Как сократить сроки выполнения заказов

5434
Киямов Марат
финансовый директор ООО "ЮНИС-ГРУПП"
Позаказное производство является сложным, многоступенчатым процессом. На всех этапах, ежедневно, предприятиям приходится решать множество технических и организационных задач. Одна из них – реальное сокращение заявленного срока выполнения заказов.

Как сократить сроки выполнения заказов
Марат Киямов, финансовый директор ООО "ЮНИС-ГРУПП"


Рассмотрим конкретный пример – производство светопрозрачных конструкций. У многих сложился своеобразный образ оконного производства, который представляется обычным сборочным конвейером, где все элементы собираются воедино и в результате получается готовое окно. Этап сборки, безусловно, важен, но он составляет всего 5 процентов от общего производственного времени.

Два подхода к сокращению сроков выполнения заказов

Проблема заключается в том, что большинство финансовых директоров, правильно интерпретируя важность указанной задачи, используют концепции, основанные на традиционном убеждении: что для сокращения сроков выполнения заказов, рабочие и оборудование должны работать еще быстрее и дольше. Это убеждение характерно для устаревшего подхода к проблеме повышения рентабельности компании, за счет понижения себестоимости продукции. Несостоятельность его заключается в простой констатации факта — ресурсы людей и машин не безграничны. Повышение скорости технологических операций всего на 10 процентов может привести к снижению качества готовой продукции и даже к противоположному эффекту — увеличению времени выполнения заказов. Поэтому незнание финансистами технологии производства следует считать опасным, а проявления незнания должны рассматриваться как предупредительные сигналы о том, что впереди возможна очередная проблема, решать которую придется производственникам.

Цель данной статьи — обсудить необходимость применения другого подхода, но не на уровне производства, а в масштабе всей компании.

Для этого попробуем использовать другой способ решения задачи и сфокусироваться на новой цели — доведение времени выполнения заказа до минимума. И хотя на первый взгляд, эта концепция не отличается от традиционной, разница между ними принципиальная. Смысл ее заключается в переходе с общеизвестных правил, основанных на затратах, к правилам основанным на времени.

Приведу наглядный пример. Средняя продолжительность среднестатистического заказа в Самарском регионе составляет пять рабочих дней:

  1. Оформление заказа — 1 день;
  2. Производство окна — 3 дня;
  3. Хранение, комплектование и доставка заказа — 1 день.

Всего 120 часов. Время производственного цикла окна в среднем составляет 10 часов, с учетом времени необходимого для упаковки, комплектования и доставки заказа. Время выполнения работ увеличивается в среднем до 14 часов. Таким образом, реальное время составляет всего 11,6 процента от общего срока выполнения. В оставшееся время с изделием просто ничего не происходит. Стало быть, финансовому директору есть над чем задуматься.

А вопрос надо ставить так: или замедление темпов развития компании, или последовательный переход на иную, более эффективную систему расчетов.

Традиционные подходы, основанные на снижение затрат, направлены на сокращение производственной себестоимости и при определенных усилиях могут сократить время производственного цикла до 20 процентов. Но сокращение на 3 часа пятидневного срока заказчик вряд ли оценит, поскольку даже не почувствует разницы. В современных реалиях, когда за каждого клиента надо бороться, важно сфокусировать внимание на всем процессе выполнения заказа. Это дает шансы финансовому директору совместно с руководителями других служб увидеть дополнительные возможности для более существенного сокращения календарного времени исполнения заказа. Именно календарного времени, потому, что клиенты всегда исчисляют период выполнения в календарных, а не в рабочих днях.

Несколько крупных западных оконных компаний из Восточной Европы улучшили подобным образом свои показатели и, сократив календарный период выполнения заказов, серьезно ослабили позиции немецких производителей, полновластно правивших в оконном бизнесе в течение пятидесяти лет. Это не магия, а следствие плодотворной работы, в основе которой заложено создание единого информационного пространства на принципах быстрореагирующего производства. Так решается главным образом основная проблема — проблема задержки информации.

Три этапа прохождения заказа

Назову три главных этапа прохождения заказа, за которыми необходимо наладить контроль.

Этап №1. Процесс получения заказа (графическое построение будущего окна, обсуждение конструктивных условий с заказчиком, оформление договора и передача заказа в производство). Если до внедрения информационной системы период прохождение заказа от частного лица (через дилера или торговую точку) до производства составлял в среднем 10 часов, то после автоматизации процесса время сократилось до одного часа, без потери качества обслуживания клиентов.

Этап №2. Процесс планирования и контроля производственной деятельности. Без единой информационной системы на формирование плана производства, подготовку сменных заданий, оптимизацию раскроя и загрузку данных в станки уходил полный рабочий день. После автоматизации время процесса планирования сократилось до одного часа, без потери качества обработки информации.

Этап №3. Время логистических операций - завершающий процесс, так как период выполнения заказа заканчивается в момент его доставки в конечный пункт назначения. В условиях специфики оконного бизнеса доставка готовой продукции представляет особый интерес. Тут важно количественно определить воздействие, которое оказывает время логистических операций на способность производителя отвечать всем без исключения требованиям оконного рынка. А именно, чтобы нужный заказ, необходимого качества,  в требуемом количестве был доставлен в нужное место и точно в срок.

Перечислим основные факторы, определяющие время логистических операций:

  • оптимальное составление карты маршрута доставки;
  • максимальное использование грузоподъемности автомобиля;
  • сокращение простоев;
  • пунктуальность погрузочно-разгрузочных работ.

Логистика управления временем транспортного потока базируется на обработке информации, инициирующей услугу по доставке готовых изделий. Эти сведения формируются в информационной системе в момент регистрации заказа (при наличии в заказе строки «Доставка», разумеется). Согласованный с клиентом заказ создает информационный поток в виде массива электронных данных, запускающих процесс планирования доставок.

Заполненные реквизиты адресов после проведения заказов включаются программой в регистр «Планирование доставок», в котором заказы группируются по направлениям и  формируются рейсы с последующей оптимизацией маршрутов (при необходимости, диспетчер может изменить полученную комбинацию вручную и в любой последовательности). Для завершения работы с документом «Рейс» диспетчеру необходимо перевести его в состояние «В работе». Данное обстоятельство указывает, что действия к текущему рейсу со стороны отдела транспортной логистики завершены. После этого информация о точном времени доставки заказа в автоматическом режиме поступает на мобильный телефон и электронную почту соответствующих клиентов, с учетом часовых поясов их проживания. Контроль движения транспорта происходит в режиме реального времени. Положение и состояние транспортных средств отображается на электронной карте на текущий момент. Актуальность данных составляет от 5 до 20 секунд при условии, что автомобиль находится в зоне покрытия GSM оператора.

Кроме местоположения автомобиля диспетчер дополнительно контролирует скорость и динамику движения транспортного средства. Что в результате это дает? Это дает реальную возможность доставлять каждым автомобилем в среднем на 50 процентов больше заказов за один и тот же период времени, с отличными показателями своевременного выполнения рейсов. В результате средний период доставки заказов понижается прямо пропорционально количеству дополнительно доставленных заказов, так что компании смогут предложить клиентам за меньшую цену более короткое время выполнения заказа и более высокое качество обслуживания. Это позволяет обойти конкурентов и увеличить долю рынка за счет привлечения новых заказчиков.

Подведем итоги

Непрерывное совершенствование – это именно то, чем необходимо заниматься финансовому директору. Он не просто руководитель, а, прежде всего, ответственный человек с высоким уровнем компетентности и практических навыков. Разрабатывать инновационные идеи в избитом направлении — сложная задача, хотя большинство финансовых директоров старается это делать. Изменив лишь угол стратегического мышления, можно получить возможность использовать силу времени и применить данную стратегию, начиная с офисных операций и управления закупками, до технических разработок, повышая общую эффективность. Ведь главным критерием эффективности любой компании служит уровень удовлетворенности ее клиентов.
 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль