Печать на выданье

47
Аутсорсинг. Интуитивно офисная печать не воспринимается как значимая статья расходов. Но только потому, что сложно измерить ее реальные объемы и сравнить с другими видами тиражирования документов.
Прямые затраты на офисную принтерную печать, согласно исследованию английского консалтингового агентства Ashburnham Group, составляют всего 10%. Сюда входят стоимость оборудования, запчасти, бумага, сервисное обслуживание и электроэнергия. Еще 15% составляют IT-поддержка, затраты на инфраструктуру сети, администрирование и закупки. И львиная доля затрат приходится на производственный процесс (28%) вместе с самим процессом документооборота (47%). К этим расходам, например, относятся потери времени пользователем у принтера, когда он стоит в ожидании своей распечатки, архивирование, хранение, доставка (см. рисунок). В итоге в крупных компаниях с большим документооборотом офисная принтерная печать обходится дороже, чем тиражная и типографская вместе взятые. Снизить расходы можно, например, больше используя копир - печать на офисных принтерах в два-три раза дороже. Вопрос в том, как заставить делать это сотрудников. Всегда легче распечатать на принтере несколько экземпляров документа, чем тиражировать его на копировальной машине.

Из любой ситуации есть выход. Здесь их по крайней мере два. Можно ввести драконовские меры и штрафовать персонал всякий раз, когда из принтера вылезает больше одной копии. Только вряд ли от этого повысится лояльность сотрудников к организации. Поэтому здесь для снижения расходов и повышения прозрачности затрат лучше передать офисную печать документов на аутсорсинг. Сделать это можно самостоятельно, организовав отдельную компанию со своим бюджетом, или обратиться в специализированную фирму, предлагающую подобные услуги. Варианты сотрудничества могут быть разными - от организации печати "с нуля" до управления уже существующим процессом. В последнем случае аутсорсинговая организация переводит к себе на работу ответственных за печать сотрудников компании-заказчика и оптимизирует процессы.

Аутсорсинг офисного центра печати востребован в компаниях, часто общающихся с клиентами. Это розничные банки, телекоммуникационные и страховые компании. Стоимость услуги зависит от текущего состояния оборудования и оптимальности печатного процесса. Аутсорсинговая компания берет на себя обеспечение бесперебойной работы, а оплата производится по конечному результату - количеству отпечатанных страниц. Например, пользуется услугами офисного центра печати фармдистрибьютор "ЦВ Протек". Он полностью перешел на обслуживание компанией Xerox в 2004 году. До этого вся офисная печать была сосредоточена на специальном участке. Однако к 2002 году его мощностей стало не хватать, хотя они позволяли обрабатывать порядка 2 млн страниц в месяц, а расходы на обслуживание "бумагооборота" росли изо дня в день. В "Протеке" не стали увеличивать количество принтеров, а решили оптимизировать сам бизнес-процесс. В результате перехода на аутсорсинг общая экономия "Протека", по словам исполнительного директора компании Георгия Бекузарова, составляет около $1 млн в год.

Главная проблема при передаче на сторону процессов офисной печати характерна для любого вида IT-аутсорсинга - сохранение конфиденциальной информации. В компаниях, предоставляющих подобные услуги, признают эту проблему. "Недоверие заказчиков сводится к двум проблемным точкам, - рассказывает Игорь Силицкий, руководитель отдела по развитию бизнеса компании Xerox, - передаче информации за пределы компании и "человеческому фактору". Но ведь процесс физически остается на территории клиента, а в помещении центра печати отсутствует техническая возможность для вывода информации". Для снижения "человеческого фактора" аутсорсеры уделяют большое внимание мотивации. "Кроме того, передача конфиденциальной информации сотрудником компании и аутсорсером регулируется разными правовыми актами, - размышляет Игорь Силицкий. - Организации со своими сотрудниками - трудовым законодательством, а отношения двух компаний - гражданским. Во втором случае больше возможностей застраховаться от рисков".

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль