«Есть три основных причины, которые тормозят процесс автоматизации бюджетирования и учета»

1253
Серебряков Евгений
генеральный директор ООО «Фаст Финанс»

- С какими основными проблемами, на Ваш взгляд, сталкивается компания в процессе автоматизации бюджетирования и управленческого учета?

Основные проблемы всегда лежат в области персонала. Проще всего автоматизировать небольшую компанию, в которой один-два человека являются и постановщиками задачи, и основными пользователями системы. Но если в автоматизированной системе требуется организовать работу разных подразделений, могут возникнуть трудности.

- Какие?

- Назову три основных причины, которые тормозят процесс автоматизации бюджетирования и учета. Во-первых, как правило,  инициатором автоматизации является финансовая служба. Но по мере подключения других подразделений начинают возникать дополнительные требования, которые не были учтены при формировании задания и могут даже противоречить друг другу. В результате процесс автоматизации уходит в сторону от начальной цели. Многие часы тратятся на обсуждение новых требований,  увязку их с исходным заданием и переделку того, что уже сделано. Поэтому надо или сформировать исчерпывающее задание до начала проекта, или двигаться поэтапно, начиная работы над новыми задачами только после завершения текущего этапа.

Во-вторых, часто постановщик задачи создает правильную, но идеализированную модель работы. Когда к ней подключаются реальные исполнители, она начинает трещать по швам из-за того, что бизнес-процессы в компании далеко не всегда соответствуют регламентам, если таковые  вообще имеются. В этом случае необходимо оперативно пересмотреть модель, максимально упростив ее. Ни в коем случае нельзя пытаться на ходу перестроить все бизнес-процессы предприятия, подгоняя его жизнь под модель.

В-третьих, новая система, по крайней мере на первом этапе, создает дополнительную нагрузку на людей, что вызывает их естественное сопротивление.  В такой ситуации я рекомендую финансовым директорам не жалеть времени на то, чтобы продемонстрировать каждому сотруднику заинтересованность в результате. Не в процессе, а именно в результате. Запросить какой-то отчет, который можно получить из автоматизированной системы быстрее, чем из привычных файлов Excel. Причем делать это надо регулярно. 

- Как преодолеть эти трудности?

- Основное правило, которое поможет избежать многих проблем – в компании должен быть руководитель проекта, который отвечает за постановку задачи, сам принимает и тестирует работу исполнителей, общается с пользователями и имеет достаточно времени для реализации этих задач. Чаще всего таким руководителем является финансовый директор.

- Вы тоже работали финансовым директором. Как лично Вы решали такие задачи?

-  Я работал финансовым директором сначала в строительной компании, потом в крупной типографии. И мне всегда не хватало инструмента автоматизации. Excel меня не устраивал, так как в нем практически невозможно организовать коллективную работу с корректным распределением прав доступа. А платформенные решения слишком дороги и громоздки. Отсюда и появилась идея создать готовый, но достаточно легко конфигурируемый инструмент для финансистов. Так называемый коробочный продукт, который обеспечивает высокую скорость запуска проекта при относительно низкой стоимости. Я бы описал его так: коробочный продукт - это своего рода дом, но чтобы в нем жить, его надо сначала обставить мебелью. 

- В чем его основные достоинства и есть ли у него недостатки?

- Основное достоинство коробочного продукта – это заложенный в нем готовый функционал. При разработке на базе платформенного решения требуется написание полноценного ТЗ, которое занимает от двух месяцев до года. Я видел в одной компании 700-страничный документ – всеобъемлющий и абсолютно бесполезный, так как за год его создания все бизнес-процессы в компании успели измениться. Если же компания покупает «коробку», первые результаты внедрения можно увидеть уже через месяц.

Но в этом же заключается и слабая сторона коробочного продукта. Возможности его адаптации очень ограничены, и вам придется подстраивать свои бизнес-процессы под логику системы автоматизации, а от чего-то вообще отказаться. Поэтому коробочные решения, как правило, фокусируются или на определенной функциональности: финансы, документооборот, CRM или на отраслевой специфике. Это позволяет добиться лучшей совместимости возможностей продукта и задач, которые ставит компания.

- Что изменилось с тех пор в Ваших взглядах на задачи и потребности финансовых директоров?

- Сегодня компании не хотят сами ничего настраивать. Они хотят получить готовую работающую систему, соответствующую их требованиям и лучше всего сразу с услугой внедрения. Очень мало кто на старте проекта точно знает, что он хочет получить в конце. Постановка бюджетирования и его последующая автоматизация смешиваются в одну задачу, которую надо решать совместно с заказчиком. Большинству компаний нужен не программный продукт, а комплексная услуга, включающая и консалтинг, подготовку технического задания и последующее внедрение.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль