Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг

12109
Шустерова Людмила
директор департамента бухгалтерских услуг компании «Интеркомп»
Преимущества и проблемы учета "на стороне". Опыт практиков. Перечень компаний, предоставляющих услуги по аутсорсингу бухучета

Передачу бухгалтерского учета на аутсорсинг можно осуществить только в случае, если компания готовит «белую» отчетность. При принятии решения о ведении бухгалтерского учета сторонней компанией (компанией-провайдером1), — нужно учитывать количество транзакций: чем их больше, тем сложнее и дороже будет проект по передаче бухгалтерии на аутсорсинг.

В основном сегодня в России аутсорсинг востребован западными компаниями, малым и средним российским бизнесом, а также предприятиями, находящимися на этапе становления или бурного роста, когда аутсорсинговые компании могут предложить готовые решения, полученные благодаря накопленному опыту, и менедж- менту не нужно изобретать велосипед при постановке финансовой функции компании. По данным Boston Consulting Group (из доклада главы московского офиса BCG Штефана Дертнинга «Аутсорсинг бизнес-процессов в глобальном мире»), за 2002-2008 годы ежегодные темпы роста объема услуг аутсорсинга бухгалтерского учета составят примерно 10% по всему миру.

Личный опыт
Пётр Сазонов, заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «Кулебакский металлургический завод»
Передача бухгалтерии на реальный аутсорсинг нецелесообразна для крупных предприятий. Это может привести к потере конфиденциальности внутрифирменной информации, а также к снижению оперативности в учете и предоставлении необходимых для управления сведений. В некоторых ситуациях в крупных холдингах действительно выгодно создавать единую бухгалтерскую службу («централизованную бухгалтерию»). Но при этом ведение бухгалтерского учета осуществляется самой компанией.
Анастасия Осипова, заместитель директора компании Accenture (Москва)
Модель аутсорсинга может быть привлекательна для различных категорий компаний. В России аутсорсинг бухгалтерской службы используют как крупные российские холдинги, так и небольшие фирмы, а также представительства иностранных компаний.
У крупных территориально распределенных холдингов имеются следующие основные причины использования аутсорсинга бухгалтерского учета:

  • сокращение затрат на ведение бухгалтерского учета;
  • повышение качества данных;
  • упрощение интеграции при слиянии/приобретении;
  • концентрация управленческих усилий на основной деятельности.
Небольшие российские компании, используя аутсорсинг, могут повысить качество отчетности при незначительном увеличении стоимости содержания бухгалтерско-финансового блока. А представительствам международных компаний аутсорсинг бухгалтерского учета полезен тем, что нет необходимости нанимать дополнительный персонал и вникать в особенности ведения учета по российским стандартам.

В России, впрочем, отношение к аутсорсингу финансовых услуг пока настороженное.

Личный опыт
Александр Конюхов, директор по экономике и финансам ОАО «Заволжский моторный завод» (Нижегородская область)
На мой взгляд, передача на аутсорсинг функции бухгалтерского учета на многопередельном заводе с количеством центров ответственности более тысячи не будет иметь смысла, несмотря на то что организационно это осуществить несложно. Наши штатные сотрудники обладают высокой квалификацией и уни- кальными навыками в области методологии и организации производственного учета, поэтому при передаче функции бухгалтерского учета на аутсорсинг мы вряд ли сможем ожидать реального улучшения качества услуг. Услуги внешней компании обойдутся явно дороже содержания собственных специалистов.
Анастасия Осипова

Компании не используют аутсорсинг при наличии:

  • опасений со стороны руководителей структурных подразделений потерять контроль и возможность менять требования к информационным потребностям;
  • негативного опыта прошлых проектов (увеличения затрат);
  • слишком масштабных изменений в бизнес-процессах.
Модель аутсорсинга интересна для компаний, которые имеют следующие характеристики:
  • высокие текущие операционные затраты в сравнении с показателями аналогичных компаний;
  • дублирование функций и процессов;
  • длительный срок подготовки консолидированной финансовой отчетности;
  • низкое качество данных;
  • различные политики и процедуры учета в структурных подразделениях компании.

Преимущества передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг

Упрощение процедуры прохождения налоговых проверок. В большинстве случаев при проведении налоговой проверки предприятия, бухгалтерский учет которого передан на аутсорсинг, налоговые инспекторы работают напрямую с представителями компании-провайдера. Это позволяет не отрывать руководство предприятия от более важных задач.

Снижение издержек на содержание бухгалтерской службы. По словам автора, стоимость услуг компании «Интеркомп» по ведению бухгалтерского учета колеблется в пределах от 1300 долл. США (объем работы, выполняемый одним бухгалтером) до 5—6 тыс. долл. США (объем работы двух-трех бухгалтеров; о расценках других компаний см. табл. 2 ). Другими словами, в среднем стоимость услуг компании-провайдера на 20-30% выше заработной платы квалифицированного специалиста. Обычно при принятии решения об аутсорсинге финансовой функции компании стоимость услуг провайдера сравнивают только с размером заработной платы бухгалтеров, что не совсем корректно. Анализируя стоимость внутренней финансовой функции, необходимо учитывать и стоимость рекрутмента новых специалистов, а также удержания существующих (даже при одинаковом объеме работ сотрудник не будет работать за ту же зарплату более двух-трех лет), амортизацию оборудования, стоимость аренды офиса и настройки программного обеспечения. В компании-провайдере процесс рекрутмента и оценки бухгалтеров поставлен на поток, а при самостоятельном найме на работу одного бухгалтера предприятию будет сложно оценить его квалификацию.

Личный опыт
Вадим Долгополов, директор компании «Фин-совет» (Москва)
Для крупных и средних компаний стоимость аутсорсинга бухгалтерского учета будет выше, чем содержание собственного подразделения. Это следует рассматривать как дополнительную плату за снижение рисков пеней и штрафов. Для небольших предприятий аутсорсинг будет действительно дешевле, чем содержание штата бухгалтеров.

Надо также отметить, что сейчас услуги по аутсорсингу бухгалтерского учета предоставляет большое количество компаний, но у многих они низкого качества. Иными словами, этот рынок в России только развивается и риск убытков из-за недобросовестного поведения компании-провайдера достаточно велик.

Не всегда следует передавать на аутсорсинг весь спектр бухгалтерских операций. Зачастую это снижает оперативность работы компаний, особенно крупных. Гораздо эффективнее передавать на аутсорсинг наиболее сложные и спорные операции бухгалтерского и налогового учета.

Консультации по вопросам налогообложения. В большинстве случаев у специалиста компании-провайдера можно проконсультироваться по вопросам налоговых последствий, вызванных теми или иными управленческими решениями.

Личный опыт
Владислав Шерстнев, финансовый директор студии «Монолит» (Москва)
Основная причина, по которой мы передали на аутсорсинг одно из предприятий, - наличие сложных бухгалтерских операций, а именно учет авторских и смежных прав. Сейчас найти бухгалтера на рынке, который разбирался бы в подобных вопросах, практически невозможно. Поэтому гораздо эффективнее передать ведение бухгалтерского учета специализированной компании. К тому же, по нашим оценкам, использование услуг компании-провайдера обходится не дороже содержания собственных бухгалтеров.
Виктория Сверчкова, главный бухгалтер холдинга Dixis (Москва)
Принимая решение о передаче бухгалтерского и налогового учета холдинга на аутсорсинг, мы проводили экономический анализ эффективности такого решения. По нашим расчетам, стоимость услуг аутсорсинга выше оплаты труда собственных бухгалтеров. Тем не менее было решено использовать аутсорсинг для снижения налоговых рисков компании. В холдинге достаточно много сложных операций, и их некорректное отражение в отчетности может повлечь за собой существенные для компании штрафы и пени.
Лада Христенко, начальник департамента консультирования по организации и управлению учетом и отчетностью ЗАО «Объединенные бизнес-практики» (Москва)
Компании, предоставляющие услуги по аутсорсингу, не всегда досконально разбираются в специфике работы предприятия, что часто не позволяет корректно отразить информацию в учете. Это серьезный недостаток аутсорсинга финансовых услуг. Преимуществом же может быть большой опыт компании-провайдера и использование при учете проверенных готовых решений.

Взаимодействие с провайдером

Для того чтобы компания-провайдер могла вести бухгалтерский учет, предприятию необходимо представлять ей первичную бухгалтерскую документацию. При этом передавать документы ежедневно, особенно если предприятие находится в другом городе, нецелесообразно. В большинстве случаев каждый день передаются только копии документов по факсу или электронной почте, а в конце месяца доставляются оригиналы первичных бухгалтерских документов. Чтобы исключить проблемы, возникающие при неправильном оформлении бухгалтерских документов, при передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг можно порекомендовать в договоре оказания услуг предусмотреть проведение сотрудниками компании-провайдера семинаров для разъяснения персоналу предприятия основных требований к оформлению и порядку подготовки первичной документации.

Личный опыт
Виктория Сверчкова>br< Количество проводок в месяц в нашей компании достаточно велико. Каким-либо образом передавать первичные бухгалтерские документы провайдеру не представляется возможным. Поэтому специалисты компании-провайдера в среднем три раза в неделю приезжают в компанию и работают у нас в текущем режиме. Такой способ взаимодействия позволяет в определенной мере решить вопросы, связанные с соблюдением конфиденциальности при работе с провайдером.
Владислав Шерстнев
В одной из наших компаний, бухгалтерский учет которой был передан нами на аутсорсинг, достаточно небольшое количество первичной документации. Поэтому проблема организации документооборота решается просто — раз в неделю мы формируем пакет первичной документации и передаем ее с курьером провайдеру.

Возможна также передача на аутсорсинг функции оплаты счетов поставщикам. В этой ситуации наиболее эффективно использовать систему «банк - клиент»: провайдер осуществляет подготовку платежных поручений в системе, а генеральный директор предприятия сохраняет за собой право подписи (авторизации). Большинство компаний нуждается в оперативном контроле поступлений и дебиторской задолженности. Этот вопрос решается за счет предоставления удаленного доступа через интернет к бухгалтерской базе данных, в которой провайдер ведет бухгалтерский учет предприятия.

Таблица 1 Ответственность сторон (приложение 1 к договору оказания услуг)

Функции Ответственная сторона
Ведение Главной книги и налогового учета
Введение проводок по поставщикам в Главную книгу IC
... ...
Закрытие периода, расчет курсовых, суммовых разниц и отложенных налоговых обязательств IC
Ведение регистров налогового учета и подготовка налоговых деклараций IC
Авторизация налоговых деклараций, писем и отчетов CL
Представление налоговых отчетов в налоговые органы и фонды IC
Представительство в налоговых органах (на основании доверенности) IC
Подготовка и сдача статистической отчетности IC
Учетная политика, налоговое планирование, консультирование и управленческая отчетность
Разработка и корректировка учетной политики, разработка методологии бухгалтерского учета IC
Разработка и внедрение системы обмена данными и документами между отдельными участками учета IC
Организация и методологическое обеспечение работы сотрудников клиента в области бухгалтерии АН
Выборочная проверка результатов работы сотрудников клиента в области бухгалтерии АН
Налоговое консультирование и планирование АН
Составление управленческой отчетности и отчетности для головного офиса АН
Консультации и переписка с головным офисом по поводу отчетности и налогообложения АН
Сопровождение клиента в процессе инициативного или налогового аудита АН
Работа с банком
Подготовка платежных поручений и других банковских документов IC
Подготовка документов валютного контроля IC
Авторизация банковских платежных документов CL
... ...
Реализация
Предоставление информации о реализованных товарах или услугах CL
Составление счетов CL
Кодирование выставленных счетов для целей фискального и управленческого учета IC
Составление отгрузочных документов, счетов-фактур CL
Авторизация и рассылка счетов CL
Авторизация и рассылка отгрузочных документов, счетов-фактур CL
Ведение книги продаж IC
Подшивка документов по реализации CL
Контроль и выверка дебиторской задолженности IC
... ...
Прочие услуги административного характера
Продление регистрационных документов по мере истечения срока их действия АН
Перерегистрация по требованию государственных органов АН
Подготовка решений учредителей на основе формулировок, предоставленных клиентом АН
Регистрация изменений в учредительных документах АН
Подбор и копирование бухгалтерской документации для головного офиса клиента АН
Организация подписи на налоговых и бухгалтерских документах представителем клиента за границей (перевод документов, если необходимо) АН
Используемые сокращения: IC - провайдер, CL - клиент, AH - провайдер (по договоренности с клиентом).

Ответственность внешнего поставщика услуг

В договоре передачи на аутсорсинг бухгалтерии необходимо тщательно разграничить ответственность предприятия и провайдера за выполнение тех или иных операций по ведению бухгалтерского учета (см. табл. 1). Это позволит избежать многих проблем при взаимодействии с провайдером.

Наибольшую сложность вызывает вопрос ответственности за начисление пеней и штрафов по итогам налоговых проверок. В большинстве случаев эта проблема решается по договоренности с компанией-провайдером. Не секрет, что при существующем налоговом законодательстве практически невозможно пройти налоговую проверку без начисления пеней и штрафов. Менеджмент предприятия заранее оговаривает с представителями провайдера возможные риски и принимает решение о том, по каким из них готов нести ответственность. К примеру, всегда существует риск начисления пеней за необоснованное отнесение оплаты мобильного телефона сотрудника на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Для того чтобы свести этот риск к минимуму, сотрудник должен представлять расшифровку телефонных переговоров с объяснением целей звонка. Такая расшифровка, к примеру, у менеджера по продажам за один день может составлять несколько листов. А формирование отчета может занять несколько дней. Поэтому при заключении договора с провайдером руководство предприятия должно решить, что важнее - максимально обезопасить себя от налоговых претензий или отрывать сотрудника от работы. За неправильное ведение учета и несвоевременную подачу отчетности в большинстве случаев несет ответственность провайдер, который компенсирует клиенту ущерб в пределах, предусмотренных договором.

Личный опыт
Валерий Нестеров, генеральный директор компании «ХАУСпрофи Рус» (Москва)
Одной из основных причин передачи нами бухгалтерского учета на аутсорсинг стало стремление снизить риски штрафных санкций за неправильное ведение бухгалтерской и налоговой отчетности. У нас заключен договор, в соответствии с которым все пени и штрафы, начисленные налоговой инспекцией за несвоевременную подачу налоговых деклараций, неправильное исчисление сумм налогов и др., компенсируются компанией-провайдером. Разумеется, это делается при условии, что мы выполняем все обязательства по своевременному представлению первичной бухгалтерской документации. Первичную бухгалтерскую документацию, а также операции по кассе и банку оформляет наш штатный сотрудник. Количество первичной документации достаточно небольшое: мы отгружаем крупные партии строительных материалов примерно 30 покупателям, это около 4—6 поставок в день.

Надо отметить, что при передаче бухгалтерии на аутсорсинг и в работе с компанией-провайдером существенных проблем не было, если не считать иногда возникающих опечаток в отчетности, подготавливаемой провайдером.
Антон Ходарев, финансовый директор ООО «ТК «Русский уголь» (Москва)
По нашему мнению, передача на аутсорсинг бухгалтерского учета целесообразна только для тех юридических лиц, входящих в состав холдинга, которые выполняют вспомогательные функции и имеют небольшую выручку. При этом очень важно с максимальной осторожностью подойти к включению в договор пункта об ответственности сторон за правильное и своевременное ведение бухгалтерского учета и отчетности. В моей практике был случай, когда бухгалтерия предприятия была передана на аутсорсинг небольшой сторонней компании. В результате неправильных действий компании-провайдера предприятие не смогло возместить значительную сумму НДС. При попытке предъявить претензии компании-провайдеру выяснилось, что подобная ответственность не оговорена в контракте, и в случае обращения в арбитражный суд вернуть потерянные денежные средства не удастся. Только благодаря давлению со стороны предприятия на менеджмент компании-провайдера и проведению переговоров удалось через полгода возместить убытки.

Таблица 2 Компании, предоставляющие услуги по аутсорсингу бухгалтерского учета<1>

Предоставляемые услуги Стоимость услуг Формы работы с предприятием
«Молния-аудит»
1. Подготовка финансовой документации, отчетов по стандартам международного бухучета, подготовка и сдача отчетности
2. Ведение бухгалтерии с предоставлением работника для ведения первичной документации
15–30 тыс. руб. 1. Отчетность формируется и ведется в офисе компании-аутсорсера.
2. Предоставление бухгалтера для работы в офисе заказчика
«Правовой финансовый консультант»
1. Ведение бухучета и отчетности в полном объеме либо частично по желанию клиента (расчет налогов и зарплаты, сдача отчетов и т. д.).
2. Постановка бухучета
От 300 у.е. (зависит от количества работников и операций) 1. Отчетность формируется и ведется в офисе компании-аутсорсера.
2. Временное предоставление бухгалтера в помощь бухгалтеру заказчика
«Столичная налоговая консультация»
Постановка и ведение бухгалтерского и налогового учета в полном объеме, восстановление учета От 3 тыс. руб. в месяц (зависит от вида деятельности предприятия) 1. Отчетность формируется и ведется в офисе компании-аутсорсера.
2. Предоставление бухгалтера в офис заказчика для ведения учета
DebitCredit
Ежеквартальное и регулярное полное бухгалтерское сопровождение (организация системы учета, архивация документов, подготовка финансовой отчетности) Зависит от количества операций и работников; ежеквартальное сопровождение – 3,5–12 тыс. руб.; комплексное сопровождение – 6–15 тыс. руб. в месяц Первичная документация собирается у заказчика и передается аутсорсинговой компании, которая формирует отчетность и сдает ее в налоговые органы
ТЕСС
1. Расчет зарплаты.
2. Ведение бухучета (оформление документации, расчет налогов, составление отчетов).
3. Восстановление и постановка бухучета
Ведение бухучета – от 200 у.е. за квартал.; составление баланса – 100 у.е. за квартал; постановка бухучета – 500 у.е. 1. Отчетность формируется и ведется в офисе компании-аутсорсера.
2. Ведение бухучета без предоставления первичных документов.
3. Предоставление бухгалтеров для текущего контроля деятельности заказчика
«Учетные центры»
Полный или частичный комплекс бухгалтерских услуг для малых предприятий (составление бухгалтерской и налоговой отчетности, ведение учета, расчет зарплаты) Ведение учета – от 100 у.е. в месяц (зависит от количества работников и вида деятельности предприятия); расчет зарплаты – 400 руб. (на одного работника в месяц) Отчетность формируется и ведется в офисе компании-аутсорсера.
«Финсовет»
1. Бухучет, ежемесячный аудит бухгалтерской и финансовой отчетности.
2. Расчет зарплаты
От 500 у.е. (зависит от количества работников и операций, сферы деятельности и наличия обособленных подразделений) 1. Ведение отчетности в офисе компании-аутсорсера.
2. Услуги главного бухгалтера (без формирования и обработки первичных документов).
3. Индивидуальное взаимодействие бухгалтеров компании.аутсорсера и компании-заказчика
«Эскалибур»
1. Представление отчетности в надзорные органы, хранение портфеля клиента.
2. Ведение учета предприятий.
3. Постановка и восстановление бухучета
Постановка бухучета – от 2 тыс. руб.; ведение учета предприятия – от 3 тыс. руб. в месяц; сдача отчетности – 2,5 тыс. руб. за квартал (отправка по почте) Отчетность ведется и формируется в офисе аутсорсера.
<1>Таблица подготовлена аналитическим отделом журнала «Финансовый директор» на основе данных, предоставленных компаниями. Их названия приведены в алфавитном порядке.

Типичные проблемы

В большинстве случаев руководство считает, что если бухгалтерия была передана провайдеру, то про нее можно забыть. Однако это не так. Поскольку часть подпроцессов все равно контролирует сама компания, то отсутствие контроля работы бухгалтерии может привести к нарушению процессов взаимодействия предприятия с провайдером и, как следствие, к невозможности обеспечить необходимое качество бухгалтерской и налоговой отчетности. Очень важно, чтобы менеджмент контролировал соблюдение сотрудниками подразделений оговоренных процедур документооборота и принятия решений.

В заключение следует отметить, что на отладку процессов взаимодействия, как правило, требуется от месяца до полугода (в зависимости от размеров компании). Для максимального сокращения этого периода можно порекомендовать проводить короткие семинары для сотрудников предприятия, разъясняющие принципы работы с компанией-провайдером.


1 Компания-провайдер - в контексте данного материала синоним термина «компания-аутсорсер». - Примеч. редакции.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль