Три задачи при построении эффективного бюджетирования

1202
Егоров Владимир
руководитель направления продвижения ERPрешений Microsoft в России
Перед внедрением бюджетирования финдиректору необходимо решить три важные задачи, от которых будет зависеть эффективность всего процесса. Выбрать способ интеграции, изучить стандартные отчеты и аналитические инструменты системы и решить вопросы, связанные с адаптацией к новой системе.

Задача 1. Выбрать способ интеграции. От уровня интеграции системы бюджетирования и систем, в которых осуществляется операционная деятельность сотрудников, зависит то, насколько четко будут соблюдаться утвержденные бюджеты и регулироваться разные аспекты бизнеса, например работа служб снабжения. Типовой подход — централизация снабжения в целях оптимизации цен, сроков и объемов поставок. Это требует организации четкого взаимодействия со всеми подразделениями и контроля их индивидуальных бюджетов при размещении заказа на закупку. Без интеграции закупок с бюджетами в ручном режиме весьма вероятно возникновение ошибок и нарушения бюджетов. Поэтому важно четко определить, какой способ интеграции вам подходит.

1. Когда система бюджетирования создается в составе единой системы управления ресурсами предприятия, то есть живет в рамках единого приложения и единой базы данных. Тогда интеграция и бюджетный контроль обеспечиваются автоматически, причем с той степенью детализации и масштабирования, которая формируется настройками системы бюджетирования в текущий момент.

2. Когда, например, бюджетирование и складская система живут отдельно, a их увязывают через третьи системы — документооборота или управления рабочими заданиями, worklow, например, портал под управлением Microsoft Sharepoint. Тогда тот же процесс закупки формализуется в виде бизнес-процесса, в котором задействованы разные сотрудники, они отвечают за свои этапы процесса, который выполняют в разных системах. Любой процесс закупки стартует на этом портале, исполнители и руководители могут легко отследить прогресс его выполнения и не могут пропустить точки осуществления бюджетного контроля.

3. Интеграция разных систем между собой путем периодического экспорта/импорта данных, модификации исходных функций в целях контроля и т. п. Но этот способ достаточно рискованный, так как будет работать только с конкретными системами, их версиями и настройками.


Мнение эксперта

Елена Саяпина, директор отделения финансово-экономических решений компании IBS

Мы неоднократно создавали для одной компании и систему учета, и систему бюджетирования. Главный принцип таких проектов — нужно строить единую функциональную архитектуру. В частности, справочники (хотя бы узловые) для системы учета и системы бюджетирования должны быть одними и теми же. Если существует соответствие на уровне плана счетов, аналитик, справочников, то процесс интеграции будет понятен, прозрачен и не займет много времени. Об этом соответствии надо помнить при внесении изменений в систему бюджетирования. Часто ошибочно считают, что бухгалтерская система является обслуживающей для системы бюджетирования, просто источник факта. На самом деле у компании может не быть системы бюджетирования, но бухучет она должна вести. Произвольные изменения учетной политики влекут ретроспективный пересчет всех показателей отчетности по тому порядку, на который компания произвольно переходит. Например, компания решила поменять метод оценки списываемых в производство материально-производственных запасов. Она должна пересчитать остатки по материальным счетам таким образом, как будто новый метод применялся всегда. Это нелегко реализовать, а в большинстве случаев просто нецелесообразно. Поэтому, прежде чем вводить новые принципы планирования в системе бюджетного управления, надо рассмотреть ограничения, которые накладывает на них система бухгалтерского учета.


Задача 2. Изучить стандартные отчеты и аналитические инструменты системы. Любая система бюджетирования, как только она получает возможность экспорта данных в Microsoft Office, прежде всего Excel, фактически получает неограниченные возможности для создания удобных форм отчетности. Встроенные инструменты Office позволяют самостоятельно создавать взаимосвязи, задавать критерии, выстраивать иерархии и определять ключевые показатели эффективности для больших объемов информации. Вы можете легко визуализировать эти данные, так вы сможете увидеть ценные выводы, неочевидные при обычном анализе информации. Единственным ограничением в данном случае будут навыки и время тех специалистов, которые занимаются настройкой и визуализацией этих отчетов. Поэтому хорошо, если система, помимо инструментальных возможностей для создания отчетов, содержит большое количество стандартных отчетов и аналитических инструментов. К примеру, в системе управления предприятием Microsoft Dynamics AX предусмотрено более 800 стандартных отчетов по всем аспектам деятельности компании, включая бюджетирование, а также 30 многомерных аналитических кубов, которые являются источником для оперативного анализа деятельности и бизнес-аналитики в контексте задачи каждой конкретной роли на предприятии.
+

Задача 3. Решить вопросы, связанные с адаптацией к новой системе. Какой бы замечательной ни была система, но если пользователям сложно в ней работать или что-то непонятно, если они жестко бойкотируют или мягко саботируют ее, то инвестиции компании окажутся напрасными. Именно поэтому Microsoft уделяет большое внимание эргономике своих решений, приближая простоту и удобство интерфейса к хорошо знакомым и интуитивно понятным Windows и Office. Это позволяет пользователям легко перейти на работу в новых системах Dynamics и перераспределить свое время от рутинных к более важным и интеллектуальным задачам. В системе управления предприятием Microsoft Dynamics AX мы создаем видеоролики с пошаговыми инструкциями по работе в ней: проходим в нужной последовательности меню, формы, поля, отчеты, гиперссылки, которые требуются пользователю в решении конкретной задачи, снабжаем эту видеозапись необходимыми комментариями и отдаем на изучение пользователю. Как правило, пары просмотров и параллельного исполнения в тестовой версии достаточно, чтобы освоить новую систему.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль