Как подготовиться к проекту автоматизации бюджетирования

977
Прежде чем выбирать программный продукт и приступать к процессу автоматизации бюджетирования, разработайте методологию бюджетирования. Желательно определиться с главными требованиями и концепцией развития системы. Данные о предполагаемом экономическом эффекте не будут лишними при защите проекта перед руководством.

Комплексный проект по автоматизации бюджетирования можно условно разбить на четыре этапа:

  • предпроектные работы;
  • эскизное проектирование системы;
  • определение настроек;
  • внедрение и сопровождение программы.

Управление проектом автоматизации бюджетирования

Прежде чем перейти к описанию этапов, остановимся на том, кто будет работать на проекте автоматизации бюджетирования. Привлечение консультантов для установки, настройки и программирования информационной системы часто предопределено. Тогда как разрабатывать методологию бюджетирования и сопровождать процесс внедрения можно и собственными силами – все зависит от пожеланий руководства компании и уровня профессиональной подготовки ее сотрудников.

Консультантов по информационным технологиям, работающих с системой, будем называть системным интегратором или группой по автоматизации. А тех, кто занимается методической разработкой системы бюджетирования, – группой методологии.

Для оперативного управления проектом и координации работы методологов и системных интеграторов можно создать единый координационный комитет, в состав которого войдут руководитель проекта со стороны компании-заказчика, а также главы обеих групп. Комитет будет заниматься мониторингом текущего состояния работ, принимать решения по ключевым вопросам проектирования системы бюджетирования (выделение центров ответственности, определение структуры планов и бюджетов и др.), а также разбираться с конфликтными ситуациями, организовывать взаимодействие с будущими ключевыми пользователями системы и пр.

Подготовка к проекту автоматизации бюджетирования

Группа методологии проводит обследование компании, по его итогам разрабатывает и согласовывает концепцию развития системы бюджетирования, а также формирует свои предложения по совершенствованию системы бухгалтерского и управленческого учета (для обеспечения сопоставимости плановых и фактических данных).

Потом эта же группа с помощью IT-специалистов составляет техническое задание. В нем описывают область автоматизации (все предприятие или его часть), состав автоматизируемых бизнес-процессов, задают необходимый уровень детализации данных и основные аналитики, состав автоматизируемых бюджетов и отчетов, а также обозначают требования к информационной системе (функционал, надежность, защита информации, аппаратное и программное обеспечение, средства связи, возможности обработки данных).

Составленное техническое задание служит основой для выбора системы автоматизации бюджетирования.

Как только компания принимает решение о том, какую программу использовать, и нанимает консультанта для ее внедрения, можно приступать к планированию графика работ. Кстати, он должен быть единым для обеих рабочих групп, только так удастся полностью согласовать их действия. Имеет смысл сначала обсудить план с группой автоматизации. Дело в том, что консультанты, занимающиеся внедрением таких систем, как SAP или Oracle, следуют собственной методологии внедрения программного обеспечения (ASAP и AIM соответственно). Возможно, придется под нее подстраиваться.

Эскиз проекта по автоматизации бюджетирования

Группа методологии разрабатывает финансовую структуру (центры ответственности, их права, обязанности и показатели оценки эффективности деятельности), бюджетную модель (формы бюджетов, правила их заполнения), формы отчетности, справочники, регламент взаимодействия при планировании и контроле, а также комплекс мероприятий по адаптации системы управленческого и бухгалтерского учета к требованиям системы бюджетирования.

Специалисты из группы автоматизации на этом этапе проводят первичное (эскизное) проектирование системы – разрабатывают схемы бизнес-процессов, закладываемых в систему, проводят декомпозицию бюджетных форм, планируют структуру баз данных, в частности OLAP-кубов, создают каталог базовых показателей и признаков.

Настройки системы автоматизации бюджетирования

После утверждения методологии бюджетирования системный интегратор приступает к детальному проектированию системы и ее настроек (форм ввода информации, алгоритмов обработки данных, форматов отчетов, разграничения прав доступа и пр.). Затем начинается программирование системы. Состав группы методологии сокращается до одного-двух человек (они будут заниматься дальнейшей методологической поддержкой проекта и подготовкой примера для интеграционного текста), группа по автоматизации, напротив, может быть увеличена.

Это заключительный этап – систему автоматизации бюджетирования настраивают в соответствии с разработанной проектной документацией, тестируют и производят отладку, загружают данные прошлых периодов, проводят опытную эксплуатацию и, наконец, сдают в промышленную эксплуатацию. Параллельно проводят обучение сотрудников заказчика и разрабатывают инструкции пользователей системы.

Самое важное в проекте автоматизации бюджетирования

Создать благоприятный климат в рабочих группах. Технические специалисты не всегда способны разобраться в специфической терминологии бизнеса и экономики, а экономисты в свою очередь не всегда сильны в технических вопросах. Чтобы упростить взаимодействие между ними, разместите обе группы в одном рабочем пространстве – создайте проектный офис. Другой способ сплотить коллектив – устроить небольшое корпоративное мероприятие для объединенной проектной команды.

Определиться с требованиями раньше, чем с программным продуктом. Прежде чем выбирать программный продукт и приступать к процессу автоматизации, разработайте методологию бюджетирования. Как минимум желательно определиться с главными требованиями и концепцией развития системы.

Данные о предполагаемом экономическом эффекте от автоматизации бюджетирования не будут лишними при защите проекта перед руководством компании, они помогут обосновать необходимость в инвестициях.  Оценка предполагаемого эффекта от автоматизации бюджетирования >>

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль