Интеграция систем бюджетного управления и бухгалтерского учета

6615
В ходе работы компания «Пермэнерго» столкнулась с проблемой невозможности получения достоверных данных об источниках доходов компании в целом и направлениях расходов филиалов. Чтобы преодолеть эту проблему, было решено перейти к системе сбора информации об исполнении бюджета, основанной на бухгалтерских данных.

Основным документом финансового управления в АО «Пермэнерго» является бюджет движения денежных средств (Б ДДС), который составляется поквартально с разбивкой по месяцам. БДДС формируется в соответствии с планом счетов управленческого учета, который отличается от бухгалтерского плана счетов. Разработка структуры БДДС, как и остальных бюджетов, составление и утверждение бюджетных показателей входят в функции бюджетного отдела головного офиса (управления).

Большинство расчетов АО «Пермэнерго» осуществляется централизованно через управление. Его расчетные счета используются для получения платежей за реализованную энергию и другую продукцию и проведения большинства расчетов с поставщиками и подрядчиками предприятия. Небольшая часть расчетов (выплата заработной платы, налогов и т. д.) осуществляется непосредственно филиалами. Расчеты могут производиться как деньгами

в безналичной форме, так и ценными бумагами. За контроль финансовых потоков согласно утвержденному бюджету отвечает казначейство.

Для контроля расходов используется система заявок. В рамках БДДС центрам финансовой ответственности (ЦФО) выделяются средства на расчеты с контрагентами. В пределах этих средств оформляются заявки на платеж, к которым прикладываются оправдательные документы с обозначением соответствующей расходу статьи БДДС. После подписания заявка передается в казначейство, которое перечисляет деньги контрагенту и учитывает платеж в разрезе статей БДДС. После учета в казначействе копии оправдательных документов по заявке на платеж передаются в бухгалтерию. Как только платеж подтверждается банковской выпиской, бухгалтерия делает проводку.

Что касается филиалов, то в них получение отчета об исполнении бюджета осложнялось отсутствием системы заявок на платеж. Учет движения финансовых средств велся только в бухгалтериях филиалов без обозначения соответствующей статьи БДДС. При включении данных филиалов в сводный отчет по компании данные бухгалтерского учета преобразовывались в термины БДДС, но такое преобразование зачастую приводило к ошибкам. Кроме того, возникал риск перерасхода средств.

Еще одна трудность заключалась в сборе данных о доходах. Документы, подтверждающие приход средств, направлялись в казначейство, а затем в бухгалтерию. Однако специалисты казначейства не могли точно определить, в оплату какой продукции или услуги получены деньги. Сотрудникам была доступна только информация, содержащаяся в поле «Назначение платежа» платежного документа, которая не всегда давала возможность правильно идентифицировать принадлежность суммы. Сверка отчета о движении денежных средств со сводным журналом-ордером по расчетным счетам компании, который предоставляла по запросу бухгалтерия, не позволяла полностью решить эту проблему, так как классификация активов, принятая в бухгалтерии, не совпадала с бюджетной. Поэтому можно было получить только приблизительные данные о структуре денежных поступлений в разрезе БДДС.

Таким образом, основная проблема заключалась в невозможности получения достоверных данных об источниках доходов компании в целом и направлениях расходов филиалов.

Чтобы преодолеть указанные проблемы, было решено перейти к системе сбора информации об исполнении бюджета, основанной на бухгалтерских данных1. Для этого необходимо было определить, можно ли получать данные о движении денежных средств со степенью детализации, достаточной для заполнения фактической части бюджета, а также выяснить, насколько оперативно можно получать информацию о движении финансовых средств в бухгалтерии.

Справка

АО «Пермэнерго» является территориально распределенным предприятием, состоящим из головного офиса (управления) и филиалов, расположенных в Перми и в Пермской области. Среди филиалов можно выделить генерирующие предприятия (ТЭЦ, ГРЭС), сетевые (предприятия электрических и тепловых сетей), сервисные и сбытовой, а также непрофильные подразделения.

Исследование взаимосвязей между бухгалтерией и финансовым управлением

Оперативность поступления данных в бухгалтерию

На первом этапе исследования были составлены схемы движения документов при отражении операций с финансовыми средствами в бухгалтерском учете. Это позволило оценить оперативность поступления данных в бухгалтерию по сравнению с казначейством. Оказалось, что в части учета расходов с момента осуществления платежа казначейством до выполнения бухгалтерской проводки проходит два дня. В течение первого дня бумажные экземпляры документов доставляются из банков в бухгалтерию, второй день требуется для обработки полученной информации.

Ситуация с документами о финансовых поступлениях была иной. Помимо получения и обработки данных АО «Пермэнерго» (как и в случае с платежными документами, эта процедура занимает два дня) необходимо было откорректировать их в бухгалтерии сбытовой компании, так как учет договоров на поставку энергии ведется там. Передача платежных документов в сбытовую компанию и получение справки о распределении поступлений по видам оплаченной продукции занимают около трех дней. Таким образом, с момента поступления средств на расчетные счета до отражения этого факта в бухгалтерии проходит пять дней. Для получения отчета об исполнении бюджета в сроки, требуемые руководством, различия в оперативности поступления данных в казначейство и бухгалтерию не были критичными.

Соответствие структуры бюджета и бухгалтерского плана счетов

Движения финансовых средств в бухгалтерском учете отражаются на соответствующих счетах бухгалтерского плана счетов 50, 51, 55, 58 в корреспонденции со счетами 60, 62, 70, 76, 79, 91. В АО «Пермэнерго» для этих счетов используется система кодов аналитического учета (КАУ), разработанная бухгалтерией несколько лет назад и позволяющая детализировать классификацию активов для целей анализа. Учет для рассматриваемых счетов ведется также в разрезе наименований контрагентов, номеров договоров и счетов-фактур. Кодификация БДДС не связана с КАУ.

Пример


Коды аналитического учета образованы путем использования субсчетов бухгалтерского учета. Структура субсчетов бухгалтерского учета с КАУ выглядит следующим образом: в семизначном коде счета первые две цифры обозначают балансовый счет, следующие две цифры — субсчет, оставшиеся три — код КАУ. Например, приобретение канцтоваров в бухгалтерском учете отражается по аналитическому счету с кодом 6010100, который расшифровывается следующим образом:
60***** - счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
**10*** — субсчет «Расчеты за приобретенные ТМЦ»;
****100 — КАУ «Расчеты за прочие материалы».
Для счетов, включающих разнородные активы, нумерация КАУ была различной. Например, для учета ТМЦ использовался КАУ «Охрана труда» 003, а для учета услуг по охране труда - КАУ «Охрана труда» 009.

В первую очередь была создана таблица соответствия плана счетов и статей БДДС (см. табл. 1). В результате исследования были выявлены две основные проблемы, мешающие организовать сбор показателей фактической части бюджета по данным бухгалтерского учета. Во-первых, структура БДДС требовала гораздо более детальной классификации активов, чем та, что существовала на счетах бухгалтерского учета. Например, для БДДС важно разделять расчеты за различные услуги: юридические, нотариальные, консультационные, аудиторские и т. д. В бухгалтерском учете они объединены в одном КАУ «Расчеты за прочие услуги».

Во-вторых, в рамках БДДС активы делятся не по видам, а по целям. Например, в рамках средств, отпущенных на благотворительные цели, можно приобретать товары для детского сада или оплачивать услуги стороннего автотранспорта, возившего детей на экскурсию (одна статья БДДС). В первом случае расход отражается на субсчете учета ТМЦ, во втором - на субсчете учета услуг (разные бухгалтерские счета). В табл. 1 такая ситуация показана для расходов по охране труда: платежи по статье «Оплата расходов на охрану труда» учитываются на счете 60/10 КАУ «За приобретенные материалы» и на счете 60/30 КАУ «Расчеты по прочим услугам».

Таблица 1 Взаимосвязь счетов и КАУ бухгалтерского учета со статьями БДДС до модификации (выдержка)

План счетов бухгалтерского учета и КАУ

Наименование статьи БДДС

Счет/Субсчет/КАУ

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

60

10 «Расчеты за ТМЦ»

60

10

001 «За приобретенные материалы»

Материалы производственного назначения

Оплата расходов по охране труда

Общехозяйственные и канцелярские расходы

60

10

002 «ГСМ»

ГСМ

60

30 «Расчеты по услугам»

60

30

60

30

007 «Расчеты за прочие услуги»

Оплата расходов по охране труда

Услуги банков

Услуги аудиторские

Услуги юридические, нотариальные, судебные

02 «Расчеты по общехозяйственным расходам»

Общехозяйственные и канцелярские расходы

Синхронизация систем

Для синхронизации систем бюджетирования и бухгалтерского учета специалисты консалтинговой компании «Геликон Про», которые работали на проекте в качестве консультантов, предложили совместить функции обоих видов учета в одном плане счетов путем модификации КАУ аналитических счетов. Это было сделано в целях минимизации изменений в плане счетов бухгалтерии. Коды аналитического учета, по сути, представляют собой назначение платежа, поэтому с их помощью можно описать все операции компании. Если же ставить в соответствие статьям бухгалтерского учета другие параметры, например предмет договора или список договоров или контрагентов, может сложиться ситуация, когда у одного и того же контрагента приобретаются ценности, которые должны быть распределены по разным статьям БДДС, и возникнет путаница. Поэтому КАУ были выбраны как основной аналитический признак в бухгалтерском плане счетов.

Учет в новом плане счетов

По результатам сопоставления КАУ со статьями бюджета были выявлены коды, включающие платежи более чем по одной бюджетной статье, и заменены необходимым числом новых КАУ (см. табл. 3). Например, для описанного выше примера с видами услуг были введены КАУ «Юридические, нотариальные и судебные услуги» и «Аудиторские услуги». Таким образом, между статьями БДДС и КАУ было установлено однозначное соответствие. Новый сквозной кодификатор аналитического учета отделен от системы счетов бухгалтерского учета - теперь проводки с одним и тем же КАУ можно делать по разным субсчетам. При таком унифицированном подходе гораздо проще увязать объекты плана счетов со статьями БДДС, так как в этом случае не нужно отслеживать наименование счетов, по которым были сделаны бухгалтерские проводки (см. табл. 2), кроме того, для работы требуется меньшее количество КАУ.

Таблица 2. Пример выполнения бухгалтерских проводок с использованием сквозного кодификатора

Вид расхода «Расходы на охрану труда»

Старый кодификатор

Новый сквозной кодификатор

Отражение в бухгалтерском учете

Дт 60/10 (КАУ 003 «Материалы на охрану труда») - Кт 51 Дт 60/30 (КАУ 009 «Услуги на охрану труда») - Кт 51

Дт 60/10 (КАУ 003 «Расходы на охрану труда») - Кт 51 Дт 60/30 (КАУ 003 «Расходы на охрану труда») - Кт 51

Расчет показателя для БДДС

Дт 60/10 (КАУ 003 «Материалы на охрану труда») - Кт 51 Дт 60/30 (КАУ 009 «Услуги на охрану труда») - Кт 51

Дт 60 (КАУ 003 «Расходы на охрану труда») - Кт 51

Справочник соответствия статей БДДС и КАУ бухгалтерского учета

Несмотря на то что новая система позволяла вести бухгалтерский учет с необходимой степенью детализации, вероятность расхождения данных о структуре расходов в бухгалтерии и казначействе все же оставалась. Казначейство вело учет выплат в разрезе статей БДДС. Что касается бухгалтерии, то ее сотрудники должны были принимать решение об отнесении платежа к тому или иному типу расходов путем анализа оправдательных документов и сведений, указанных в поле «Назначение платежа» платежного документа. Таким образом, бухгалтеры дублировали работу, уже проделанную специалистами казначейства. Не являясь специалистом по бюджетированию, сотрудник бухгалтерии мог отнести платеж к КАУ, который не соответствовал нужной статье бюджета.

Решить эту проблему и снизить трудозатраты бухгалтерии удалось путем изменения документооборота между бухгалтерией и казначейством и автоматизации поиска счетов БДДС, соответствующих счетам КАУ. В автоматизированную систему бюджетирования «Капитал CSE», разработанную «Геликон Про», был введен справочник соответствия статей БДДС счетам и КАУ бухгалтерского учета (см. табл. 3 и 4), позволяющий с помощью быстрого поиска найти счет и КАУ бухгалтерского учета по статье БДДС и наоборот. Система бюджетирования была интегрирована с системой бухгалтерского учета, что позволило быстро находить и заносить в базу данных необходимую информацию.

Теперь сотрудники казначейства обязаны проставлять на оправдательных документах коды расходных статей бюджета. Получив их, бухгалтер с помощью автоматизированной системы

производит поиск разрешенных в рамках данной статьи счета и КАУ бухгалтерского учета и делает проводку. Например, произведя поиск в справочнике по коду, соответствующему статье БДДС «Аудиторские услуги», бухгалтер видит, что для отражения этого вида расхода имеется единственная разрешенная пара: счет 60/30 -КАУ 6030019 «Аудиторские услуги». Поскольку соответствие между счетами БДДС и КАУ однозначное, бухгалтеру не приходится выбирать между разными КАУ.

С течением времени и структура бюджета, и потребности бухгалтерского учета могут изменяться, поэтому была предусмотрена возможность дополнения и изменения справочника КАУ как бухгалтерией, так и финансовым управлением. Если в ситуации, описанной выше, бухгалтер по каким-либо причинам сочтет невозможным выполнение проводки с корреспонденцией, указанной системой, он должен сообщить об этом главному бухгалтеру. После этого главбух совместно с руководителем бюджетного управления производит необходимую корректировку справочника.

Справочник КАУ также используется при отражении в учете информации о финансовых поступлениях. В этом случае приоритет в определении природы платежа принадлежит сотрудникам бухгалтерии. Таким образом, модифицированный план счетов позволяет вести бухгалтерский учет со степенью детализации, достаточной для получения значений показателей исполнения БДДС, то есть система управленческого учета оказывается «встроенной» в план счетов бухгалтерского учета.

Таблица 3. Прямая взаимосвязь счетов и КАУ бухгалтерского учета со статьями БДДС после модификации (выдержка)

План счетов и КАУ

Наименование статьи БДДС

Счет/Субсчет/КАУ

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

60

10 «Расчеты за ТМЦ»

60

10

001 «Материалы производственного назначения»

Материалы производственного назначения

60

10

002 «ГСМ»

ГСМ

60

10

003 «Расходы на охрану труда»

Оплата расходов на охрану труда

60

10

004 «Канцелярские товары»

Общехозяйственные и канцелярские расходы

60

10

60

30 «Расчеты по услугам»

60

30

60

30

003 «Расходы по охране труда»

Оплата расходов по охране труда

60

30

010 «Услуги банков»

Услуги банков

60

30

011 «Услуги аудиторские»

Услуги аудиторские

60

30

012 «Услуги юридические, нотариальные и судебные»

Услуги юридические, нотариальные, судебные

71

02 «Расчеты по общехозяйственным расходам»

Общехозяйственные и канцелярские расходы

Таблица 4. Определение допустимых корреспонденций бухгалтерских счетов по коду статьи БДДС

Статья БДДС

Допустимые счета и КАУ бухгалтерского учета

Счет

Субсчет

КАУ

Оплата расходов по охране труда

60

10

003 «Расходы на охрану труда»

60

30

Услуги банков

60

30

010 «Услуги банков»

Общехозяйственные и канцелярские расходы

60

10

004 «Канцтовары»

71

02

Что получилось

Интеграция системы бюджетного управления и бухгалтерского учета позволила:
- оперативно получать данные о структуре финансовых поступлений и выплат в течение периода планирования;
- синхронизировать отчетность финансового отдела и бухгалтерии;
- оптимизировать трудозатраты бухгалтерии;
- внедрить регламент сбора фактических показателей БДДС для филиалов предприятия;
- анализировать состояние предприятия в течение периода планирования;
- оперативно принимать обоснованные управленческие решения;
- более жестко контролировать расходование средств.

В данный момент совместными усилиями специалистов компаний «Геликон Про» и «Пермэнерго» завершен очередной этап автоматизации управления бюджетным процессом: автоматизирован процесс экспорта плановых показателей бюджетов филиалов АО «Пермэнерго» из модуля «Планирование» системы «Капитал CSE» в Западно-Уральский банк - филиал Сбербанка РФ. После реализации этого проекта АО «Пермэнерго» фактически передало банку функции контроля исполнения бюджетов своих филиалов. Руководители финансовой службы получили возможность постатейно контролировать расходы филиалов и получать оперативную информацию об исполнении консолидированного бюджета общества.

Комментарий консультанта

Наталья Лейтес, заместитель руководителя Департамента управленческого консалтинга, руководитель направления ООО «Бейкер Тилли Русаудит»

С описанной в статье проблемой сталкивается большинство компаний: необходимость оперативного отслеживания исполнения бюджетов и проведения план-фактного анализа требует использования единой аналитики как в бухгалтерском учете, так и в планировании. В рассматриваемом примере основным бюджетом, используемым для финансового управления, является БДДС. В этом случае речь идет только о платежах и поступлениях, поэтому учетная политика, применяемая на предприятии, а именно методы оценки активов и обязательств, с точки зрения бюджетирования значения не имеют. Основные изменения в бухгалтерском учете касаются аналитики плана счетов, и внедрение таких изменений занимает относительно недолгое время. Поэтому целесообразно начинать именно с этого.
Одним из направлений совершенствования бухучета для целей бюджетного управления является введение классификации затрат (и соответствующей аналитики в учете) на переменные/постоянные, прямые/косвенные, текущие/инвестиционные и т. д., для получения адекватной информации по исполнению оперативных бюджетов, планов и смет.
Например, отсутствие классификации затрат на переменные/постоянные ведет к искажениям в оценке маржинального дохода по видам продукции, а следовательно, структуры и объемов продаж и производства. Классификаций затрат на прямые/косвенные может быть несколько в зависимости от объекта калькулирования (например, продукт, подразделение или канал продаж). Искажения здесь повлияют на оценку финансового результата, рассчитываемого для выбранных объектов калькулирования, и соответственно скажутся на принятии решения. Поэтому желательно, чтобы в аналитическом учете была возможность поддерживать различные классификации затрат.
При внедрении в учет аналитики для целей бюджетирования нагрузка на сотрудников бухгалтерии обычно возрастает. Поэтому очень важно не только настроить автоматизированную учетную систему, но и обеспечить для бухгалтера возможность получать точную информацию о том, как классифицировать доходы и расходы. Для этого необходимо тесное взаимодействие бухгалтерской и экономической служб предприятия, что на практике осуществляется не всегда. В статье приведен хороший пример перестройки взаимодействия служб для эффективного решения поставленных задач.


1 Подробнее об использовании счетов бухгалтерского учета для ведения управленческого учета и получении данных об исполнении бюджетов см. статью «Использование бухгалтерского учета для управленческих целей» («Финансовый директор», 2003, № 10, с. 26). - Примеч. редакции.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль