Управленческий баланс в Excel: четыре шага к цели

7868
Толстова Татьяна
заместитель директора ООО «Сервис-Трейд», ранее была финансовым директором ООО «Ангара», заместителем генерального директора по экономике и финансам-главным бухгалтером ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин»
Управленческие балансы разных компаний существенно отличаются по формам, способам формирования, методикам. Главное, чтобы отчеты были удобны в использовании, детализированы, четко структурированы, прозрачны и эффективны. В качестве инструмента можно использовать Excel.

Что такое управленческий баланс, думаю, каждый финансовый директор отлично знает. Я неоднократно сталкивалась с необходимостью формирования управленческой версии баланса: при внедрении системы бюджетирования, из-за неудобства применения традиционного, бухгалтерского формата баланса, из-за выдвижения новых пожеланий вышестоящего руководства. Причин было много. 

По формам, способам формирования, методикам управленческие балансы разных компаний существенно отличаются. Главное, чтобы отчеты были удобны в использовании, детализированы, четко структурированы, прозрачны и эффективны. А вот цели и задачи у них одинаковые. Напомню их.

Содержание управленческого баланса

1. Управление активами и обязательствами. Необходимо продемонстрировать простым, понятным способом, как себе, так и внешним пользователям, откуда взялись средства и куда их вложили. Отмечу, что, решив эту задачу, вы убиваете двух зайцев сразу: так как элементы баланса четко расписывают все финансовые потоки, становится гораздо проще формировать план (график) движения денежных средств (БДДС).

2. Управление финансовым состоянием. Обычно этот пункт находится под жестким контролем у контрагентов-кредиторов, и особенно у банков-партнеров, ведь именно их больше других интересует исполнение договоренностей и подписанных ковенант. Качественно составляя управленческий баланс, вы сможете гораздо точнее и быстрее прогнозировать финансовые показатели работы компании, контролировать их исполнение и тем самым снижать многочисленные риски бизнеса.

3. Управление балансом (или балансировка баланса). Если на предприятии используется прогнозный баланс, то вы по умолчанию применяете метод двойной записи. Даже при ведении управленческой отчетности в Excel вы можете легко настроить формулу, которая автоматически проведет балансировку формы. Для простоты восприятия эту форму можно изобразить так, как в таблице 1.

Таблица 1. Форма балансировки управленческого баланса

Управленческий баланс в Excel: четыре шага к цели

Формируя управленческий баланс, чаще всего финансовые директора небольших компаний прибегают к быстрому способу решения этой задачи: в Excel дорабатывают форму бухгалтерского баланса путем расширения аналитики. Но не всегда полученный результат является той формой, которую желают видеть руководители.

Работая финансовым директором на предприятии, занимающемся оптовой и розничной торговлей химией и нефтехимией, я столкнулась с необходимостью построения системы бюджетирования и управленческого учета с нуля. Предприятие только вошло в группу компаний, а весь учет раньше велся бухгалтером путем преобразования оборотно-сальдовой ведомости в разрезе субсчетов в бюджет доходов и расходов (БДР), пример см. в таблице 2. В результате получалась незамысловатая табличка в Excel (табл. 3). Почему она не устраивала? Проблемы наглядны, руководитель не видит связи с другими управленческими формами, нет разбивки на центры финансовой ответственности и по видам деятельности компании.

Таблица 2. Оборотно-сальдовая ведомость за месяц

Управленческий баланс в Excel: четыре шага к цели

Таблица 3. Форма управленческого баланса на базе оборотно-сальдовой ведомости

Управленческий баланс в Excel: четыре шага к цели

В моем понимании в версии управленческого баланса, являющейся одним из основных элементов бюджетирования, помимо широких возможностей по управленческому учету, параллельному учету по МСФО и консолидации отчетности можно реализовать дополнительно такие возможности, как:

  • внутрифирменное бюджетирование и планирование;
  • планирование и контроль расходования ресурсов;
  • контроль над управлением оборотным капиталом;
  • регламентация бизнес-процессов.

Создание управленческого баланса в Excel

Даже не имея специально настроенного прикладного ПО, все вышеперечисленное можно реализовать в Excel и получить требуемый результат. Собственно, именно это я и сделала на упомянутом выше предприятии.

Шаг 1. Создание единых справочников бюджетной системы в едином стиле:

«Статьи движения денежных средств» и «Статьи доходов и расходов» (пример см. табл. 4);

Таблица 4. Справочники «Статьи движения денежных средств» и «Статьи доходов и расходов»

Управленческий баланс в Excel: четыре шага к цели

«Центры финансовой ответственности (ЦФО)» (пример см. табл. 5);

Таблица 5. Справочник «Центры финансовой ответственности (ЦФО)»

Управленческий баланс в Excel: четыре шага к цели

Аналитические признаки (пример см. табл. 6).

Таблица 6. Аналитические признаки (АП)

Управленческий баланс в Excel: четыре шага к цели

Шаг 2. Настройка видов аналитики под бизнес предприятия (пример см. в табл. 7).

Таблица 7. Виды аналитики

Управленческий баланс в Excel: четыре шага к цели

 * Применяется для составления сводной таблицы Excel.
** РУ – ручное управление.
*** Выгружается из системы бухгалтерского учета, например «1С».

Шаг 3. Оценка результатов работы каждого направления деятельности предприятия.

Для этого управленческий баланс приводится в формат, который указан в таблице 8. Такая форма управленческого отчета имеет следующие характеристики:

  • дает объективную экономическую информацию о ресурсах компании (активах), предъявленных претензиях на ресурсы (обязательствах) и доле ресурсов, причитающихся владельцам (капитале);
  • представляет собой фиксированный набор строк с выводом числовых показателей. Отмечу, что эти показатели выводятся на конец каждого месяца, выбранного в шапке отчета, причем в заголовке отчета должно быть описание, на конец какого конкретно месяца показатели рассчитываются.

Таблица 8. Форма управленческого баланса 

Управленческий баланс в Excel: четыре шага к цели

Подходит такая форма больше крупным и средним предприятиям, для малого бизнеса в таблице 10 представляю фрагмент другого варианта баланса. В случае применения вами трансформации бухгалтерских данных на управленческий план счетов предлагаю применить таблицу 9, которая является подобным перечнем показателей отчета с описанием их заполнения.

Таблица 9. Состав показателей отчета «Управленческий баланс»

Управленческий баланс в Excel: четыре шага к цели

Таблица 10. Форма управленческого баланса для малого бизнеса

Управленческий баланс в Excel: четыре шага к цели

Помимо вышеприведенной структуры управленческого баланса вы можете сделать свою собственную версию блоков, например:

  • • Основной капитал;
  • • Текущий оборотный капитал — обороты только по операционной деятельности;
  • • Долги;
  • • Денежные средства;
  • • Капитал.

Я не случайно уделяю столь пристальное внимание блокам. Применяя такой подход при формировании управленческого баланса, за счет разделения на виды деятельности и центры ответственности, увеличения детализации вплоть до выделения VIP-дебиторов и кредиторов в общем составе, вы сможете устанавливать рычаги контроля по управлению оборотным капиталом как по каждой бизнес-единице, так и по предприятию в целом.

Шаг 4. Визуализировала анализ изменений структуры управленческого баланса. Очень удобно это делать, пользуясь таблицей 11. Она проста, понятна, и, главное, в ней присутствуют все обычно требуемые руководством показатели работы предприятия.

Таблица 11. Визуализация анализа изменений структуры управленческого баланса

Управленческий баланс в Excel: четыре шага к цели

Так, с помощью всего лишь нескольких простых таблиц Excel, я сформировала структурированный, детализированный управленческий баланс, который можно переклассифицировать с применением принципов существенности и признания операций в учете. Можно сказать, тем самым я приблизила управленческую форму баланса чуть ближе к МСФО. 

Все упомянутые в статье таблицы вы можете скачать по ссылке в конце статьи. 

Опытом поделилась Татьяна Толстова, финансовый директор ООО «Ангара». 

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Дополнительные материалы.zip


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль