Осторожно, период закрывается!

4838
Жевников Илья
консультант по эффективному представлению информации
Позднее предоставление первичных документов бизнес-подразделениями ведет к задержкам при подготовке отчетности. Как финансовая служба может повлиять на ситуацию? Проверенные методы и одно неожиданное решение - в этой статье.

Осторожно, период закрывается!Илья Жевников, консультант по эффективному представлению информации


Важное в статье:

  • почему подразделения не соблюдают сроки подготовки отчетности;
  • как ускорить сроки подготовки финансовой отчетности.

Предъявите ваши документы

Проекты по «быстрому закрытию» оставляют двойственное впечатление. С одной стороны, всегда удается сократить срок подготовки отчетности  за счет таких популярных рекомендаций как «автоматизация», «унификация» и «регламентация». С другой стороны, кардинально решить проблему не удается. Все усилия разбиваются об обстоятельство непреодолимой силы:  «нам не дают документы, и мы ничего не можем с этим сделать».

Задержки в предоставлении документов – действительно большая проблема. Они не только откладывают закрытие отдельных участков учета, но и оказывают демотивирующее влияние на работу всей бухгалтерии, лишая сотрудников стимулов к эффективной работе. Мне неоднократно приходилось слышать: «к чему мне спешить с закрытием моего участка, если для формирования отчета о прибылях и убытках все равно придется ждать документов по выручке?». Участки учета, зависящие от оперативности предоставления документов, чудесным образом оказываются на так называемом «критическом пути» и поэтому задают ориентиры для всей бухгалтерии.

Первопричина проблемы в том, что зачастую у финансовой службы нет эффективных механизмов влияния на тех, кто предоставляет документы. И если с регулирующими органами и внешними контрагентами (особенно государственными монополиями) договориться почти невозможно, то с внутренними бизнес-подразделениями еще можно «побороться». Традиционные инструменты в этом поединке – авторитет финансового директора и главбуха и регламент закрытия.



Финансовый директор и регламент - к бою!

Авторитет финансового директора в компании – мощный инструмент в борьбе за ускорение подготовки отчетности и «быстрое закрытие». Во многих компаниях соблюдение сроков подразделениями напрямую увязывается с репутацией и влиянием финдира. Уважаемый финансовый директор – гарант дисциплины и большая удача!

Если одним авторитетом не обойтись, финансовая служба готовит  регламент закрытия периода, в котором подробно прописывает сроки и порядок предоставления первичных документов. В сердцах руководителей финансового блока живет вера в то, что если весь процесс документооборота будет подробнейшим образом описан и закреплен визами высоких руководителей, то сотрудникам смежных подразделений ничего не останется, как выполнять его. На практике такой подход сталкивается с рядом ограничений, которые снижают его результативность.



Почему регламенты не работают

Причин может быть много, но я бы отметил два принципиальных момента:

1. Любой регламент имеет противоречивые цели

По своей сути регламент является одновременно и коммуникационным инструментом (объясняет, как устроен процесс) и инструментом принуждения (обязывает участников процесса выполнять свои функции). Часто эти функции противоречат друг другу.

Приведу пример. С одной стороны, чтобы эффективно транслировать знание, регламент закрытия периода должен быть кратким, поскольку у многостраничного документа гораздо меньше шансов быть прочитанным. С другой стороны, внутренний нормативный акт должен быть максимально подробным, ведь в противном случае участники процесса не будут выполнять свои функции, ссылаясь на их отсутствие в регламенте. Как бы вы ни старались, одной из функций (коммуникационной или регулирующей) придется пожертвовать, что неизбежно снизит ценность документа.

2. У подразделений нет стимулов соблюдать регламент закрытия периода

Ни один регламент не будет работать, если он не подкреплен процедурами, контролирующими его выполнение. На практике такие процедуры внедрить очень непросто, поскольку деятельность по предоставлению документов не является основной для бизнес-подразделений. Поэтому установить КПЭ или по-настоящему чувствительные штрафные санкции возможно только при наличии серьезной политической воли или... авторитета финансового директора. Как самостоятельный инструмент регламент обычно неработоспособен.

Закрытие периода как коммуникационная проблема

Руководители финансового блока считают, что причина проблемы в недостатке элементарной дисциплины у бизнес-подразделений. Поэтому они склоняются к поиску решений, направленных на ее повышение (регламенты, контроли, КПЭ). Однако можно добиться гораздо большего, если рассматривать проблему под другим углом.

Проблема своевременного предоставления документов является коммуникационной. Бизнес-подразделения задерживают документы не потому, что хотят навредить бухгалтерии или ленятся. Чаще всего они просто забывают или не считают этот вопрос достаточно важным. Чтобы переломить ситуацию, финансовая служба должна вести осознанную коммуникационную политику, привлекая внимание к проблеме.

Вот здесь-то и начинаются сложности. В силу особенностей профессиональной подготовки, многие финансовые специалисты и руководители не владеют методами эффективной коммуникации. Бухгалтера умеют сводить баланс и рассчитывать себестоимость, но часто понятия не имеют, как привлечь внимание к проблеме и воздействовать на сознание читателя.



Новый стиль общения

Со следующего периода попробуйте по-новому взаимодействовать с подразделениями по вопросам предоставления документов:

1.Замените обезличенные регламенты и рассылки личным общением.

По каждому участку учета назначьте сотрудника, ответственного за коммуникацию и контроль своевременности предоставления документов. Избегайте «ковровых рассылок» в стиле «Уважаемые коллеги…». Продемонстрируйте, что от менеджера, не предоставившего документы, зависит не абстрактная «бухгалтерия», а конкретный сотрудник. Расскажите о последствиях позднего предоставления документов и несоблюдения сроков подготовки финансовой отчетности для этого работника.

2. Ведите прозрачные и простые статус-отчеты.

Организовать процесс передачи документов проще, если всем сторонам понятен масштаб проблемы. Простая табличка в Excel вполне может играть роль «единого источника правды» и эффективного инструмента управления процессом.

3. Используйте броские и персонифицированные уведомления

Заранее предупреждайте менеджеров о наступлении часа Х. Пишите драматические письма, звоните. Используйте все доступные вам инструменты привлечения внимания к проблеме.

4. Устройте соревнование.

Люди обостренно реагируют на конкуренцию. Нравится нам это или нет, мы не любим быть отстающими и стремимся к первенству. Создайте атмосферу игрового соперничества  между подразделениями, ведите подсчет баллов, публично сообщайте результаты.

5. Награждайте победителей.

Люди радуются подаркам и ценят признание. Представьте, каким будет эффект, если весь женский коллектив финансовой службы будет вручать благодарственные дипломы самым дисциплинированным менеджерам-мужчинам!

А это работает?

В крупной производственной компании разуверились в традиционных методах решения проблемы с предоставлением документов и привлекли меня в качестве консультанта. Руководители финансового блока решили отказаться от традиционных «дисциплинирующих» инструментов и сконцентрироваться на коммуникационных аспектах процесса.

В течение месяца мы полностью перестроили коммуникацию бухгалтерии с подразделениями, опираясь на принципы эффективного общения. В результате сроки предоставления документов на критически важных участках сократились на 8 дней, что привело к пропорциональному сокращению сроков подготовки отчетности. Побочным продуктом новой коммуникационной стратегии стало заметное потепление отношений между финансовым блоком и бизнесом.

Заключение

Срок подготовки финансовой отетности отчетности во многом зависит от того, сумеет ли финансовая служба наладить конструктивное общение с бизнес-подразделениями. Применение принципов эффективной коммуникации позволит вам достичь таких результатов, о которых в эпоху регламентов можно только мечтать!

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль