Избавиться от ошибок в платежах можно, не создавая казначейства

684
От ошибок при ручном вводе данных никто не застрахован. В уходящих через банк-клиент платежных поручениях могут встречаться опечатки и неточности. Многоступенчатый контроль платежей позволяет не только подстраховаться от ошибок ввода, допущенных бухгалтером, но и снизить риски выплат по изначально ошибочным счетам и заявкам.

От ошибок при ручном вводе данных никто не застрахован. В уходящих через банк-клиент платежных поручениях могут встречаться опечатки и неточности. Как результат – деньги зависают в банке, в связи с чем компании приходится оправдываться перед контрагентами. В такой ситуации крайне важно максимально снизить влияние человеческого фактора и обеспечить эффективный контроль платежей.

Инвентаризация расчетных счетов

Первым делом стоит провести «инвентаризацию» расчетных счетов и закрыть неиспользуемые. Руководствоваться при этом можно следующими простыми критериями:

  • перспективы дальнейшего сотрудничества с банком, прежде всего по вопросам привлечения заемных средств;
  • стоимость услуг расчетно-кассового обслуживания и сроки проведения расчетов.

В итоге число расчетных счетов скорее всего сократится. Предприятие может продолжить сотрудничество с теми банками, которые предоставляют необходимые ему услуги кредитования и расчетно-кассового обслуживания на наиболее выгодных условиях.

Даже несущественное сокращение количества расчетных счетов серьезно упростит работу бухгалтерии. Ведь придется использовать меньше систем «Банк-клиент», учитывать меньше банковских выписок, а значит, и проще контролировать соответствие проведенных платежей утвержденному реестру оплат.

Двойной контроль платежей

Для оставшихся расчетных счетов вводятся дополнительные цифровые подписи и разделяются электронные ключи. В результате для отправки платежных поручений цифровой подписи исполнителя будет недостаточно, в обязательном порядке потребуется еще и подпись главного бухгалтера или руководителя финансовой службы. Таким образом обеспечивается дополнительный контроль и сводится к минимуму риск ошибочных выплат.

Пример. На практике в компании ЗАО «Кондитерская фабрика “Красная Звезда”» это выглядит следующим образом. Получив реестр платежей на предстоящий день, бухгалтер формирует поручения на перевод средств контрагентам, подписывает их своей цифровой подписью и сообщает об этом главному бухгалтеру. Тот проводит сплошную или выборочную (в зависимости от количества платежей) проверку поручений. Проверяются сумма платежа (сопоставляется с данными в утвержденном реестре платежей) и реквизиты получателя. Если ошибок не обнаружено, главный бухгалтер подписывает все платежки своей цифровой подписью и отправляет в банк.

Обработка заявок на оплату

После того как введены новые правила авторизации платежей, необходимо упорядочить и процесс обработки заявок на оплату. Зачастую на предприятиях они исполняются в течение всего операционного дня по мере поступления. То есть, несмотря на то что каждое утро формируется реестр оплат, в течение дня появляются новые неотложные платежи. Бухгалтеру по работе с банками в такой ситуации приходится каждый раз, когда приходит новая незапланированная заявка на платеж, бросать текущие дела и заниматься именно ею. История повторяется и в отношении главного бухгалтера,  ведь его также вынуждают постоянно отвлекаться от текущей работы для проверки и утверждения очередных выплат.

Избавиться от внезапных платежей поможет простое и результативное решение – заявки, поступающие в течение дня, исполняются на следующий день или же в течение ближайшей недели. Такой порядок работы позволит бухгалтеру заранее планировать свой рабочий день, поэтапно выполнять все необходимые операции, не отвлекаясь на несрочные вопросы. Впрочем, для действительно срочных оплат можно сделать исключение – они могут быть исполнены в день подачи заявки, но по указанию финансового директора и после согласования с главным бухгалтером.

Дополнительную цифровую подпись целесообразно установить на отдельном ноутбуке. Если по какой-либо причине невозможно осуществить платеж в одном офисе компании (например, из-за отключения электричества или проблем со связью), ноутбук всегда можно перевезти в другой офис и завершить там все необходимые операции. Кроме того, использование портативного компьютера решает проблему с передачей прав контрольной подписи другому сотруднику, например, на время отпуска главного бухгалтера.

Отчет о движении денежных средств

После завершения операционного дня ответственный за платежи сотрудник бухгалтерии должен составить оперативный отчет о движении денежных средств. В документ нужно включить следующие сведения:

  • оплаты, сгруппированные по статьям, подразделениям, выступившим их инициаторами, или по экономическому содержанию (например, командировки, сырье, заработная плата и т.д.);
  • поступления – выручка, зачисленная на расчетный счет за прошедший день;
  • кредитная нагрузка – сумма использованного лимита кредитных линий и доступный остаток.

Отчет рассылается генеральному и финансовому директорам, главному бухгалтеру и начальнику финансовой службы (если есть). Документ помогает выявить отклонения от планов и принять корректирующие меры.

Также к проверкам постфактум можно отнести и процедуру контроля проведенных платежей. Целесообразно одного из сотрудников финансовой службы назначить специалистом по претензионной работе, который ежедневно будет проводить сверку банковских выписок и реестра платежей за предыдущий день. О выявленных отклонениях он должен сообщать начальнику финансовой службы. Например, о том, что была допущена ошибка в сумме или что платеж ушел не на тот расчетный счет. Задача начальника в свою очередь состоит в том, чтобы разобраться в причинах и принять меры по возврату денег.

Многоступенчатый контроль платежей позволяет не только подстраховаться от ошибок ручного ввода, допущенных бухгалтером по платежам, но и снизить риски выплат по изначально ошибочным счетам и заявкам. Например, двукратной оплаты одного и того же счета или перечисления денег подрядчику, еще не выполнившему свои обязательства, и т. д. Кроме того, появится возможность оперативно выявлять ошибочные перечисления и своевременно принимать меры по возврату излишне уплаченных средств. Всегда проще решить проблему по горячим следам. Впрочем, нужно быть готовым к тому, что сама процедура осуществления расчетов заметно усложнится. У главного бухгалтера и экономиста по претензионной работе появится дополнительная рабочая нагрузка – поскольку на проверку заявок потребуется время. Однако эффективность принятых мер с лихвой компенсирует эти издержки.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль