Способ управления дебиторской задолженностью в кризис

Контроль дебиторской задолженности в нашей компании осуществляется в еженедельном режиме. Повседневную работу с дебиторами ведет один человек: выставляет ежемесячно счета на оплату, информирует о просрочке, направляет уведомления о передаче дел в суд в том случае, когда клиент не спешит расплатиться по своим обязательствам.

Наша компания специализируется на оказании лизинговых услуг в сфере сельского хозяйства на территории Южного и Северо-Кавказского федеральных округов, и вопрос управления дебиторской задолженностью для нас очень актуален.

Контроль дебиторской задолженности осуществляется в еженедельном режиме. Повседневную работу с дебиторами ведет один человек: выставляет ежемесячно счета на оплату, информирует о просрочке, направляет уведомления о передаче дел в суд в том случае, когда клиент не спешит расплатиться по своим обязательствам. И тогда к работе по взысканию задолженности подключается уже юридическая служба.

• Положение, помогающее держать дебиторскую задолженность под контролем

В связи с неутешительными прогнозами по потере ликвидности многими предприятиями, которая в конечном итоге может привести к банкротству, вопрос эффективного управления дебиторской задолженностью для нас становится крайне актуальным. Поэтому мы приняли решение проводить более тщательный анализ контрагентов не только на этапе заключения договоров, но и в течение всего периода работы с ними.

Анализ дебиторской задолженности предприятия на примере

Определение платежеспособности контрагента

Проверка финансовой устойчивости клиентов — важнейшая процедура в рамках работы по определению платежеспособности контрагентов. Отмечу, ее надо проводить как в случае с потенциальными контрагентами, так и с постоянными (раз в полгода как минимум). Мы в обязательном порядке осуществляем мониторинг учредительных документов крупных клиентов компании (их доля в общем портфеле составляет 25%). Они ежеквартально предоставляют нам перечень документов, аналогичный тому, который требуют банки:

• выписка из ЕГРЮЛ;
• бухгалтерская отчетность;
• копии налоговых деклараций;
• справка о движении денежных средств (помесячно) за последние три месяца;
• подтверждение отсутствия картотеки неоплаченных документов к расчетному счету на текущую дату, а при ее наличии требуется сумма картотеки;
• подтверждение отсутствия ссудной задолженности перед банками по состоянию на текущую дату, а при наличии ссудной задолженности требуется следующая информация: дата ее возникновения, сальдо задолженности и срок возврата.

Также мы запрашиваем у крупных клиентов справки из налоговой инспекции «О состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам организаций и индивидуальных предпринимателей», «Сведения об открытых (закрытых) счетах в кредитных организациях» по состоянию на текущую дату.

• Анализ дебиторской задолженности

Учитывая, что рынок тесен, мы обязательно наводим справки о потенциальных клиентах у своих контрагентов, в социальных сетях.

Систематизация дебиторской задолженности

Отношения с клиентами у нас долгосрочные, и всю задолженность мы структурировали по видам в зависимости от срока невозврата в днях и закрепили в локальном нормативном акте:

• текущая задолженность до 30 дней;
• просроченная задолженность: от 30 до 90 дней, от 90 до 180 дней, от 180 до 365 дней;
• безнадежная задолженность: свыше 365 дней и задолженность по расторгнутым договорам.

Чтобы максимально себя обезопасить от возникновения кассовых разрывов и оперативно контролировать возможные риски, было принято решение в управленческом учете формировать резервы по дебиторской задолженности. Так, в частности, если у клиента просрочка составляет свыше 180 дней, то уже на эту сумму необходимо сделать резерв. Ведь может возникнуть ситуация, когда мы будем рассчитывать на поступление указанной суммы и отразим ее в своих планах, а по факту так и не взыщем эти деньги в запланированном периоде. Поэтому лучше сразу понимать степень риска для компании, который влечет несвоевременное погашение клиентом долга.

Проведя ретроспективный анализ, мы пришли к выводу, что необходимо формировать резервы для проблемной задолженности, исходя из следующих условий:

• 25 процентов от суммы задолженности с просрочкой от 180 до 365 дней могут быть невозвратными;
• 100 процентов от суммы безнадежной задолженности (свыше 365 дней) надо считать безвозвратными, поскольку, как правило, это клиенты, уже признанные банкротами или находятся на грани этого. В результате крайне трудно взыскать долг, а судебные дела чаще всего длятся крайне продолжительное время. Безусловно, это худший вариант развития событий, и наша задача этого не допустить, но мы должны предвидеть все возможные варианты, особенно в условиях кризиса.

Формирование резервов позволило нашей компании проводить анализ дебиторской задолженности в динамике и исключить безнадежную задолженность, возникшую в более ранние периоды и не списанную компанией в бухгалтерском учете. Таким образом, регулярно обновляется информация для отчетов топ-менеджментуо необходимом запасе денежных средств в резервном фонде на случай невозврата безнадежной задолженности.

Для систематизации задолженности мы создали реестр старения дебиторской задолженности, что дало возможность иметь объективную информацию об ее уровне и степени опасности для компании, получать оперативно данные для проведения необходимого анализа в кратчайшие сроки (см. табл. 1).

Для представления данных руководителю к отчету формируется сводная таблица с итоговыми значениями (см. табл. 2), которая позволяет без дополнительных временных затрат ежедневно отслеживать ситуацию. Данный отчет помог обратить пристальное внимание руководителей на текущую дебиторскую задолженность, поскольку именно она в определенные периоды (в зависимости от сезонности) может занимать достаточно большой удельный вес в общей сумме долга, и, как показала практика, если начать работу уже на этом этапе, то 90 процентов просрочек удается взыскать в течение 30 дней.

ТАБЛИЦА 1. Реестр старения дебиторской задолженности на январь 2015 года

Благодаря разработанным локальным нормам по работе с дебиторской задолженностью, нам удалось в досудебном порядке взыскать задолженность по ряду клиентов, благодаря оперативному выявлению начинающихся у них финансовых трудностей. А за счет использования удобной формы отчета информация о работе с проблемной задолженностью своевременно поступает в распоряжение топ-менеджмента компании. Реестр старения дебиторской задолженности вошел в пакет управленческой отчетности как один из наиболее часто используемых в повседневной работе и приоритетных при принятии управленческих решений.

ТАБЛИЦА 2. Состояние дебиторской задолженности на январь 2015 года

Читайте также Мы снизили долю проблемной дебиторки на 15 процентов. 

АВТОР:

Ирина Моторина, главный экономист ООО «Югпром-лизинг», к. э. н.

ДОСЬЕ КОМПАНИИ:

ООО «Югпром-лизинг»основано в 2008 году.

Сфера деятельности:финансовый лизинг.

Основные факты: компания специализируется на оказании лизинговых услуг в сфере сельского хозяйства на территории Южного и Северо-Кавказского федеральных округов.