Оптимизировать нужно лишь те процессы, которые нужны предприятию

2265
Федосеев Алексей
генеральный директор ГК «Инталев»
В журнале "Финансовый директор" № 4 за 2004 год была опубликована статья Дмитрия Шаповалова "Оптимизация бизнес-процессов на Фроловском заводе", в которой автор рассказывает о проведенной им оптимизации работы финансовой службы. Безусловно, практическая польза от материала есть, особенно для компаний, испытывающих подобные проблемы. Однако, на мой взгляд, она относится к уже отживающим ситуациям, когда разумная оптимизация и нормальная автоматизация лежащих на поверхности трудоемких задач значительно ускоряют выполнение процессов.

Подход к оптимизации в примере принят заведомо упрощенный: есть процессы, они должны быть, они нужны и соответствуют целям, а вопрос только во времени их выполнения. А для каких целей выполняются процессы и какие в связи с этим должны быть критические параметры оптимизации – неважно. Грубо говоря, следуя таким рекомендациям, можно ускорить и автоматизировать прохождение любых процессов, даже ненужных. К примеру, ежедневное утверждение генеральным директором заявок свыше 5000 тысяч рублей. Не самый лучший способ использования рабочего времени топ-менеджера, отвечающего за стратегию развития компании. Не лучше ли в начале месяца за 3 - 4 часа утвердить весь бюджет выплат, установить нормативы отклонений и далее передать финансовому директору функцию контроля выполнения бюджета выплат? При этом объем и структура выплат не изменятся, а время ценного ресурса компании значительно высвободится. Это не только мое мнение как консультанта. Пару лет назад мы провели подобную реструктуризацию в нашей компании, что значительно упростило работу топ-менеджерам.

Другой вопрос, а насколько необходимо участие генерального директора в процессе утверждения заявок? Распределяя даты выплат по заявкам, генеральный директор управляет платежеспособностью, но никак не влияет на экономику, рентабельность предприятия. Судя по примеру, подразделения подают заявки на выплаты по уже утвержденным договорам и директор может только переносить дату оплаты, но никак не изменять сам факт необходимости выплаты и ее размер. От того что предприятие выплатит одному контрагенту сегодня, а другому послезавтра, прибыль завода не изменится. Образно говоря, генеральный директор может очень долго и упорно решать проблемы своего завода, но не влиять на причины, их вызвавшие. Не лучше ли ему участвовать в процессах, влияющих на прибыль предприятия (установление нормативов, системы оплаты, правил работы с кредиторской и дебиторской задолженностями и т.д.)? Наш опыт показывает, что топ-менеджерам, не выполняющим функции казначейства, участвовать в управлении наличностью чаще чем раз в месяц – ненужная трата времени.

Теперь о технологической стороне вопроса. Представим, что зарплата начисляется автоматизированно и выплаты денежных средств ведутся в вышеупомянутой системе «1С». И есть большая организация, скажем около 10 - 20 заявителей денежных средств по бюджету выплат из различных служб, возможно, еще и распределенных географически. И даже существует прописанный процесс, регламент «прохождения заявок на прохождение платежей». У того же Фроловского электросталеплавильного завода неминуемо возникнут следующие вопросы:

  1. Как обеспечить верное оформление заявок (обязательность заполнения полей, ссылки на первичные документы/ договоры и т. д.)?
  2. Как гарантировать правильную передачу информацию внутри процесса?
  3. Как гарантировать соблюдение нормативных сроков рассмотрения заявок?
  4. Как обеспечить предоставление нужным сотрудникам актуальной информации по состоянию каждой отдельной заявки, по выполнению той или иной функции, по исполнительности того или иного сотрудника и т. д.?

Наш опыт и опыт наших клиентов показал, что после проведения оптимизации «первого уровня» нужно идти дальше и предпринимать все для того, чтобы процессы компании работали так, как описано в регламентирующих документах. Для этого используются автоматизированные системы workflow, которые позволяют описывать нужный порядок движения информации и затем исполнять его, передавая требуемую информацию от сотрудника к сотруднику, ставя им по прописанным бизнес-процессам задачи и предупреждая об истечении нормативных сроков и т. п. Например, мы эти вопросы решаем с помощью специального ПО, интегрированного с той же «1С».

Аудиторы систем менеджмента качества считают, что если процесс не описан, то он не существует. Мы склонны считать, что если процесс не автоматизирован, то он не исполняется или исполняется некорректно.

Автор статьи готов ответить на ваши вопросы в форуме

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль