Структура ФЭС: опыт практиков

11540
Обермейстер Александр
директор комплекса финансов и инвестиций ОАО АФК «Система»
Одна из задач финансового директора любого предприятия — правильно организовать работу своего подразделения — финансово-экономической службы (ФЭС). При этом очень важно сформировать ее оптимальную структуру, то есть четко распределить обязанности как между отделами, так и между сотрудниками финансовой службы. В статье представители трех компаний рассказывают о структуре своих финансовых служб, а также приведены комментарии консультантов.

Формирование структур ФЭС

По мнению финансовых директоров и консультантов, которых мы опрашивали в ходе подготовки этого материала, формирование структуры финансово-экономической службы можно условно разделить на два этапа:

  • определение функций и задач ФЭС;
  • группировка функций и создание отделов.

Функции и задачи ФЭС финансовые директора определяют с учетом специфики деятельности компании и требований собственников бизнеса, а также законодательства.

  • Личное мнение Дмитрий Исаев, консультант компании «Ланит» (Москва)

    Я считаю, что финансово-экономическая служба должна отвечать за следующие направления работы компании:

    • ведение российского бухгалтерского учета;
    • формирование международной финансовой отчетности (IAS, GAAP);
    • управленческий учет;
    • операционное бюджетирование;
    • контроль взаиморасчетов и осуществление платежей;
    • проведение финансовых операций (кредиты, депозиты, ценные бумаги, валютные операции);
    • финансово-экономический анализ.

    Ольга Кузьмина, начальник финансового отдела ООО «Лекс-Финанс» Консалтинговой группы «Лекс» (Тюмень)

    В нашей компании основными задачами финансово-экономической службы являются:

    • реализация единой экономической политики;
    • управление финансами;
    • организация и ведение бухгалтерского учета;
    • представление налоговой и статистической отчетности в контролирующие органы;
    • организация корпоративного управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности.

Большинство опрошенных нами финансовых директоров согласились с приведенными перечнями задач и функций ФЭС. Нет лишь единого мнения о том, должна ли ФЭС отвечать за внедрение информационных технологий и внутренний аудит.

Как отметил Мартин Арутюнян, старший менеджер департамента консалтинга компании «Делойт и Туш», «пять-шесть лет назад в России в состав финансово-экономической службы большинства компаний входил отдел информационных технологий. Это было вызвано тем, что финансовый директор являлся основным инициатором автоматизации бухгалтерского учета и внедрения корпоративной информационной системы. Сегодня роль информационных технологий в бизнесе изменилась, поэтому более эффективным представляется выделение соответствующей службы в отдельное подразделение, подчиняющееся генеральному директору». Большинство финансовых директоров согласились с подобной точкой зрения1.

По поводу функции внутреннего аудита мнения финансовых директоров и консультантов разделились. Консультанты считают, что эта работа не должна осуществляться ФЭС. По словам Дмитрия Исаева, «подразделение внутреннего аудита решает широкий круг задач контроля, анализа предпринимательских рисков и оценки процедур управления и соответственно имеет отношение к самым разным аспектам деятельности компании. Поэтому для того чтобы оставаться беспристрастным, это подразделение должно подчиняться непосредственно генеральному директору». Однако большинство опрошенных нами финансовых директоров утверждают, что внутренний аудит — одна из функций ФЭС. Как сказал финансовый директор компании «Исток» Александр Панков, «это вопрос доверия акционеров и собственников бизнеса своему финансовому директору. Если они доверяют ему полностью, то внутренний аудитор должен работать в составе ФЭС, если же нет, то эту функцию можно вывести за рамки финансовой службы и использовать как инструмент контроля, в том числе над финансовым директором».

После того как функции и задачи ФЭС определены, в рамках службы выделяются обособленные подразделения.

  • Личный опыт

    Мартин Арутюнян, старший менеджер департамента консалтинга компании «Делойт и Туш»

    В ФЭС необходимо выделить следующие структурные подразделения:

    • бухгалтерия — для ведения российского бухгалтерского и налогового учета, составления международной финансовой отчетности;
    • планово-экономическое управление (в некоторых компаниях — управление контроллинга) — для ведения управленческого учета, финансового планирования;
    • управление финансового анализа и учета — для финансово-экономического анализа;
    • инвестиционное управление — для работы с кредитами, депозитами, ценными бумагами, для проведения валютных и документарных операций;
    • казначейство — для осуществления платежей.

    В зависимости от отраслевой специфики внутри управлений могут быть организованы отделы (подотделы), отвечающие за выполнение определенных функций: биллинг (выставление счетов), работа с дебиторами и кредиторами, прогнозирование, налоговое планирование и т. д. В ряде крупных российских компаний в структуре финансово-экономической службы встречаются управления и отделы, занимающиеся разработкой методологии бухгалтерского учета и финансового анализа, а также отвечающие за консолидацию и подготовку финансовой отчетности по международным стандартам.

Многие специалисты считают, что не следует дробить ФЭС на множество небольших отделов — лучше выделить несколько крупных подразделений.

  • Личный опыт

    Александр Кузьмичев, эксперт консультационной компании BKG (Москва)

    Чтобы управление было эффективным, в ведении руководителя финансово-экономической службы должны находиться три-четыре подразделения.

    По моему мнению, в структуре ФЭС нужно выделить управление экономического анализа и планирования, казначейство и бухгалтерию.

    Управление экономического анализа и планирования занимается экономическим планированием (бюджетированием), контролем исполнения бюджетов, экономическим анализом. Казначейство планирует движение денежных средств, проводит финансовый анализ, оценку текущих или предполагаемых источников финансирования, готовит кредитные и депозитные договоры, управляет дебиторской и кредиторской задолженностями. В ведении бухгалтерии находятся регистрация, обработка и хранение бухгалтерской информации, а также бухгалтерский, управленческий и налоговый учет.

Все опрошенные нами эксперты высказали мнение, что бухгалтерия входит в структуру ФЭС, следовательно, главный бухгалтер должен подчиняться финансовому директору. Однако в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете»2, главный бухгалтер подчиняется непосредственно генеральному директору. По мнению Виктора Кириченко, руководителя направления Центра управленческого консультирования компании «Русаудит Дорнхофф, Евсеев и партнеры», «это требование законодательства можно соблюсти путем придания статуса главного бухгалтера должностному лицу, в действительности исполняющему обязанности финансового директора. При этом наделение в компаниях главного бухгалтера функциями финансового директора нецелесообразно в силу того, что задачи финансового управления намного масштабнее задач ведения бухгалтерского учета и требуют профессиональной подготовки и навыков иного характера»3.

Как организованы ФЭС российских компаний

Рассмотрим структуры ФЭС трех российских компаний. О принципах построения ФЭС рассказывают их представители, а консультанты оценивают достоинства и недостатки предложенных структур.

Структура ФЭС ООО «Воды Боржоми»

Татьяна Каримова, генеральный директор ООО «Воды Боржоми»:

Структура ФЭС: опыт практиков

«Структура нашей финансовой службы менялась одновременно с ростом компании. Первоначально ФЭС состояла лишь из бухгалтерии, выполняющей стандартные функции. Появление новых подразделений в структуре службы было продиктовано новыми задачами, которые ставились перед бизнесом. Потребовались не только ведение бухгалтерского учета, но и оптимизация налогообложения, формирование внутренней отчетности, на основании которой осуществлялось бы принятие управленческих решений, а также отчетности для собственников бизнеса в стандарте IAS. Ну и конечно, любой компании не обойтись без планирования деятельности, то есть разработки бюджета. В результате из отдела бухгалтерии был выделен налоговый отдел, созданы финансовый отдел, отвечающий за составление отчетности по международным стандартам, и отдел бюджетирования. В настоящий момент функция внутреннего аудита отдана на аутсорсинг, а в дальнейшем мы планируем создать в структуре ФЭС отдел внутреннего аудита (см. рис. 1).

Справка

ООО «Воды Боржоми» (Москва) — официальный торговый представитель холдинга Georgian Glass & Mineral Water Co.N.V. (GG & MW) в России и странах Балтии. ООО «Воды Боржоми» осуществляет поставку минеральной воды на территории России и реализует ее через дилерскую сеть. Общая численность — более ста человек.

Первоначально вся информация учитывается в бухгалтерии, а затем поступает в другие подразделения. Финансовый отдел и отдел бюджетирования используют в своей работе помимо данных бухгалтерского учета информацию, поступающую из других подразделений компании».

  • Мнение консультанта

    Александр Кузьмичев, эксперт консультационной компании BKG (Москва)

    К положительным аспектам представленной структуры финансово-экономической службы можно отнести четкое разделение трех функциональных блоков — учета, управления финансами и управления затратами. Такая структура не требует высоких административных расходов и позво-ляет эффективно координировать действия персонала.

    Вместе с тем передача функции учета двум подразделениям — бухгалтерии и финансовому отделу, — как мне кажется, не оправданна. Как правило, эти функции гораздо эффективнее осуществлять в рамках одного подразделения.

Структура ФЭС ОАО «Исток»

Александр Панков, финансовый директор компании «Исток» (Москва):

«При формировании структуры финансово-экономической службы я исхожу из того, что чем меньше прямых подчиненных, тем эффективнее будет руководство. Оптимальный вариант — три человека. В моем непосредственном подчинении находятся заместитель финансового директора по официальной отчетности компании, финансовый контролер и начальник казначейства (см. рис. 2).

Структура ФЭС: опыт практиков

Заместитель финансового директора по официальной отчетности компании — непосредственный руководитель главных бухгалтеров юридических лиц, входящих в холдинг. Он занимается созданием консолидированной отчетности по международным стандартам, а также унификацией ведения бухгалтерского учета, определением сроков сдачи отчетности, контролем уплаты налогов и т. д. Помимо главных бухгалтеров под руководством заместителя финансового директора работают налоговый консультант и внутренний аудитор.

Справка

ОАО «Исток» — один из крупнейших в России производителей алкогольной продукции. Практически все производственные мощности компании, включающие спиртовой завод, ликероводочный завод, завод шампанских вин, стекольное производство, цех покраски бутылок и типографию, сосредоточены в г. Беслан (Северная Осетия). Управляющая компания холдинга находится в Москве. Общая численность — 2300 человек.

Финансовый контролер отвечает за блок управленческой отчетности и контролирует работу компании. Финансовый контроль включает составление бюджета компании (бизнес-плана), контроль его исполнения и анализ возникающих отклонений. К функциям отдела, возглавляемого финансовым контролером, также относится моделирование деятельности компании: анализ наиболее вероятного развития предприятия, сценарный анализ деятельности компании и т. д. В службу финансового контроллинга входят начальники планово-экономических отделов предприятий холдинга.

Я убежден, что бухгалтер не должен управлять процессом движения денежных средств, поэтому на предприятии нужно выделить такую структуру, как казначейство. К его функциям относятся открытие счетов, контроль за прохождением платежей, привлечение кредитов, создание внутренней консолидированной отчетности по движению денежных средств и т. д. Работа казначейства и бухгалтерии выглядит следующим образом. Платежные документы, подписанные бухгалтером, в обязательном порядке проходят через казначейство, где проверяется их целесообразность, после чего дается разрешение на проведение платежа.

На производственном предприятии также необходим планово-экономический отдел, который должен заниматься калькулированием себестоимости, контролем отклонений фактической себестоимости от плановой, нормированием труда и т. д.

На мой взгляд, структура ФЭС нашей компании универсальна и может быть с успехом применена на предприятиях различных отраслей».

  • Мнения консультантов

    Дмитрий Исаев

    По моему мнению, плюсом предложенной структуры ФЭС является сильный блок, возглавляемый финансовым контролером, в котором сосредоточены функции управленческого учета и стратегического финансового управления. Кроме того, оперативное финансовое управление, включая платежи и финансовые операции, вынесено в отдельный блок — казначейство. Это широко распространенная практика, которая дает положительные результаты.

Структура ФЭС компании ООО «Lous Dreyfus Vostok»

Ирина Гриднева, финансовый директор ООО «Louis Dreyfus Vostok» (Москва):

«Когда мы создавали структуру финансово-экономической службы (см. рис. 3), то исходили из следующих особенностей нашей компании:

  • экспортный характер бизнеса;
  • работа с большим количеством банков, в том числе по валютным и кредитным операциям;
  • необходимость ежемесячно составлять управленческую отчетность;
  • большое количество филиалов.

Структура ФЭС: опыт практиков

В состав ФЭС головной компании, которую возглавляет финансовый директор, входят бухгалтерия, отдел по ведению управленческого учета и казначейство. Финансовый директор курирует также работу администратора ERP-системы компании и главных бухгалтеров региональных предприятий.

Основной блок ФЭС — бухгалтерия, которая совмещает учетные и контрольные функции. Надо сказать, что подобная организация работы бухгалтерии характерна для многих предприятий. К нетипичным должностям в рамках бухгалтерии можно отнести должность бухгалтера по налогам и расчетам с региональными офисами, в обязанности которого входит контроль расчетов региональных подразделений с бюджетом.

Бухгалтер по управленческому учету отвечает за управленческую отчетность — анализ прибыльности по отдельным контрактам, регионам и предприятию в целом. Эти данные используются как для текущего управления, так и для дальнейшего составления финансовой отчетности по международным стандартам. Вся необходимая для этого информация поступает из бухгалтерии головной компании и от главных бухгалтеров региональных предприятий. Отчетность по стандартам МСФО составляется финансовым директором компании.

Появление должности казначея объясняется тем, что компания активно работает с банками. Бухгалтер по работе с банками подчиняется казначею и ведет учет операций, связанных с этой работой. Курирование финансовым директором работы администратора ERP-системы связано с тем, что большая часть информации из системы используется именно финансовой службой».

Справка

ООО «Louis Dreyfus Vostok» входит в состав международной корпорации Louis Dreyfus. Основная сфера деятельности компании — торговля зерновыми и масличными культурами, мукомольное производство, производство подсолнечного масла и т. д. Компания представляет собой вертикально интегрированный холдинг, филиалы которого расположены в разных городах России. Общая численность — 100 человек.

  • Мнение консультанта

    Ильгар Байрамов, ведущий консультант компании «Евроменеджмент» (Москва)

    В приведенной структуре прослеживается доминирующая роль бухгалтерии, что характерно для большинства компаний, работающих на российском рынке. Такая организационная особенность позволяет ФЭС эффективно решать стандартные задачи в области учета и контроля финансово-хозяйственной деятельности компании, а также развивать другие направления финансовой службы.

    Учитывая, что компания осуществляет производственную деятельность и имеет несколько филиалов, представляется неоправданным отсутствие планово-экономического отдела, в обязанности которого должны входить определение оптимальной модели взаимодействия между предприятиями холдинга с целью оптимизации суммарных издержек холдинга, оценка альтернативных вариантов инвестирования в различные проекты, а также бизнес-планирование деятельности холдинга.

Плюсы и минусы большинства структур ФЭС

По мнению консультантов, анализ приведенных структур ФЭС позволил выявить особенности и преимущества, характерные для организации финансовых служб многих российских компаний:

  • низкие административные расходы;
  • отсутствие дублирования функций подразделений;
  • возможность эффективно решать стандартные задачи;
  • централизованный контроль финансов.

Вместе с тем следует отметить и наиболее часто встречающиеся недостатки:

  • чрезмерное дробление важных процессов, таких как учет, управление затратами и т. д.;
  • отсутствие налаженного взаимодействия отделов;
  • загруженность руководителя ФЭС оперативной работой и текущими вопросами, что наносит ущерб задачам стратегического управления компанией.

Надеемся, что, ознакомившись с предложенным материалом, финансовые директора смогут по-новому взглянуть на структуру ФЭС своей компании, что позволит повысить эффективность ее работы.

Материал подготовлен экспертом журнала Александром Афанасьевым по итогам «круглого стола», организованного редакцией «Финансового директора».

_______________________________________
1 Подробнее о том, в чьем подчинении должна быть IT-служба, см. в материале «IT-стратегия как часть бизнес-стратегии компании», «Финансовый директор», 2003, № 7–8.
2 Статья 2 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
3 О взаимоотношениях главбуха и финансового директора см. интервью с А. Бакаевым «У финансового директора в «генах заложено», что главбух должен ему подчиняться», «Финансовый директор», 2002, № 5. – Примеч. редакции.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль