Алгоритм формирования платежного календаря

Платежный календарь – главный инструмент управления текущими платежами и ликвидностью компании. Поэтому к формированию платежного календаря и существующим рискам надо отнестись со всей серьезностью. Делимся рекомендациями, которые помогут разработать форму платежного календаря и организовать работу с ним на предприятии.

Алгоритм формирования платежного календаря следующий.

Формирование платежного календаря предприятия

Все сведения, содержащиеся в платежном календаре предприятия, можно условно поделить на четыре больших группы:

• лимиты по статьям бюджета движения денежных средств;
• остатки денежных средств;
• план поступлений;
• план выплат.

Лимиты по статьям бюджета движения денежных средств в платежном календаре

Лимиты по статьям бюджета движения денежных средств следует утвердить к моменту формирования платежного календаря. В идеале, бюджет движения денежных средств составляется на год с разбивкой по месяцам (подробнее об этом см. Как планировать движение денежных средств при составлении бюджета). И все, что нужно сделать, если платежный календарь предприятия составлен на месяц, – перенести в него плановые значения статей бюджета движения денежных средств.

Остатки в платежном календаре

Входящий остаток денежных средств на начало месяца вносится в платежный календарь из банковской выписки (о том, как их можно контролировать, см. Какие остатки денежных средств поддерживать на расчетных счетах). А в дальнейшем остаток на конец рабочего дня и равный ему остаток на начало следующего дня вычисляются по формуле: остаток на начало дня + поступление денег за день – выбытие средств.

План поступлений в платежном календаре

Если в компании создана система бюджетирования, то должен существовать и план поступления денежных средств с разбивкой по месяцам (как правило, это часть бюджета движения денежных средств). И задача лишь в том, чтобы разбить месячный план по дням.

Сначала определить, какие суммы в будущем месяце планируется получить от крупных клиентов (и каких именно) и сколько денег придет от небольших покупателей (подробнее см. Как прогнозировать возврат дебиторской задолженности). В этой работе должна помочь коммерческая служба.

Далее при формировании платежного календаря необходимо проанализировать условия договоров, заключенных с крупными клиентами (как правило, таких немного). Цель этой работы – определить конкретные даты платежа, приходящиеся на будущий месяц. Будет также не лишним запросить у коммерческой службы сведения о том, насколько может задержать перечисление средств тот или иной крупный клиент (подробнее см. Как контролировать состояние дебиторской задолженности). Как правило, этих данных достаточно, чтобы достоверно спланировать приход денег от ключевых контрагентов компании.

После этого можно приступать к определению сроков поступления средств от небольших покупателей (как планировать поступления от дебиторов, см. Как планировать дебиторскую задолженность при составлении бюджета). Достаточно точно построить такой прогноз можно, опираясь на статистику аналогичного месяца прошлого года.

Формирование плана выплат в платежном календаре

Чтобы при формировании платежного календаря предприятия точнее спланировать предстоящие в будущем месяце платежи, имеет смысл разделить их на две большие группы:

• ритмичные выплаты – задача сводится к тому, чтобы поднять существующие договоры, приложения к ним и перенести сроки и суммы оплаты в реестр платежей и поступлений. К подобным расходам можно отнести аренду, зарплату административного персонала, выплаты процентов по кредитам, коммунальные платежи и т. п.;
• разовые платежи – разовые платежи и выплаты по вновь заключаемым договорам планировать сложнее. Пожалуй, единственный выход – требовать от подразделений, чтобы они заявляли о планируемых платежах как можно раньше, в идеале за месяц. А в дополнение к этому организовать процедуру согласования заключаемых договоров и передаваемых на оплату счетов с финансовой службой.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»