Система казначейства: как сделать систему простой для пользователей и эффективной для управления

1038
Ибрагимова Евгения
финансовый директор ООО «ПЭТ-Технолоджи»
Каждая компания, если она развивается, ставит перед собой задачу систематизировать платежи, определить центры ответственности, контролировать исполнение бюджета в ежедневном режиме, а также автоматизировать данные процессы. Наша компания такая. Расскажу, как мы решали эти вопросы.

Во-первых, мы досконально изучили имеющиеся на рынке предложения и пришли к выводу, что все виды готовых и представленных программ нам не подходят, так как не решают в полной степени наши задачи. И вот по каким причинам:

  • во-первых, большинство систем очень «сырые», и чтобы их наполнить нужно время и дополнительные средства;
  • во-вторых, освоить многие представленные продукты сотрудникам можно было бы только после обучения на спецкурсах - это дополнительные затраты. А с учетом того, что любые новшества воспринимаются персоналом, как правило, негативно, то  финансовая служба является неким катализатором при осуществлении данных задач.

В результате мы решили доработать систему казначейства на базе 1С-КОРП. За очень разумные деньги заказали такую доработку на стороне, а уже поддержку передали своему программисту. При написании технического задания выделили два обязательных ключевых требования: простота интерфейса и ввода данных, а также, чтобы обычный пользователь -  заявитель платежа понимал,  с какой целью он должен использовать казначейство, а не идти в бухгалтерию со счетом.  Остальные задачи - финансовые, также были учтены.

Мы определили маршрут перехода заявки на согласование и выделили каждый ШАГ. Затем к каждой статье движения денежных средств, которая полностью соответствует статьям управленческого учета, привязали «держателя бюджета». То есть, когда за конкретную статью отвечает один сотрудник. Приведу пример:

  • ШАГ 1. Инициатор - главная медицинская сестра составляет в филиале заявку. Ее функция - инициировать платеж, затем отслеживать, на какой стадии находится заявка, а в конце процесса номер и дату платежки.
  • ШАГ 2. Заявка переходит руководителю филиала, который принимает решение о согласовании или отклонении заявки.
  • ШАГ 3. Заявку направляют бухгалтеру, который смотрит состояние расчетов с этим контрагентом. Такая информация видна прямо в интерфейсе.
  • ШАГ 4. Заявка переходит «держателю бюджета» уже в управлении казначейства.  Он подтверждает необходимость закупки и наличие бюджета.
  • ШАГ 5. Заявка находится в планово-экономическом отделе, который проверяет правильность статьи и правильность филиала, а также проводит сверку с договором.
  • ШАГ 6. Финансовый директор визирует заявку.
  • ШАГ 7. Бухгалтер оформляет платежное поручение и перечисляет деньги. Перенос данных в платежку  происходит автоматически. Платеж может быть не исполнен только в том случае, если в поручении указаны неверные реквизиты.

У конкретной статьи может быть только один маршрут, но в принципе, за основу брали два возможных варианта: через управление казначейства и без его участия. Определенные статьи могут контролироваться на последнем этапе – исполнения, например, если филиал не имеет кассовых разрывов. При формировании заявки сразу происходит уменьшение, расходование бюджета, и все участники видят остаток с учетом этой суммы. Если заявка отклонятся, деньги в бюджет возвращаются. При отклонении платежа указывается причина, но также можно согласовать с оговоркой «при оплате обратить внимание на…».
На базе такого казначейства формируется отчет о движении денежных средств, как в целом по компании, так и в разрезе каждого филиала. При этом дефицит бюджета виден сразу в заявке, как отрицательная цифра красного цвета. При дефиците бюджета финансовый директор видит вложенную служебную записку в виде ссылки к файлу и решает, из каких средств можно осуществить данный платеж.
Такая доработка позволила включить в цепочку оплаты всех необходимых специалистов, повысить их ответственность, поскольку удалить заявку из системы невозможно. Нам удалось снизить нагрузку на бухгалтерию: инициатор видит факт оплаты и может сообщить эту информацию поставщику самостоятельно. Получилось также ускорить процесс оплаты.

При этом все участники процесса могут зайти только в казначейство. Маршрут привязан к должности, а не к ФИО. Поэтому при отсутствии директора заявка может согласовываться главным врачом, который на определенное время выступает в роли директора. Поменять роль может только администратор по согласованию с финансовым директором.

 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль