Как правильно составить бюджет с помощью ЦФО

605
Чтобы бюджет был корректно составлен и хорошо выполнялся, в работе должны участвовать руководители всех подразделений. А помочь им грамотно составить бюджет своего подразделения должен финансовый директор.

Составление бюджета – функция финансового директора. Но для того, чтобы бюджет был максимально приближен к действительности и впоследствии неукоснительно выполнялся, к работе над ним нужно привлечь все подразделения.

Во-первых, руководители подразделений обладают большей информацией о своем участке работы. Во-вторых, руководители подразделений будут выполнять свои бюджеты. И, если они не будут участниками его составления, то их отношение к этому документу будет соответствующее – будет формальный подход, которые не приемлем в эффективной компании, где руководители четко понимают цели компании, задачи и работают максимально эффективно в коллективе. 

Компания  разделяется на центры финансовой ответственности (ЦФО) по критерию специфических функций. Именно ЦФО должно составлять бюджет самостоятельно, защищать перед руководством и обосновывать каждую цифру.

Какие бывают ЦФО

При делении компании на ЦФО финансовая служба, как правило, опирается на структуру компании, которая может состоять из разных отделов. 

Примеры ЦФО:

  • отдел продаж;
  • отдел закупок;
  • отдел маркетинга;
  • склад;
  • администрация;
  • финансовая служба;
  • отдел персонала;
  • отдел информационных технологий.

 ЦФО бывают трех видов: центры доходов, центры расходов и центры инвестиций. Доход приносят только центры доходов. Как правило, это отдел продаж. В этом их основная функция и их бюджет состоит из статей доходов. Все остальные отделы – центры расходов (отдел закупок, финансовая служба, IT-служба и т.д.).

Как составлять бюджет ЦФО

Есть форма бюджета компании. Из нее финдиректор формирует бюджеты ЦФО. В 99 процентов случаев это происходит в программе Excel. Далее эти формы направляются руководителям, они заполняют и отправляют все финансовому директору, который  сводит все бюджеты в единый бюджет компании.

Напротив каждой строчки общего бюджета пометить, к какому ЦФО эта строчка может относиться. Таких подразделений может быть несколько.  Например, строчка «командировочные расходы».  В командировки могут ездить сотрудники практически всех подразделений, поэтому эта строчка должна быть в бюджете каждого ЦФО. Далее строчки, относящиеся к одному ЦФО,  собираются в отдельную таблицу  и это будет бюджетом данного ЦФО.

Чем отличается консолидированный бюджет от бюджета ЦФО

Кроме того, есть консолидированный бюджет,  он достаточно укрупнен.  В бюджетах ЦФО очень часто идет детализация отдельных строк. Например, есть реклама в отделе маркетинга. Для консолидированного бюджета достаточно того, что это просто реклама.

В бюджете ЦФО необходимо подразделять, делать расшифровку, какая именно реклама (наружная, реклама в интернете, контекстная). Это важно, потому что бюджет ЦФО – это производственный бюджет, в которым описывается специфика деятельности данного ЦФО. Консолидированный бюджет компании – чисто финансовый документ.  Мы просто определяем, сколько мы зарабатываем, сколько и на что тратим, сколько остается компании.

Важно не доводить это до абсурда и, например, менее 10-15 процентов от суммы статьи бюджета  не детализировать. Есть понятие «прочее», куда можно относить все остальное. Слишком подробная детализация вредна, потому что размывает фокус внимания.

После того, как руководитель ЦФО отправляет свой бюджет финансовому директору,  финдиректор смотрит бюджет и сопоставляет его с той фактической деятельностью, которая была у компании. Потому что любой бюджет – документ, который должен обладать преемственностью по отношению к предыдущей деятельности. Н-р, если компания тратила на рекламу 1 млн. руб. в течение года, то бюджет в 5 млн. должен вызвать вопрос.

Общее правило таково, что рост затрат должен коррелировать с ростом доходов. Если по каким-то статьям он не коррелируется, должна быть веская причина, связанная  либо с изменением финансовой политики, либо с открытием новых направлений в деятельности. Финансовый директор, не вникая в производственные вопросы, должен понимать, что планирует осуществлять каждое подразделение, какие у него цели, какие финансовые ресурсы ему для этого нужны. Финдиректор выступает держателем казны компании и должен максимально рачительно относиться к этой функции, потому что только он является человеком, который может оппонировать руководителям ЦФО в их стремлении потратить деньги. Т.к., как правило, руководители ЦФО стремятся потратить как можно больше. Финансовый ресурс компании ограничен и никто кроме финансового директора этого не понимает хорошо. В процессе согласования бюджета между руководителем ЦФО и финдиректором должен быть найден компромисс, который превращается в согласованный бюджет ЦФО.

Основные проблемы при формировании бюджетов ЦФО:

  • занижение доходов;
  • завышение доходов;
  • непопадание в бюджет отдельных статей доходов или расходов, о которых забыли (например, расходов на стыке разных отделов).

Финдиректор, понимая общую экономику и имея отчеты, должен обращать внимание  на эти ситуации.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль