Автоматизация учётного процесса: как сформулировать необходимые требования

5752
Николаев Игорь
финансовый директор ООО «Арлифт»
В компании уже запущены подсистемы управленческого учёта и бюджетирования – тогда самое время сформулировать требования по их автоматизации. Это повысит эффективность работы финансовой службы за счёт снижения трудозатрат на администрирование данных подсистем, а также обеспечит высокую точность и оперативность учётного процесса.

В компаниях практикуются разные подходы к автоматизации операционной деятельности. В большинстве компаний, в которых я работал или консультировал, автоматизация была реализована на базе программных продуктов 1С, причём, как правило, в следующей связке:

  • 1С: Бухгалтерия — для автоматизации работы бухгалтерии;
  • 1С: Зарплата и управление персоналом — для автоматизации расчётов с персоналом по оплате труда;
  • 1С: Управление торговлей (как вариант — 1С: УПП, 1С: УНФ и др.) — для автоматизации управленческого и оперативного учёта.

Автоматизация управленческого учета и бюджетирования

Первой задачей, которую необходимо решить при автоматизации управленческого учёта и бюджетирования, является выбор конкретной системы, в которой данные процессы будут автоматизированы.
Технически и 1С: УТ, и 1С: УПП, и другие аналогичные системы управленческого и оперативного учёта вполне удовлетворяют требованиям финансовой службы. Поэтому при выборе платформы автоматизации необходимо опираться не столько на технические, сколько на организационные моменты, а именно:

  1. Управленческий учёт строится на данных бухгалтерского учёта. Поэтому система управленческого учёта должна обладать механизмами импорта данных из бухгалтерской учётной системы.
  2. Кроме финансового и генерального директора с системой управленческого учёта работают  руководители ЦФО и другие сотрудники компании. Поэтому у всех пользователей должен быть доступ к системе.
  3. Поскольку управленческий учёт содержит большое количество критической информации о компании, относящейся к коммерческой тайне, очень важно организовать чёткую регламентацию доступа к учётным данным, чтобы каждый пользователь видел лишь тот объём информации, который нужен конкретно ему для выполнения своих служебных обязанностей.

После выбора системы автоматизации управленческого учета необходимо определиться с тем, в какой последовательности будут автоматизироваться финансовые контуры. Это зависит от сложившейся в компании практики учётного процесса.
Так, если управленческий учёт в компании ограничен учётом движения денежных средств и, соответственно, единственной бюджетной формой является бюджет движения денежных средств, процесс автоматизации управленческого учёта и бюджетирования будет выглядеть так:

В части управленческого учёта

1. Определяется состав транзакций управленческого учёта, которые будут фиксироваться в учётных регистрах. Очевидно, что в нашем случае это операции поступлений и платежей денежных средств. Каждая транзакция будет включать следующие реквизиты:

  • Дата операции;
  • Сумма операции;
  • Расчётный счёт или касса, по которой проходит транзакция;
  • Статья движения денежных средств;
  • Наименование контрагента;
  • Наименование ЦФО;
  • Дополнительная аналитика (при необходимости): номер и дата оплачиваемого счёта, наименование проекта, к которому относится транзакция и т.д.

2. Определяются способы хранения аналитики, необходимой для ввода информации о транзакциях. В подавляющем большинстве случаев необходимо описать следующие справочники:

  • Справочник расчётных счетов и касс;
  • Справочник статей ДДС;
  • Справочник контрагентов;
  • Справочник ЦФО.

Помимо простого перечисления реквизитов справочников иногда бывает необходимо указать дополнительные сведения, например, для статей движения денежных средств — перечень ЦФО, которые могут использовать данные статьи.


3. Определяются способы ввода информации о транзакциях. В случае с ДДС есть два основных способа: импорт данных из внешних источников (база бухгалтерии, система клиент-банк) и непосредственный ввод в систему силами пользователей. В первом случае необходимо проговорить технические моменты импорта данных (периодичность, состав импортируемых данных), во втором — структура формы ввода данных (состав полей, реквизитов, вкладок) и организация доступа к ней.

4. Важнейший этап — определение состава отчётов, формируемых на основе введённых в систему транзакций. Необходимо описать все отчёты, как сводные, адресованные генеральному и финансовому директору, так и операционные, которыми будут пользоваться руководители ЦФО и рядовые сотрудники. Например, если необходимо дать менеджерам по продажам механизм контроля поступления денежных средств от их клиентов, потребуется разработать для них соответствующие отчёты, которые будут опираться на общий механизм учёта ДДС компании. А для финансового директора основным рабочим отчётом будет свод движений денежных средств за период в разрезе статей ДДС.

В части бюджетирования

1. Поскольку в контексте бюджетирования ключевой учётной сущностью является бюджет, необходимо прописать состав реквизитов, которыми он должен обладать. Наиболее типичный состав реквизитов выглядит так:

  • Период бюджетирования (например, март 2015 года);
  • ЦФО, к которому относится бюджет (например, отдел продаж);
  • Сценарий бюджетирования (например, оптимистичный);
  • Перечень статей ДДС с их плановыми значениями (в виде интегрированной в экранную форму ввода табличной части).

2. Все справочники, которые используются при бюджетировании, берутся из управленческого учёта (кроме, может быть справочника сценариев бюджетирования), соответственно, в этой части ничего дополнительно делать не надо.

3. Описывается форма ввода бюджетов руководителями ЦФО и регламент согласования бюджетов (через соответствующие реквизиты бюджетов).

4. Формируются отчёты, с помощью которых бюджеты выводятся на экран и на принтер, а также используются в текущей работе. Очень важно на данном этапе описать правильные формы план-фактного анализа, которые по сути относятся и к управленческому учёту, и к бюджетированию.

Таким образом, алгоритм формирования требований по автоматизации учётного процесса выглядит так:

  1. Определяется структура данных, которые будут храниться в системе;
  2. Определяется порядок ввода данных в систему в соответствии с установленной структурой;
  3. Определяется порядок получения учётных данных из системы посредством отчётов и обработок.

Автоматизация учётного процесса — важнейший процесс, от качества реализации которого зависит качество работы всей системы финансового менеджмента в компании. Поэтому финансовый директор должен лично участвовать в процессе и контролировать его вместе с ИТ-директором компании на правах постановщика задачи и главного пользователя.

Все блоги автора можно прочитать на нашем сайте. Среди самых читаемых: 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Какие вопросы вам задают на защите годового отчета директор и акционеры? Выберите, пожалуйста, все возможные варианты.

  • Почему столько ушло на налоги? 50%
  • Почему такая выручка? 22.41%
  • Если есть прибыль, то где деньги? 60.34%
  • Какие дивиденды получим? 18.97%
  • Какой результат будет в следующем году? 44.83%
  • Почему мы платим премии сотрудникам отдела «Н» если план компании не выполнен? 24.14%
  • У нас прибыль, зачем брать еще кредит? 18.97%
  • Почему не все расходы учли в налоговом учете? 18.97%
  • А почему такая большая кредиторская задолженность? 29.31%
  • А почему в августе нет выручки, ведь были заказы в работе и оплаты приходили? 12.07%
  • Какие премии в этом году вы планируете выплатить топ-менеджерам и почему? 12.07%
  • Какие результаты будут у компании через 5-10 лет. Ваши прогнозы? 24.14%
  • Если у нас убытки, может просто закрыть фирму или продать? 39.66%
  • Как мне понять, что годовой отчет составлен верно, что в нем нет манипуляций? 32.76%
  • Как обстоят дела у других предприятий конкурентов? 15.52%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль