Стресс-тест для вашей системы бюджетирования

901
Черныш Иван
руководитель проектного направления ведущего интегратора ИТ-решений для учета и управления (эксперт в области бюджетного управления и анализа финансовой отчетности)
Даже самую гениальную идею легко испортить плохим исполнением. Любой управленческий инструмент, какой бы он эффективный ни был, это всего лишь инструмент. Качество решения рабочих задач в значительной мере зависит от исполнения.

Стресс-тест для вашей системы бюджетирования
Иван Черныш, эксперт в области бюджетного управления и анализа финансовой отчетности


Во-первых, система бюджетирования на предприятии должна быть максимально удобна в работе. Во-вторых, затраты на систему бюджетирования как финансовые, так и временные, не должны превышать экономию, которую дает ее использование. И, в-третьих, система должна иметь потенциал для того, чтобы развиваться вместе с предприятием.

Чтобы понять насколько качественно работает у вас в организации система бюджетного управления, полезно проанализировать текущий процесс на «профпригодность». Этот материал подскажет как провести «стресс-тест» для системы бюджетирования, которая используется в вашей организации. Его вполне реально провести без привлечения внешних специалистов.

Что важно для проведения качественной диагностики системы бюджетирования

Обычно при диагностике системы бюджетирования я выделяю три блока вопросов: 

  • Методологические – вопросы, относящиеся к общим принципам, положениям и методам, составляющим основу системы бюджетирования.
  • Организационные – блок вопросов, относящихся к практической организации процесса бюджетирования в компании. 
  • Технические – вопросы к инструментарию, обслуживающему бюджетный процесс.

Такое разделение весьма условно, однако оно помогает проанализировать наиболее важные стороны системы бюджетирования, ответив на вопросы «Что делаем?», «Как делаем?» и «Какими средствами?». 

Сами себе аналитики

Методологические вопросы позволяют понять, насколько эффективно бюджетирование решает поставленные перед бизнесом задачи. Например, можно спросить:

  • В каком объеме необходимо привлечь финансирование при расширении компании (увеличении объема производства/сбыта) 
  • В каких пределах возможно снижение цены с сохранением требуемой нормы рентабельности. И т. д. 
  • Хорошо ли формализована и регламентирована процедура 

К примеру, мы собираемся увеличить выручку на 10%. За счет чего мы планируем это сделать? За счет увеличения цены, сокращения издержек, привлечения дополнительного финансирования. Какой из этих способов наиболее правильный и применимый для нашей компании?  Позволяет ли система все это посчитать без существенных трудозатрат?

Бюджетирование часто рассматривают как инструмент моделирования финансового вектора деятельности компании с учетом изменений различных факторов (как внешних, так и внутренних). А умение компании заранее предусмотреть все неожиданности и подготовиться к ним является жизненно важным навыком в условиях российской рыночной экономики. 

При решении организационных вопросов следует обратить внимание на то, кем и как в компании готовятся бюджеты, кто отвечает за их исполнение.

Распространена ситуация, когда бюджеты за все подразделения компании «единолично» делает финансовая служба. В итоге, вместо того, чтобы заниматься анализом результатов деятельности компании, сотрудники службы беспрерывно верстают и выверяют бюджеты, разносят факт и т. д. Подобное распределение обязанностей не совсем корректно. В процесс планирования должны быть вовлечены все подразделения компании. Кроме того, на практике часто многое зависит от сотрудников, владеющих уникальной информацией. 

Задаться можно следующими вопросами:

  • Позволяет ли текущий процесс бюджетирования вовлечь все необходимые подразделения 
  • Зависит ли процесс от конкретных лиц и пострадает ли бюджетирование, если они уволятся
  • Как сложно найти таких специалистов на открытом рынке 
  • Сопоставимы ли бюджетные формы компаний внутри группы
  • Насколько трудно консолидировать бюджеты

Представьте ситуацию, когда каждая компания в группе готовит бюджет в удобной ей форме: финансистам приходится эти формы сопоставлять вручную для того, чтобы подготовить консолидированные бюджеты.  

Технические вопросы тоже играют значительную роль в процессе бюджетирования. Использование эффективного инструментария позволяет существенно оптимизировать процесс: включить в него больше факторов, предусмотреть потенциал на будущее развитие.

По своему опыту могу сказать, что фактический учет, к примеру, бухгалтерский, как правило, ведется в специализированных системах. Часто возникает проблема двойного ввода данных: сначала информацию вносят в бухгалтерскую программу, а затем частично дублируют в Excel для план-фактного анализа. Часто этот процесс занимает значимую часть рабочего времени, влияет на оперативность получения данных. Кроме того, человеческий фактор предполагает некоторое, иногда довольно значительное количество ошибок.

В случае, если бюджетирование ведется в Excel, актуальными будут следующие вопросы:

  • Сколько времени занимает перенос данных
  • Какое количество ошибок допускается при переносе данных
  • В какие сроки руководство получает необходимые для принятия решений данные 
  • Насколько хорошо защищены бюджетные формы и информация в них
  • Позволяет ли бюджетная модель адаптироваться к новым требованиям со стороны руководства (например, представление информации в новых разрезах или новых формах)

Если финансовый директор не может в адекватные сроки предоставить необходимую информацию, становится вопрос о его эффективности. 

  • В каких системах ведется бюджетирование, насколько они гибкие, и насколько сложно их сопровождать

В моей практике были случаи, когда система была написана под конкретные бизнес-задачи, бизнес поменялся, а система осталась прежней. Такая система теряет свой экономический эффект. 

Последние два вопроса актуальны и для компаний с ВЭД. Если для ведения системы бюджетирования используется НЕ Excel, то важно понимать насколько гибка используемая система. Этот список может быть дополнен еще и следующими вопросами: 

  • Позволяет ли текущая система учитывать параметрические критерии (изменение курсов валют, биржевых котировок, ставки рефинансирования и т. д.)
  • Позволяет ли система предусматривать несколько сценариев развития событий
  • Способна ли она адаптироваться к изменениям в бизнесе, отрасли, экономике в целом 
  • Зависит ли сопровождение системы от конкретных специалистов 

Конечно, каждая компания определяет для себя эффективность по-разному, однако можно выделить некоторые общие критерии, которые должны быть применены к системе бюджетирования, основываясь на тех вопросах, которые мы выделили: 

  • система должна отвечать задачам бизнеса, давать ответ на вопрос «что, если»
  • не зависеть от конкретных исполнителей
  • предоставлять информацию в кратчайшие сроки и с необходимой детализацией
  • иметь задел под будущее развитие. 

Замена избыточного человеческого ресурса на автоматизированную систему – это всегда потенциальная экономия. 

Пример из практики: до внедрения системы на подготовку и переподготовку планов (1-20 редакций по отдельным бюджетам) тратилось около 1940 часов + затраты на восстановление данных 850 часов = итого 2790 часов, после внедрения – порядка 490 часов, экономия 2300 часов. При средней заработной плате 71 тыс. рублей стоимость часа составляет 423 рубля. Ежегодная экономия на ФОТ составила около 1 млн рублей. 
   

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль