Как повысить эффективность закупок в компании: пошаговая инструкция

2080
Сулейманов Зелим
CEO PrECA
Стать полноценным инструментом увеличения прибыли компании отделу закупок мешают несколько факторов. Каждый из них снижает эффективность отдела закупок.

Мы подробно рассмотрели их в статье "12 причин, которые мешают отделу закупок работать эффективно". Если вы обнаружили сходство сразу по нескольким позициям в отношении вашей компании, положение можно считать критическим.

Возникает вопрос: что делать руководителю компании и CFO в такой ситуации?

Практика показывает, что выйти из кризиса можно только за счет продуманных пошаговых преобразований. Их всего одиннадцать.

Шаг №1. Оценка эффективности отдела закупок

Проведите аудит и составьте объективную картину происходящего в Закупках:

  • изучите текущий документооборот;
  • выделите ТОП-20 категорий и суммы затрат по ним;
  • обозначьте лиц, ответственных за закупку данных категорий;
  • уточните количество и функционал сотрудников, вовлеченных в процесс закупки;
  • оцените уровень экспертизы в закупках по категориям.

Шаг №2. Фокус закупок на стратегических вопросах

Освободите Закупки от непрофильной работы, сфокусировав сотрудников на стратегических вопросах:

1. Сорсинге:

  • анализ рынка;
  • подготовка технического задания;
  • проведение тендера/переговоров;
  • подготовка и внедрение контракта.

2. Управлении взаимодействием с поставщиками:

  • оценка деятельности поставщиков путем опроса внутренних клиентов и анализа рынка;
  • налаживание обратной связи;
  • рекомендации поставщикам, как сделать их сервис более эффективным;
  • внедрение инноваций.

3. Категорийном менеджменте:

1) Всесторонний анализ по категориям:

  • процесса закупок и потребления;
  • коммерческих условий;
  • спецификаций.

2) Создание долгосрочной категорийной стратегии и новых закупочных схем. Например, переход на операционный лизинг или аренду автомобилей вместо покупки транспорта в собственность.

Обеспечьте полное покрытие Закупками стратегических категорий затрат.

Стратегические категории — это категории, критично влияющие на ваш бизнес. Такие категории (упаковка, сырье, транспорт, товары и услуги для маркетинга), как правило, составляют большую часть бюджетных расходов.

Спотовые (разовые закупки с небольшой стоимостью – покупка 10 ноутбуков, поиск офиса под аренду, покупка мебели для офиса и др.) и операционные закупки (обработка заявок на товары для офиса, расходные материалы для магазинов, размещение и отслеживание заказов у поставщиков) выделите в отдельную операционную функцию. Для этого создайте сервисный центр в регионе с низкой стоимостью труда либо передайте операционные функции на аутсорсинг.

Если данные процессы оставить инициаторам, велика вероятность обнулить экономию, достигнутую в ходе сорсинга.

Причины таких потерь:

Закупки – непрофильная деятельность для инициаторов  Конфликт интересов Не работает принцип разделения ответственности
отсутствует мотивация для повышения эффективности процесса и достижения экономии у инициаторов есть возможность самостоятельно определять поставщика и условия размещения заказа

• Закупки контролируют договорные условия;

• инициатор определяет потребность и размещает заявки;

• сервисный центр обрабатывает заявки и отслеживает заказы, организует оплату счетов.

  
Шаг №3. Сильная экспертиза

Сосредоточьте экспертизу в отделе закупок на стратегических категориях затрат.

Важно:

  • нанимать профильных специалистов по каждой конкретной категории;
  • увольнять «уставших» - тех, кого нельзя мотивировать;
  • обучать сотрудников (тренинги, референц-визиты и пр.);
  • накапливать знания, полученные со стороны поставщиков и компаний из той же индустрии.

Роман Борисов – финансовый директор Inventive Retail Group

Актуальная для нашей компании тема. Мы плотно занялись эффективностью непрофильных закупок 2-3 года назад. Наш опыт показывает, если акцентировано заниматься эффективностью закупок, можно снизить затраты на 15-20 процентов. Чтобы получить результат, функцию закупок лучше выделять в отдельное подразделение или отдать на аутсорс, чтобы для ответственного за закупки это было основным бизнесом.

Децентрализация закупок приводит к невозможности получать выгоды от консолидации объемов и уделять закупкам достаточно времени и внимания. Бизнес подразделения, в первую очередь, ориентированы на сроки и качество и только в третью, четвертую - на коммерческие условия приобретаемых материалов, работ, услуг. Законтрактованные новые условия закупок мы закладываем в бюджет и контролируем их исполнение силами финансового отдела. Следует помнить - «Самый простой способ сэкономить - купить дешевле».

Шаг №4. Четкие цели

Поставьте перед Закупками четкую цель: оптимизировать затраты по конкретным закупочным категориям. Достижение экономических показателей поручите Финансам. А чтобы эффективно потратить сэкономленные благодаря сорсинг-мероприятиям средства, корректируйте бюджет ежеквартально.

Важно: Финансы учитывают не расчетную, а фактически полученную экономию

Шаг №5. План сорсинг-мероприятий

Согласуйте с отделом закупок план сорсинг-мероприятий, рассчитанный на год, а лучше на два ближайших года. Это позволит оценить масштаб экономии и задействовать необходимые трудовые ресурсы.

Шаг №6. Подписание и отслеживание SLA (соглашений об уровне сервиса)

Обязательно разработайте и подпишите SLA между Закупками и другими подразделениями компании. Раз в квартал замеряйте эффективность отдела закупок.

Обратной связи можно добиться посредством опросов, помогающих выяснить:

  • Довольны ли инициаторы сервисом поставщиков?
  • Насколько руководители подразделений удовлетворены сервисом отдела закупок?
  • Каковы плюсы и минусы работы службы закупок?

Регулярно обсуждайте возникающие проблемы между инициаторами и Закупками, отслеживайте реализацию намеченных мероприятий. Это позволит сократить сроки согласования тендерных решений и проведения закупок, а также поможет достичь экономии согласно сорсинг-плану

Шаг №7. Выведение закупок из зоны комфорта

Выведите закупки из зоны комфорта!

Попробуйте подыскать новые возможности для сокращения затрат. Одна из таких возможностей — создание консорциумов по закупкам с другими компаниями. К сожалению, сегодня многие компании не консолидируют закупки даже в рамках собственной организации/группы компаний или даже одного подразделения, что отражается на их результатах.

При поддержке руководства специалисты по закупкам могут консолидировать все объемы группы компаний и провести сорсинг-мероприятие на более высоком уровне. 

Поставщики пойдут навстречу: они заинтересованы в подписании контракта на больший объем в рамках одного мероприятия.

Яна Балан, директор по экономике и финансам Сибэко 

Проведя анализ причин, которые указаны в статье, в привязке к нашей ГК можно сделать вывод, что в Сибэко процесс закупок организован правильно. Во-первых, создана дирекция по закупкам и логистике. Во- вторых, разделены процессы закупок между дирекциями. В-третьих, у сотрудников дирекции по закупкам и логистике установлены КPI, в зависимости от выполнения которых определяется размер премии персоналу.

Кроме этого, процесс закупок регламентирован в Обществе с подробным описанием функционала и ответственности всех участников, в том числе определена и функция контроля дирекции по экономике и финансам за исполнением бюджета (согласование лимитов). Между тем, мы воспользуемся приведенной инструкцией для оценки организации процесса  закупок в компании и для повышения эффективности данного процесса.

Шаг №8. Используйте бенчмаркинг

Проведите бенчмаркинг — сравнение текущих условий компании с условиями других участников рынка. К примеру, в отношении мобильной связи нужно сравнить затраты на одного пользователя в месяц.

Бенчмаркинг помогает стимулировать Закупки и позволяет оценить потенциал снижения затрат.

Кроме того, дает ориентир при переговорах с поставщиками: к какому уровню стоимости нужно стремиться.

Шаг №9. Вовлеките Закупки в покрытие всех запросов

Требуйте от Закупок, чтобы они покрывали все закупочные категории – прямые и непрямые.

Участие Закупок в процессе принятия стратегических решений повышает их эффективность и конкурентные преимущества, а инициаторам позволяет формулировать запросы корректней и четче

Служба закупок вовлекается с самого начала в проекты компании, где планируются большие затраты.

Шаг №10. Контроль со стороны финансовой функции

Задачи Финансов:

  • вовлекайте Закупки в процесс формирования бюджета;
  • ставьте перед Закупками агрессивные цели по бюджетной экономии;
  • контролируйте достижение этих целей;
  • участвуйте в аудите закупочной деятельности.

Финансы должны ставить цель экономии и перед инициаторами. Это вынуждает инициаторов сотрудничать с Закупками при выборе поставщиков даже в тех категориях, в которых Закупки ранее не участвовали.

Шаг №11. Руководитель компании — основное заинтересованное лицо

Вы, как никто другой, понимаете, что результаты службы закупок напрямую влияют на достижения компании. Поэтому в ваших интересах стать основным заинтересованным лицом, спонсором функции закупок.

CEO должен регулярно (раз в квартал):

  • оценивать итоги деятельности Закупок совместно с другими функциональными руководителями;
  • получать достоверный отчет о достижениях/проблемах в области закупок;
  • получать отчет о результатах Закупок в сравнении с аналогичными компаниями.

Важно: закупки касаются деятельности всей компании и всех функциональных руководителей, поэтому необходим контроль и заинтересованность со стороны CEO. По этой причине в международных компаниях руководитель функции Supply (снабжения) нередко подчиняется CEO напрямую

Анна Афонина, финансовый директор К-раута, финская сеть DIY

Полностью согласна с автором статьи. Процесс оптимизации закупок можно сделать эффективным и на самом деле это не так уж и сложно. Все предлагаемые методы работают, это проверено на практике. Хочется отметить еще один тренд последних лет. Многие группы компаний сейчас идут по пути создания общих центров обслуживания, в которые выносятся функции бухгалтерского и кадрового учета, а в последнее время и функции непрямых закупок. Это позволяет систематически выстроить процесс, определить SLA между закупками и подразделениями компании и сделать его реальным инструментом для повышения эффективности их работы.

Подведем итоги

Если вы хотите получить от отдела закупок максимальный результат, создайте конкурентную среду, в которой Закупки будут соревноваться внутри своей команды, с другими службами в рамках компании и со службами закупок иных организаций. Иначе деятельность Закупок останется хаотичной и не принесет ощутимого результата.

В международных компаниях CEO и CFO вовлечены в стратегические вопросы управления закупками. Объясняется это тем, что закупки увеличивают прибыль компании наравне с продажами.

В России закупки долгое время оставались на вторых ролях, так как последние 15 лет наблюдался рост потребления и продаж. Неэффективность в закупках не принималась во внимание руководством в погоне за сверхприбылью и благодаря отсутствию конкуренции.

Закупки становятся конкурентными, если руководство компании в этом заинтересовано, ставит перед Закупками стратегические цели и отслеживает их выполнение

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль