Оптимизация бизнес-процессов на заводе

5164
Шаповалов Дмитрий
финансовый директор ЗАО «Фроловский электросталеплавильный завод»
В прошлом году в нашем журнале была опубликована статья «Экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов». Финансовый директор Фроловского электросталеплавильного завода применил предложенную авторами этой статьи методику на своем предприятии и добился успеха. Сегодня уже он делится своим опытом с нашими читателями.

Описание ситуации

В период, когда Фроловский завод был выделен в самостоятельное юридическое лицо, его основные мощности простаивали. В течение полутора лет менеджмент и собственники предприятия вели активный поиск инвесторов для реализации проекта создания мини-завода с гибким производством, способным быстро менять номенклатуру выпускаемых изделий. Основной продукцией завода должны были стать литейные заготовки квадратного сечения из наиболее распространенных марок стали. Такие заготовки используются для изготовления на прокатных станах изделий различного профиля: проволоки, прутка, шестигранника, арматуры.

Денежных средств, поступавших в распоряжение предприятия с середины 2001 по 2002 год, хватало только на демонтаж старого оборудования и погашение кредиторской задолженности, часть которой перешла предприятию от обанкротившегося Волгоградского тракторного завода.

Справка

Фроловский электросталеплавильный завод (первоначально — сталелитейный) был построен в г. Фролово (120 км от Волгограда) в 1970 году для производства 250 тыс. тонн стального литья в год — запасных частей для Волгоградского тракторного завода, подразделением которого он и являлся. В 2001 году завод был выделен в самостоятельное предприятие — ЗАО «Фроловский электросталеплавильный завод (Волга-ФЭСТ)».

На тот момент финансовая служба предприятия состояла из бухгалтерии (7 сотрудников) и финансово-экономического отдела (2 сотрудника) при штатной численности персонала завода в 500 человек. Бухгалтерский учет велся в журнально-ордерной форме. С помощью «1С: Бухгалтерия» автоматизированы были лишь несколько участков бухгалтерского учета: касса, банк, а также расчеты с контрагентами. Завод приобрел программы «1С: Производство» и «1С: Зарплата и Кадры», но из-за небольшого количества операций и нежелания сотрудников переходить на новые методы учета расчет налогов, заработной платы и себестоимости по-прежнему осуществлялся вручную.

После того как был найден инвестор, начавший финансировать проект, поступление денежных средств увеличилось, а количество хозяйственных операций возросло в несколько раз. По сути, предприятие начали отстраивать заново. Выяснилось, что при существующей организации бизнес-процессов бухгалтерия и финансово-экономическая служба не в состоянии справиться с резко возросшим потоком информации, требующей оперативной обработки (учет договоров, осуществление расчетных операций, подготовка отчетности для инвесторов и государственных органов и т. д.). Это в свою очередь стало причиной низкой оперативности принимаемых решений. Например, на формирование плана платежей требовалось 10 дней, поэтому на предприятии было только два расчетных дня в месяц. Поскольку банки находились в Москве и Волгограде, на получение выписок также уходило несколько дней. Возникали ситуации, когда забывали своевременно уплатить налог на имущество, внести плату за аренду земли и т. д. А сбор достоверной информации о дебиторах и кредиторах занимал неделю. Столько же времени уходило на сопоставление данных отдела снабжения и других подразделений с бухгалтерскими отчетами. Сотрудники просто забывали передавать необходимые документы в бухгалтерию. В таких условиях отчет для инвесторов об израсходованных, например, за август средствах удавалось сформировать только к концу сентября.

Инвестора не устраивала ситуация, когда невозможно было эффективно управлять процессом модернизации производства, а отсутствие информации свидетельствовало о высокой вероятности потери вложенных средств. Для нормализации работы предприятия в кратчайшие сроки было принято решение о проведении экстренной оптимизации бизнес-процессов в соответствии с принципами, описанными в статье «Экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов».

Порядок прохождения заявок на проведение платежей (выдержка из документа)

1. Заявку на проведение платежа (за наличный расчет или путем безналичной оплаты) имеет право сделать инженерно-технический работник предприятия за подписью руководителя соответствующего структурного подразделения по утвержденной форме.

2. В заявке должно быть отражено:

a. структурное подразделение, которое является инициатором платежа;

b. получатель платежа и его реквизиты (для этого к заявке необходимо приложить копию счета или счета-фактуры);

c. назначение платежа (оплата товара, работ, услуг);

d. номер договора, по которому необходимо сделать платеж. Если договор новый либо данного договора нет в бухгалтерии, то дополнительно инициатором платежа прикладывается копия договора. Если оплата разовая на основании счета, то в тексте заявки делается запись об этом;

e. сумма платежа (руб. коп.);

f. каким путем проводится расчет (наличным или безналичным).

3. При неправильном заполнении заявка возвращается на дооформление.

4. Заявка регистрируется в канцелярии.

5. Заявка передается инициатором платежа в бухгалтерию.

6. Поданная заявка регистрируется в «1С: Бухгалтерия».

7. Если в одной заявке идет оплата по нескольким договорам, то для каждого договора формируется отдельная строка и впоследствии отдельное платежное поручение.

8. Длящиеся заявки.

С целью упрощения выплат сумм процентов по кредитам, на командировки, авансы по зарплате, заработной платы и т. п. 1-го числа каждого месяца открываются длящиеся заявки. 1-я — командировочные расходы на сумму 10 тыс. руб., 2-я — заработная плата на сумму 950 тыс. руб., 3-я — проценты по кредитам на сумму ожидаемых процентов в текущем месяце (если кредитных договоров несколько, то на каждый кредит открывается отдельная заявка). Ответственные за подачу длящихся заявок 1-й и 2-й — заместитель главного бухгалтера — старший кассир, 3-й — бухгалтер по работе с банками.

9. Реестр заявок формируется ежедневно в конце рабочего дня, распечатывается и хранится в отдельной папке.

10. Подписывать заявки на проведение платежа имеет право генеральный директор, заявки в сумме до 5 тыс. руб. — директор по экономике и финансам, заместитель генерального директора по материально-техническому обеспечению.

11. Заявка может быть аннулирована по распоряжению генерального директора или инициатора платежа.

12. Не исполненные в прошедшем месяце заявки, по которым инициатор платежа подтверждает его необходимость, переносятся в объеме неисполнения на следующий месяц путем изменения даты заявки с числа прошлого месяца на первое число нового месяца.

Экспресс-диагностика компании

В первую очередь были проанализированы бизнес-процессы как внутри подразделений, так и возникающие в ходе их взаимодействия. Эта работа выполнялась силами «команды улучшения» — неофициального подразделения компании, в состав которого вошли руководители финансово-экономической службы, отдела снабжения и отдела кадров. В работе именно этих подразделений нередко допускались серьезные ошибки, а сотрудники были вынуждены работать сверх нормы. При этом сроки выполнения работ по-прежнему срывались. «Команду улучшения» возглавил директор по экономике и финансам, так как оптимизация бизнес-процессов должна была не только способствовать наведению порядка на предприятии, но и принести конкретный экономический эффект (снижение затрат, получение более дешевых кредитов за счет роста прозрачности компании и т. д.).

В течение нескольких недель руководители вышеперечисленных подразделений анализировали работу своих подчиненных, учитывали, сколько времени было потрачено на выполнение того или иного процесса. По итогам проведенного анализа был составлен список бизнес-процессов с указанием их продолжительности. В соответствии с экспресс-методом оптимизации был проведен АВС-анализ бизнес-процессов, в результате которого все процессы разделили на три группы значимости (см. табл. 1).

Оптимизация работы предприятия

Оптимизация работы компании включала оптимизацию бизнес-процессов, анализ состояния активов, а также другие мероприятия.

Оптимизация бизнес-процессов

Для получения максимального эффекта в кратчайшие сроки оптимизация началась с процессов группы «А».

Расчет заработной платы. Сама по себе процедура расчета заработной платы не является для квалифицированного бухгалтера сложной. Однако до начала преобразований расчет зарплаты осуществлялся в Excel, при этом нередко возникали ошибки. Учитывая значительное количество сотрудников предприятия, поиск и устранение ошибок требовали больших трудозатрат. Практически все рабочее время заместителя главного бухгалтера уходило на расчет заработной платы. Было решено максимально исключить человеческий фактор, автоматизировав процесс расчета заработной платы с помощью программы «1С: Зарплата и Кадры». При соответствующем обучении сотрудников это простое решение принесло ощутимый результат: сократилось количество ошибок, а также время, необходимое на расчет заработной платы.

Повышение квалификации персонала. На момент начала оптимизации бизнес-процессов уровень квалификации персонала оставлял желать лучшего. Существовавшая практика обучения предполагала, что начальники подразделений самостоятельно проводят обучение среди специалистов своих отделов. Отсутствовала единая программа подготовки специалистов.

В результате проведенной диагностики было выявлено, что люди просто не понимают необходимости тех или иных действий, поэтому не считают нужным их выполнять.

Отдел кадров разработал и внедрил план подготовки персонала, в соответствии с которым сотрудникам ряда подразделений предписывалось пройти специализированные курсы. Например, все работники бухгалтерии прошли курсы бухгалтерского учета с использованием программы «1С: Предприятие» у одной из франчайзинговых фирм компании «1С». Для повышения качества и скорости прохождения таможенных процедур несколько сотрудников, занимающихся этими вопросами, были отправлены на курсы «таможенного декларанта». Главный бухгалтер получил аттестат профессионального бухгалтера. Реализация обучающих программ позволила значительно сократить количество ошибок за счет роста профессионального уровня персонала.

Проведение сверки расчетов с контрагентами. Помимо информации о состоянии расчетов в системе «1С: Бухгалтерия» практически каждый менеджер по снабжению вел свою базу данных в Excel. Из-за этого большинство операций дублировалось, соответственно возникали значительные потери времени, а также большое количество ошибок. При достаточно напряженном графике работы менеджер по снабжению мог внести информацию в одну из баз данных и совершенно забыть про вторую. К концу месяца, когда проводилась сверка расчетов с контрагентами, выяснялось, что данные «1С: Бухгалтерия» и Excel, которые должны быть идентичными, имеют серьезные расхождения. Начинался кропотливый поиск допущенных ошибок, неучтенных документов и т. д., что опять же требовало высоких трудозатрат. Было принято решение устранить дублирование операций и отказаться от ведения баз данных в Excel. Сотрудников обязали вносить все данные только в «1С: Бухгалтерия». Лишь благодаря этому удалось значительно сократить трудозатраты, а также повысить достоверность информации.

Формирование плана платежей. Проблема формирования платежей для завода была одной из наиболее острых. Отсутствие единой базы данных, содержащей достоверную информацию по всем направлениям деятельности, не позволяло оперативно ответить на вопрос: «Кому следует заплатить в первую очередь?» В результате завод регулярно платил штрафы, неустойки. Требовалось установить жесткую дисциплину движения информационных потоков. Для этого были разработаны схемы документооборота, позволяющие четко определить последовательность действий для каждого сотрудника. Благодаря этому был решен вопрос распределения обязанностей и полномочий. Кроме того, если в процессе обработки данных выявлялись какие-то расхождения или ошибки, то, располагая четко описанным поэтапным процессом получения этих данных, несложно было определить причину и место возникновения ошибки. Накопление информации осуществлялось в системе «1С: Бухгалтерия».

Анализ состояния активов

Параллельно с оптимизацией бизнес-процессов на заводе проводился анализ состояния активов. Первостепенным вопросом было создание системы ежедневного получения данных о состоянии расчетного счета. Эта задача была решена в кратчайшие сроки за счет внедрения системы «Банк—клиент».

Вторым направлением работы стала инвентаризация основных средств, остатков по складам и незавершенного строительства. Это потребовало значительных трудозатрат, но принесло заметные результаты. Были обнаружены неучтенные складские запасы на сумму около 500 тыс. руб., которые в дальнейшем были реализованы. При инвентаризации основных средств были выявлены не учтенные на балансе объекты и, наоборот, часть старого оборудования цеха, которое было демонтировано и утилизовано, но все еще числилось на балансе предприятия.

Другие мероприятия

В рамках оптимизации деятельности предприятия в корне была пересмотрена старая учетная политика. Взамен номинального документа по учетной политике был создан свод правил учета и порядок представления документов с указанием сроков и ответственных за их составление, разработаны формы соответствующих документов.

На основе результатов диагностики для каждого подразделения был разработан план мероприятий, направленных на оптимизацию их работы (см. табл. 2).

Итоги оптимизации

В результате проделанной работы руководство предприятия теперь в любой момент может получить информацию о направлении и дате расходования денежных и материальных ресурсов. Благодаря введению четкого порядка оформления заявок сократились неоправданные закупки ресурсов.

За счет увеличения квалификации производительность труда работников финансово-экономического отдела возросла на 34%, бухгалтерии — на 29%, работников кадрового отдела — на 19%.

Сотрудники, зная, что процесс контролируется, стали выполнять свою работу более добросовестно. Выявлены и ликвидированы основные средства, не использующиеся в обороте и ненужные в будущем. Сокращение составило 8—10%. Количество ошибок при оформлении платежных и первичных документов снижено в среднем на 54%.

Программа повышения квалификации персонала стала одним из направлений социальной политики компании, в рамках которой также осуществляется предоставление сотрудникам квартир, финансируется содержание футбольной команды, поддерживается конкурентоспособный уровень заработной платы, а также действует система премирования.

В настоящее время разрабатывается план проведения оптимизации бизнес-процессов групп «B» и «С», а также работы производственных и строительно-монтажных подразделений.

Оптимизация бизнес-процессов на заводе

Оптимизация бизнес-процессов на заводе

_________________________________________________
1 См. «Финансовый директор», 2003, № 1. – Примеч. редакции.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль