Дебиторская и кредиторская задолженность: как контролировать погашение

44905
Дебиторская и кредиторская задолженность: как контролировать погашение
Порой контролировать динамику расчетов с контрагентами совсем не просто. Еще сложнее планировать погашение дебиторской и кредиторской задолженности. Однако финансовый директор может справиться с этой задачей, ведь от точности прогнозов зависит, будут ли у компании необходимые денежные средства как для решения насущных проблем, так и для осуществления важных стратегических планов. Рассмотрим основные принципы управления дебиторской и кредиторской задолженностью, применимые для большинства предприятий.

Что такое дебиторская и кредиторская задолженность

Дебиторская и кредиторская задолженность — это существенная и значимая часть текущего оборотного капитала компании. Так, например, от поступивших на предприятие ТМЦ до живых денег три шага, три цикла — незавершенное производство (производственный цикл), готовая продукция и собственно дебиторская задолженность (логистический и коммерческий циклы). От дебиторской задолженности только один шаг — получение денег. Как, впрочем, и от кредиторской один шаг до оттока денег — оплата задолженностей.

Состав дебиторской и кредиторской задолженности

В состав кредиторской задолженности входят:

  • авансы, полученные компанией от покупателей;
  • неоплаченные задолженности по поставкам ТМЦ, уже оприходованные компанией;
  • в зависимости от логистических условий договоров ТМЦ, находящиеся в пути, но право собственности на которые уже перешло к вам, — счета к получению.

По своей экономической сущности кредиторская задолженность представляет собой взаимное товарное кредитование компаний.

В состав дебиторской задолженности входят:

  • авансы поставщикам;
  • ТМЦ, которые еще не поступили на баланс компании;
  • задолженность покупателей за отгруженные им товары;
  • счета к оплате — предоставленные вашей компанией услуги и выполненные работы, на которые вами были оформлены необходимые документы, уже принятые вашими клиентами, но денежные средства по которым еще не получены.

По видам дебиторская или кредиторская задолженность классифицируется так.

1) С точки зрения оборачиваемости:

  • краткосрочная — срок оборачиваемости менее года;
  • долгосрочная срок оборачиваемости более года.

2) С точки зрения места возникновения: коммерческая — связанная с основной деятельностью предприятия (производством и реализацией продукции, оказанием услуг, выполнением работ).

На объемы сырья и материалов, покупных комплектующих, незавершенного производства, готовой продукции финансовый директор может оказать только косвенное влияние, поскольку это не его стезя, не его сфера управления. А вот корректировать размер дебиторской и кредиторской задолженности и таким образом влиять на текущий оборотный капитал компании вполне возможно.

Дебиторская и кредиторская задолженность предприятия должны отражаться в учете таким образом, чтобы можно было легко получить информацию о каждом контрагенте и каждом договоре на любую дату. Например, учет договоров по продаже готовой продукции удобно вести по форме, приведенной в таблице 1. Для планирования дебиторской задолженности целесообразно составить ведомость, примерный вариант которой представлен в таблице 2. Аналогично можно организовать управление кредиторской задолженностью. В этом случае графу «Покупатель» следует переименовать в «Поставщик». Анализ информации, собранной в ведомостях расчетов, позволяет определить неблагополучные договоры, платежи по которым отстают от плановых, и своевременно принять меры для изменения сложившейся ситуации.

Скачайте полезные документы:

Как контролировать погашение дебиторской и кредиторской задолженностиПорядок управления дебиторской задолженностью

Как контролировать погашение дебиторской и кредиторской задолженностиРегламент списания дебиторской и кредиторской задолженностей

Как контролировать погашение дебиторской и кредиторской задолженностиУведомление о взыскании просроченной дебиторской задолженности

Иконка ExcelОтчет для контроля дебиторской задолженности

Как планировать погашение дебиторской задолженности

В структуре текущих активов большинства российских предприятий дебиторская задолженность составляет внушительную часть. Это значит, что существенная часть продукции отгружается в кредит. В то же время многие компании отражают в бухучете реализацию продукции «по отгрузке» непосредственно после продажи. Иначе говоря, показатель выручки от реализации в отчете о прибылях и убытках включает еще не полученные денежные суммы. Следовательно, большинству компаний для получения живых денег необходимо не допускать возникновения просроченной дебиторской задолженности.

Поскольку величина дебиторской задолженности зависит от объема продаж, планирование начинается с составления прогноза сбыта. Как правило, компании разрабатывают такой прогноз на год с поквартальным разделением. Затем определяются коэффициенты инкассации. Эти коэффициенты показывают, какая часть реализованной продукции будет оплачена покупателями в текущем периоде, какая в следующем и т. д. Например, если по условиям договоров покупатели оплачивают 80% от стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 20% – в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 80%, а следующего – 20%.

Таблица 1. Оперативный учет расчетов с покупателями

Покупатель
договора
Дата Сумма по договору Состояние расчетов Срок
платежа
Штрафные
санкции
общая аванс отгружено оплачено задолжен-
ность
условия сумма
1
2
...

Таблица 2. Ведомость расчетов по дебиторской задолженности

Покупатель № договора На начало месяца Месяц: август На конец месяца
I неделя II неделя III неделя IV неделя
план факт план факт план факт план факт
1.
2.
...
Итого

Обычно финансовые службы компании отслеживают количество времени, необходимое покупателям для оплаты счетов. Информацию о сроках оплаты получают из условий договоров о продаже продукции, оперативного учета расчетов с покупателями и ведомостей расчетов по договорам. На основе этих данных и рассчитываются коэффициенты инкассации. Для их определения часто используются статистические методы, основанные на анализе данных за прошлые годы.

Форма плана погашения дебиторской задолженности приведена в таблице 3.

Таблица 3. План погашения дебиторской задолженности

№ п/п

Оплачено1

Предыдущий год (факт)

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

итого на конец периода

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Остаток дебиторской задолженности на конец периода2

1

225

240

255

195

210

225

240

255

270

285

300

315

330

330

Сумма задолженности к погашению за предыдущий год3

2

105

45

75

Отгружено: январь

3

150

60

45

февраль

4

30

150

60

45

март

5

30

150

60

45

апрель

6

30

150

60

45

май

7

30

150

60

45

июнь

8

30

150

60

45

июль

9

30

150

60

45

август

10

30

150

60

45

сентябрь

11

30

150

60

45

октябрь

12

30

150

60

45

ноябрь

13

30

150

60

декабрь

14

30

150

январь (следующего года)

15

30

Всего денежных поступлений (сумма стр. 2–15)

16

285

285

360

285

285

285

285

285

285

285

285

285

3945

Отгружено товаров

17

300

300

300

300

300

300

300

300

300

300

300

300

39000

1Поступления от погашения дебиторской задолженности за товары, отгруженные в каждом месяце: 10% от продаж оплачивается в месяце, предшествующем отгрузке, 50% от продаж – в месяце, когда была отгрузка,  20% продаж – в следующем месяце, 15% продаж – через месяц после отгрузки.

2Остаток дебиторской задолженности на конец периода, включая безнадежные долги и переходящие остатки предыдущего года.

3Из остатка дебиторской задолженности прошлого года ожидается к получению в январе, феврале и марте.

Рассмотрим на примере возможный вариант прогноза погашения дебиторской задолженности на год (с ежемесячной разбивкой).

Пример прогноза погашения дебиторской задолженности на год

Предположим, что у предприятия прогнозируемый объем отгрузки продукции покупателям в каждом месяце составляет 300 млн руб.

Коэффициенты инкассации:

  • 10% от продажи товаров оплачивается в месяце, предшествующем отгрузке (аванс), то есть при объеме отгрузки 300 млн руб. аванс составляет 30 млн руб.;
  •  50% от продажи товаров оплачивается в этом же месяце (150 млн руб.);
  •  20% продаж оплачивается в следующем месяце (60 млн руб.);
  • 15% продаж оплачивается через месяц (45 млн руб.);
  • 5% продаж представляют собой безнадежные к взысканию долги (15 млн руб.).

Исходя из этих условий составим план погашения дебиторской задолженности (табл. 3), который позволит прогнозировать остаток дебиторской задолженности на конец каждого месяца планируемого года.

Формула расчета дебиторской задолженности на конец периода:

Дебиторская задолженность на конец периода = Дебиторская задолженность на начало периода + Объем отгрузки текущего периода – Объем денежных поступлений в текущем периоде.

Дебиторская задолженность на начало периода совпадает с задолженностью на конец предыдущего периода. Например, дебиторская задолженность покупателей на конец марта равна:

  • 255 млн руб. + 300 млн руб. – 360 млн руб. = 195 млн руб., где 255 млн руб. – дебиторская задолженность на конец февраля;
  • 300 млн руб. – отгрузка товаров в феврале;
  • 360 млн руб. – объем денежных поступлений в марте, состоящий из погашения долга за прошлый год, а также поступлений, рассчитанных исходя из коэффициентов инкассации:
  • 45 млн руб. (15% от 300 млн руб.) – оплата товаров, отгруженных в январе;
  • 60 млн руб. (20% от 300 млн руб.) – оплата товаров, отгруженных в феврале;
  • 150 млн руб. (50% от 300 млн руб.) – оплата товаров, отгруженных в марте;
  • 30 млн руб. (10% от 300 млн руб.) – аванс за отгрузку товаров в апреле;
  • 75 млн руб. – погашение дебиторской задолженности за предыдущий год.

При постоянных объемах отгрузки и равномерном поступлении денег дебиторская задолженность увеличивается за счет безнадежных к взысканию долгов (в данном случае 5% от объема отгрузки составляет 15 млн руб.).

В первой строке табл. 3 в столбцах 2–13 указаны остатки дебиторской задолженности на конец каждого месяца планового периода. Вторая строка таблицы содержит данные о погашении в январе, феврале и марте остатка дебиторской задолженности, перешедшей с прошлого года. Далее каждая строка с 3-й по 15-ю отражает график поступления денежных средств по отгрузке, произведенной в соответствующем месяце.

В первом столбце таблицы показан остаток дебиторской задолженности на начало года. Столбцы 2–13 отражают объем денежных поступлений в соответствующем месяце за отгруженные товары. Данные суммы рассчитываются исходя из коэффициентов инкассации и специальных договоренностей с должниками (как, например, в марте).

Полученные данные о состоянии дебиторской задолженности используются при подготовке бюджета денежных средств и прогнозного баланса. Применение такого подхода удобно при прогнозировании на среднесрочный период времени (например, на год), в условиях неопределенности. При небольшом периоде планирования (на квартал) более точную оценку можно дать исходя из конкретных договоренностей с покупателями продукции.

Планирование кредиторской задолженности

Для планирования кредиторской задолженности можно составить таблицу, аналогичную плану погашения дебиторской задолженности.

В этой таблице вместо отгрузки товаров потребителям отражается закупка (получение) товаров, а вместо поступления денежных средств – оплата по договорам.

Пример прогноза погашения кредитосркой задолженности на год

Допустим, что план кредиторской задолженности предприятия соответствует данным, указанным в табл. 4.

В первой строке плановой таблицы указывается остаток кредиторской задолженности на начало каждого месяца в планируемом периоде. Во второй строке отражается погашение кредиторской задолженности за товары, полученные в предыдущем плановом периоде (прошлый год). В последней строке сведены остатки кредиторской задолженности на конец каждого месяца в отчетном периоде. В столбцах 1–6 таблицы показаны суммы погашения кредиторской задолженности за товары, полученные в один из месяцев, указанных в стр. 3–8.

Рассмотрим, как можно использовать таблицу плана кредиторской задолженности. Допустим, мы хотели бы определить сумму платежей по погашению кредиторской задолженности в марте. В соответствующем столбце плана находим, что всего в марте должно быть выплачено 397 млн руб., из которых 35 млн руб. за товары, закупленные в январе, 112 млн руб. – в феврале и 250 млн руб. за товары, закупленные непосредственно в марте.

Таблица позволяет также выявить ежемесячное распределение платежей по погашению кредиторской задолженности. Допустим, в феврале планируется закупить товары на сумму 353 млн руб. (стр. 4, столбец 8). Выплата кредиторской задолженности за эти товары составит 224 млн руб. в феврале, 112 млн руб. – в марте и 17 млн руб. – в апреле.

Формула расчета кредиторской задолженности на конец месяца:

Кредиторская задолженность на конец месяца (стр. 10) = Остаток кредиторской задолженности на начало месяца (стр. 1) + Объем закупки товаров в этом месяце (столбец 8) - Сумма оплаты за товары в этом месяце (стр. 9).

Задолженность на конец месяца совпадает с задолженностью на начало следующего месяца.

Таблица 4. План погашения кредиторской задолженности

№ п/п

Оплачено

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

Остаток задолженности на следующий период

Объем закупки товаров

1

2

3

4

5

6

7

8

Остаток задолженности на начало каждого месяца

1

228

249

262

211

238

248

295

Сумма задолженности к погашению за предыдущий год

2

102

30

Закуплено: январь

3

239

86

35

2

362

февраль

4

224

112

17

353

март

5

250

62

25

9

346

апрель

6

244

102

6

352

май

7

235

102

35

372

июнь

8

245

164

409

Всего к оплате (сумма стр. 2–8)

9

341

340

397

325

362

362

199

Остаток задолженности на конец месяца

10

249

262

211

238

248

295

Данные таблиц 3 и 4 необходимо постоянно корректировать в соответствии с заключаемыми договорами. Для этих целей можно использовать ведомости расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности. С другой стороны, при заключении договоров необходимо опираться на информацию плановых таблиц для обеспечения оптимальной платежеспособности компании. Сроки оплаты в договорах о покупке и продаже товаров должны быть согласованы, чтобы платежи по обязательствам не превышали денежных поступлений от погашения дебиторской задолженности. Например, в соответствии с планом на март приходится наибольший объем платежей по погашению кредиторской задолженности. В этом случае расчеты с дебиторами желательно организовать так, чтобы большая часть оплаты за отгруженные товары поступила не позднее начала марта.

В процессе планирования дебиторской и кредиторской задолженности необходимо разработать механизм контроля исполнения планов и коррекции плановых показателей.

Планирование задолженности тесно связано с другими элементами системы финансового менеджмента. С одной стороны, планы погашения дебиторской и кредиторской задолженности являются частью маркетинговой и кредитной политики компании. С другой стороны, - это важный подготовительный этап при формировании бюджета движения денежных средств и прогнозных финансовых документов (баланс, отчет о прибылях и убытках). Неточности в планировании расчетов с контрагентами могут негативно сказаться на достоверности прогноза движения денежных средств, что повлияет на финансовую устойчивость компании.

Вот еще полезные материалы:

Соотношение кредиторской и дебиторской задолженности

Теория экономического анализа считает идеальным соотношением, когда краткосрочная дебиторская задолженность полностью покрывает кредиторскую задолженность. К такому состоянию необходимо стремиться. Стратегически можно установить индикатор — соотношение дебиторской задолженности к кредиторской как целевой. Его значение должно быть больше или равно 1.

Если не получается придерживаться индикатора, равного 1, то стоит как минимум предусмотреть зеркальные штрафные санкции, покрывающие ваши риски неисполнения обязательств.

С одной стороны, любое удлинение производственного цикла ежедневно поглощает текущий оборотный капитал, чужие деньги «в карманах» вашей компании растут в цене, вынуждают вас предлагать скидки, увеличивать суммы постоплаты, отодвигать сроки окончательных расчетов для покупателей. С другой стороны, вы вынуждены наращивать объемы, сокращать сроки перечисления авансов и постоплаты для поставщиков.

В итоге не вы диктуете правила игры, а безденежье все больше поглощает прибыль и замедляет оборачиваемость капитала компании.

Методики управления

Что касается работы с кредиторской задолженностью, то задача ее управления сводится к корректному установлению приоритетности платежей. Основной принцип — в первую очередь должны удовлетворяться потребности в производстве товаров/работ/услуг и закрытии задолженностей, которые могут повлечь за собой риски приостановки работы компании, потери деловой репутации и имиджа. Например, список может быть таким (по мере снижения приоритетности):

  1. Закупки основного сырья и материалов.
  2. Оплата энергоносителей.
  3. Выплата заработной платы.
  4. Оплата процентов по кредитам, лизинговые платежи.
  5. Выплата налогов.

Разрабатывая систему управления деньгами своей компании в «чужих» карманах, то есть дебиторской задолженностью, обязательно классифицируйте задолженность по следующим признакам:

  • продуктовые линейки — по товарному признаку;
  • подразделения/представительства/филиалы — по территориальному признаку;
  • ЦФО/ответственные управляющие точки — по центрам управления;
  • ответственные должностные лица/менеджеры — по лицам, ответственным за контакт с клиентом.

Затем надо разделить всю дебиторку по исполнению условий договоров:

  • текущая — задолженность находится в рамках условий договора (обычно — до 30 дней);
  • просроченная — задолженность не закрыта и вышла за рамки договорных отношений (обычно — от 30 до 90 дней);
  • проблемная (сомнительная) — задолженность не закрыта выше принятого в компании срока (обычно — свыше 90 дней), но еще остается твердая уверенность в ее возврате. То есть у вас есть контакт с контрагентом, вы понимаете причины проблемы и видите перспективные сроки получения денег;
  • ссудная — по длительности просрочки задолженность идентична проблемной, но при этом отношения с партнером зашли в тупик, и вы находитесь на стадии претензионной работы или уже задействовали судебные инстанции.

Условия, по которым можно ранжировать задолженность по этим видам, можно привязать к количеству дней нахождения суммы по конкретному контрагенту без движения. То есть вся идея ранжирования состоит в привязке к условиям каждого договора индивидуально.

Способы контроля

Для контроля кредитосрской и дебиторской задолженности разработайте инструмент оперативного мониторинга, например еженедельный отчет. Основная ваша задача — быстро и достоверно информировать ответственных руководителей о состоянии данного вида оборотного капитала компании. Необходимо представлять данные в удобном для восприятия и максимально насыщенном установленными признаками виде. Но при этом должна оставаться возможность отдельных выборок. Если для этих целей у вас нет специальной ERP-системы, можно использовать Excel.

Поскольку у вас набралось достаточное количество различных признаков, которые вам необходимо презентовать руководителям для принятия управленческих решений, то отчет будет выглядеть как матрица-план по работе с задолженностью (см. табл. в «Полезных материалах» к этой статье). Этот план важно дополнить:

  • комментариями менеджеров о проделанной работе по взысканию задолженности;
  • анализом структуры задолженности для определения наиболее значимых точек воздействия;
  • номерами производственных заказов (этот признак является сквозным во всей системе отчетов);
  • датой возникновения задолженности;
  • автоматически обновляемым по дате расчетом стоимости просрочки для компании, взяв за основу, например, стоимость привлеченного финансирования, а при отсутствии внешнего заимствования — стоимость собственного капитала.

Разработка такого отчета — это только первый шаг к управлению дебиторской и кредиторской задолженнностью. Необходимы постоянные оперативные воздействия, например планерки, на которых менеджеры должны публично отчитаться, периодические рассылки отчета по ответственным лицам за несколько дней до оперативного совещания. Для каждого вида задолженности должна существовать система комплексного воздействия на клиента — по мере увеличения стадии проблемности уровень общения должен повышаться. Например, на первой стадии общения с клиентом ведут диалог менеджер, затем руководитель подразделения, затем коммерческий директор, генеральный директор и последняя стадия — юристы, служба безопасности, коллекторы, суд. В виде реперных воздействий могут быть подключены сотрудники бухгалтерии, казначеи, финансисты.

И, конечно же, должна быть система мотивации, которая стимулирует менеджеров заниматься дебиторкой наряду с поиском новых клиентов, причем она должна не только содержать штрафные санкции, но и поощрения, например, за досрочный возврат денежной суммы или своевременно предоставленные отгрузочные документы.

ВИДЕО: Что включить в регламент контроля дебиторской задолженности

Контроль дебиторской задолженности должен быть регламентирован. Следует назначить ответственные лица, которые будут следить за оплатами, отгрузками, соблюдением условий заключенных договоров, своевременно составлять отчеты  срокам задолженности каждого контрагента. Какие положения включить в регламент контроля дебиторской задолженности рассказывает Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора по экономике и финансам компании «Артпласт».

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль