Отчет о движении денежных средств для эффективного контроля денежных потоков

3049
Cвести к минимуму риск возникновения кассовых разрывов поможет специальный отчет о движении денежных средств, разработанный в компании «Голдер-Электроникс» и получивший название «Экран состояния движения денежных средств».

Предлагаемый отчет о движении денежных средств позволяет финансовому директору эффективно контролировать входящие и исходящие денежные потоки на ежедневной основе, а также перераспределять доступный остаток средств между запланированными платежами.

Отчет о движении денежных средств и анализ денежных потоков

Отчет о движении денежных средств содержит данные о поступлениях и выплатах с расчетных счетов компании (см. таблицу).

Горизонт планирования – месяц, шаг планирования – 15 дней. То есть «экран» составляется каждые две недели, содержит данные за 45 дней, где первые 15 дней – факт, последующие 30 дней – план.

«Экран состояния движения денежных средств» на 15.07.12, тыс. руб. (извлечение)*

Экран состояния движения денежных средств

*  За период с 1 по 14 июля приведены фактические данные, с 15 июля по 15 августа – плановые.

**  В графе «Внутренние перемещения»  отражен перевод денежных средств с расчетного счета в кассу.

***  Исполнение плана по выручке нарастающим итогом в абсолютном выражении  =  фактическое поступление с 1 по 14 июля + плановое поступление с 15 июля по 15 августа.

****  Исполнение плана по выручке нарастающим итогом в относительном выражении  =  (фактическое поступление с 1 по 14 июля + плановое поступление с 15 июля по 15 августа) : плановое поступление с 1 июля по 15 августа  100%.

Принцип действия отчета о движении денежных средств

Фактические сведения о денежных средствах, поступивших от покупателей, данные о погашении просроченной дебиторской задолженности заносятся в отчет ежедневно в 11 часов утра. Причем эти значения вводятся вместо ранее указанных плановых показателей. В итоге отчет о движении денежных средств содержит фактические данные о выплатах и поступлениях до той даты, на которую он составлен, и плановые значения по дням, оставшимся до конца периода планирования. Например, в таблице 14 все данные за период с 1 по 14 июля – фактические, а в промежутке с 15 июля по 15 августа – плановые. Исключение составляет графа «Поступление денежных средств от клиентов». В ней предусмотрена возможность учитывать как плановые, так и фактические значения. Это было сделано для того, чтобы лучше контролировать основной объем поступающих средств.

Аналогичный отчет формируется и по кассе. Он отличается лишь тем, что не содержит такие графы, как погашение кредитов, зачисление средств на депозит, выплаты процентов по займам, словом, все те группы расходов, которые не оплачиваются наличными.

Оба отчета можно составлять и в Excel, но удобнее реализовать данное решение в специализированных IТ-продуктах, автоматизировав заполнение данных о фактических выплатах и поступлениях средств.

Планирование и учет поступления денег

Из платежного календаря в отчет заносятся данные о планируемом поступлении средств по уже осуществленным отгрузкам с учетом предоставленных клиентам отсрочек. Из плана продаж – суммы поступлений по планируемым поставкам, осуществляемым на основе 100-процентной предоплаты или оплаты по факту отгрузки, а также с отсрочкой менее месяца. Фактические данные о поступлении денег собираются из учетной системы.

Пример

«Экран состояния движения денежных средств» на 1 июля 2012 года содержит фактические данные за период с 16 по 30 июня и плановые на 1–31 июля. В план поступления денежных средств необходимо внести информацию по четырем клиентам:

клиент А закупает на условиях предоплаты. Его отгрузка запланирована на 14 июля на сумму 8443 тыс. рублей;

клиент B имеет право по договору на отсрочку платежа сроком до 14 календарных дней.  Часть его товаров отгружена 31 июня (на 1772 тыс. руб.), следующая отгрузка запланирована на 1 августа (5910 тыс. руб.);

у клиента C в соответствии с условиями договора отсрочка – 21 календарный день. Его первая отгрузка на сумму 20 776 тыс. рублей состоялась 24 июня.

клиенту D положена самая большая отсрочка платежа  – 45 календарных дней. 5 июля ему будет отгружено продукции на 20 000 тыс. рублей. Следующая плановая отгрузка на ту же сумму состоится 30 июля.

Эта информация отражается в графе «Поступление денежных средств от клиентов/план» следующим образом:

14.07.12 – 8443 тыс. рублей от клиента А (план продаж);
14.07.12 – 1772 тыс. рублей от клиента В (платежный календарь);
15.07.12 – 20 776 тыс. рублей от клиента C (платежный календарь).

Поскольку поступление денежных средств от клиента В по второй отгрузке (5910 тыс. руб.) ожидается 15 августа, информация о нем в этот план не попадает. Эта отгрузка будет учтена 15 июля при составлении нового экрана на период до 15 августа (см. таблицу). Что касается поставок клиенту D, они будут внесены в план движения денежных средств еще позже (даты поступления денег – 19 августа  и 13 сентября).

По графе «Поступление денежных средств от клиентов» (строка «Исполнение плана по выручке нарастающим итогом») рассчитываются два показателя в стоимостном выражении и в процентах. Первый рассчитывается как сумма средств, фактически зачисленных на расчетный счет на дату обновления «Экрана состояния движения денежных средств» (в таблице – с 1 по 14 июля), и запланированных поступлений до конца планового периода (в таблице – с 15 июля по 15 августа).

Второй показатель предназначен для удобства контроля исполнения плана по выручке, определяется как отношение значения первого показателя к сумме запланированных поступлений за тот же период, выраженное в процентах. Если этот показатель снижается до 93–95 процентов, в действие вводится механизм секвестирования расходов. То есть пропорционально уменьшаются расходные статьи бюджетов на ближайший месяц, исключая, конечно, такие защищенные статьи, как оплата аренды, коммунальные платежи, заработная плата и пр. Например, если в компании предполагается сокращение затрат на рекламу, то ответственное подразделение должно либо уменьшить количество заявленных ранее мероприятий (рекламных акций), либо снизить расходы на их проведение. Благодаря такому подходу компания смогла перейти от управления по жестким бюджетам, когда персонал не чувствует прямой связи между выполнением плана продаж и приходом денежных средств и своими ожиданиями по расходам, к управлению по фактическим результатам.

Источником плановых данных о поступлениях по графе «Просроченная дебиторская задолженность» служат графики погашения задолженности, составленные на основании гарантийных писем контрагентов-должников. Департамент продаж сразу же передает их в финансовую службу. Фактические данные в отчет также вносятся из автоматизированной учетной системы.

Графа «Внутреннее перемещение» используется для планирования операций по переброске денежных средств внутри холдинга в случае, если между ними существуют какие-либо договорные отношения, и отражения таких операций, как перевод денег с расчетных счетов в кассу.

Графа «Кредиты» предназначена для планирования и учета траншей, поступающих в рамках действующих и подтвержденных кредитных договоров. Для учета денежных средств, которые будут переведены на расчетный счет после закрытия депозита, используется, соответственно, графа «Депозит».

Контроль и планирование расходов

Основой для планирования оттока денег служат операционные бюджеты, составленные на текущий месяц (в части обязательств перед поставщиками, расходов на оплату труда, аренду и пр.), а также данные о наличии на начало периода просроченной кредиторской задолженности поставщикам.

Расходы в отчете представлены в порядке уменьшения приоритетности. Так же они планируются и исполняются:

  • в первую очередь – выплата основной суммы по кредиту и процентов;
  • во вторую очередь – расчеты с поставщиками и налоговые платежи;
  • в третью очередь – расчеты по заработной плате и связанные с ними налоги, а также лизинговые платежи;
  • в четвертую очередь – все прочие платежи.

Ежедневно на основе данных о фактическом поступлении денег, доступном остатке и созданных резервах определяется объем средств, которые могут быть израсходованы по менее значимым статьям. Исходя из полученной суммы, акцептуются заявки на оплату (см. схему).

Процедура контроля движения денежных средств. Схема 

Процедура контроля движения денежных средств

Те запланированные расходы, по которым не была проведена оплата из-за нехватки средств, переносятся на следующий день. Отложенные выплаты исполняются в первую очередь при определении последовательности платежей одного приоритета. Другими словами, заявка на оплату, имеющая приоритет № 4, которая не была исполнена вчера, сегодня будет иметь больше шансов по сравнению с другими запланированными расходами того же приоритета.

Благодаря «Экрану состояния  движения денежных средств» у компании появилась возможность возвращать кредиты раньше срока (по согласованию с банком), укрепить свою репутацию как добросовестного плательщика.

В случае невозможности провести платеж точно в срок контрагентам заранее сообщается новая дата оплаты. Исчезли и внутренние проблемы. Теперь есть график выплат, к которому имеют доступ все уполномоченные сотрудники. Люди знают, когда будет осуществлена оплата, и могут сообщить об этом своим партнерам.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль