Расчет и защита экономического эффекта от внедрения общего центра обслуживания

24 января 2012 3546

Данный обзор подготовлен с целью освещения вопроса, связанного с обнаружением экономических выгод от внедрения общего центра обслуживания (ОЦО). Автор статьи основывается, прежде всего, на опыте Группы компаний «Эффективные решения» по автоматизации бухгалтерского учета и документооборота в ООО «СИБУР – Центр Обслуживания Бизнеса» (2009-2011 гг.).  В статье также используются фактические данные, опубликованные в отраслевых СМИ в 2011 г.

Еще несколько лет тому назад в прессе преобладало мнение о том, что «российские компании на практике не достигают экономии на затратах при внедрении общих центров обслуживания: как правило, недостаточно масштаба деятельности компаний, на территории Российской Федерации фактически отсутствуют налоговые преимущества, ограничены возможности использования современных технологий» и т.д.

Единственным аргументом в пользу создания общего центра обслуживания (сокращ. ОЦО) служило повышение качества работы компании после его внедрения.

Разумеется, само по себе создание общего центра требует от компании ощутимых инвестиций. При этом, положительные результаты внедрения ОЦО не проявляются в одночасье. Подобный проект может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет в зависимости от многих факторов: от того, насколько масштабными являются передаваемые центру функции, существует ли на предприятиях компании единая информационная платформа и т. д.

В 2010-2011 гг. оценка и восприятие ОЦО очень сильно поменялись. Это напрямую связано с тем, что руководство компаний, где были созданы первые общие центры обслуживания, уже получили положительные результаты от внедрения. 

Итак, ощутимые результаты от внедрения ОЦО, которые можно ожидать уже на первых этапах:

  • Уровень общефирменных затрат сокращается (по опыту крупных отечественных компаний на 10%).
  • Скорость и эффективность работы сотрудников и подразделений повышается в среднем на 20–30%. Концентрация и обработка больших объемов операций позволяет ощутимо снизить совокупные издержки на бухгалтерский учет, закупочную деятельность, поддержку информационных систем, управление кадрами и т.д.
  • Унификация и стандартизация выбранных бизнес-процессов в масштабах компании позволяет снизить их стоимость до 30%.

Основными участками в работе компании, где экономия от внедрения ОЦО наиболее ощутима, являются: бухгалтерия и финансовый учет, документооборот, затраты на разработку и поддержку ИТ-инфраструктуры. Рассмотрим подробнее, за счет чего достигается экономический эффект.

1. Экономия на ведении бухгалтерского учета.

Насколько оправданы затраты на создание единой отчетности? Если существует несколько источников информации, на основании которых строится та или иная отчетность, возникают затраты по ее ведению — кто-то должен вводить транзакционные данные и сопоставлять их. Получая информацию из двух источников,  нужно решить, какие данные верны.  Для этого необходимо сверить все цифры, найти отличия и обосновать их.  Для руководства компании важно, чтобы источник был один.

Для нефтяной компании приоритетом в бухгалтерском учете будет ведение учета основных средств, заработной платы, затрат, а для бухгалтерии телекоммуникационной компании ключевыми проблемами — ведение дебиторской задолженности и контроль счетов огромного количества абонентов.

Очень часто в ОЦО переводят не функцию целиком,  а только какую-то ее часть:  например,  расчет оплаты труда,  учет основных средств, управление дебиторскими и кредиторскими расчетами и т.п.

Как увеличивается производительность труда бухгалтерских служб?

Скажем,  имея в компании десять заводов,  можно содержать десять бухгалтерий,  где будет работать как минимум 50-70  бухгалтеров (при всей условности цифр обычно так и происходит).  А можно создать единый расчетный центр,  где 5-10  специалистов будут выполнять абсолютно тот же объем операций, обслуживая заводы в единой информационной системе и, что очень важно, по единым стандартам.

В результате автоматизации бухгалтерского учета в ООО «СИБУР – Центр Обслуживания Бизнеса» эффект сокращения количества бухгалтеров получился благодаря формированию отделов по специализации. Например, в отделе учета материально-производственных запасов бухгалтер ведет только операции, связанные с товарно-материальными ценностями сразу в нескольких предприятиях холдинга.

Исходя из того факта, что принципы финансирования ОЦО базируются на объеме и качестве оказываемых ими операционных услуг, результаты деятельности ОЦО и их динамику во времени целесообразно оценивать по традиционной методике расчета ключевых показателей эффективности деятельности.

2. «Экономный документооборот».

Масштабы компаний подразумевают ежедневное прохождение большого количества бухгалтерских документов через финансовые службы подразделений. Накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т. п. –  все документы должны быть под контролем, чтобы сотрудник финансовой службы мог видеть целостную картину по статусу каждого документа.

После создания единого центра обработки документов в ОЦО производительность труда различных служб (бухгалтерии, торговых отделов и т.д.) возрастает в три раза.

Функция контроля эффективности повторяющихся типов операций реализуется на основе ключевых показателей эффективности деятельности (Key Performance Indicators - KPI). При ее использовании удается оптимизировать работу на следующих участках: сканирование первичных документов, ввод первичных документов в базу данных информационной системы, отработка документов в учете и т.д. В результате устраняется дублирование функций на разных уровнях управленческой иерархии.

3. Значительная экономия на автоматизации.

Зачастую на предприятиях до внедрения ОЦО используются различные учетные системы, сопровождение которых требует значительных затрат. Это большая роскошь, поскольку каждая система должна обслуживаться профильными специалистами. Есть даже примеры существующих ОЦО, которые не затронули архитектуру информационной среды и поддерживают несколько учетных систем. Большие издержки на обслуживание очевидны.

На стадии планирования модели будущего ОЦО необходимо учесть перспективу экономии на разработке и сопровождении будущей информационной системы. По словам руководителя отдела разработок Группы компаний «Эффективные решения» Евгении Чернявской, наибольший экономический эффект можно достичь только путем замены разрозненного ПО на единую автоматизированную систему управления.

При внедрении единой информационной системы достигается:

  • экономия на оплате труда специалистов, поддерживающих учетную систему;
  • сокращение расходов на приобретение и обслуживание серверного оборудования.

Технико-экономическое обоснование целесообразности создания ОЦО.

Внедрение модели ОЦО – это значительное системное изменение в организации бизнеса, которому предшествует детальный анализ будущей экономической эффективности. Анализ выполняется в виде технико-экономического обоснования.

В процессе анализа эффективности и технико-экономического обоснования целесообразности создания ОЦО производятся следующие виды работ:

  • анализ текущей стоимости функционирования (затрат) подразделений, рассматриваемых в качестве будущих элементов ОЦО;
  • формулируется и утверждается перечень конкретных функций, которые могут быть переданы в ОЦО;
  • формулируются и анализируются принципы будущего финансирования услуг, оказываемых ОЦО;
  • измеряется потенциальная стоимость функционирования (затраты) спроектированной организационно-функциональной структуры ОЦО.

В результате обзора целесообразно выделить 4 тезиса, позволяющих утверждать, что при внедрении ОЦО экономия наступает за счет:

  • ведения всех учетных функций компании единым образом;
  • централизованной обработки больших объемов информации;
  • проведения операций более технологичным способом, в том числе, за счет их параллельного выполнения;
  • использования на различных стадиях обработки информации профессионалов требуемого уровня.

Во многом благодаря очевидной и просчитываемой рациональности проекты по созданию ОЦО и дальше будут актуальными для компаний. Сегодня это реальные инструменты, позволяющие снижать издержки и преодолевать барьеры на пути развития.

Создание ОЦО позволяет компаниям географически развивать бизнес, уменьшая издержки по поддержке подразделений, филиалов и дочерних компаний и сокращая время прохождения данных. Все транзакции обрабатываются в режиме реального времени.

Автор: Ильяс Зингер, генеральный директор Группы компаний «Эффективные решения».



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях