Нюансы, которые нельзя упускать при управлении денежными средствами

1325
Главные цели создания казначейства: улучшение платежеспособности компании, снижение рисков кассовых разрывов и более рациональное использование денежных средств. Рассмотрим нюансы, которые нельзя упускать из виду.

Компания может создать казначейство как отдельное подразделение либо делегировать соответствующие функции определенной группе сотрудников финансово-экономической службы. И в том и в другом случаях потребуется структурировать денежные потоки, регламентировать основные процессы: прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря, а также определить место казначейства в оргструктуре компании.

На этапе структурирования денежных потоков закладывается основа для построения казначейства. В ходе этой работы анализируется состав платежей и поступлений, проводится их классификация, определяются принципы ранжирования платежей и их приоритетность.

Планирование платежей

Если упорядочить платежи и поступления по срокам, их будет проще планировать и контролировать. В частности, платежи можно разделить на прогнозируемые, текущие (на долю этих двух групп приходится более 80% всех выплат), а также оперативные и аварийные. Прогнозируемые платежи можно планировать с высокой вероятностью за 3–4 недели до момента исполнения. К ним относятся, к примеру, арендная плата, налоговые и коммунальные платежи, проценты по кредитам.

Текущие платежи, как правило, планируются за 2 недели до наступления срока оплаты. Это, в частности, оплата маркетинговых акций, командировочных расходов, материалов, оборудования, а также таможенных платежей.

Оперативные платежи можно предусмотреть не более чем за один день (например, комиссии за обмен валют).

Очевидно, что аварийные платежи предвидеть нельзя. Для оплаты представительских расходов, услуг по устранению аварий, срочного ремонта оборудования и других непредвиденных платежей разумно формировать резерв. Оптимально, если он составляет 10–20 процентов от среднедневных расходов компании.

Что касается поступлений, то обычно выделяют предварительные и оперативные. Первая группа объединяет поступления, о которых в компании с высокой вероятностью известно за 3–4 недели – оплата покупателями отгруженной продукции, доходы от продажи имущества, платежи по займам, выданным третьим лицам, и пр. Оперативные платежи, к примеру авансы от покупателей по срочным заказам, планируются за 2 недели.

Среди поступлений могут быть и те, которые нельзя предвидеть, например оплата безнадежной дебиторской задолженности, ошибочно перечисленные суммы или оплата по «быстрым» продажам, когда новый клиент оплачивает покупку в день заказа.

Прогнозирование времени, размера и вероятности поступления денежных средств в компанию проводится на основе анализа статистических данных о продажах, а также планов поступлений, формируемых менеджерами по продажам.

Опыт практика

Иван Шакиров, начальник казначейства управляющей компании «Каро Фильм»

Для составления прогноза о поступлениях денежных средств в нашей компании используют статистику прошлых периодов (с учетом фактора сезонности), данные по выписанным счетам с дополнительной аналитикой (сроки оплаты), реестр договоров, по которым предусмотрена оплата без выставления счета. Для планирования поступлений денежных средств на расчетные счета принимаются во внимание лимиты по кассам и графики инкассаций.

Приоритетность платежей

Для установления финансовой дисциплины необходимо четко определить приоритеты платежей, основываясь на нескольких критериях, – очередность, возможный срок задержки платежа, группа контрагентов и значимость контракта для компании. К первоочередным платежам, как правило, относятся расчеты с налоговыми органами и банками, заработная плата. Их несвоевременное проведение приведет к немедленным и весьма ощутимым для бизнеса потерям, санкциям и штрафам.

К платежам второй очереди зачастую относят выплаты контрагентам, поставляющим ресурсы для основного производства (впрочем, некоторые компании такие платежи считают первоочередными), а также оплату общехозяйственных расходов. Задержка оплаты таких счетов затруднит хозяйственную деятельность и нанесет ущерб репутации предприятия.

В свою очередь представительские расходы, оплату обучения сотрудников, консалтинговых, юридических и аудиторских услуг имеет смысл  отнести к платежам третьей очереди, пропуск срока по которым может отрицательно отразиться на производственном процессе и нанести ущерб репутации компании в перспективе.

Принимая решение об очередности проведения платежей с одинаковыми приоритетами, нужно учитывать сроки их задержки. Запланированные платежи, которые не были осуществлены в результате кассовых разрывов, должны иметь преимущество по оплате перед вновь поступившими заявками на расходы того же ранга.

В зависимости от политики компании партнеры и поставщики также могут быть распределены по группам с разными приоритетами оплаты. Наиболее важными обычно считают платежи по договорам, которые предусматривают крупные штрафы за просрочку или грозят потерей стратегического партнера. Помимо этого с одним контрагентом может быть заключено несколько договоров. В этом случае возникает потребность отбора наиболее важных для компании контрактов.

Опыт практика

Федор Башкиров, финансовый директор Группы компаний «АГРИКО»

В нашей компании очередность платежей устанавливается в соответствии с бюджетом движения денежных средств, его еще называют «кассовым планом», а также исходя из возможных последствий неоплаты платежей. Под денежные выплаты в бюджете планируются поступления. Таким образом, у каждой выплаты есть свой предполагаемый источник. Однако финансовый директор имеет право поставить важный или срочный платеж в первую очередь. При этом обязательно указывается, из каких источников должен быть осуществлен такой платеж – взамен другого или за счет резерва денежных средств.

Порядок действий при постановке процессов управления денежными средствами

Для обеспечения четкой работы всех подразделений компании по планированию движения денежных средств и исполнению утвержденных планов необходимо описать и регламентировать соответствующие процессы. Прежде всего это касается прохождения заявок на расходы, планирования поступлений, формирования платежного календаря. Описывать процессы удобно с помощью схем, а после совместного обсуждения и согласования необходимо закрепить их в регламенте. 

Прохождение заявок на расходы

Основные этапы «жизни» заявки на платеж – это ее формирование, контроль, утверждение и внесение в платежный календарь (схема 1).

Схема 1. Движение заявки на расходы

Нюансы, которые нельзя упускать при управлении денежными средствами

Заявка на платеж должна иметь стандартную форму, принятую в компании, четко определять назначение расходов, сумму, дату исполнения, содержать указание на бюджетную статью расходов и ответственного исполнителя.

Формирование заявки на расходы начинается с инициирования оплаты ответственным исполнителем. Затем она подвергается бюджетному контролю. Финансовый контролер, принявший заявку, проверяет полномочия ответственного исполнителя на осуществление расходов по данной бюджетной статье, а также остаток лимита запланированных по ней средств. Заявка, не удовлетворяющая критериям бюджетного контроля, отклоняется.

Отметим, что заявки контролируются и по сроку подачи. Если он не соблюден, уполномоченный сотрудник должен зафиксировать нарушение регламента. После этого заявка добавляется в реестр и ставится в общую очередь в соответствии с присвоенным ей рангом. Ее включение в платежный календарь будет зависеть от наличия свободных денежных средств.

После финансового контролера заявка утверждается руководителем подразделения, который либо подтверждает целесообразность расходов, инициированных ответственным исполнителем, либо отклоняет заявку. Затем она включается в платежный календарь и ожидает наступления срока исполнения.

Утверждая порядок прохождения заявки, необходимо предусмотреть для ответственного исполнителя возможность внести необходимые корректировки по срокам и суммам платежа, а также отказать в исполнении заявки.

Опыт практика

Иван Шакиров, начальник казначейства управляющей компании «Каро Фильм»

При внедрении системы управления заявками на оплату мы столкнулись с двумя проблемами. Во-первых, их регистрация в учетной системе занимала много времени, сотрудники не справлялись с большим объемом поступающих запросов. В связи с этим было решено ввести единую форму заявки, чтобы упростить процедуру ее регистрации и обработки. Кроме того, был применен механизм первичной сортировки заявок по срочности исполнения (до регистрации), временно увеличена численность сотрудников, их регистрирующих, а затем предоставлены полномочия работникам департаментов для самостоятельной регистрации.  Во-вторых, сроки визирования заявок неоправданно затягивались. Справиться с ситуацией удалось лишь благодаря разработке специального регламента движения заявок. Теперь все стадии прохождения заявки в нашей компании фиксируются в учетной системе. При этом ежедневно формируются отчеты, которые позволяют отследить состояние каждой заявки, факты нарушения сроков, определить ответственных исполнителей.

Планирование поступлений

Первым делом менеджеры по работе с клиентами на основе заключенных контрактов и графиков оплаты продукции формируют индивидуальные планы (и прогнозы) поступлений (схема 2). Для их максимальной достоверности сотрудник отдела продаж должен связаться с клиентами и уточнить ожидаемые сроки платежей, а также оценить надежность этих партнеров, учитывая историю корпоративных взаимоотношений. Повысить эффективность планирования позволяет систематический анализ плановых и фактических данных о поступлении денежных средств.

Схема 2. Формирование планов поступлений

Нюансы, которые нельзя упускать при управлении денежными средствами

Задержка представления плана поступлений, выявленная на этапе контроля, обязательно фиксируется, чтобы в дальнейшем можно было  выяснить причины и провести разъяснительную работу с сотрудником. После утверждения начальником отдела продаж планы поступлений включаются в платежный календарь.

Формирование платежного календаря

Предварительная версия платежного календаря формируется путем сведения в единую таблицу всех планов поступлений и заявок на расходы, прошедших контроль (схема 3). Как правило, платежный календарь формируется и утверждается каждую неделю, при этом горизонт планирования обычно составляет от двух до четырех недель.

Схема 3.  Формирование платежного календаря

Нюансы, которые нельзя упускать при управлении денежными средствами

Корректировка (балансировка) календаря проводится ежедневно по результатам его проверки с учетом произошедших изменений в планах поступлений и выплат.

В ходе анализа платежного календаря необходимо убедиться, что ежедневный итоговый остаток денежных средств на всех счетах и в кассах компании неотрицателен. В зависимости от величины остатков принимаются меры по устранению дефицита или использованию свободных денежных средств.

В случае недостатка денег можно исключить из календаря часть заявок на платежи, имеющие наименьший ранг, или использовать резерв. Для устранения краткосрочного кассового разрыва также используется овердрафт. В тех случаях, когда общий остаток положителен, но на отдельных счетах недостаточно денег для оплаты расходов, можно  перемещать средства между счетами или кассами.

При наличии излишка денежных средств, превышающего величину установленного резерва на непредвиденные расходы, в платежный календарь включают заявки, поданные позже установленного срока. Если же величина свободных денежных средств превышает потребности компании, то выбирается оптимальный вариант их использования.

Сбалансированный платежный календарь утверждается финансовым директором и становится основой для принятия оперативных решений о расходовании денежных средств. На основе календаря ежедневно утверждается план платежей на текущий операционный день.

Распределение финансовых ресурсов

В ходе описания процессов управления денежными средствами выявляются все роли, в которых выступают их участники. Каждый при этом выполняет четко определенные функции.

Финансовый директор принимает ключевые решения при необходимости устранения кассовых разрывов (привлечение внешнего финансирования, изменение приоритетов платежей), утверждает платежный календарь.

Казначей организует и координирует работу по сбору заявок и планов поступлений, принимает решения в ходе балансировки платежного календаря, представляет его на утверждение финансовому директору.

Финансовый контролер проверяет поступающие заявки на соответствие бюджету и срокам представления, отслеживает соблюдение платежной дисциплины и регламентов всеми участниками процесса.

Финансовый аналитик формирует платежный календарь и проводит его балансировку, он же выполняет ежедневную корректировку платежного календаря.

Руководствуясь ежедневным планом платежей, операционисты и кассиры проводят банковские и кассовые операции с денежными средствами компании.

В небольшой компании часть функций может совмещаться. Чтобы сотрудники финансовой службы четко понимали свои задачи, их обязанности необходимо закрепить в должностных инструкциях.

Автоматизация казначейских функций

В средних и крупных компаниях трудно обеспечить оперативность и эффективность управления денежными средствами без применения информационных систем. При определении целесообразности автоматизации казначейства в качестве ключевого критерия нужно рассматривать число платежных документов, ежедневно оформляемых финансовой службой. Если их количество достигает 50–100 в день, то оперативное управление финансовыми потоками будет затруднено.

Для автоматизации казначейской деятельности нужно предпринять те же шаги, что и при внедрении любой информационной системы: определить функциональные требования и выбрать программное обеспечение, разработать техническое задание, подготовить систему к эксплуатации, протестировать ее и приступить к полноценному использованию.

Необходимо отметить, что для группы компаний схема работы казначейства несколько усложняется. В этом случае в управлении денежными средствами появляется два звена. Планирование денежных средств начинается на уровне бизнес-единиц (производственных, торговых, обслуживающих предприятий), а затем на уровне управляющей компании формируются и утверждаются сводный план и сводный платежный календарь. Контроль их исполнения также осуществляется сверху вниз.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль