Какие правила нужно закрепить в регламенте бюджетирования

768
Для создания эффективной системы бюджетирования финансовому директору компании, прежде всего, нужно разработать регламент бюджетирования. Ниже предложены шаги, позволяющие успешно справиться с этой задачей и не допустить досадных ошибок.

Как любая процедура, бюджетирование должно осуществляться по заранее утвержденным правилам. Следовательно, в первую очередь необходимо выработать и утвердить регламент бюджетирования - единые правила, на основе которых и будет строиться система бюджетирования: методологию, оформление табличных форм, финансовую структуру и т. д.

Положение о бюджетном планировании (подробнее о его создании см. Как разработать положение о бюджетном планировании), сам бюджет, система мотивации – все это нужно утверждать внутрифирменными приказами, за невыполнение которых сотрудников следует наказывать. Поэтому вторая составляющая бюджетирования – это организационные процедуры. Третий ключ к успеху – автоматизация всего процесса бюджетирования.

По каким правилам формировать итоговый бюджет

Вся процедура бюджетирования должна быть организована таким образом, чтобы на последнем этапе руководство получало три основные бюджетные формы:

Все итоговые формы заполняются на основании операционных (функциональных) бюджетов (бюджета продаж, бюджета производства и т. д.).

Как отразить в регламенте «скользящее» бюджетирование

Непрерывность бюджетирования выражается в так называемом скольжении (подробнее о нем, см. Как внедрить в компании скользящее бюджетирование).

Во-первых, используя «скользящий» бюджет, предприятие регулярно может учитывать внешние изменения (например, инфляцию, спрос на продукцию, ситуацию на рынке), изменения своих целей, а также корректировать планы в зависимости от уже достигнутых результатов. В итоге прогнозы доходов и расходов становятся более точными, чем при статичном бюджетировании. В условиях регулярного планирования сотрудники на местах привыкают к предъявляемым требованиям и соотносят свои повседневные действия со стратегическими целями компании.

Во-вторых, при статичном бюджетировании к концу года значительно снижается горизонт планирования, чего не происходит при «скользящем» бюджете (о том, какие возможности открывает скользящее планирование, см. Когда оправданно перейти на скользящее бюджетирование).

Как прописать процедуры исполнения принятых бюджетов в регламенте бюджетирования

Утвержденные бюджеты должны исполняться – это одно из основных правил. В противном случае сводится на нет вся идея планирования и достижения поставленных целей. За неисполнение надо наказывать, для исполнения – мотивировать (как это сделать, см. Как мотивировать сотрудников на исполнение бюджетов).

Любая компания может столкнуться с форс-мажорными обстоятельствами, поэтому в регламенте бюджетирования должна быть предусмотрена процедура как плановой, так и экстренной корректировки бюджета. Для этого можно использовать, например, гибкий бюджет, который составляется по принципу «если – то». То есть представляет собой ряд «жестких» бюджетов, основанных на различных прогнозах. В дальнейшем, какие бы события не произошли (военные конфликты, мировой экономический кризис), пересматривать и корректировать бюджет не придется (например, см. Как проверить бюджет компании на устойчивость к кризису). Нужно будет строго исполнять тот бюджет, который базируется на сбывшемся прогнозе (как это сделать, см. Правила контроля исполнения бюджетов).

Как часто надо пересматривать бюджет

Пересмотр бюджета – такая же регламентируемая процедура, как составление или исполнение бюджета. Для этого все планы должны быть разделены на две категории: предварительные (индикативные) и обязательные (директивные).

Процесс перехода плана из категории «предварительно» в категорию «обязательно» должен включать определенные стадии: корректировку, согласование и утверждение. Длительность всех стадий расписывается в регламенте по бюджетированию. Все это нужно для того, чтобы бюджет был не просто планом, а планом, реальным для исполнения. Оптимальным директивным периодом является квартал. Тогда в качестве индикативного периода рассматриваются три квартала, следующие за текущим.

Как ввести единые стандарты бюджетирования

Все бюджетные формы (таблицы) должны быть одинаковыми для всех центров учета (как их разработать, см. Как разработать формы функциональных бюджетов). Особенно это актуально для холдингов, в состав которых входят различные предприятия. Если каждый завод будет использовать свои собственные формы, то у финансовой службы управляющей компании основная доля времени будет уходить на консолидацию данных, а не на планирование и анализ результатов (как ее ускорить, см. Как ускорить консолидацию управленческой отчетности).

Такой же стандартной и основанной на единой методике должна быть процедура заполнения бюджетов на разных предприятиях холдинга, а также на уровнях центров финансовой ответственности в рамках предприятий. Соответственно, едиными должны быть и сроки представления бюджетов подразделениями холдинга в управляющую компанию (например, см. Подготовка к бюджетному процессу в холдинге. Чек-лист).

Как правильно учесть особенности финансовой структуры в регламенте бюджетирования

Прежде чем внедрять бюджетирование, предприятию необходимо создать финансовую структуру, которая может быть построена по иным принципам, нежели организационная структура. Некоторые подразделения могут быть объединены в единый финансовый центр учета. И наоборот, в рамках одного подразделения можно выделить разные центры учета (например, по видам продукции или направлениям деятельности).

В зависимости от категории центра учета (будь это центр прибыли или центр затрат) должны быть разработаны различные системы критериев для оценки эффективности деятельности этих подразделений. Разработав финансовую структуру, предприятие выявит количество уровней сбора бюджетной информации и в зависимости от этого сможет сформировать график составления бюджетов для каждого центра учета.

Как регламентировать правила обеспечения прозрачности информации

Чтобы исключить возможность искажения информации и усилить контроль за исполнением бюджета, специалисту, анализирующему данные итоговых бюджетных форм, необходим доступ к бюджетам каждого центра учета, а также к операционным бюджетам в рамках самих центров учета, вплоть до самого нижнего уровня (см. Как организовать работу отдела бюджетирования). Кроме того, он должен располагать информацией о том, в какой стадии находится формирование бюджетов на всех нижестоящих уровнях. И если какое-то подразделение представило бюджет позже, чем нужно, то финансист, ответственный за бюджетирование, должен своевременно получить информацию о причинах, по которым это произошло. Поэтому необходим постоянный мониторинг процесса бюджетирования по всем уровням. В автоматизированных программах бюджетирования такой мониторинг осуществлять легко, гораздо сложнее это сделать, если бюджеты формируются в обычных электронных таблицах.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль