Регламент управления дебиторской задолженностью

5406
Регламент управления дебиторской задолженностью поможет решить проблемы управления дебиторской задолженностью и разработать эффективные мероприятия по управлению дебиторской задолженностью. Документом поделилась Татьяна Толстова, заместитель директора ООО «Сервис-Трейд».

Регламент управления дебиторской задолженностью

Регламент управления дебиторской задолженностью я разрабатывала для группы, в которую входили около 50 небольших и средних организаций, работавших по разным бизнес-направлениям: оказание услуг, оптовая и розничная торговля, несколько видов производства и спортивные комплексы. Вот проблемы управления дебиторской задолженностью, которые нам необходимо было решить с помощью этого регламента:

  • внедрить единый подход к управлению дебиторской задолженностью;
  • конкретизировать процессы и мероприятия по управлению дебиторской задолженностью;
  • установить порядок взаимодействия сотрудников;
  • определить функционирование комиссии по управлению дебиторской задолженностью.

Чтобы досконально разобраться в теме, посмотрите курс "Управление дебиторской задолженностью" в Школе финансового директора.

Четыре этапа управления дебиторской задолженностью

Процесс работы с дебиторкой разбили на четыре этапа. И алгоритм действий в рамках каждого из них четко прописали в регламенте управления дебиторской задолженностью. В документе закрепили ответственных сотрудников за результаты этапов и привели шаблоны документов, которые понадобятся им.

Этап 1. Анализ задолженности и прогноз ее возврата. Бухгалтерия сверяет расчеты с контрагентами и выявляет величину дебиторки. Задолженность конкретных дебиторов подразделяют на текущую, просроченную, исковую и т. д. Также выявляют мнимую дебиторку (когда услуги оплачены, но контрагент не представил первичные документы). Контролирует работу главный бухгалтер, который направляет отчет о структуре просроченной задолженности на начало месяца в комиссию по работе с дебиторкой за четыре дня до ее заседания согласно графику.

Этап 2. Внесудебные меры по возврату дебиторской задолженности. Решить проблемы по управлению дебиторской задолженностью помогают задействованные в рамках этого этапа ответственные сотрудники по договорам, бухгалтеры, юристы. А контролирует процесс комиссия по работе с дебиторкой, которая и определяет методы взыскания задолженности на основе отчета главного бухгалтера. С этой целью она собирается каждые два месяца. В течение дня после заседания акт с рекомендациями по уменьшению дебиторки комиссия направляет руководителю компании (см. образец). На данном этапе используют разные способы возврата дебиторской задолженности: от телефонных переговоров до претензий. Если глава компании решает прибегнуть к претензии, в тот же день передает акт комиссии ответственному юристу, который в течение двух дней после этого запрашивает необходимые документы в других отделах, на их сбор у них есть три дня. Спустя еще два дня юрист направляет претензию дебитору. Если тот откажется ее удовлетворять или не ответит на нее, то юрист сообщает об этом в течение трех дней руководителю компании, а в комиссию направляет отчет за день до ее нового заседания. Комиссия может инициировать погашение задолженности через зачетные схемы, ее уступку третьим лицам по договору цессии или факторинга. В случае просроченной дебиторки могут быть использованы и менее предпочтительные способы (например, оформление задолженности векселем). Также проводится наблюдение за возможностью взыскания реструктуризированной задолженности. И именно на этом этапе контрагента можно занести в «черный список».

Образец. Aкт с рекомендациями комиссии по уменьшению дебиторской задолженности

Регламент управления дебиторской задолженностью

Этап 3. Взыскание дебиторскрй задолженности в судебном порядке. Данный этап включает исковое производство и ведение исполнительного производства. Инициирует их комиссия по работе с дебиторкой, а необходимые меры принимают юристы. Сроки и порядок действий по подготовке и подаче искового заявления и претензий схожи.

Этап 4. Списание дебиторки. После того, как все мероприятия по управлению дебиторской задолженностью исчерпаны, бухгалтерия списывает ее на основании приказа руководителя, который издается в течение пяти дней после подписания акта инвентаризации дебиторки. А проводится инвентаризация до 20-го числа месяца, следующего за кварталом. Работы контролирует главный бухгалтер.

p>

Как регламент управления дебиторской задолженностью помог компании

После внедрения регламента управления дебиторской задолженностью его эффективность компании отслеживали по отдельности, затем формировался сводный отчет по группе. На адаптацию сотрудников к работе по регламенту ушло около пяти месяцев. К новым правилам, помогающим решить проблемы управления дебиторской задолженности, быстрее подстроились небольшие компании с незначительным объемом задолженности, срок которой не превышал месяца.

Ощутимый результат после реализации мероприятий по управлению дебиторской задолженностью по группе получили только спустя год:

  • отлажен весь процесс управления дебиторской задолженностью;
  • завершена и отлажена основная масса претензионно-исковой работы;
  • дебиторка в среднем по группе снизилась до 35 процентов (в том числе исковая задолженность — 3%, проблемная — 1,5% и «мертвая» — 0,3%);
  • повысился рейтинг деловой репутации группы;
  • стала прозрачнее работа с контрагентами;
  • повысилось качество взаимоотношений сотрудников внутри компаний и в целом по группе.

Что еще включить в регламент контроля дебиторской задолженности, смотрите на видео. Рекомендации по управлению дебиторской задолженностью дает Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора по экономике и финансам компании «Артпласт».

Об авторе

Татьяна Толстова

Опыт работы в сфере финансов — 14 лет. Ранее была финансовым директором в ООО «Ангара» и ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин» и др. Реализовала проекты по внедрению системы бюджетирования на следующих предприятиях: ООО «СНХЗ-Инвест» — оптовая торговля; ООО «СНХЗ Финанс» — оптовая торговля и финансовая деятельность; ЗАО «СтерлитамакНефтеХимРемСтрой» — строительно-монтажная деятельность; ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин» — тяжелое машиностроение.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Регламент управления дебиторской задолженностью и образцы упомянутых в статье документов.docx


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль