Аудит проектов автоматизации

2834
Осипов Сергей
менеджер по развитию методологии Microsoft Business Solutions
У компаний, внедряющих автоматизированную систему, нередко возникают вопросы: правильно ли реализуется этот проект, будет ли получен ожидаемый эффект и не окажутся ли деньги, потраченные на автоматизацию, выброшенными на ветер. Кроме того, при внедрении системы возможны разногласия между руководителями предприятия. Решить подобные проблемы, выявить существующие недостатки и разработать пути их устранения можно с помощью аудита внедрения.

Процедура аудита

Аудит проектов автоматизации может быть разовым или комплексным. Разовый аудит проводится по окончании любой стадии проекта с целью проверки правильности ее реализации и разработки рекомендаций по дальнейшей работе. Комплексный аудит предполагает, что аудитор присутствует в компании от начала до конца внедрения и при необходимости предлагает корректировки этого процесса. Выбор вида аудита зависит от предпочтений компании-заказчика.

  • Мнение консультанта

    Илья Ломейко, директор по развитию бизнеса консалтинговой компании MCT Lab (Москва)

    Наиболее целесообразным является аудит в ходе всего процесса внедрения (шеф-консалтинг), начиная от выбора системы, ее поставщика и внедренца и заканчивая запуском ее в промышленную эксплуатацию. Это позволяет своевременно выявлять отклонения в работе и направлять проект в нужное русло. Менее эффективен аудит частей проекта, например технического задания. Также ниже эффективность аудита, проводимого после того, как система уже внедрена: вносить изменения в бизнес-процессы на этом этапе намного сложнее. Например, наша компания проводила аудит сделки Oracle — «Связьинвест», в ходе которого были выявлены определенные недостатки. Сейчас исправить их уже невозможно, так как аудит был проведен постфактум.

  • Личный опыт Михаил Вещев, директор IT-службы компании «Мирс» (Одесса)

    Я считаю целесообразным проводить аудит несколько раз в течение всего проекта. При этом первую проверку нужно осуществить еще до начала работ с целью анализа договора, устава проекта и других регламентирующих документов.

Справка

По данным исследования «Проблемы и приоритеты руководителей российских предприятий», проведенного в 2002 году Центром маркетинга Российского союза промышленников и предпринимателей, «аудит проектов внедрения ERP-систем» стоит на втором месте в перечне услуг, которые наиболее востребованы российскими предприятиями (более подробную информацию об исследовании см. на сайте www.ram.ru).

В ходе проверки аудитор анализирует документарные доказательства работы над проектом: техническое задание на проект, акты приемки работ, протоколы рабочих встреч клиента и консультанта и т. д. Кроме того, проверяется соответствие проекта типовым методикам внедрения, которые есть практически у всех разработчиков систем и поставляются вместе с лицензиями. Аудитор также может присутствовать на рабочих встречах проектной группы. Такая практика принята, например, в компании MCT Lab. Представителю компании заранее предоставляются документы, составленные за время, прошедшее с предыдущей встречи, он знакомится с ними и высказывает свои замечания. Кроме того, аудиторы могут проводить интервью с представителями предприятия и консалтинговой компании, участвующими в проекте.

  • Мнение консультанта

    Дмитрий Слиньков, Партнер компании «КОРУС Консалтинг» (Москва)

    Проведение интервью помогает проверить, как в действительности работает компания. Например, аудитор спрашивает у сотрудника компании-заказчика: «Как часто проводятся совещания по проекту?» После минутного замешательства сотрудник вспоминает, что нужно отвечать «раз в неделю».

    В таком случае возникает подозрение, что совещания если и проводятся, то гораздо реже.

Сроки и стоимость

Эти параметры зависят от сложности системы, которая установлена в компании, а также от комплексности проверки. Аудит может длиться от двух дней (аудит на соответствие методики внедрения требованиям разработчика системы) до нескольких месяцев (аудит проекта в целом). Стоимость аудита может составлять от нескольких десятых до 3—5% от общих затрат на внедрение (если речь идет о консалтинге в течение всего проекта), но обычно не превышает 50—80 тыс. долл. США.

Оплата услуг аудиторов, как правило, зависит от результата их работы. При проведении проверки в течение всего проекта в контракте можно указать, что полная сумма вознаграждения выплачивается только в случае, если проект реализован в установленные сроки и с соблюдением запланированного бюджета. Отклонения реальных параметров от зафиксированных в контракте ведут к снижению суммы оплаты консультанта.

  • Личный опыт Светлана Рязанцева, финансовый директор ОАО «Стройбаза Рыбинская» (Санкт-Петербург)

    Стоимость аудита автоматизации оптово-закупочной деятельности в нашей компании была сопоставима со стоимостью обычного аудита финансовой отчетности. Проверка дала уверенность в том, что наши действия при внедрении были правильными. Кроме того, аудиторская фирма в соответствии с заключенным договором несет ответственность за качество оказанных услуг в пределах оговоренных сумм.

Опыт Microsoft

Один из вариантов независимого аудита предложила компания Microsoft. К его проведению она привлекла независимое сертификационное общество Det Norske Veritas (DNV), одну из крупнейших мировых сертификационных организаций (в России более известна как организация, сертифицирующая на соответствие стандартам ISO: 9000).

Аудит внедрения с помощью DNV может происходить на четырех этапах: после завершения формирования проектного задания, в момент подготовки к опытной эксплуатации, при подготовке к рабочей эксплуатации и на стадии завершения проекта. К каждому этапу проекта у Microsoft существуют отдельные требования, выполнение которых и проверяет DNV. Главное отличие такой проверки от услуг, предоставляемых, например, консалтинговыми компаниями, заключается в том, что выводы относительно целесообразности внедрения системы и подробные рекомендации в отношении подходов к автоматизации тех или иных функций не являются основной задачей подобных проектов.

Сегодня аудит внедрения с помощью DNV прошли около 20 компаний (подробности на сайте www.dnv.ru).

  • Мнение консультанта

    Андрей Максимов, директор по развитию АКГ «Развитие бизнес-систем»

    Насколько точно необходимо придерживаться методологии того или иного поставщика — это только половина вопроса. Можно аккуратно следовать методологии и внедрить совершенно ненужные функции, которые не будут соответствовать управленческим потребностям предприятия. Поэтому схема работы, которую сейчас реализует Microsoft, это лишь небольшой шаг по развитию рынка аудита внедрения, с помощью которого компания пытается защитить себя от возможного недобросовестного поведения своих партнеров. Ведь часто бывает, что репутацию неплохого продукта портят недобросовестные исполнители.

  • Личный опыт

    Светлана Рязанцева

    Проект по автоматизации финансового блока будет реализован на нашем предприятии к концу 2004 года. Мы уже обращались к услугам аудиторов по оценке этапа автоматизации оптово-закупочной деятельности для подтверждения надежности информационной системы и правильности учета движения ТМЦ. Я думаю, что при автоматизации управления финансами мы также воспользуемся услугами аудиторов. Считаю целесообразным провести аудит не только по окончании проекта, но и на этапах разработки финансовой модели и написания технического задания на автоматизацию.

  • Личное мнение

    Евгений Чернов, глава представительства DNV в России

    Сейчас основная задача заключается в том, чтобы довести информацию о возможности аудита до компаний, внедряющих продукты Microsoft Business Solutions. Далеко не все партнеры Microsoft заинтересованы в том, чтобы их работу проверяли. У нас были проекты, когда заказчик привлекал аудиторов для проверки правильности действий внедренца, и иногда опасения были не напрасными.

    Другие разработчики автоматизированных систем также проявляют интерес к подобным услугам, но пока ничего определенного о совместной работе с ними сказать нельзя. Скорее всего, такое сотрудничество будет связано с аудитом наиболее крупных проектов внедрения. Подчеркну, что мы специализируемся на проверке соответствия проекта требованиям методологии разработчика и не беремся за проверку целесообразности проекта или за оценку функциональности внедренной системы.

Выбор аудитора

В отличие от западных стран, где специалисты по аудиту проектов внедрения есть практически повсеместно, например в страховых компаниях, специализирующихся в области IT, на российском рынке конкуренции среди таких аудиторов практически нет. Поскольку востребованной эта услуга стала совсем недавно, ее оказывают лишь несколько компаний из Москвы и Санкт-Петербурга, причем проводимый ими аудит во многих случаях сложно назвать независимым.

Все фирмы, предлагающие аудит внедрения, условно можно разделить на три группы: консалтинговые компании, системные интеграторы и компании — разработчики программного обеспечения.

Консалтинговые компании

В первую очередь это компании «большой четверки», среди специалистов которой много членов ISACA (Information Systems Audit and Control Association) — международной Ассоциации аудита и контроля информационных систем), а также ведущие игроки российского рынка консалтинга, например «Юникон БДО», «Развитие бизнес-систем». Правда, большинство таких компаний являются партнерами разработчиков автоматизированных систем управления и поставляют целый комплекс услуг, предлагая свое участие в выборе системы, ее внедрении и т. д. Поэтому, привлекая консалтинговые фирмы к аудиту, нужно учитывать, что консультант должен выступать в качестве независимой стороны по отношению к исполнителю проекта и не иметь возможности занять его место.

На рынке работают и компании, которые не имеют контрактов на поставку систем, а специализируются только на сопровождении проектов внедрения и в том числе на аудите, но их немного. В качестве примера можно назвать московские MCT Lab, TMU Consulting, «Искон», «ПАКК». Но и при привлечении таких аудиторов необходимо учитывать, что разовый аудит для них не очень выгоден. Чаще всего консультанты стараются продать компании пакет услуг, например комплексный аудит внедрения или же разовый аудит и устранение недостатков, выявленных в процессе проверки.

Системные интеграторы

Это компании, основной деятельностью которых является системная интеграция — разработка и внедрение комплексных решений и поставка оборудования, необходимого для их функционирования, автоматизация работы офиса, обеспечение компьютерной безопасности и т. д. Часто такие компании специализируются на аудите проектов внедрения лишь нескольких определенных систем, которые они сами же и внедряют.

Разработчики программ

Многие западные и отечественные разработчики программ, которые продают свои системы автоматизации через компании-партнеры, предлагают услуги аудита внедрения своих систем. Методология внедрения, которую применяют партнеры, не должна противоречить требованиям, установленным разработчиком. Эти требования касаются организации и управления проектами внедрения, соответствия полученных результатов первоначальным целям и задачам, полноты и качества проектной документации. По желанию клиента разработчик может обеспечить контроль за внедрением со стороны своих представителей — методистов и консультантов. Специалисты оценивают точность соблюдения требований, техническую эффективность разработок партнера, документацию, сопровождающую проект. По результатам проверки составляется отчет, в котором оценивается статус проекта и даются рекомендации по корректировке отклонений. Однако поскольку интересы разработчика и партнера совпадают, такой аудит сложно назвать полностью независимым.

Использование результатов аудита внедрения

По словам представителей компаний, проводивших аудит внедрения автоматизированной системы, его результаты используются главным образом для оценки состояния, в котором находится проект, и поиска путей его улучшения. Однако случается, что аудиторов приглашают, когда отношения между внедренцем и заказчиком заходят в тупик.

  • Андрей Максимов

    Несколько лет назад наша компания проводила аудит проектов внедрения системы SAP в компании ТНК. В ходе проверки обнаружилось, что система спроектирована не так, как хотели руководители, из-за того что заказчиками выступали не функциональные пользователи, а IT-служба, которая сама занималась определением целей внедрения. Следствием этого, как показал проведенный аудит, явилась значительная избыточность (в 2—3 раза) функциональности приобретенного программного обеспечения для каждого рабочего места и в связи с этим неоправданное удорожание стоимости проекта в целом. На основании нашего заключения, а также заключения функциональных пользователей руководство приняло решение о создании специальной «Службы заказчика», которая взяла на себя постановку задачи для внедрения системы.

    Ирина, финансовый директор российского филиала американской компании

    В 2001 году в нашей компании шло внедрение западной ERP-системы. Одной из задач проекта была автоматизация российского бухгалтерского учета. В системе этот модуль локализован для России не совсем корректно, но устранить ошибки и настроить систему под наши требования внедрявшая ее компания не смогла. Вдобавок, в команде внедрения была высокая текучесть кадров — через полгода из первоначального состава внедренцев остался только один. Стали появляться ошибки и в самой системе, перестал сходиться помесячный баланс. Перевести нас на новую версию программы, где эти ошибки устранены, поставщик не смог, хотя деньги за перевод были уплачены. Консультанты вообще не документировали шаги по внедрению, требуя за это дополнительных денег, поэтому постепенно мы стали все больше зависеть от их услуг.

    В результате мы обратились к аудиторам, которые проанализировали ситуацию и разработали шаблоны по документированию операций. Это обошлось в несколько раз дешевле, чем если бы мы платили консалтинговой компании, занимающейся внедрением. Сейчас отношения между нами и консультантами прерваны, настройку системы выполняет специально нанятый человек.

    Если бы задача внедрения автоматизированной системы возникла сейчас, я думаю, мы бы смогли потратить 10—15 тыс. долл. США на услуги аудиторов, которые бы наблюдали за проектом в процессе его реализации. Наверное, это помогло избежать ситуации, в которую мы попали.

    Пример предоставлен консалтинговой компанией «Искон».

Использование в разрешении судебных споров результатов аудита финансовой отчетности и тем более внедрения пока не является в России общепринятой практикой. Хотя прецедент в ближайшее время может быть создан: сейчас в суде рассматривается спор между «Консультационной группой ATK» (Москва) и телекоммуникационной компанией «Инкома Лтд» (Москва), заказавшей внедрение Microsoft Navision. Конфликт возник из-за того, что, по мнению компании «Инкома Лтд», «Консультационная группа ATK» затягивала сроки внедрения. Заказчик потребовал возврата аванса и выплаты штрафа (всего 48 тыс. долл. США), консалтинговая компания вернуть деньги отказалась, и в результате дело оказалось в арбитражном суде. В данный момент заканчивается экспертиза проекта, которую проводит еще один крупный партнер Microsoft Business Solutions, оказывающий услуги по внедрению Microsoft Navision.

  • Мнение консультанта

    Дмитрий Слиньков

    В 99% случаев конфликты между заказчиком и исполнителем возникают не из-за отсутствия профессионализма, а из-за того, что на начальном этапе проекта одна из сторон вела себя не вполне открыто. Либо консультанты не сказали, что за требуемые сроки проект невозможно завершить, так как им очень хотелось заполучить заказчика, либо сама компания взяла на себя слишком много обязательств. В то же время и заказчик, и исполнитель находятся, образно говоря, в одной лодке. И если они не догребли до берега и лодка перевернулась, топить друг друга на середине реки неправильно, так как есть вероятность, что не доплывут оба. Поэтому я считаю, что аудит — это не инструмент для суда, а, скорее, способ обойтись без него.

    Андрей Максимов

    Аудиторское заключение не может служить доказательством в судебных спорах, поскольку в России нет ни соответствующих законодательной и нормативной базы, ни судебных прецедентов. В некоторых западных странах такая база есть, тем не менее вести подобные процессы и там крайне затруднительно. Дело в том, что даже если законодательство разрешает использовать такие доказательства, давать подобные заключения имеют право только аттестованные аудиторские компании. Они должны очень жестко отбираться, иметь огромный опыт и, главное, быть независимыми от поставщиков программного обеспечения. Однако из-за высокой конкуренции между поставщиками решений для автоматизации достичь такой независимости очень сложно и аудит является для них сильным инструментом конкурентной борьбы.

Сложно сказать, какими темпами будет развиваться рынок аудита проектов внедрения в России. Вместе с тем во многих крупных и средних компаниях автоматизация уже закончилась или закончится в ближайшее время, но многие руководители чувствуют неудовлетворенность от этого процесса и хотят реформировать установленные системы. Это возможно только после получения объективного заключения о степени соответствия первоначальным требованиям и задачам проекта, которое может дать независимый аудитор. Кроме того, возможность независимой проверки результатов внедрения должна положительно повлиять на общий уровень исполнения таких проектов.

Благодарим за помощь в подготовке материала компанию TMU Consulting.

«В ходе аудита большинство наших опасений не подтвердились»

Станислав Александрович, директор по логистике ОАО «Стройбаза Рыбинская» (Санкт-Петербург)

Причиной проведения аудита первого этапа проекта — автоматизации оптово-закупочной деятельности — было желание оценить, что и насколько правильно сделано в ходе проекта и с нашей стороны, и со стороны консультантов. Например, мы были неприятно удивлены тем, что перенос данных из Axapta в Excel затруднен. Персонал привык к файлам Excel, и переучиваться было довольно сложно. Инициатором проверки стал генеральный директор нашей компании.

Мы предоставили DNV всю документацию по проекту — техническое задание, договор на внедрение, акты приемки этапов проекта, протоколы совещаний, которые велись по ходу внедрения, отчеты менеджеров проекта, планы-графики и т. д. Вдобавок были проведены интервью с нашими сотрудниками, которые принимали участие в проекте, а также с представителями консалтинговой компании.

Справка

ОАО «Стройбаза Рыбинская» входит в состав холдинга «Корпорация СБР» — одного из крупнейших в Северо-Западном регионе поставщика строительных и отделочных материалов и мебельных комплектующих. Проект внедрения Microsoft Axapta в компании проводится в четыре этапа: автоматизация оптово-закупочной деятельности (закупки материалов и комплектующих у заводов и поставщиков с целью последующей перепродажи), розничной торговли, финансового блока и складского хозяйства. В настоящее время закончен первый этап, окончание второго планируется на июнь 2004 года. Аудит внедрения проводила компания DNV.

Работа продолжалась два рабочих дня. После этого аудиторы дали предварительное устное заключение, а через неделю — подробный письменный вариант. Этот документ содержит общую информацию о проведенной работе, заявление о конфиденциальности, общие сведения о нашей компании, о технологии, используемой при аудите, методике аудита (то есть методические рекомендации Microsoft) и непосредственно заключение. Оно отличается от заключения, выдаваемого при финансовом аудите, так как специалисты DNV фиксируют только несоответствия между результатами реализации проекта и рекомендациями Microsoft по внедрению автоматизированной системы.

  • Выдержка из аудиторского заключения DNV

    Возможность мультивалютного учета понималась сторонами по-разному. В частности, организация предполагала, что будет иметь возможность вести одновременный учет в двух валютах, а консультанты считали, что мультивалютный учет подразумевает учет в базовой валюте, а затем перевод данных учета в другие валюты с помощью соответствующих коэффициентов.

Отмечу, что аудит внедрения, который провела DNV, не объясняет причин возникновения ошибок и не дает подробных рекомендаций по их устранению. Он выявляет соответствие работы, проведенной в рамках проекта, методике Microsoft. Большинство наших опасений относительно проекта не подтвердилось: аудиторы нашли только несоответствия категории 2 («допущенные на этапе формирования задания на проектирование несогласованности с Требованиями привели к тому, что организация не вполне удовлетворена результатом внедрения»)1. Действительно, при написании технического задания мы упустили возможность проведения некоторых реинжиниринговых мероприятий и не дали соответствующего задания консультантам, а аудит позволил оценить критичность невыполнения данных шагов.

Сейчас в компании проводится второй этап внедрения — автоматизация розничной торговли. В ходе этого этапа нам пришлось пойти на некоторые нестандартные шаги, поэтому, скорее всего, по окончании проекта мы снова будем привлекать аудиторов. Опыт у нас уже есть, поэтому ошибки, которые могут возникнуть в ходе работы, нам в основном известны.

____________________________________________
1 Несоответствие категории 1 – невыполнение установленных требований, которое привело или может привести к тому, что проект внедрения решения на основе Microsoft Business Solution не достигнет поставленных целей. Несоответствие категории 2 – отдельное изолированное нарушение требований в ходе проекта.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль