Вредоносные таблицы

92
Их используют в каждой компании. Однако «ручной» Excel крадет не только время, но и деньги.

Чем шире размах бизнеса, тем больше данных и тем опаснее обращения к Excel. «В этой программе сложно организовать версионность и периодичность хранения и анализа большого объема данных, отслеживать регламент сбора информации по филиалам», – говорит руководитель бизнес-направления «1С» компании «Микротест» Оксана Сиротина. Она вспоминает историю с крупным агропромышленным холдингом (20 филиалов, в штате около 40 тыс. сотрудников), который использовал Excel для консолидации отчетности. И потому нередко опаздывал с ее сдачей в налоговые органы. Суммы штрафов достигали 0,1% выручки, для компании такого масштаба составляли значительные суммы. Такова цена привычки.

Жизнь c Office. Наиболее распространенная сфера применения Excel – планирование. Один из территориально распределенных банков составлял годовые бюджеты поквартально, разумеется, с помощью таблиц. Специальные отделы отвечали за подготовку смет на основании заявок потребляющих подразделений. Планы пересылались в департамент финансового планирования и контроллинга, где проходили контроль и утверждение. Впоследствии каждый платеж контролировался бюджетными контролерами: вручную, сверяясь с данными плана в Excel. Платежи согласовывались на бумаге, в результате процесс согласования заявок на расходы был мучительно долгим и непрозрачным, а отчетность появлялась с опозданием на месяц. Если же в бюджет вкрадывалась ошибка, то согласование платежа превращалось в сумасшедшую чехарду.
В обоих случаях проблемы решила автоматизация процесса. В системе агрохолдинга появилась функция контроля за соблюдением сроков представления информации, в результате штрафы свелись «к нулю». Сократилось число сотрудников, занятых составлением отчетности, сумма их зарплат за год трижды окупила автоматизацию. История банка также закончилась внедрением системы бюджетирования, согласование стало занимать в два раза меньше времени, сократилось число ошибок. Как следствие – появилась возможность на 20% сократить штат финансового департамента и отделов, формирующих сметы.

Бизнес-приложения. Excel может навредить, даже если в компании используются специальные учетные системы. В «Еврофинанс-Моснарбанке» одновременно с системой, позволяющей консолидировать бюджеты, используется Excel – для оперативного планирования хозяйственных бюджетов на уровне подразделений. Таблицы импортируются в систему, где формируется сводный бюджет. «Часто подводит форматирование, – рассказывает Марат Валеев, замдиректора управления банковских технологий департамента информационных технологий «Еврофинанс-Моснарбанка». – Если при вводе данных в Excel-таблицы формат ячеек случайно был изменен пользователем, то процедуры импорта перестают распознавать значения полей. В результате часть плановых показателей не попадает в сводный бюджет, и он формируется некорректно». Сейчас в банке идет проект автоматизации бюджетирования на операционном уровне.
Небольшая розничная сеть «Эдельвейс» решила аналогичную проблему с помощью «1С». До нее с помощью Excel контролировалась дебиторская задолженность, планировались затраты и движение денежных средств. Отчетность предоставлялась руководителю 1–4 раза в месяц. «Каждый сотрудник, несмотря на утвержденные корпоративные отчетные формы, составлял отчет по своему усмотрению: добавлял пару колонок, комментарии, – рассказывает Оксана Сиротина. – И руководитель уже не мог простым копированием объединить полученные отчеты в один файл. Приходилось тратить на это изрядное количество своего рабочего времени».
Несмотря на автоматизацию, привычка к калькуляторному Excel неистребима. Как говорит финансовый директор группы компаний «Синтерра» Николай Жмуренко, «убить Excel нельзя, в этих таблицах всегда кто-нибудь что-то делает». Притом что «Синтерра» использует ERP-систему на базе Microsoft Dynamics AX.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль