Автоматизация документооборота в организации

7189
Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами. Поэтому многие организации стремятся к автоматизации документооборота. Она позволяет обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.

Сотрудники компаний, как правило, тратят очень много времени на поиск необходимых данных. Обычно договоры хранятся у юристов в электронном виде, бухгалтерские проводки по документам выполняются в бухгалтерской системе, учет договоров ведется в электронной таблице, счета и акты находятся в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках. Обеспечить целостность данных и документов, их непротиворечивость и безопасность при такой «разбросанности» очень сложно. Решением проблемы может стать система автоматизации документооборота. 

Электронный документооборот в организации позволяет наладить взаимодействие между сотрудниками. Он обеспечивает создание и движение документов, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение. Каждому документу в системе автоматизации присваивается набор определенных реквизитов (часто этот набор называют карточкой документа). Карточка может включать тип документа (например, бюджет), имя автора, даты формирования и изменения документа, отдел, в котором должен храниться документ, и многое другое. Хранение и поиск документов осуществляются также в соответствии с реквизитами, указанными в карточке.

Возможности системы автоматизации документооборота

Централизованное управление документами. Независимо от размера предприятия системы документооборота позволяют оперативно изменять формы документов, обращающихся на этом предприятии. Например, чтобы изменить форму заявки на расходы по всем центрам ответственности, нужно просто внести соответствующее изменение в шаблон заявки, хранящийся в системе. Тогда сотрудники, заполняющие такие заявки, не смогут подать документ устаревшей формы, поскольку заполнение и передача заявки также осуществляются в системе.

Поддержка жизненного цикла документов. Каждый документ, который создается и обрабатывается в компании, должен пройти несколько определенных стадий. Например, корпоративный бюджет должен быть составлен, утвержден и исполнен в определенные сроки. После этого плановые и фактические показатели этого бюджета анализируются и направляются в архив. Системы электронного документооборота позволяют жестко контролировать жизненный цикл документов с учетом требований корпоративной среды, а также отраслевых стандартов и законодательства.

Коллективная работа над документами. С помощью системы электронного документооборота можно организовать коллективную работу над документом. Причем в ней могут принимать участие специалисты, находящиеся в разных офисах и даже в разных городах.

Системы документооборота позволяют хранить множество версий одного документа. Помимо собственно изменения документов системы электронного документооборота позволяют их аннотировать, то есть вставлять примечания и комментарии к ним без изменения самого документа.

Личный опыт

финансовый директор одной из крупных транспортных компаний

Мы используем систему документооборота, созданную на основе Lotus Notes. В рамках этой системы над одним документом могут одновременно работать менеджеры, находящиеся в разных городах, причем каждый из них в режиме онлайн может видеть, что делает другой. Это значительно повышает оперативность и качество работы. В системе также сохраняются все версии документов, операции, совершенные с ними, и комментарии.

Обеспечение конфиденциальности. Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность использовать электронную подпись и зашифровывать документы. Это позволяет не только подтвердить подлинность документа и однозначно определить его автора, но и обеспечить безопасность хранения корпоративной информации.

Маршрутизация документов. Если при отсутствии системы электронного документооборота сотрудник, участвующий в формировании того или иного документа, обязан четко знать, кому этот документ должен быть передан (его маршрут), то при использовании электронной системы документ автоматически передается нужному лицу.

Маршрутизация документов бывает свободной и жесткой. При свободной маршрутизации сотрудник может направить документ любому адресату. При жесткой маршрутизации пути документов регламентированы, но в особых случаях действие правил движения документа может приостанавливаться (например, при необходимости отправки проекта документа на рецензию стороннему эксперту).

Личный опыт

Екатерина Азимина,,
директор по финансам и экономике ОАО «Пивоваренная компания «Балтика» (г. Санкт-Петербург)

Порядок перемещения документов между пользователями определяется автором документа и может быть последовательным или параллельным. Содержание маршрута, то есть список рецензентов и пользователей, может быть определен регламентом системы, для чего автор документа выбирает маршрут, который заранее заносится в базу данных системы. Если маршрут не определен, автор документа выбирает рецензентов и пользователей документа из общего списка пользователей системы самостоятельно.

финансовый директор одной из крупных транспортных компаний

В нашей компании маршруты всех документов строго регламентированы. Регламентировано и время, которое отводится на работу с документом, - на это дается от 4 до 48 часов. Этот регламент «увязан» с системой мотивации: если сотрудник работает с документом больше положенного срока без уважительной причины, то на него накладывается взыскание. Подобная регламентация необходима в том числе для того, чтобы система не способствовала бюрократизации работы.

Илья Филиппов,
генеральный директор компании «1С:Автоматизация» (г. Москва)

При разработке системы маршрутизации документов мы использовали матрицу ответственности, в которой обозначено, какой сотрудник компании за что отвечает. Первоначально эти матрицы были разработаны для каждого отдела и потом сведены в одну для всей компании. Наличие этой матрицы значительно облегчило введение системы качества, так как для получения сертификата ISO 9000:2000 необходимо в том числе наличие должностных инструкций всех сотрудников. Затем на эту матрицу накладывался документооборот. В процессе анализа матрицы были устранены дублирующие функции. Например, за ввод бухгалтерских выписок раньше отвечали несколько отделов, а сейчас эта функция целиком передана бухгалтерии.

Интеграция с другими системами. Для обеспечения целостности информации, обращающейся внутри компании, системы электронного документооборота, как правило, должны и могут быть интегрированы с другими системами управления предприятием - бухгалтерскими, производственными, финансовыми, аналитическими и т. д. Благодаря возможности интеграции системы документооборота часто используют в качестве связующего звена между разными программами.

Документы из всех систем, которые логически связаны с данным документом, называются контекстом. Как правило, контекст включает содержимое электронной и бумажной переписки, аудио- и видеозаписи, факсы, протоколы заседаний, платежные документы и т. д. Контекст может присоединяться к документу вручную или автоматически.

Пример

В процессе формирования и корректировки бюджетов используется следующая дополнительная (контекстная) информация:

- маркетинговые исследования рынка (как собственные, так и полученные из внешних источников), необходимые при формировании бюджета продаж;

договоры с контрагентами (поставщиками и покупателями), которые используются при формировании планов и бюджетов продаж, закупок, движения дебиторской и кредиторской задолженностей;

- нормативно-справочная документация, необходимая при формировании планов производства и бюджетов нормативных материальных затрат;

- дополнительные документы (пояснительные записки), в которых отражаются предположения или ограничения (например, валютные курсы, темп инфляции, процентные ставки по кредитам и другая информация), использующиеся при составлении планов и бюджетов;

- протоколы совещаний по обсуждению различных версий бюджетов, рабочие замечания и комментарии участников бюджетного процесса.

Как правило, подобные документы пересылаются между сотрудниками по электронной почте, хранятся отдельно от файлов с бюджетными данными и как бы «выпадают» из контекста бюджетного процесса.

Пользователь, работающий с бюджетом, при необходимости может открыть и просмотреть любой из вышеперечисленных документов непосредственно в системе.
Личный опыт

финансовый директор одной из крупных транспортных компаний

Наша система корреспондирует со всеми системами, работающими в компании: с бухгалтерской, системой управленческого учета и т. д. Соответственно любой документ связан с несколькими информационными системами. Например, к платежу из системы «Банк-клиент» «привязываются» все первичные документы, в соответствии с которыми он проведен. Из карточки этого платежа можно автоматически попасть в текст договора, по которому идет платеж, в текст счета-фактуры, в список визирования этого счета и т. д. Договор может быть заключен в результате проведения тендера, соответственно из текста договора можно попасть в систему, где ведется учет проведенных тендеров. Если это договор по оплате рекламного щита, то можно увидеть сам щит (прилагается фотография) и карту города с указанием места его расположения.

Управление доступом. Существует несколько вариантов разграничения полномочий сотрудников компании и контроля доступа к документам. Сотрудник может иметь права на полный контроль документа, создание новых версий документа, но не редактирование, аннотирование документа, просмотр и т. д.

Личный опыт

Илья Филиппов,
генеральный директор компании «1С:Автоматизация» (г. Москва)

Мы используем практически все возможности персонализации доступа, которые имеются в программе «1С:Предприятие». Это чтение, удаление, пометка на удаление и ее снятие, корректировка и ввод нового документа, просмотр подчиненных документов и т. п. В зависимости от должности сотрудники имеют разные права. Так, менеджеры по продажам вправе вводить новые документы, делать пометки на удаление и корректировки, но не могут удалять счета.
 
О том, как получить максимальный эффект от системы автоматизации документооборота в организации, читайте в статье Как использовать скрытые возможности электронных документов: опыт автокомпании (№ 4, 2014)

Системы автоматизации документооборота на российском рынке

Одним из наиболее популярных программных решений, используемых в качестве системы документооборота в компаниях, является «связка» программ Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Офисное приложение MS Outlook установлено почти на каждом компьютере, а MS Exchange Server наиболее часто применяется в качестве сервера электронной почты. Несмотря на то что многие привыкли использовать Outlook и Exchange лишь в качестве электронной платформы для работы с электронной почтой, эти программы после определенных централизованных настроек вполне могут служить для большинства компаний достаточно функциональным средством автоматизации документооборота.

Сейчас на российском рынке представлено более десятка систем электронного документооборота западных и отечественных производителей. У компании Microsoft помимо упомянутых Exchange и Outlook есть и другие специализированные продукты, на базе которых могут быть построены решения для автоматизации документооборота, к примеру SharePoint Portal Server и Content Management Server. Также хорошо известны системы для среднего бизнеса Docs Fusion и Docs Open (ранее продавалась под маркой PC Docs) компании Hummingbird. Наиболее мощная из всех систем документооборота - Documentum - рассчитана на использование в крупных корпорациях. Некоторые компании автоматизируют документооборот, используя программный пакет Lotus Notes, но этот продукт в значительной мере является «конструктором для программистов», и создание на его основе полнофункциональной системы документооборота требует значительных усилий.

Среди российских программ наиболее популярны Lan Docs (компания «Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «БОСС-Референт» («АйТи»).

Личный опыт

Екатерина Азимина,,
директор по финансам и экономике ОАО «Пивоваренная компания «Балтика» (г. Санкт-Петербург)

В нашей компании используются две системы документооборота. С помощью «БОСС-Референт» автоматизированы основные потоки документов компании: нормативно-распорядительные (приказы, распоряжения), контроль исполнительской дисциплины (поручения), внутренняя служебная переписка, требующая регистрации и контроля сроков ознакомления, согласование договоров с поставщиками внутри компании. При помощи собственной разработки на основе Lotus Notes автоматизировано большинство бизнес-процессов и функций: составление и согласование различного рода заявок (на пропуска, оборудование и т. д.), общекорпоративные справочники (телефоны, адреса) и специализированные внутренние информационные сайты.

Модули документооборота есть и у большинства крупных ERP-систем, таких как SAP R/3 или Oracle Applications. Как правило, их применяют компании — пользователи этих систем. Многие российские фирмы разрабатывают системы документооборота самостоятельно, например на базе существующей в компании учетной системы.

Личный опыт

Илья Филиппов,
генеральный директор компании «1С:Автоматизация» (г. Москва)

Внедрять специальную систему документооборота, мне кажется, стоит компаниям, в которых с документами постоянно работают более ста человек. Мы, например, автоматизировали документооборот на основе учетной системы «1С:Предприятие». В ней ведется управленческий и бухгалтерский учет, производятся сбор и введение данных, расчет зарплаты, учет записей и протоколов по системе качества ISO 9000:2000 и т. д.

Отличия российских систем автоматизации документооборота от западных 

Основные отличия западных систем от российских заключены в возможности масштабирования. Например, если западные системы могут работать на базе большей части существующих операционных систем (Windows, промышленные варианты Unix), то российские системы созданы для одной из них - обычно Windows. Западные системы могут быть настроены на использование любой СУБД, российские же зачастую работают только с одной - как правило, Oracle или MS SQL Server. Подобные ограничения российских систем сильно затрудняют построение интегрированных кросс-платформенных решений.

Что касается функциональности, то основное отличие заключается в том, что в западных системах под единым брендом позиционируются несколько программ для различных целей. Например, в Documentum есть отдельные продукты, использующиеся для автоматизации делопроизводства, поддержки проектно-конструкторского документооборота, интеграции с ERP-системами и т. д. Большинство российских систем решают только одну задачу. Например, Lan-Docs предназначена главным образом для автоматизации делопроизводства. А в Optima Workflow акцент сделан на движении документов. Продукты, основанные на Lotus Notes (например, «БОСС-Референт»), ориентированы на коллективную работу с информацией.

Принципиальная разница заключается и в подходе к автоматизации документооборота. Западные системы направлены на автоматизацию и поддержку сквозных бизнес-процессов компании, в то время как большинство российских программ автоматизируют отдельные функции.

Стоимость западных систем в среднем составляет 400-1000 долларов США за одно рабочее место без учета затрат на внедрение, оборудование и дополнительные программы (еще 100-500 долларов США за одно рабочее место), которые необходимы для обеспечения электронного документооборота. Само внедрение обойдется в 50-60% от стоимости лицензий (эта пропорция соблюдается для масштаба внедрения от 100 и более рабочих мест), но в отдельных случаях может обойтись и гораздо дороже. Одним из наиболее сложных, а значит, и затратных является проект автоматизации финансового документооборота. Для таких проектов затраты на внедрение в 2-3 раза выше стоимости лицензий.

Что касается отечественных программ, то их стоимость колеблется от 200 до 600 долларов США за одно рабочее место плюс стоимость дополнительных программ и оборудования (те же 100-500 долларов США на рабочее место). Сравнительная стоимость внедрения рассчитывается так же, как и в западных системах.

Личный опыт

Наталья Яхнова,
финансовый директор компании «Инмарко» (г. Новосибирск)

В нашей компании документооборот автоматизирован с помощью самостоятельно разработанной программы. В частности автоматизированы процесс согласования и утверждения бюджетов затрат, процесс согласования заявок на перемещение средств между бюджетами и заявок на сверхплановые расходы (оперативное управление бюджетом). Автоматизированы процедуры согласования заявок, связанных с управлением персоналом (заявки на изменение штатного расписания, заработной платы, подбор персонала, должностные инструкции и др.), процедуры согласования документов системы качества, заявок на отгрузку, транспортные услуги и т. п. Внедрение различных модулей документооборота заняло от одного до трех месяцев. Стоимость разработки всей системы в целом можно оценить в 100 тыс. долларов США.

Особенности внедрения системы электронного документооборота в организации

Приоритетным направлением автоматизации чаще всего являются процессы, связанные с согласованием документов, например процесс составления и реализации бюджетов. Но во многих компаниях автоматизация документооборота начинается с делопроизводства, то есть с регистрации входящих и исходящих документов.

Личный опыт

финансовый директор одной из крупных транспортных компаний

Я считаю, что начинать автоматизацию документооборота следует с разработки системы контроля доступа сотрудников к информации компании, а также с контроля рабочего времени. Затем автоматизируется делопроизводство. Вся важная входящая документация должна сканироваться и продолжать свое движение по организации в электронном виде. Бумажная версия при этом направляется в архив или же к сотруднику, у которого она должна находиться. На следующем этапе необходимо автоматизировать процесс перемещения документов внутри компании. И уже потом к этому «каркасу» крепятся остальные электронные системы: платежей, заработной платы, тендеров, бухгалтерского учета и т. д.

Внедрение системы документооборота принципиально не отличается от внедрения любой другой автоматизированной системы, поэтому остановимся только на отличительных особенностях этого проекта (подробнее читайте в спецпроекте Как успешно внедрить электронный документооборот: опыт практиков, № 4,2014). 

Создание корпоративного хранилища. Внедрение системы автоматизации управления документами всегда предполагает создание корпоративного хранилища документов. Логическая структура этого хранилища, иерархия хранения документов, разработка и реализация политики безопасности в рамках хранилища требуют особой тщательности и должны быть созданы на начальном этапе проекта внедрения.

При этом необходимо учесть, что функция хранения документов может быть развернута в самом начале проекта. Поэтому уже на первом этапе внедрения все документы можно переместить из существующих мест хранения (как правило, локальных дисков или сети) в единое корпоративное хранилище. Это даст возможность пользователям ознакомиться с базовыми функциями системы и постепенно ее освоить. Повысить скорость адаптации сотрудников к внедряемой системе позволяют также сервисные функции, такие как оповещение об изменении документа, появлении нового и т. п.

Определение порядка доступа к информации. Система электронного документооборота позволяет создать единое информационное поле, в котором могут работать все сотрудники компании. Поэтому особое внимание необходимо уделить описанию процедур доступа к информации. При этом нужно найти разумный компромисс между требованиями безопасности и полнотой информации, которой должен обладать каждый сотрудник.

Необходимость фиксации результатов. В ходе внедрения системы электронного документооборота повышенное внимание необходимо уделить описанию и внедрению процедуры фиксации результатов коллективной работы. Так, любое совещание должно сопровождаться ведением протокола, который впоследствии вносится в систему. Необходимо также фиксировать итоги телефонных переговоров и предусмотреть механизм отбора контекстных данных (электронных сообщений, сканированных копий, презентаций и т. д.) по тематике и присоединения их к соответствующим документам. Так, многие компании вводят жесткие правила оформления сообщений электронной почты для удобства их последующей группировки.

С одной стороны, сначала сотрудникам компании сложно привыкнуть к новой системе, к тому, что все их действия регламентированы. С другой стороны, система документооборота позволяет персоналу экономить время на выполнение своих обязанностей, а значит, работать эффективнее.

Личный опыт

Наталья Яхнова,
финансовый директор компании «Инмарко» (г. Новосибирск)

Главное преимущество использования системы документооборота заключается в том, что она позволяет координировать деятельность компании, сделать ее прозрачной. Не нужно тратить время на хождение по кабинетам с бумагами, поскольку уведомление о поступившей заявке приходит по электронной почте. С помощью системы легко отслеживать, на какой стадии находится тот или иной документ, поэтому время реакции на заявки становится существенно меньше. Кроме того, система позволяет оценивать эффективность работы сотрудников: с ее помощью можно строить отчеты по показателям обработанных и необработанных заданий, анализировать время, которое тратится на их выполнение, и увязывать результаты работы сотрудников с системой мотивации.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль