Как ускорить обработку финансовых документов в ОЦО

790
Стратегии, при которой повторяющиеся вспомогательные бизнес-процессы выводятся из подразделений или предприятий холдинга, и концентрируются в общем центре обслуживания, гарантирован успех только при одном условии. Если централизованная обработка документов будет осуществляться с очень высокой скоростью.

В группе «ФосАгро» (10 территориально распределенных агрохимических предприятий) проект по созданию Центра обслуживания (ЦО) стартовал в июне 2014 года. В это время в холдинге утверждаются целевая численность и организационная структура ЦО, разрабатывается классификатор процессов и прочий набор унифицированных процедур по использованию данной модели. Параллельно идет проект по внедрению системы электронного документооборота, в рамках которого было предусмотрено создание электронного хранилища.

«Мы решили, что не будем изобретать велосипед, и в СЭД будем хранить и электронные документы, и скан-копии, - рассказывает директор ЦО «ФосАгро» А. Н. Гусарин, - но через два месяца нам стало ясно, что это невозможно». Чтобы в запланированный срок открыть ЦО, в компании принимается решение о внедрении системы электронного архива (СЭА). Электронный архив должен обеспечивать полную и своевременную обработку первичной документации, передающейся между предприятиями группы, унификацию процессов взаимодействия между предприятиями и ЦО, ускорить процессы предоставления отчетов при проведении аудита, наконец, повысить эффективность работы сотрудников, снабдив их актуальной и достоверной информацией и документами.

К выбору подрядчика для внедрения СЭА в качестве основы функционирования ЦО в «ФосАгро» подошли тщательно. Корпорация ЭЛАР, благодаря огромному опыту реализации аналогичных проектов на ПО Саперион, осуществила внедрение СЭА по технологии «Быстрый старт». Система была запущена менее чем за 2 месяца.

За 1,5 месяца реализован базовый функционал электронного архива, проведено первичное обучение и организован ввод документов.

На втором этапе проекта внедрения организованы территориально распределенные точки сканирования и ввода данных в центрах учета: городах Балаково, Волхов, Кировск и Череповец; проведена  интеграция электронного архива с учетными системами (1C, Oracle E-Business Suite).

В настоящее время в ЦО выведен функционал департамента бухгалтерского учета, департамента по работе с персоналом, департамента казначейских операций и департамента налогообложения. Автоматизация подразделений  выполнена в зависимости от процессов департамента и специфики обрабатываемой им документации.

География и структура ЦО следующие: в Череповце  расположены бэк-офис, служба поддержки, фронт-офис, обслуживающий местные предприятия; фронт-офисы базируются в Кировске, Волхове и Балаково. Численность сотрудников составляет 347 штатных единиц.

Сотрудники предприятий, отвечающие за формирование пакетов документов, передают их во фронт-офисы. Специалисты фронт-офисов проверяют документы, наносят штрих-код, сканируют, индексируют и загружают документы в систему электронного архива. Пользователи электронного архива присваивают статус документам  на каждом этапе их обработки. Так, после создания учетной карточки в ней выставляется статус «передано в БО», предполагающий, что дальнейшая обработка будет осуществляться в бэк-офисе. Сотрудник бэк-офиса отслеживает появление новых документов и берет их в обработку. Если же необходима доработка (передан нечеткий скан-образ, в карточке указаны некорректные данные, требуется оригинал) документ возвращается во фронт-офис со статусом «передано на доработку в ФО». Специалисты бэк-офиса осуществляют операции в корпоративной  учетной системе на основании просмотра скан-образа из электронного архива.

После завершения операций в регистрационной карточке устанавливается соответствующий статус – «обработано», а бумажный документ передается из фронт-офиса в архив. Система электронного архива автоматически создает и отправляет извещения о завершении этапов обработки документа всем заинтересованным сотрудникам предприятия.

«Мы довольны возможностью работать с графическими образами и отсутствием бумажных документов, которые остаются во фронт-офисе. Благодаря оповещениям, приходящим по электронной почте, наши специалисты всегда осведомлены о поступлении новых данных на обработку, что ускоряет рабочий процесс и повышает его эффективность», - комментирует процесс специалист департамента по работе с персоналом ЦО «ФосАгро»  А.И. Лужинская.

Благодаря внедрению автоматизированы операции ключевых учетных департаментов.  

«Столы бухгалтеров больше не завалены бумагой. Специалисты департамента бухгалтерского учета работают исключительно с электронными образами. Очень удобно и то, что наши коллеги из департамента налогообложения отныне не обращаются к нам для подбора отчетных документов,  а сами находят необходимые для предоставления в ФНС данные в электронном архиве. Обеспечена сохранность документов и безопасный доступ к информации», - дает свою оценку проекту С.В. Дмитриева, заместитель директора департамента бухгалтерского учета ЦО «ФосАгро».

В компании намерены развивать функционал системы электронного архива. В частности, планируется разработка раздела, отвечающего за регистрацию и обработку запросов на предоставление электронных копий документов в налоговые органы. Предполагается возможность осуществления параллельной обработки кадровой документации, маршрутизации по нескольким подразделениям и исполнителям; дедупликация документов в кадровом архиве. Также запланированы подключение к системе электронного архива московского офиса, интеграция Саперион с СЭД и системой юридически значимого электронного документооборота. 

Дмитрий Шмайлов,
начальник отдела ECM-решений корпорации ЭЛАР

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль