Разработка бизнес-процесса под последующую автоматизацию

3805
Соппа Кирилл
финансовый директор ООО «СП-НОВОСБИРСК»
Не секрет, что большая часть проектов по автоматизации бизнеса заканчивается не совсем успешно. По моим наблюдениям, главная проблема кроется в уверенности руководителей в том, что стоит лишь правильно выбрать и установить нужную программу. На самом деле любой программный комплекс является лишь инструментом для автоматизации уже существующих в компании бизнес-процессов.

Если до этого был хаос, пусть даже и управляемый, после внедрения программного комплекса хаос останется. Поэтому, прежде чем внедрять какие-либо решения по автоматизации, необходимо постараться организовать работу всех подразделений на участке, планируемом для автоматизации. Приведу несколько реальных кейсов из своей практики.

Я лучше понимал логику и нюансы формирования управленческой отчетности

Свою карьеру я начинал в отделе управленческого учета регионального многопрофильного холдинга. Система управленческого учета в холдинге имела следующую структуру. Складские базы велись по каждому виду бизнеса в отдельной базе данных (работающих еще под MS-DOS), бюджетирование, движения денежных средств и внутригрупповые проводки велись в специальной единой базе данных (Access). Ежемесячно все данные «сшивались» в утвержденных формах Excel, на основании которых делалась управленческая отчетность, как по отдельным направлениям, так и консолидированная по всему холдингу. Все алгоритмы были четко отлажены и работали довольно длительное время. На определенном этапе возникла идея создать единую управленческую базу.

Основной задачей было не вести все данные в одном месте, а автоматизировать процесс «сшивки», проще говоря, чтобы вся управленческая отчетность получалась «нажатием одной кнопки». Для решения поставленной задачи мы пригласили программиста - специалист по базам данных, однако за два года его работы ничего так и не было внедрено. Впоследствии, изучив основы программирования на 1С (базовое образование у меня математическое, программировать я начинал еще в школе), я написал для этого холдинга конфигурацию «с нуля» за два месяца, которая успешно эксплуатируется уже почти восемь лет. Анализируя данный кейс, можно придти к выводу, что в данном случае у меня было преимущество в доскональном знании автоматизируемого бизнес-процесса. Программист лучше меня умел писать программы (объективно это так), однако, я, проработав три с половиной года в отделе управленческого учета, гораздо лучше него понимал логику и нюансы формирования управленческой отчетности. Это обычно называется учетной политикой организации и пишется в регламентах бюджетирования и управленческого учета. Безусловно, если бы все это было подобающим образом оформлено, то у привлеченного программиста было бы больше шансов справиться с заданием.

Сначала мы создали и отладили бизнес-процесс, а уже потом его автоматизировали

Следующий кейс – автоматизация планирования производства и цепей поставок на алкогольном заводе, входящем в крупнейший в своей сфере федеральный холдинг. Завод был построен в 2008 году. Требовалось разработать и внедрить бизнес-процесс планирования с нуля. В приоритете в группе компаний была «выходная» логистика и склад готовой продукции, поэтому должна была быть реализована возможность корректировки плана розлива до нескольких раз в неделю. Планирование должно было учитывать жесткое государственное регулирование оборота спирта и акцизной марки (увеличивающее временной лаг при заказе). Задача автоматизировать этот процесс изначально не стояла. Сам процесс в итоге создавался и шлифовался несколько лет. В результате определили регламент взаимодействия с управляющей компанией, разработаны контрольные отчеты, назначена периодичность контрольных совещаний и жестко установлен их регламент. Информацию по движению товара брали из учетной базы (1С:УПП), планирование велось в Excel, там же осуществлялась «сшивка» данных и формирование контрольных отчетов. Задача по внедрению процедуры планирования была решена. Об автоматизации процесса побудили задуматься два момента:

  • ускорение «сшивки» одновременно с исключением человеческого фактора на этом этапе;
  • сложности с организацией многопользовательской работы в Excel.

Задача автоматизации была решена в кратчайшие сроки. Силами одного штатного программиста написан модуль «Планирование» для 1С:УПП за два месяца и еще за месяц этот модуль был внедрен (в течение этого месяца процесс велся параллельно в 1С и в Excel, через месяц от Excel отказались полностью). Анализируя этот кейс, хочу заметить, что в данном случае был в точности соблюден озвученный принцип. Сначала был создан и отлажен бизнес-процесс, а уже потом он был автоматизирован. Большинство персонала, задействованного в процессе, внедрения практически не ощутили. Ведь логика их работы нисколько не изменилась. Иначе говоря, сотрудник с прежней периодичностью вносил те же самые данные в прежнюю форму с идентичными названиями колонок. Просто открывал ее не в Excel, а в 1С.

Строго регламентированные отчеты не позволяли «забыть» какие-либо товары в пути

Третий кейс – разработка и автоматизация бизнес-процесса «Планирование логистических операций» в недавно созданной компании – оптовом дистрибьюторе материалов и оборудования для инженерных сетей. Сфера деятельности такова, что ассортимент товаров очень обширен. В связи с этим, практически каждая сделка с клиентом содержит от 20% до 50% заказных позиций. Габариты номенклатуры тоже варьируются в широком диапазоне, так что для доставки используются как легковые автомобили, так и грузовые, от малотоннажных до длинномеров. В связи с этим, в штате компании имеется экспедитор на легковом автомобиле. Грузовой транспорт заказывается по мере необходимости, и в этом случае экспедитор осуществляет его сопровождение.  Логистические операции возможны от самовывоза товара клиентом со склада компании, до сложных маршрутов, типа: «забрать заказной товар с терминала, по дороге догрузить складские позиции на складе компании, развести клиенту по строительным объектам, отпустить наемный грузовой транспорт, экспедитору доехать до офиса клиента для оформления первичной документации». Иными словами, необходимо было сформировать «План на день» для всех логистических подразделений компании.

Для решения поставленной задачи сначала была разработана и внедрена процедура планирования с применением подручных средств: Excel и Outlook, а также типовых отчетов, предусмотренных конфигурацией «1С:Управление торговлей». Был разработан порядок анализа состояния заказов с клиентами и заказов поставщикам, а также правила включения логистических операций по ним в «План на день». Были жестко регламентированы анализируемые отчеты, что исключало возможность «забыть» какие-либо товары в пути. Форма «План на день» была реализована в Excel, ее заполнение осуществлялось в течение дня в установленном порядке. Указанная процедура внедрялась несколько месяцев. После этого приступили к интеграции формы «План на день» в систему «1С:Управление торговлей». Написание требуемых доработок заняло неделю, бюджет – 10 тысяч рублей (один регистр, один документ, один отчет). Внедрение вновь произошло для персонала практически незамеченным, поскольку логика работы никак не видоизменилась.

Каждый руководитель обладает навыками организации работы в компании. Я бы хотел поделиться некоторыми своими навыками разработки бизнес-процесса под последующую автоматизацию. Покажу их на примере последнего кейса. Во-первых, он проще, а во-вторых, в нем изначально была поставлена цель сначала разработать и внедрить бизнес-процесс, а потом его интегрировать в 1С.

Почти все программы для автоматизации оперируют двумя видами объектов: документ и отчет (в нотации 1С). Документ – это минимальная неделимая операция, квант, которым данные процесса вносятся в программу. Отчет – это сводный набор показателей о течении процесса. Есть эмпирический признак «оптимальности» бизнес-процесса: с документами должны работать исполнители, с отчетами – руководители (если в вашей программе руководитель смотрит нужную информацию в реестре документов – значит что-то еще можно оптимизировать либо заменить руководителя). Важно на этапе шлифовки бизнес-процесса выделять узлы, в которых появляются документы или нужны отчеты, это облегчит впоследствии автоматизацию такого процесса.

Итак, основной исходной информацией для процесса «Планирование логистических операций» являются два источника:

  1. Менеджеры по продажам, у них потребность отгрузить товар клиентам;
  2. Менеджеры по закупкам, у них потребность доставить товар от поставщиков на склад.

Таким образом, сначала необходимо было составить реестр потребностей. Далее, необходимо этот реестр потребностей проанализировать на предмет необходимых ресурсов: транспортно-экспедиционных и персонала для погрузо-разгрузочных работ. После этого, разместить заказы на дополнительный транспорт и аутсорсинг. Дальше проставить время исполнения каждой операции, согласовать его с заказчиками (менеджерами по продажам и закупкам), утвердить план у руководителя и разослать всем исполнителям и заказчикам. Это общая логика бизнес-процесса. Отмечу теперь моменты, важные с точки зрения последующей автоматизации.

Что важно учесть при автоматизации бизнес-процесса

Первым узлом возникновения информации (документа) является анализ неотгруженной номенклатуры. Для этого мы адаптировали отчет «Ведомость по заказам покупателей» из учетной программы «1С:Управление торговлей». Анализ узла с точки зрения последующего внесения данных в программу автоматизации привел нас к следующему решению: менеджер по продажам должен был копировать данные из соответствующего документа «Заказ покупателя» (который открывался кликом из отчета) в реестр Excel. Это позволило при переходе впоследствии на программное решение не менять логику работы персонала. Сотрудник также открывал нужный заказ, только вместо ручного копирования появилась кнопка «добавить позиции в план на день».

Следующим узлом возникновения информации является внесение менеджером по продажам (менеджером по закупкам) потребности доставить товар клиенту по нужному адресу. Документом мог бы стать маршрут вида.

Разработка бизнес-процесса под последующую автоматизацию

 Однако, анализ узла с точки зрения последующего внесения данных в программу автоматизации привел нас к следующему варианту. Мы стали вносить в реестр две строки вида:

Разработка бизнес-процесса под последующую автоматизацию

Если бы мы остановились на первом варианте, то почти наверняка программист, разрабатывающий программное решение, сделал бы внесение информации в программу маршрутом. И мы лишились бы возможности реализовать в плане такие операции, как, например, заехать куда-нибудь по дороге со склада до клиента. Поэтому, везде в узлах возникновения документов лучше максимально дробить операции. Гораздо проще потом создать шаблон, для автоматического ввода сразу нескольких последовательных операций.

Еще одним узлом возникновения документа является размещение заказов транспортным компаниям (и аутсорсинг персонала для ПРР). Изначально были сделаны пустые поля в строке, для того, чтобы туда вписывать наименование компании, а также госномер транспортного средства и контактные данные водителя.

Разработка бизнес-процесса под последующую автоматизацию

Анализ узла с точки зрения последующего внесения данных привел нас к следующему решению. В компании на тот момент уже была внедрена процедура размещения заказов сторонним поставщикам и подрядчикам, в результате которой, после возникновения обязательств де-юре (подписание договора, спецификации, заявки либо оплаты выставленного счета при работе без договора) исполнитель обязан внести в учетную систему документ «Заказ поставщику». В связи с этим, мы приняли решение сразу делать ссылку на соответствующий «Заказ поставщику» в строке.

Разработка бизнес-процесса под последующую автоматизацию

Почти наверняка, если бы мы этого не сделали, программистом было бы реализовано просто поле, позволяющее из справочника контрагентов выбирать транспортную компанию. А так мы получили возможность на этапе подписания плана видеть те операции, по которым заявки с транспортными компаниями еще не оформлены установленным образом и есть риск срыва данной операции. На предварительном этапе руководителю, утверждающему план, приходилось лично выборочно проверять в 1С наличие документов «Заказ поставщику». Зато логист был поставлен перед необходимостью оформить все документы до подписания плана и с внедрением процедуры в 1С контроль за этим стал осуществляться автоматически.

Для формирования отчетов на период внедрения и шлифовки бизнес-процесса обычно используется Excel. Коллеги очень хорошо уже описали преимущества работы с этой программой, поэтому не буду повторяться. Отмечу следующие моменты, существенные с точки зрения последующей автоматизации.

Во-первых, все окончательные печатные формы необходимо делать максимально приближенными к желаемым формам. Это сильно облегчит вам жизнь на этапе проработки с программистом техзадания на автоматизацию. Особенно это касается заголовков и шапок отчетов, выделения группировок, которыми многие пренебрегают, называя презрительно «косметикой». Да, это «косметика», но она подскажет программисту нужную вам структуру отчета, фильтруемые (они обычно пишутся в шапке, например, дата) и группируемые поля. И при этом она не требует постоянных трудозатрат, это разовая операция (иногда двухразовая).

Во-вторых, не надо «экономить» время оператора и ячейки Excel при внесении информации. Если строка отвечает некоторой операции, то лучше всю справочную информацию, связанную с этой операцией заносить в эту строку, не боясь перегрузить таблицу. Для целей печатной формы в Excel можно легко скрыть ненужную информацию, зато программист сможет сразу оценить весь объем требуемых «логических связей». Так, например, в нашем кейсе при печати плана на день для целей утверждения у руководителя контактная информация водителя и лиц на объекте является лишней и будет только перегружать печатную форму. В то же время она, конечно, должна быть логически привязана к данной операции. Поэтому в исходном файле, безусловно, присутствует.

            После реализации проекта по внедрению модуля «План на день» мы без серьезных трудозатрат (то есть, просто создание нового отчета, без каких-либо программных доработок) получили следующие дополнительные возможности, которые при разработке не проектировались:

  1. Автоматизированный учет рабочего времени экспедитора, складского персонала и логиста. Если с экспедитором и складом все понятно, то по логисту сделаю некоторые замечания. Во-первых, сам бизнес-процесс уже регламентировал основное время работы логиста. Во-вторых, в учетной системе появилась информация о количестве заявок, времени последней заявки от заказчиков, времени, затраченном на размещение заказов транспортным компаниям, количестве оформленных документов. Отчет о занятости логиста за день получился нажатием одной кнопки.
  2. Возможность видеть текущую операционную загруженность компании в онлайн-режиме и возможность в оперативном режиме управлять маршрутом экспедитора.
  3. Автоматизированный учет фактически оказанных услуг транспортными компаниями. Мы ушли от ситуаций, когда через некоторое время транспортная компания выставляет акты выполненных работ, на сумму, превышающую первоначально планируемую. И потом совместно старались вспомнить, куда и как дополнительно ездила эта машина и действительно ли она туда заезжала. Более того, по каждой транспортной единице появилась возможность печати маршрутного листа на день в нужной нам последовательности с указанием планового времени прибытия.
  4. Автоматизированный внутридневной учет товара. Пару раз бывали случаи, когда отгрузка клиенту должна была произойти в день доставки товара на склад и машина вставала на отгрузку раньше, чем товар был доставлен на склад. Учетная база не позволяла отражать такие конфликты. Также новая система позволила отслеживать комплектность отгрузки, если товар клиенту должен был отгружаться с разных мест. То есть, у снабженца уже не было возможности забыть заехать за какой-нибудь мелочью (внизу отчета «План на день» выводилась справка обо всех расхождениях по номенклатуре между операциями загрузки и выгрузки, а также «out of stock» в моменте).

По моему мнению, это произошло благодаря тому, что в алгоритм изначально была заложена «правильная» логика работающего бизнес-процесса.

Читайте интервью с астором: Мы получили инструмент оптимизации, который подскажет, где можно ужаться.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль