Программа платежного календаря. Как прогнозировать денежные потоки на срок от одного дня до целого года

4069
Толстова Татьяна
финансовый директор ООО "Ангара"
С помощью платежного календаря можно легко контролировать исполнение обязанностей контрагентами и предотвратить кассовые разрывы. Но прежде стоит обратить внимание на программы для составления платежного календаря.

Программы платежного календаря позволяют легко, быстро и качественно учитывать заявки на платежи от различных ЦФО, проверять их на соответствие платежным лимитам и регулярно пересчитывать плановые и фактические остатки денежных средств.

Выбор программы для составления платежного календаря

Для начала надо учитывать следующие моменты. 

  1. Задачу нужно поставить и выполнить достаточно оперативно – нет времени на разработку технического задания, поиск сторонних исполнителей и отладку программного обеспечения;
  2. Существующая программная система не позволяет отладить этот процесс простой надстройкой. Даже, если данные находятся в разных системах;
  3. На эту задачу имеется заказчик/ владелец, который будет отвечать за работу с файлом Excel и проверять корректность вносимых данных, полноту, достоверность и своевременность. Возможно даже с привязкой в его личной системе мотивации по зарплате;
  4. Цена незначительных ошибок в цифрах не существенна, соответственно требования к точности низкие;
  5. Есть возможность загружать в Excel контрольные данные из учетных систем без необходимости их длительного трансформирования;
  6. Для задачи нужно гибкое и легко изменяемое средство, а не подробная и «жесткая» программа;
  7. У компании может просто не быть бюджета на дорогостоящую автоматизацию платежного календаря.

Стоит присмотреться к знакомому средству и найти ему более эффективное применение:

  • экономный способ – при ведении сводной таблицы с привязкой выписок из Клиент – банка в Excel в БДДС. Это самый быстрый и не затратный способ организовать ряд процессов управления финансами в целом;
  • средний по цене способ - внедрение прикладного приложения к 1С и Excel программы Казначейство. Система «Клиент-банк» и электронная цифровая подпись завоевали и доказали свою практическую пользу в сфере банковского обслуживания предприятий различных уровней;
  • дорогостоящий способ -  покупка уже готового разработанного программного продукта для конкретных видов деятельности компании, внедрение и пробная эксплуатация под контролем сторонних специалистов. Здесь выбор настолько широк, что потребуется время на выбор нужного программного продукта и поставщика.

Чтобы руководитель принял правильное решение при выборе программы для составления платежного календаря, что реально подходит для компании на текущий момент и в среднесрочной перспективе, необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Какая основная цель автоматизации платежного календаря?

  • обеспечение устойчивой платежеспособности предприятия;
  • максимально эффективное использование денежных средств;
  • оперативность сбора и предоставления информации.

2. Что необходимо для достижения поставленных целей?

  • создание системы оперативного отражения данных о плановых и фактических поступлениях/выплатах в разрезе источников денежных средств, контрагентов, договоров и других аналитик за определенный период;
  • контроль поступлений и платежей с учетом запаса ликвидности в разрезе форм денежных средств (ликвидные ценные бумаги, акции, облигации, займы). Если таковые имеются на предприятии;
  • планирование и аккумулирование денежных средств на банковских счетах и депозитах, продажа/покупка валюты и т.д.;
  • планирование кредитной деятельности предприятия, учет движения кассовых разрывов и движения кредитных/заемных средств;
  • создание взаимосвязи производственных, текущих, управленческих и финансовых планов компании, основанные на стратегии развития предприятия;
  • создание механизма внутреннего контроля и взаимодействия персонала, ответственного за решения о расходовании денежных средств;
  • своевременное обеспечение информацией о состоянии расчетов предприятия;
  • контроль за образованием избыточных остатков денежных средств на счетах и в кассе предприятия.

Четко выстроенная система платежного календаря, выполняет сразу несколько взаимосвязанных функций:

  • планирование поступлений, расходов и остатков платежных средств в краткосрочной перспективе (от одного дня до одного месяца нарастающим итогом, с аккумулированием информации в квартал, полугодие и т.д.);
  • исполнение намеченных планов оплаты расходов, четкое исполнение договорных обязательств;
  • учет возникающих и погашаемых обязательств, движения и остатков платежных средств;
  • контроль исполнения планов по возникновению и погашению обязательств и расходованием платежных средств;
  • план-факт анализ данных о движении обязательств и платежных средств и выявление причин отклонений.

Система казначейства несет достаточно высокую функциональную важность, поэтому грамотно спроектированная система позволит с наименьшими потерями и трудозатратами реализовывать основные производственные, обеспечивающие функции предприятия.

Для поддержки автоматизации платежного календаря обязательно потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранная или существующая программа платежного календаря должна позволять:

  • создавать заявки на оплату или реестры платежей;
  • формировать отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств;
  • реализовать поддержку процедур контроля и согласования: бюджетов, заявок на оплату и пр. Например, заявки, утвержденные начальником соответствующего ЦФО и заявки на оплату не видны для других участников бизнес-процесса, но как только заявка утверждена, она сразу направляется на рассмотрение финансисту;
  • разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. Каждый руководитель ЦФО должен видеть только свои заявки и их исполнение.

Успешность внедрения и автоматизации платежного календаря зависит от корректности и оптимальности, продуманности внутренней структуры процесса на этапе создания. Важную роль играет дисциплина и желание сотрудников компании принять участие в процессе на этапе создания, внедрения и исполнения регламентов.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль