Создание системы нормативных справочников

5722
Гершун Андрей
управляющий партнер компании «МАГ КОНСАЛТИНГ»
Отсутствие на предприятии единой системы нормативно-справочной информации может привести к росту затрат и снижению эффективности работы компании в целом. Вместе с тем при разработке различных справочников следует соблюдать определенные принципы, позволяющие обеспечить сопоставимость данных и упорядочить документооборот.

Наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются предприятия в отсутствие продуманной системы нормативно-справочной информации, следующие:
1. Дублирование информации, которое приводит к ошибкам при планировании поставок материалов и комплектующих, а также к проблемам при проведении взаиморасчетов.

Пример
ООО «Сигма-Свет» перед составлением годового баланса провело сверку расчетов с покупателями по поставленным осветительным приборам. При проверке взаиморасчетов с магазином «Океан света» представители этой компании утверждали, что продукция, полученная в кредит, давно оплачена, подтвердив это копией платежного поручения.
По сведениям ООО «Сигма-Свет», за этим покупателем числилась дебиторская задолженность. Позже выяснилось, что в информационной системе покупатель указан дважды: название магазина «Океан света», за которым числилась дебиторская задолженность, и название юридического лица «ООО «Светоник», от которого поступил платеж. Иными словами, расхождение наименований в справочниках привело к искажению сведений об оплате.


2. Использование разных кодов для одних и тех же видов ТМЦ. Нередко в бухгалтерии информации присваиваются коды, используемые поставщиками, а кладовщики при кодировании информации применяют внутрицеховые номера, привязанные к производимой на предприятии продукции. Это значительно осложняет проведение инвентарных проверок и управление складскими запасами.
3. Некорректное ведение справочников. В одной из компаний из-за регулярных запросов отдела маркетинга в бухгалтерию о структуре продаж бухгалтерам приходилось вручную собирать сведения в необходимых информационных разрезах. Это было связано с тем, что в отделе продаж в справочник не всегда вносились данные, нужные для автоматического формирования требуемых отчетов.

Личный опыт
Елена Буйлова, заместитель генерального директора по методологии и налогам ООО «ТНК-ВР Бизнессервис» (Москва)
Главная проблема, которая существовала в компании до внедрения единой системы нормативно-справочной информации, заключалась в том, что справочники представляли собой нагромождение данных о контрагентах, номенклатурных позициях, видах выпускаемой продукции и оказываемых услуг и т. п. Отсутствовал единый порядок присвоения кодов и наименований, один и тот же контрагент мог быть указан в справочнике дважды или под разными наименованиями. Поиск необходимых данных в информационной системе по неструктурированным справочникам был достаточно сложен и неудобен. Кроме того, беспорядок в справочниках вызывал ошибки в составляемой отчетности. Поэтому было решено разработать единую систему справочников, которая обеспечила бы нормальное функционирование учетной системы, опираясь на структурированные и логически взаимоувязанные справочники. Именно грамотно построенные справочники — залог того, что впоследствии учетная система будет способна генерировать необходимые пользователям отчеты, ради которых и внедряются системы.
На этапе реализации проекта основной сложностью была выверка и унификация исторической информации. Нужно обладать административным ресурсом, чтобы организовать процесс подтверждения исторической информации, так как это требует вовлечения в процесс сотрудников не только бухгалтерии, но и производственных, экономических и многих других служб.

Петр Диваков, директор центра разработки и внедрения (ЦРВ) Иркутского алюминиевого завода, филиала компании СУАЛ
Отсутствие в компании единой системы нормативно-справочной информации вызывало трудности при составлении консолидированной отчетности. Каждое предприятие, входящее в холдинг, в определенной степени самостоятельно вело первичный учет, разрабатывало и пополняло собственные справочники. Этой работой на предприятиях могли заниматься разные службы: финансовые подразделения, отдел маркетинга, юридический отдел и др. Все это позволяло принимать оптимальные управленческие решения в рамках конкретного предприятия. Однако в целом понимание и возможности анализа текущего состояния компании были затруднены из-за неструктурированности и неунифицированности информации. Различные подходы к формированию нормативно-справочной информации приводили к затруднениям при анализе запасов товарно-материальных ценностей.
Справка
Единая система нормативно-справочной информации - комплекс мер, позволяющих формировать и актуализировать справочники, используемые на предприятии.
Основными характеристиками единой системы нормативно-справочной информации являются:
- стандартизированный подход к разработке структуры справочников и их наполнению;
- централизованное хранение справочников, контроль за внесением в них изменений;
- поддержание актуальности справочников.

Создание на предприятии единой системы нормативно-справочной информации позволит обеспечить сопоставимость данных, упорядочить документооборот и сократить трудозатраты на формирование необходимой отчетности.

Личный опыт
Петр Диваков
Внедрение единой системы нормативно-справочной информации в нашей компании способствовало упрощению работы конкретного пользователя.
Иначе говоря, теперь пользователю не нужно многократно вводить одну и ту же информацию, поскольку она содержится в справочнике. Однако важно не только внедрить систему справочников, но и сделать это успешно. Во многом этому способствует регламентация формирования справочников и ведения нормативно-справочной информации. Другими словами, на предприятии должен быть проведен подготовительный этап, в рамках которого описываются:
- правила формирования структуры справочника, его информационных полей;
- порядок заполнения справочника и перечень сотрудников, несущих за это ответственность;
- взаимодействие участников формирования справочников;
- правила кодирования информации и ее детализации и другие вопросы. Обычно это делается на этапе разработки концептуального проекта.

Остановимся подробнее на тех принципах, которых следует придерживаться при разработке справочников.

Детализация данных

Основное требование при детализации информации - возможность быстро обрабатывать данные и формировать требуемую отчетность. Если справочник сильно детализирован, то его тяжело наполнять информацией и использовать в работе. Например, справочник «Движение денежных средств» может содержать более тысячи различных назначений платежа. Трудности при его использовании возникают как во время ввода информации в систему, так и при подготовке отчетности. Например, подготовка отчета о движении денежных средств по основным платежам для генерального директора потребует от финансовой службы много времени, поскольку ей придется провести необходимую группировку. Кроме того, при вводе информации сотрудник может не знать, куда необходимо отнести тот или иной платеж. Это неизбежно приведет к неверному выбору позиций из справочника или отнесению платежа к «прочим». Можно порекомендовать детально описать, какие объекты учета могут быть отражены как «прочие», или не использовать подобных наименований в справочниках.
Надо также отметить, что недостаточная детализация усложнит получение необходимой информации. Например, если в середине года необходимо узнать о затратах на выпуск рекламных брошюр по заказу отдела маркетинга, а до этого все маркетинговые затраты учитывались вместе, то потребуется делать дополнительную выборку информации по косвенным признакам (например, по типографиям).
Для холдингов или групп компаний детализация справочников будет зависеть от требований к структурированию информации не только отдельного предприятия, но и всего холдинга.
Таким образом, при определении степени детализации справочников необходимо исходить из двух критериев:
а) информация должна быть достаточно подробна для удобства принятия управленческих решений;
б) степень детализации сведений должна обеспечивать минимальные затраты времени на подготовку отчетов по отдельным запросам.
Детализировать данные возможно, создав такую структуру справочника, которая позволяет показать вложенность отдельных позиций относительно друг друга. Например, справочник «Номенклатура» может содержать вложения: «Полуфабрикаты», «Продукция», «Работы», «Товары» и «Услуги». В свою очередь справочник «Товары» может содержать вложения: «Диктофоны», «Дискеты», «Бумага» и др. Наличие подобных структур, как правило, упрощает работу со справочниками и повышает наглядность данных.

Личный опыт
Петр Диваков
Детализация справочников во многом определяется потребностями бизнеса, требованиями управленческого учета предприятия. Однако углубленная детализация приводит к увеличению продолжительности ввода информации. Поэтому необходимо провести предварительный анализ информационных потребностей бизнеса. Иными словами, нужно определить, будет ли востребована максимально подробная отчетность или можно обойтись меньшей детализацией. Целесообразно при определении степени детализации в качестве базовых требований использовать общероссийские или отраслевые справочники.

Кодирование справочников

Перед кодированием данных необходимо определить, в какой из информационных систем предприятия будут храниться эталонные справочники. Возможность использования тех или иных кодов во многом будет зависеть от возможностей системы. В качестве такой системы может выступать бухгалтерская программа, информация из которой автоматически переносится в другие системы, использующие такие же справочники, а также Excel, но в этом случае нужно контролировать доступ сотрудников к этим справочникам и их обновление.
Кодирование информации позволяет избежать дублирования сведений и предусматривает решение следующих задач:
- определение состава кода (буквенный, числовой или смешанный);
- определение длины кода;
— обеспечение возможности пополнения справочника.
Кодирование в числах или буквах зависит в первую очередь от требований выбранной информационной системы, которая может ограничивать длину кода двумя символами. Для некоторых справочников уже существуют общепринятые стандарты, к примеру, в плане счетов РСБУ две цифры зафиксированы.
На практике именно на этапе кодирования допускается множество ошибок. Избежать их появления можно, соблюдая несколько основных принципов:
— при кодировании не должны использоваться знаки препинания (к примеру, «12-34:567/8»). Несмотря на то что это повышает наглядность кода, набор знаков препинания на клавиатуре существенно замедляет процесс ввода информации;
- нежелательно переходить с латиницы на кириллицу, и наоборот. Так, в крупной торговой компании использовалась система Sun Systems с английским интерфейсом, а справочники были составлены на русском языке. Пользователям приходилось постоянно переключаться с одного языка на другой. В результате информация дублировалась, поскольку набранный кириллицей код «АМОРТ» полностью соответствовал коду на латинице «AMOPT». Очень часто ввод информации на кириллице или латинице является причиной «пересортицы». Например, под кодом «А01» могут быть введены две записи: в одном случае АО написано кириллицей и «О» является буквой, а в другом — латиницей и «0» — цифра;
- следует избегать использования похожих кодировок в разных справочниках. Например, если при анализе продаж отдел маркетинга выделяет группы покупателей не по регионам, а по городам и областям, то группы для анализа не должны совпадать с кодами федеральных регионов. В противном случае это приведет к ошибкам при вводе информации. Так, для Москвы установлен код «77», а на предприятии под этим кодом числится Белгородская область. В результате сотрудник может отнести определенный вид продаж не к области, а к Москве, и информация будет искажена. В данном случае рекомендуется создавать коды разной длины, например для кодировки маркетинговых групп использовать три цифры (код «770» для клиентов Белгородской области);
- в идеале код справочника не должен превышать 8 символов. В противном случае данные сложно вводить, так как коды тяжело отличить друг от друга. К примеру, нелегко найти отличия в кодах «1234567890» и «1234557890»;
- при нумерации кодов в справочнике следует резервировать «пустые» коды, для того чтобы в дальнейшем можно было бы добавить новые позиции, не нарушая при этом его структуры. Для этого позиции нумеруются в справочнике с интервалами, например: 2020 - услуги связи, 2022 - телефон, 2024 - интернет. Если в будущем появится необходимость отдельно выделить затраты на услуги сотовой связи, можно будет ввести новый код 2023 — сотовые телефоны.

Содержание справочника

Как правило, справочник включает записи (позиции справочника) и поля (колонки). Большинство справочников содержит следующие колонки:
- код;
- наименование. Поскольку код представлен набором цифр или аббревиатурой, то упростить работу со справочниками можно, создав уникальное название;
- дополнительная информация (описания, группировки, комментарии).
Состав полей справочника во многом зависит от требований информационной системы. Некоторые системы предлагают для каждой записи более сотни различных полей с информацией. При этом нужно задать обязательные поля в справочнике и определить их допустимую длину.
Например, заполнение поля адреса покупателя является обязательным условием для выставления ему счетов, а указание кода региона необходимо для того, чтобы отдел маркетинга мог проводить анализ продаж. Определяя обязательность конкретных полей, следует руководствоваться информационными потребностями сотрудников, работающих с тем или иным справочником подразделений. При этом чем больше полей, тем дольше будет заполняться справочник. Подготовка и выверка некоторых справочников могут занимать несколько месяцев. Важно предусмотреть, чтобы информационные поля не загромождали справочник, но их было бы достаточно для обеспечения качественной работы информационных систем и подготовки отчетов, содержащих информацию, необходимую для принятия управленческих решений. Например, справочник «Покупатели» может содержать всего лишь два поля: наименование покупателя и его адрес. Однако этих полей будет недостаточно для проведения оперативного анализа объема продаж по регионам. В результате отделу маркетинга придется вручную выбирать информацию о продажах в конкретном регионе. Если же заранее предусмотреть соответствующее поле с кодом региона в справочнике, то автоматизированная система может автоматически создать отчет по продажам с разбивкой по регионам.

Создание системы нормативных справочников
Рисунок E-R-диаграмма справочника «Покупатели»
Личный опыт
Александр Конюхов1, директор по экономике и финансам ОАО «Заволжский моторный завод»
При создании новой системы нормативно-справочной информации наше предприятие столкнулось с рядом проблем. Во-первых, необходимо было искать компромисс между кодами общероссийских и отраслевых классификаторов и сложившимися стандартами предприятия. Существенные проблемы возникли и при переносе информации из существующих локальных справочников в новую систему. К сожалению, большую часть этой работы пришлось делать вручную.

Зависимость справочников

Данные справочников могут одновременно использоваться в различных автоматизированных системах. Например, список подразделений будет применяться в системе планирования для организации бюджетного процесса по подразделениям и одновременно в системе контроля доступа, в которой по коду подразделения, занесенного в электронный чип на карточке с пропуском, выдается разрешение на доступ в то или иное помещение компании.
Чтобы избежать появления ошибок в справочниках (вследствие бессистемности и хаотичности их заполнения), необходимо проанализировать содержащуюся в них информацию на предмет выделения данных, которые могут сформировать отдельный справочник. Для описания взаимосвязи справочников можно пользоваться так называемыми E-R-диаграммами (Entity Relationship Diagrams) (см. рисунок).
Создавая взаимосвязанные справочники, следует исключить их дублирование. Примером может быть такая ситуация, когда один из справочников системы бюджетирования содержит варианты бюджетных данных «план -факт - прогноз», другой - сценарии планирования «лучший - оптимальный - худший». Очевидно, что для удобства эти два справочника можно объединить, и тогда новый документ будет содержать следующие коды:
— 11 — лучший план;
— 12 — оптимальный план;
— 13 — худший план;
— 20 - факт;
— 30 - прогноз.
В результате на предприятии будет создана единая система нормативных справочников, которая позволит объединить информацию из различных баз данных.
Поскольку справочники со временем могут меняться, необходимо наладить централизованный способ их обновления. Так, на одном из проектов параллельно внедрялись два программных продукта - ERP-система Microsoft Axapta и система бюджетирования PlanDesigner. Для обеспечения возможности проведения план-факт-ного анализа вся информация должна предоставляться в едином структурированном виде, поэтому очень важно исключить возможность ее различного воспроизведения в двух системах. Руководство предприятия решило, что изначально все справочники создаются и ведутся в Microsoft Axapta, а потом уже автоматически переносятся в систему PlanDesigner. Для унификации этой процедуры основные справочники, необходимые только для системы PlanDesigner, также создавались в Microsoft Axapta. Поскольку обновление информации всегда происходило в одной системе, вероятность несогласованности справочников была исключена.

Источники информации

Следующий шаг в разработке единой системы нормативно-справочной информации - поиск источников сведений для формирования справочника. На этом этапе компания может столкнуться с множеством проблем.
Во-первых, необходимой информации может не быть, если ранее требуемые данные не собирались и не анализировались. Например, если в компании никогда не проводился маркетинговый анализ регионов, то состав справочника «Регионы» может быть сформирован только экспертным путем при участии специалистов отдела маркетинга и продаж.
Во-вторых, могут существовать несколько источников информации, иногда противоречащих друг другу. Например, в одной из компаний при подготовке справочников использовались шесть различных источников, содержащих разные списки товаров, с разной кодировкой и детализацией. Данные о товарах располагались отдельно в складской системе, системах закупок, выписки счетов и накладных, маркетингового анализа продаж, управления складом, подготовки ГТД, а также в бухгалтерской программе. Поэтому, прежде чем формировать справочники, следует определить, какой из существующих на предприятии справочников будет использоваться как эталон.
В-третьих, источники информации могут быть недостоверными, то есть не соответствующими реальной ситуации на предприятии. К примеру, если в компании менялась организационная структура, то справочник также должен быть изменен. В противном случае при анализе административных затрат по отделам пользователь будет получать искаженные данные.

Защита от изменений


Разработав единую систему справочников, необходимо обеспечить ее защиту от несанкционированного внесения изменений. Высокая безопасность может быть достигнута как за счет использования способов идентификации пользователей, так и за счет разграничения прав доступа сотрудников к информации. Право на ввод информации в справочник должно иметь ограниченное количество людей. В противном случае возникнет опасность дублирования информации или ее избыточности.

Личный опыт
Александр Конюхов
Для создания и поддержания справочников разработаны регламенты, в которых определены структурные подразделения, ответственные за занесение информации в справочники и ее модификацию. Единая система нормативно-справочной информации существует в рамках системы управления предприятием, которая по своей сути предназначена для работы многих пользователей. Для предоставления доступа к справочникам на предприятии есть специальные заявки (бланки), в которых указывается, какой вид доступа (чтение, запись) и по каким центрам ответственности предоставлять каждому конкретному справочнику. Вопрос о предоставлении доступа решается под контролем службы безопасности предприятия.

Петр Диваков
Все справочники в компании ведет группа нормативно-справочной информации, специалисты которой наделяются полномочиями по ведению и пополнению справочников и отвечают за адекватность ведения единой системы нормативно-справочной информации.

Александр Плохов, заместитель генерального директора по бизнес-информации ООО «ТНК-ВР Биз-нессервис» (Москва)
Системы, в которых ведутся единые справочники, обладают необходимыми механизмами разграничения полномочий и защиты данных во избежание искажения введенной информации сотрудниками централизованных служб нормативно-справочной информации. Разграничение полномочий основывается на функциональных обязанностях служб и департаментов. Важно определить, какое подразделение отвечает за тот или иной справочник. Соответственно это подразделение будет утверждать все поступающие запросы на внесение изменений в этот раздел НСИ. Централизованная служба ведения системы нормативно-справочной информации в свою очередь должна принимать к исполнению только утвержденные должным образом запросы.

Михаил Кириллов, руководитель отдела НСИ департамента корпоративных систем холдинга «ЛАНИТ» (Москва)
Высокий уровень безопасности информации можно обеспечить за счет комплексного подхода к ее защите - применять стандартные, сертифицированные средства и системы, которые позволят минимизировать риски несанкционированного доступа. Очень важно, чтобы используемые инструменты позволяли поддерживать гибкий механизм перенастройки прав доступа. При создании единого фонда нормативно-справочной информации организации необходимо сформировать особые подразделения — центры ведения нормативно-справочной информации. При территориально-распределенном ведении нормативно-справочной информации должны быть образованы головной и региональный центры ведения информации. В обязанности головного центра ведения информации входит:
— сбор изменений, вносимых в общесистемные массивы справочной информации, и передача их в региональные центры ведения;
— координация деятельности региональных центров ведения;
— информационное обслуживание абонентов фонда нормативно-справочной информации на промышленных площадках, не имеющих центров ведения и абонентов, относящихся к головному офису компании.
Региональный центр ведения нормативно-справочной информации осуществляет информационное обслуживание абонентов фонда нормативно-справочной информации, относящихся к одной из территориально-обособленных групп подразделений, удаленных от головного офиса.

Прозрачность справочников увеличивает и прозрачность самого предприятия, что, с одной стороны, повышает эффективность управления бизнесом, а с другой - увеличивает риск несанкционированного доступа к информационным ресурсам компании. Анализируя только справочники, можно получить большое количество информации о компании, например о ее организационной структуре, составе продаваемых товаров, клиентской базе и т. д. Поэтому очень важно после создания справочников позаботиться о защите содержащейся в них информации.


1 В настоящее время в этой компании не работает. - Примеч. редакции.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль