ДЭВ в корпоративной стратегии. Как «умная» оцифровка помогает экономить

642
Еще в предыдущий кризис многие директора компаний и руководители финансовых блоков проанализировали, произвели расчеты эффективности и начали «реформировать» свои отношения с бумажными документами в пользу электронных.

Причина – возможность в среднесрочной, а иногда и в краткосрочной, перспективе начать экономить значительные средства по статьям на обеспечение деятельности. Касается это не только корпораций, но также государственных органов и самых обычных компаний.

Посмотрите на свой офис: какими документами заняты шкафы в отделах? Это преимущественно договоры, финансовые отчеты, ПБД. Зачастую в компаниях создается по 7-8 копий одного договора, так как каждый отдел, - даже юристы, - сохраняет копию для себя, «на всякий случай». Об этих документах и поговорим. 

Итак, компании обращаются за услугой оцифровки документов, стремясь решить несколько задач:

  1. ДЭВ в корпоративной стратегии. Как «умная» оцифровка помогает экономитьОсвободить офис от «бумажного монстра», который с каждым годом захватывает новые площади. Перевод в электронный вид в данном случае позволяет не только впоследствии вывезти документы в удаленное хранилище или уничтожить, но также намного повысить скорость доступа и качество анализа информации.

Есть и более осязаемый эффект: вы освобождаете в среднем 23% офисного пространства, то есть можете на такой же процент снизить стоимость аренды или улучшить условия труда сотрудников.

  1. Вторая причина – необходимо наполнить внедренные системы ERP и contract management  (SAP, 1С, Парус и т.д.), так как эффективность их использования напрямую зависит от количества загруженной информации.

Услуги в этом случае заказывают как для оцифровки ретроспективы (обычно за 1-3 года), так и для регулярного ввода, когда сотрудники уже не справляются с ежедневной обработкой документов.

Практика показала, что стоимость услуг оцифровки в 1,5-2,7 раза ниже суммарных затрат на организацию самостоятельного ввода (з/п сотрудников, покупка и обслуживание техники, покупка и настройка ПО и т.д.)

  1. ДЭВ в корпоративной стратегии. Как «умная» оцифровка помогает экономитьВ-третьих, к оцифровке часто прибегают, готовясь к проверкам. Причем некоторые заказчики готовятся заранее, в том числе договариваясь с надзорным органом о предоставлении электронных копий без изъятия бумаги. А другим требуется срочная оцифровка, так как запрос на документы уже поступил, а они нужны в работе.

Перевод  в электронный вид помогает подготавливать комплекты документов быстро.

Особенно это актуально для холдинговых структур, которые все чаще заказывают регулярную оцифровку в рамках создания ОЦО.

А теперь о том, как можно провести оцифровку «с умом».

Недавно на рынке появился новый формат услуг «СК+», ориентированный именно на договоры, ПБД и финансовую документацию. Именно на них, потому что:

  1. Это современные печатные документы, в большинстве случаев представленные в формате – основной документ  и приложения к нему. Благодаря этому появляется возможность максимально автоматизировать процесс оцифровки, снизить долю ручного труда и, соответственно, стоимость работ.
  2. Компании предпочитают не вывозить финансовые документы за пределы своего офиса.

ДЭВ в корпоративной стратегии. Как «умная» оцифровка помогает экономитьВ рамках «СК+» комплекс оцифровки осуществляется «под ключ» на территории организации-заказчика. В общем виде процесс выгладит так:

1. Наши специалисты приезжают и оперативно сканируют востребованные документы. Все оборудование мы привозим с собой – для выполнения работ достаточно предоставить небольшое помещение.

2. Электронные копии документов (в том числе подготовленные вами) с помощью автоклассификации разделяются по типам – счета-фактуры, товарные накладные, договоры, приказы, свидетельства и т.д.

3. Далее все зависит от поставленной задачи. Если необходимо наполнить учетную систему, например, счетами-фактурами, то они индексируются по минимальному составу полей (номер, дата) и автоматически привязываются к проводкам в учетной системе.

С целью сокращения стоимости оцифровки документы могут объединяться по признакам группы: например, договор и приложения к нему, реестр счетов и сами счета-фактуры. Для многих задач этого достаточно – вы получаете готовые комплекты электронных копий документов с возможностью поиска информации. А бумагу уже можно вывезти или уничтожить.

В таком формате также возможно проведение автоматизированных проверок: например, соответствия сумм счетов реестру, полноты приложений к договору и т.д.

4. Для создания ресурса с широкими возможностями поиска и анализа информации может проводиться полнотекстовое распознавание и расширенное индексирование – извлечение для каждого вида и типа документов своего набора атрибутов (номер, дата, сумма, ИНН, КПП, наименование контрагента, адрес и пр.).

Услуга позволяет обрабатывать любые печатные документы, в том числе неформализованные. Кроме того, до конца года можно оформить бесплатную экспертизу документов и получить дополнительную скидку, заключив долгосрочный договор: например, на регулярную оцифровку по окончанию определенных отчетных периодов.

В заключение приведу показательный пример. Однажды мы столкнулись с бумажным ресурсом, в котором оказалось более 90 типов финансовых документов, в т.ч. неформализованных. Заказчик не смог самостоятельно решить задачу оцифровки с использованием ПО распознавания форм из-за дороговизны создания 90 шаблонов и крайне медленной работы программы при таком разнообразии документов (программы подбирают формы, накладывая их последовательно). В результате были заказаны услуги СК+.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль