Как организовать систему бюджетного контроля: проектный опыт

740
В периоды экономической нестабильности на первый план выходят вопросы управления расходами компании, контроля платежей и управления задолженностью. Эксперты ГК «ИНТАЛЕВ» отвечают на эти вопросы и дарят полезный подарок.

Основные возникающие вопросы:

  1. Кто отвечает за платежи, расходы и задолженность контрагентов, с кого спросить руководителю?
  2. Каким образом можно повысить собираемость выручки?

Ключевые составляющие решения:

  1. Должна быть определена структура центров финансовой ответственности компании и ответственность конкретных сотрудников и руководителей центров ответственности за определенные для них показатели.
  2. Должны быть унифицированы и прозрачны правила отражения операций в учете по плану и по факту, а также алгоритмы расчета показателей отчетности.
  3. Для возможности качественного контроля задолженности по операциям с контрагентами необходима регламентированная система документооборота в части договоров с контрагентами.
  4. Применяемые правила учета, планирования, алгоритмы расчета показателей, процессы, ответственные лица –должны быть приняты как обязательные к исполнению (приказ руководителя компании).
  5. Контроль должен осуществляться на постоянной основе.

Проектный кейс ГК «ИНТАЛЕВ»

В рамках внедрения единой системы управления финансами в крупном строительном холдинге одной из существенных проблем была проблема отсутствия понимания структуры компании и упорядоченности взаимодействия между подразделениями и компаниями холдинга.

Существовавшая в группе методология бюджетирования и управленческого учета устарела и не соответствовала изменившимся потребностям значительно выросшей группы компаний. Не был прописан порядок учета и планирования, предоставляемая руководству отчетность представляла только часть информации о деятельности группы, бюджеты составлялись очень приблизительно, не было однозначного механизма работы с внебюджетными платежами. Алгоритм определения себестоимости  и финансового результата был непрозрачным и мог произвольно меняться от периода к периоду, но основным показателем, который пыталось контролировать руководство, была стоимость квадратного метра недвижимости.

Также болезненным местом был вопрос взаимоотношений с контрагентами в части заключения договоров и осуществления платежей за приобретенные ТМЦ и услуги.

Процесс согласования платежей был фактически завязан на одного человека – руководителя управляющей компании. При этом, во многих случаях при необходимости провести срочный платеж (а такими считались, понятно, все платежи контрагентам) руководители закупающих подразделений решали вопрос путем непосредственного обращения к нему, часто минуя даже проверку финансовой службой, которая получала информацию о согласованном платеже уже постфактум, не говоря уже о других проверках. При этом заключенного договора могло и не быть, а выбор контрагента для заключения договора часто отдавался на откуп работающему  с ним менеджеру.

В результате руководство группы не могло с уверенностью сказать, ни каков финансовый результат, ни даже сколько у них имеется денег в определенный момент времени.

Одним из функциональных блоков проекта стала разработка и внедрение системы электронного документооборота в части управления договорами, в результате чего:

  • Разработана финансовая структура  холдинга, причем в качестве ЦФО нижнего уровня были выбраны направления бизнеса группы (строительство, производство стройматериалов, оказание услуг, и др.).
  • Регламентирована система бюджетного планирования и управленческого учета, включая статьи доходов, расходов, движения денежных средств, правила определения показателей, комплект отчетных форм.
  • Регламентированы система денежных платежей и процесс согласования платежей.
  • Регламентирован процесс согласования закупок (тендеров).
  • Регламентирована система документооборота в части договоров, включая положения о договорной деятельности и о процессе согласования договоров.
  • В системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» были автоматизированы функциональные области бюджетного планирования, управленческого учета, оперативного управления денежными средствами, тендеров, документооборота в части согласования договоров;
  • Был создан электронный архив для хранения договоров и сопутствующей документации.

 Полученная система обладает следующими особенностями:

  1. Бюджетирование и формирование управленческого факта осуществляются в единой системе.
  2. Руководство получает полную прозрачную картину состояния дел группы при помощи отчетности (БДР, БДДС, баланс, дополнительные отчеты).
  3. Все операции совершаются только с отсылкой к договору и приложением его копии. Исключение могут составлять мелкие разовые закупки подотчетными лицами.
  4. Все заявки на платежи подлежат согласованию через единый автоматизированный процесс, в обязательном порядке включая проверку различными службами, и утверждение финансовым директором.
  5. Все договоры подлежат согласованию через единый процесс согласования, обязательно включающий в себя согласование:
    1. Руководителем ЦФО инициатора заключения договора;
    2. Финансовой службой;
    3. Функциональными службами (юридической, службой безопасности, бухгалтерией).
    4. Финансовым директором в случае отсутствия свободных незаконтрактованных сумм в бюджете.
  6. Для согласованного договора при помощи автоматизированного процесса в справочнике договоров учетной системы создается карточка договора, с которой можно работать при совершении операций (в том числе при согласовании платежей).

Результаты внедрения:

  1. Обеспечен механизм для осуществления контроля за исполнением бюджета;
  2. Существенно улучшена платежная дисциплина;
  3. Снизились кассовые разрывы;
  4. Упорядочен перечень контрагентов;
  5. Упорядочен порядок заключения договоров;
  6. Копии всех договоров занесены в электронный архив.

Как организовать систему бюджетного контроля: проектный опыт

Автор статьи: Денис Куликов, Ведущий консультант по бюджетированию и управлению финансами ГК «ИНТАЛЕВ»

Также читайте о проектах ИНТАЛЕВ на сайте FD:

База данных для принятия управленческих решений

Как организовать централизованное казначейство в холдинге

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль