Практика успешных внедрений: «Автоматизация бухгалтерского, налогового учета и электронного архива в ОЦО за 3 месяца»

18 июля 2012 986
В этой статье мы хотим поделиться с вами успешным опытом автоматизации общего центра обслуживания. Мы расскажем как это было у нас и определим основные факторы, влияющие на успех.

1. Важна ли платформа автоматизации или как выбрать?
Анализируя различные модели построения “ОЦО” можно сказать, что одной приоритетной платформы на сегодня не существует. Выбор зачастую определяет бюджет заказчика и личные предпочтения проектной команды. На этапе выбора мы советуем определить так называемый базовый функционал, который должен присутствовать в системе изначально. В каждом проекте этот вопрос решается индивидуально в зависимости от функций и бизнес-процессов, которые будут вынесены в “ОЦО”.

В нашем случае, основополагающим фактором выбора являлось наличие в системе удобного и гибкого функционала для ведения бухгалтерского и налогового учета.
Далее, вы должны быть уверены, что система будет работать без сбоев с необходимым количеством пользователей и значительной ежедневной нагрузкой.
Для этого важно провести необходимое нагрузочное тестирование в условиях близких к “боевым” или запросить у разработчика результаты нагрузочных тестов, исходя из планируемых параметров работы. Это, пожалуй, одни из самых важных пунктов.

Следующим шагом, когда вы отсеяли системы, которые не подходят, переходим к этапу сравнения дополнительных возможностей функционала, стоимости систем, их развития и поддержки. Очень важную роль, также играет наличие и стоимость специалистов на рынке. Мы категорически не советуем выбирать особенно “эксклюзивные” системы. Такой выбор может обернуться внушительными финансовыми потерями, и в конечном итоге вы всё равно можете оказаться перед необходимостью перехода на программное обеспечение более известного разработчика. Важно помнить: Доступных специалистов по поддержке и развитию системы должно быть достаточно много и стоимость их услуг должна быть приемлемой.

Есть различные практики автоматизации “ОЦО”. Одни стараются поддержать существующие информационные системы (различные платформы, решения и конфигурации), другие приводить все к единым стандартам и единой платформе. Думаю, мы не откроем секрет, второй вариант более экономичен. Поддержка «зоопарка» информационных систем обойдется вам потерей большой доли эффекта при создании “ОЦО”. Готовьте свои предприятия к смене системы и не соглашайтесь на компромиссы.
Какую бы платформу вы в итоге не выбрали очень важно все процессы перевести на нее. Интеграции с другими системами – это потеря времени и управляемости. Советуем минимизировать их или вовсе убрать.


2. Проверяем каждую операцию в системе …
Наверняка вы стандартизировали все процессы выносимые в общий центр и описали эти стандарты и принципы ведения учета. В одном из проектов по созданию “ОЦО” для крупного нефтехимического холдинга, мы начали свою работу, когда данные документы в части бухгалтерского и налогового учета были в процессе создания. Основное, в чем должны были убедиться и мы и заказчик – это то, что система полностью удовлетворяет всем потребностям учета. Для этого по каждому участку учета были созданы сквозные примеры, на которых система и была оттестирована. На выходе мы получали перечень доработок по каждому участку учета или процессу.
Важно постараться сохранить типовые механизмы и в большей степени использовать существующий функционал. Поскольку это прекрасно понимала вся проектная команда, изменения вносились только в случаях «без этого не обойтись», а не «сделайте еще и это». Нами были разработаны специальные принципы внесения доработок, которые позволили оставить систему легко поддерживаемой и обновляемой. Это очень важно, так как изменения в законодательстве быстро и дешево реализовать в системе своими силами весьма проблематично. Ваша система должна быть поддерживаемой стандартными средствами.

3. Прототипирование учета – что это и зачем?
Далее было прототипирование… Отметим, что мы настояли на данном пункте в плане проекта запуска «пилотного» предприятия, хотя представители заказчика сомневались в необходимости этого шага. Прототипирование учета – это повторение учетных операций “закрытого периода” в новой системе “ОЦО”.
Какие плюсы дало проведение этого этапа:
- Это позволило выявить специфику учета “пилотного» предприятия”. Кроме прочего были обнаружены специфические единицы измерения и большая точность показателей (количество значащих цифр после запятой), что не стало неприятным “сюрпризом” на этапе запуска.
- Это позволило рассчитать фактическую себестоимость (были разобраны производственные переделы и определена номенклатура, а также разрезы необходимых аналитик производственного учета)
- Дополнительно обучили пользователей работе непосредственно на своих участках работы;
- Сравнили полученные результаты и выявили ошибки в учете, которые несла за собой старая система.
Получив такой эффект заказчик не только перестал сомневаться в необходимости данного шага, но и включил прототипирование учета и расчета себестоимости в стандартный план миграции остальных предприятий. Очень рекомендуем применять на практике прототипирование, вариантов его проведения и подходов множество, но достигаемый результат полностью себя оправдывает. Обещаем посвятить данному вопросу отдельную статью.

4. Сквозное тестирование – как это было.
Это еще один обязательный этап, который дал фундамент успешному старту проекта. Если при прототипировании мы тестировали только учетную систему, то сквозное тестирование должно было показать работоспособность связки двух систем, а именно: электронного архива и учетной системы. Здесь следует немного более подробно остановится на функционале “электронного архива”.
Все документы холдинга (как исходящие, так и входящие) маркируются специальным штрихкодом, сканируются в оперативных отделах предприятий, с последующим распознаванием и автоматически вводятся в учетную систему. Система Электронного архива, также позволяет, хранить электронные скан-образы документов с привязкой к транзакциям в учетной системе, оперативно информировать бухгалтеров о новых документах, поступивших в систему. Можно за считанные секунды сформировать выборку скан-образов по произвольным аналитикам (период, организация, контрагент, счета учета, виды документов и т.д.), отправить выборку на печать или сохранить на электронный носитель, можно получить различные отчеты по количеству обработанных документов бухгалтером за период, недостающие документы и т.д.

В нашем случае, были взяты документы за несколько дней и отрепетирована работа всех отделов. Предприятие – оперативный отдел – “ОЦО”. Выписка исходящего документа, получение входящего, штрих-кодирование всех документов и помещение в электронный архив. И самое главное – связь учетной транзакции со скан-образом документа. Любую проводку в системе мы расшифровали до первичного документа в электронном архиве.
Благодаря прохождению этого этапа мы получили целый список недочетов, которые не могли предугадать на этапе проектирования (плохое качество первичных документов, многостраничные документы и потоковое сканирование), которые смогли устранить до старта системы. На этом же этапе пришлось откорректировать процессы под специфику предприятия (не все рабочие места оснащены ПК, некоторые документы заполняют вручную.)

5. Старт промышленной эксплуатации.
Пришел день, когда старая система была заблокирована. Работу начали вести только в новой. Первая неделя для всей команды была напряженной – работали по 18 - 20 часов в сутки, постоянно держали руку на пульсе. Очень важно, чтобы у вас была команда, которая будет работать на результат, не считая времени – это залог успеха, все остальное детали.

6. Закрыли первый месяц. УРА!
Если вы соскучились по праздникам и просто устали – вот он повод отдохнуть и всех поздравить. Ваш общий центр обслуживания работает, впереди еще много работы, но основное вы уже сделали.

Евгения Чернявская
Руководитель департамента Корпоративные проекты
Группа компаний “Эффективные решения”
efsol.ru
 



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях