Стресс-тест для вашей системы бюджетирования

945
Черныш Иван
руководитель проектного направления ведущего интегратора ИТ-решений для учета и управления (эксперт в области бюджетного управления и анализа финансовой отчетности)
Даже самую гениальную идею легко испортить плохим исполнением. Любой управленческий инструмент, какой бы он эффективный ни был, это всего лишь инструмент. Качество решения рабочих задач в значительной мере зависит от исполнения.

Стресс-тест для вашей системы бюджетирования
Иван Черныш, эксперт в области бюджетного управления и анализа финансовой отчетности


Во-первых, система бюджетирования на предприятии должна быть максимально удобна в работе. Во-вторых, затраты на систему бюджетирования как финансовые, так и временные, не должны превышать экономию, которую дает ее использование. И, в-третьих, система должна иметь потенциал для того, чтобы развиваться вместе с предприятием.

Чтобы понять насколько качественно работает у вас в организации система бюджетного управления, полезно проанализировать текущий процесс на «профпригодность». Этот материал подскажет как провести «стресс-тест» для системы бюджетирования, которая используется в вашей организации. Его вполне реально провести без привлечения внешних специалистов.

Что важно для проведения качественной диагностики системы бюджетирования

Обычно при диагностике системы бюджетирования я выделяю три блока вопросов: 

  • Методологические – вопросы, относящиеся к общим принципам, положениям и методам, составляющим основу системы бюджетирования.
  • Организационные – блок вопросов, относящихся к практической организации процесса бюджетирования в компании. 
  • Технические – вопросы к инструментарию, обслуживающему бюджетный процесс.

Такое разделение весьма условно, однако оно помогает проанализировать наиболее важные стороны системы бюджетирования, ответив на вопросы «Что делаем?», «Как делаем?» и «Какими средствами?». 

Сами себе аналитики

Методологические вопросы позволяют понять, насколько эффективно бюджетирование решает поставленные перед бизнесом задачи. Например, можно спросить:

  • В каком объеме необходимо привлечь финансирование при расширении компании (увеличении объема производства/сбыта) 
  • В каких пределах возможно снижение цены с сохранением требуемой нормы рентабельности. И т. д. 
  • Хорошо ли формализована и регламентирована процедура 

К примеру, мы собираемся увеличить выручку на 10%. За счет чего мы планируем это сделать? За счет увеличения цены, сокращения издержек, привлечения дополнительного финансирования. Какой из этих способов наиболее правильный и применимый для нашей компании?  Позволяет ли система все это посчитать без существенных трудозатрат?

Бюджетирование часто рассматривают как инструмент моделирования финансового вектора деятельности компании с учетом изменений различных факторов (как внешних, так и внутренних). А умение компании заранее предусмотреть все неожиданности и подготовиться к ним является жизненно важным навыком в условиях российской рыночной экономики. 

При решении организационных вопросов следует обратить внимание на то, кем и как в компании готовятся бюджеты, кто отвечает за их исполнение.

Распространена ситуация, когда бюджеты за все подразделения компании «единолично» делает финансовая служба. В итоге, вместо того, чтобы заниматься анализом результатов деятельности компании, сотрудники службы беспрерывно верстают и выверяют бюджеты, разносят факт и т. д. Подобное распределение обязанностей не совсем корректно. В процесс планирования должны быть вовлечены все подразделения компании. Кроме того, на практике часто многое зависит от сотрудников, владеющих уникальной информацией. 

Задаться можно следующими вопросами:

  • Позволяет ли текущий процесс бюджетирования вовлечь все необходимые подразделения 
  • Зависит ли процесс от конкретных лиц и пострадает ли бюджетирование, если они уволятся
  • Как сложно найти таких специалистов на открытом рынке 
  • Сопоставимы ли бюджетные формы компаний внутри группы
  • Насколько трудно консолидировать бюджеты

Представьте ситуацию, когда каждая компания в группе готовит бюджет в удобной ей форме: финансистам приходится эти формы сопоставлять вручную для того, чтобы подготовить консолидированные бюджеты.  

Технические вопросы тоже играют значительную роль в процессе бюджетирования. Использование эффективного инструментария позволяет существенно оптимизировать процесс: включить в него больше факторов, предусмотреть потенциал на будущее развитие.

По своему опыту могу сказать, что фактический учет, к примеру, бухгалтерский, как правило, ведется в специализированных системах. Часто возникает проблема двойного ввода данных: сначала информацию вносят в бухгалтерскую программу, а затем частично дублируют в Excel для план-фактного анализа. Часто этот процесс занимает значимую часть рабочего времени, влияет на оперативность получения данных. Кроме того, человеческий фактор предполагает некоторое, иногда довольно значительное количество ошибок.

В случае, если бюджетирование ведется в Excel, актуальными будут следующие вопросы:

  • Сколько времени занимает перенос данных
  • Какое количество ошибок допускается при переносе данных
  • В какие сроки руководство получает необходимые для принятия решений данные 
  • Насколько хорошо защищены бюджетные формы и информация в них
  • Позволяет ли бюджетная модель адаптироваться к новым требованиям со стороны руководства (например, представление информации в новых разрезах или новых формах)

Если финансовый директор не может в адекватные сроки предоставить необходимую информацию, становится вопрос о его эффективности. 

  • В каких системах ведется бюджетирование, насколько они гибкие, и насколько сложно их сопровождать

В моей практике были случаи, когда система была написана под конкретные бизнес-задачи, бизнес поменялся, а система осталась прежней. Такая система теряет свой экономический эффект. 

Последние два вопроса актуальны и для компаний с ВЭД. Если для ведения системы бюджетирования используется НЕ Excel, то важно понимать насколько гибка используемая система. Этот список может быть дополнен еще и следующими вопросами: 

  • Позволяет ли текущая система учитывать параметрические критерии (изменение курсов валют, биржевых котировок, ставки рефинансирования и т. д.)
  • Позволяет ли система предусматривать несколько сценариев развития событий
  • Способна ли она адаптироваться к изменениям в бизнесе, отрасли, экономике в целом 
  • Зависит ли сопровождение системы от конкретных специалистов 

Конечно, каждая компания определяет для себя эффективность по-разному, однако можно выделить некоторые общие критерии, которые должны быть применены к системе бюджетирования, основываясь на тех вопросах, которые мы выделили: 

  • система должна отвечать задачам бизнеса, давать ответ на вопрос «что, если»
  • не зависеть от конкретных исполнителей
  • предоставлять информацию в кратчайшие сроки и с необходимой детализацией
  • иметь задел под будущее развитие. 

Замена избыточного человеческого ресурса на автоматизированную систему – это всегда потенциальная экономия. 

Пример из практики: до внедрения системы на подготовку и переподготовку планов (1-20 редакций по отдельным бюджетам) тратилось около 1940 часов + затраты на восстановление данных 850 часов = итого 2790 часов, после внедрения – порядка 490 часов, экономия 2300 часов. При средней заработной плате 71 тыс. рублей стоимость часа составляет 423 рубля. Ежегодная экономия на ФОТ составила около 1 млн рублей. 
   

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль