам отводилось полгода на подключение к ЭДО. Мы старались донести до них преимущества перехода на электронные бухгалтерские документы: отсутствие расхождений в данных, скорость обмена документами, сокращение трудозатрат. Провайдеры разъясняли поставщикам, каких результатов можно ожидать от ЭДО конкретно в их компаниях.

Несмотря на усилия, поначалу лишь небольшая группа поставщиков оказалась «за». Большинство же отнеслись к ЭДО как к навязанной услуге. Мы планомерно шли к своей цели: убеждали, доказывали, что электронный документооборот — это удобно и выгодно. В конце концов, прямо говорили, что если поставщик откажется переходить на ЭДО, то ему придется прекратить работать с сетью. Слишком велика была цена вопроса -  продолжать расходовать средства впустую или, затратив некоторые усилия, повысить эффективность бизнеса. 

 Реализация проекта внедрения электронного документооборота

Техническая реализация проекта внедрения системы  электронного документооборота шла по двум направлениям. Первое — соединение «сеть – провайдер». Нужно было четко определить, в каких форматах и в какие сроки будут передаваться документы, разработать ТЗ, внедрить решение. Параллельно провайдеры проводили аналогичную работу с поставщиками.

«Красный Яр» пользуется учетной системой «Домино 8». Интеграцию с системой электронного документооборота взяли на себя IT-специалисты сети, к готовым интеграционным решениям решили не прибегать. На то было две весомые причины. Во-первых, никто лучше нас самих не знал особенностей программного обеспечения сети и наших потребностей. Во-вторых, важно было сохранить полный контроль над частью системы на стороне компании. Ведь тогда можно своими силами устранить возможные неполадки или сбои, а не зависеть от провайдера. К тому же, готовое решение все равно пришлось бы подгонять под наши условия. И неизвестно, с какими сложностями пришлось бы столкнуться в этом случае.

Реальные сроки интеграции оказались несколько больше запланированных, на разработку и внедрение затратили порядка трех месяцев. Значительная часть времени ушла на доработку и отладку системы, устранение ошибок, выявленных в ходе пилотного проекта.

Доработки систем после запуска

В ходе пилотного проекта внедрения электронного документооборота все процессы -  приемка товара; прием, обработка и отправка сообщений; порядок обмена информацией между терминалом сбора данных и учетной системой — были тщательно прописаны и отшлифованы. Несмотря на это, когда мы запустили решение, подключили поставщиков и документы пошли тысячами, столь же массово пошли и ошибки. И потребовались «точечные» доработки системы, прямо в процессе ее работы, занявшие еще около четырех месяцев.

Например, поставщик поздно отправляет уведомление об отгрузке (DESADV). Сеть не успевает его получить, обработать или загрузить в терминал сбора данных (ТСД — устройство, которое считывает штрих-коды с товаров), а машина с товаром уже приехала. Однако без уведомления товар принять невозможно. Чтобы избежать таких ситуаций, IT-специалисты разработали дополнительное программное обеспечение для ТСД. Теперь полученное уведомление об отгрузке сразу же загружается в память терминала. Сначала это было реализовано через Bluetooth, затем по каналу wi-fi.

После того, как мы перешли на ЭДО с большинством поставщиков, встала проблема долгой обработки счетов-фактур. Тогда IT-служба изменила алгоритм поиска счетов-фактур во входящих сообщениях, за счет этого период их обработки сократился в 6 раз: с 30 до 5 секунд на документ.

Частой ошибкой стало опоздание счетов-фактур: подтверждение даты отправки (ПДО) счета-фактуры от провайдера поступало раньше, чем сам документ. Разрешили проблему созданием специального хранилища для ПДО, к которым информационная система не находила оригиналов счетов-фактур. Проще говоря, когда счет-фактура приходит, система обращается к этому хранилищу и проверяет, нет ли уже ПДО к этому документу.

Справиться с утерей документов при передаче на наш ftp-сервер помогла бесплатная программа WinSCP. Это решение умеет проверять целостность файлов при передаче данных или скачивании их с ftp-сервера, а также ведет протокол операций с файлами.

Подводим итоги

В течение года сети удалось перевести на электронный документооборот 89% поставщиков вместо запланированных 80%. Полгода вели подготовительную работу: рассказывали, убеждали, подписывали допсоглашения. Пять-шесть месяцев ушло на массовое подключение поставщиков. Можно отметить, что поставщики, которые интегрировали ЭДО в свой бизнес-процесс, сполна оценили преимущества внедрения электронного документооборота и остались довольны. Но есть и те, кто подключились к сервису провайдера через веб-версию просто для того, чтобы продолжить работу с «Красным Яром». Они ничего особо не выиграли, хотя и выполнили условия сети. Те 10 % поставщиков, с которыми сеть пока не перешла на ЭДО, входят, в основном, крупные федеральные компании. Работа с ними продолжается.

Два месяца в сети перестраивали схему приемки товара. Порядка полугода в общей сложности разрабатывали и внедряли интеграционное решение, проводили пилот, устраняли ошибки. За счет интеграции своей учетной системы с сервисами EDI и ЭДО удалось на 90% сократить штатную численность операторов, которые раньше отвечали за оприходование поставок, и на 43 % - бухгалтерии в части работы с первичными документами.

Опыт еще одной сибирской торговой сети

Сергей Токмаков, руководитель проекта «Контур.Ритейл» компании СКБ Контур

Параллельно с проектом в «Красном Яре» шел проект перевода на ЭДО другой сибирской сети, «Командор». Сети даже проводили совместно семинары для поставщиков. Отличие лишь в том, что «Командор» внедрял всю цепочку с нуля, включая электронные счета-фактуры и ТОРГ-12, в рамках одного проекта. С апреля по август 2014 года сеть подключала поставщиков к EDI, далее начала обмениваться бухгалтерскими документами.

Изначально «Командор» занимал менее жесткую позицию по отношению к поставщикам, чем «Красный Яр». Ситуация изменилась в августе 2014 года после запуска юридически значимого документооборота. Тогда сеть объявила поставщикам: с теми, кто отказывался переходить на электронные документы, будут разорваны отношения. С каждым поставщиком руководитель проекта ЭДО в «Командоре» общался лично. В итоге при плане 50% сети удалось перевести в электронный вид 62 % документооборота.

Детали проектов могут различаться, но общая тенденция очевидна: электронные счета-фактуры стали непременным пунктом плана мероприятий по сокращению издержек. К середине 2016 года ритейлеры из ТОП-100 либо уже работают с электронными юридически значимыми документами, либо находятся в процессе перехода.

Подключение поставщиков к ЭДО – основная часть подобных проектов, не все готовы отказаться от бумаги. В том числе и потому, что для сети эффект выше, чем для мелкой фирмы. Ниже приведу четыре основных фактора успеха проекта перехода на ЭДО.

  1. Четкое понимание необходимости перехода на ЭДО сотрудников сети, от топ-менеджеров до категорийных. Формируется в ходе проведения внутренних мероприятий, часто с привлечением оператора ЭДО.
  2. Встреча с ключевыми поставщиками в регионе -  пожалуй, главное событие, старт перехода на ЭДО. Обязательно с участием руководителя проекта по ЭДО, коммерческого директора, других топ-менеджеров сети.
  3. Включение в договоры или дополнительные соглашения с поставщиками пунктов об обмене документами в электронной форме.
  4. Выбор оператора с опытом реализации профильных проектов и штатом специалистов, готовых подключиться к обучению поставщиков.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль