Договор аутсорсинга. Преимущества и недостатки заключения

3523
Финансовому директору стоит обратить внимание на преимущества и недостатки аутсорсинга в отношении ряда услуг по ведению бухгалтерского учета, а также некоторые вопросы относительно предмета и условий договора, с которыми необходимо ознакомиться, прежде чем подписывать договор с поставщиком.

Функция бухгалтерского учета часто передается сторонним организациям, однако этот процесс, как правило, ограничивается выполнением отдельных задач в рамках этой функции. Аутсорсинг может быть осуществлен в отношении широкого диапазона услуг, если финансовый директор готов работать со многими поставщиками этих услуг. 

Рассмотрим ряд преимуществ и недостатков договора аутсорсинга для многих бухгалтерских функций компании. Речь идет о таких областях, как взыскание дебиторской задолженности, внутренний аудит, расчет заработной платы, учет налогов, финансовая отчетность, управление пенсионными программами, обработка транзакций, а также управление денежными средствами.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Сразу заметим, что мы не упоминаем некоторые положительные черты аутсорсинга всех областей бухгалтерского учета. Эти положительные черты связаны с тем, что многие области бухгалтерского учета требуют канцелярской работы или могут быть автоматизированы - например, обработка транзакций, управление пенсионными планами и расчет заработной платы, - а следовательно, не являются стратегическими. Поскольку они не так важны для общего стратегического развития компании, их целесообразно передать, чтобы финансовый директор мог сосредоточиться на более значимых вопросах, влияющих на рентабельность компании или ее положение на рынке.

Главное преимущество аутсорсинга взыскания дебиторской задолженности состоит в том, что поставщик услуги, скорее всего, будет с большим рвением преследовать клиентов, которые отказываются платить по счетам, чем сотрудники компании. Чтобы заставить компании платить по старым счетам, требуются особые навыки и хорошие агентства по взысканию долгов, располагающие нужными людьми. Отрицательной стороной использования агентств является то, что они могут вести себя настолько агрессивно с кли-
ентами, что те навсегда откажутся иметь дело с компанией. Однако если компания поручает взыскать задолженность с клиента, то она сама, вероятно, не желает впредь поддерживать деловые отношения с этим клиентом.

При этом агентство по взысканию долгов удерживает немалые проценты с каждого счета, по которому был взыскан долг, обычно около трети суммы. Но компания, как правило, передает взыскание дебиторской задолженности агентству только в том случае, если считает, что не сможет сделать это самостоятельно, а следовательно, даже частичное взыскание для нее лучше, чем совсем ничего. Кроме того, многие компании списывают дебиторскую задолженность, уже не надеясь на ее взыскание, в то время как вместо этого можно было бы воспользоваться услугами агентства. Иногда компания может работать с агентствами, которые берут почасовую оплату, а не проценты с взысканной суммы. Таким образом, оплата окажется не столь высокой, но зато издержки на взыскание долга будут уже не переменными, что более желательно для компании, а постоянными. Иными словами, работу с наиболее «сложной» дебиторской задолженностью целесообразнее поручить агентству по взысканию долгов, поскольку они лучше преследуют клиентов, заставляя их оплатить
свои счета.

Сегодня компании передают также внутренний аудит. Ниже приведены доводы в пользу такого подхода, которые следует сопоставить со следующим далее списком его недостатков, чтобы полностью понять все детали аутсорсинга этой функции. В пользу аутсорсинга внутреннего аудита можно привести следующие аргументы.

Совокупность профессиональных знаний. Если работу выполняет крупная аудиторская фирма, то она может менять состав аудиторов для каждой проверки, используя тех сотрудников, которые лучше всего подходят для ее проведения.

Организаторские способности. Поставщик услуг может управлять аудитом вместо компании; поскольку поставщик занимается только аудитом, он, скорее всего, весьма хорошо умеет управлять аудитом, делая это лучше работников компании.

Знание передовой практики. Аудитор, который проверяет деятельность многих компаний, накапливает базу знаний о том, как наиболее эффективно выполнять те или иные действия, или же обладает доступом к нужным знаниям, получая их через других аудиторов своей фирмы. Следовательно, он может рекомендовать компании проводить те или иные изменения. Сотрудники отделов внутреннего аудита могут годами работать в своих компаниях и не приобрести таких знаний из-за недостатка опыта работы в других компаниях.

Переменные расходы. Компания оплачивает только аудиторские проверки, проведенные поставщиком услуг, поэтому расходы на аудит можно превратить из постоянных (на содержание собственного штата) в переменные (на оплату услуг внешних специалистов).

Оперативный доступ. Компания имеет возможность оперативно задействовать команду опытных аудиторов для работы в зарубежном филиале, в который затруднительно направлять своих собственных сотрудников.

Снижение командировочных расходов. Компании придется оплачивать перелет сотрудников отдела внутреннего аудита до местоположения объекта, в котором требуется провести аудиторскую проверку, в то время как крупная аудиторская фирма сможет выделить для этой цели работников своих региональных отделений. Таким образом, компания избежит лишних командировочных расходов, выделяемых сотрудникам отдела внутреннего аудита. Но снижение расходов возможно только в том случае, если аудиторская фирма имеет региональные отделения неподалеку от местонахождения объектов компании.

Отсутствие простоев. Использование группы сторонних аудиторов только для выполнения отдельных задач позволит компании избежать непроизводительных простоев сотрудников отдела внутреннего аудита, например в период между окончанием одной аудиторской проверки и началом следующей.

Отсутствие расходов на наем и обучение персонала. Компания может избежать значительных расходов на комплектование штата и повышение
квалификации сотрудников отдела внутреннего аудита.

Существует ряд веских причин, в силу которых при определенных обстоятельствах не следует поручать проведение внутреннего аудита внешним исполнителям. Руководству следует знать об этих причинах, прежде чем принимать решение о передаче этой функции. Речь идет о следующих проблемах.

  • Стоимость. Главным недостатком использования внешней аудиторской фирмы для проведения внутреннего аудита является его высокая стоимость, которая включает в себя накладные расходы и немалую норму прибыли. Дополнительное беспокойство может вызвать то обстоятельство, что расходы будут расти как снежный ком, когда компания распустит свой отдел внутреннего аудита и полностью доверит эту работу внешним поставщикам, которые после этого увеличат стоимость своих услуг.
  • Обучение. Некоторые компании используют внутренний аудит для подготовки своих менеджеров, поскольку работа в отделе внутреннего аудита дает возможность хорошо изучить многие функции в компании. Сокращая эту штатную единицу, компания теряет базу для подготовки будущих менеджеров. Чтобы решить эту проблему и обеспечить активный процесс обучения, можно включить обучаемых сотрудников в аудиторские группы поставщиков.
  • Опыт. Квалификация аудиторов, предоставляемых поставщиком услуг, может оказаться ниже ожидаемого уровня, поскольку в большинстве ауди торских фирм наблюдается значительная текучесть кадров. Кроме того, они часто привлекают к работе младших сотрудников, чтобы ознакомить их с различными системами бухгалтерского учета. Этой проблемы можно избежать, заранее обсудив квалификацию каждого работника, предоставляемого поставщиком для проведения внутреннего аудита.
  • Ответственность. Руководство должно осознать, что оно ответственно за формирование и обеспечение средств внутреннего контроля, а также за аудит этих средств. Если на компанию подают в суд за отсутствие контроля, она не сможет переложить ответственность на внешнего исполнителя, осуществляющего внутренний аудит. В этой ситуации ответ будет держать только руководство компании.
  • Независимость. Предполагается, что аудиторская фирма воздвигает «китайские стены» внутри своей компании, чтобы обеспечить независимость аудита финансовой отчетности от результатов работы по внутреннему аудиту. Это — довольно трудная задача, особенно для небольших фирм, где персонала недостаточно для того, чтобы каждый раз назначать отдельных сотрудников на внутренний аудит и периодический внешний аудит.

Среди всех бухгалтерских функций внешним поставщикам чаще всего передается расчет заработной платы. Можно выделить следующие преимущества аутсорсинга этой функции:

  • Позволяет избежать процедуры подготовки налоговой отчетности. Компания может возложить обязанности по составлению налоговой отчетности на поставщика. Государство требует своевременного предоставления налоговой отчетности и налагает большие штрафы в случае задержки. Компании, у которых постоянно возникают подобные проблемы, могут сэкономить значительные средства, передав эту задачу поставщику, если сумма штрафов превышает общую стоимость аутсорсинга.
  • Позволяет избежать расходов на обновление программного обеспечения. Чтобы правильно исчислять налоги с заработной платы на своем программном обеспечении, компании вынуждены ежегодно платить поставщикам программного обеспечения за обновление форм для расчета налогов с заработной платы. Поскольку каждый год происходит изменение местных налоговых ставок, компания, которая занимается расчетом налогов на собственных программных средствах, вынуждена нести ежегодные расходы на такое обновление.
  • Позволяет избежать заполнения формы W-2. Поставщик услуг по расчету заработной платы будет сводить суммы начисленной заработной платы нарастающим итогом с начала года в налоговых карточках формы W-2 и даже рассылать их сотрудникам компании. В противном случае составление документов и их рассылка сотрудникам будут осуществляться собственной системой компании.
  • Позволяет избежать печатания чеков. Печатание чеков может надолго занимать принтер компании, если в ней работает много сотрудников. Кроме того, понадобится постоянное техническое обслуживание для предотвращения поломок. При использовании аутсорсинга ни принтер, ни сотрудники не понадобятся для выполнения этой задачи.
  • Прямое зачисление на банковские счета сотрудников. Во многих компаниях системы расчета заработной платы не позволяют переводить суммы заработной платы непосредственно на банковские счета сотрудников, в то время как все крупные поставщики предлагают эту услугу. Прямое зачисление на банковские счета особенно выгодно для компаний, работники которых постоянно находятся в командировках и, следовательно, не могут получить заработную плату или зачислить ее на свой банковский счет.
  • Раскладывание чеков по конвертам. Поставщик может автоматически упаковывать чеки в конверты и рассылать их сотрудникам компании, тем самым освобождая бухгалтерию от канцелярской работы.
  • Рассылка чеков по различным офисам компании. Хотя большинство поставщиков не занимается рассылкой чеков отдельным работникам, они высылают пакеты с чеками в офисы компании для последующей выдачи сотрудникам.
  • Использование штампа-факсимиле для заверения чеков. Поставщик ставит штамп-факсимиле с подписью должностного лица на всех чеках, освобождая это лицо от канцелярской работы.
  • Использование специальных и стандартных отчетов. Большинство поставщиков услуг по расчету заработной платы составляет самые различные отчеты, удовлетворяя потребности большинства компаний. В случае необходимости компания может составить дополнительные отчеты, поскольку поставщик обычно обладает специальным инструментом для этой цели.
  • Использование плана 401(k). Некоторые поставщики услуг по расчету заработной платы могут автоматически вычитать средства из начисленной заработной платы сотрудников и от имени компании вкладывать их в пенсионный план 401(k), тем самым избавляя работников компании от значительного объема канцелярской работы, связанной с осуществлением этой функции.

Несмотря на внушительный список преимуществ, некоторые компании предпочитают не передавать функцию расчета заработной платы внешним поставщикам по одной или нескольким причинам, приведенным ниже.

  • Стоимость. Поставщики услуг по расчету заработной платы могут обойтись очень дорого, если используются все возможные услуги, связанные с этой функцией. Типичный поставщик назначает сначала очень низкие расценки за основную услугу по печати чеков с заработной платой. Однако, как только компания заключит соглашение об оказании этого вида услуг, она обнаружит, что стоимость дополнительных услуг вскоре превысит плату за основное обслуживание. Например, дополнительные вознаграждения могут взиматься за автоматизированную процедуру заверения чеков с помощью штампа-факсимиле, упаковку их в конверты, рассылку по различным офисам, клиентский доступ к программному обеспечению поставщика или перечисление заработной платы на банковские счета сотрудников.
  • Проблемы при переносе информационной базы. Чтобы сотрудники по-прежнему получали чеки с правильно начисленной заработной платой и налоговыми вычетами, необходимо надлежащим образом перенести большой объем информации в базу данных поставщика. Если при передаче информации в базу данных поставщика возникают проблемы, то компания может настолько разочароваться в поставщике, что решит вернуться к выполнению функции собственными силами. Передача данных может стать настоящей проблемой также из-за того, что многие компании хотели бы перейти на аутсорсинг в начале календарного года, в результате чего на персонал поставщика, отвечающий за системный перевод данных, ложится большая нагрузка.
  • Выписка чеков вручную. Сложно определить точную сумму налоговых вычетов, выписывая чек вручную. Однако многие фирмы, оказывающие услуги по расчету заработной платы, предлагают сегодня услугу автоматического исчисления налоговых вычетов, воспользоваться которой можно по телефону или через Интернет.
  • Отправка сведений для начисления заработной платы. Поставщик услуги по расчету заработной платы не собирает сведения, необходимые для ее исчисления. Этим должна заниматься компания, организуя сбор и передачу поставщику данных для расчета заработной платы и налогов. Поскольку это может стать основным источником канцелярской работы при автоматическом расчете заработной платы, экономия расходов при использовании поставщика может оказаться невозможной. Однако эта проблема окажется не такой сложной, если большинство работников компании получают твердый оклад, поскольку в этом случае объем данных об отработанном времени незначителен. Кроме того, некоторые поставщики предлагают табельные часы для считывания штрих-кода, которые встраиваются непосредственно в их программное обеспечение, в результате чего потребуется незначительный объем канцелярской работы.

Функцию налогового учета следует делегировать поставщикам в том случае, если компания недостаточно крупна, чтобы обеспечить полную занятость своего собственного налогового отдела. Эта функция часто разделяется на две части: составление отчетности по налогам, поступающим в бюджет штата и федеральный бюджет, поручается внешнему исполнителю, а отчетность по местным налогам ведется собственными силами. Причина такого разделения состоит в том, что многие фирмы, предоставляющие услуги по налоговому учету, специализируются на вопросах налогообложения штатов и федерального налогообложения, поскольку имеют свои собственные группы экспертов, консультирующих их по этим вопросам. Однако у них нет особых стимулов для изучения отдельных регионов, например зон промышленного развития.

Как правило, компания поручает поставщику услуг составление финансовой отчетности в том случае, если собственная бухгалтерия недостаточно велика или компетентна, чтобы точно и своевременно выполнить эту работу. Передача этой функции может оказаться целесообразной, если бухгалтерская фирма достаточна крупная, а ее сотрудники обладают глубокими знаниями всех требований к финансовой отчетности, особенно всех необходимых примечаний к ней. Часто в рамках этого подхода внешней фирме поручается проверка правильности составления финансовых отчетов, подготовленных персоналом компании, особенно в том случае, если компания является публичной и ее отчеты подаются в Комиссию по ценным бумагам и биржам (SEC), что требует глубоких знаний требований SEC к отчетности. Отрицательная сторона этого подхода заключается в том, что расценки бухгалтерских фирм за этот вид услуг, как правило, высоки. Таким образом, следует решить, стоит ли более высокое качество отчетности дополнительных расходов.

Преимущество использования поставщика услуг для управления пенсионным планом 401(k) заключается в снижении объема канцелярской работы, связанной с отслеживанием вкладов для сотрудников. При этом расходы на эту функцию будут не постоянными (на содержание собственного штата), а переменными (на оплату персонала поставщика). Расходы становятся переменными, потому что большинство поставщиков услуг устанавливает расценки за управление каждым пенсионным вкладом. Например, может устанавливаться первоначальный сбор за открытие каждого пенсионного счета, вознаграждение за ежегодное обслуживание этого счета и вознаграждение за его за- крытие. Стоимость услуг поставщика будет меняться пропорционально изменению численности сотрудников. Главный недостаток этого подхода состоит в риске найма плохого поставщика услуг, который будет неудовлетворительно управлять пенсионными вкладами сотрудников. Эту проблему можно частично решить, наведя справки и связавшись с самим поставщиком, чтобы получить подробную информацию о результатах его деятельности.

Обработка транзакций также может быть передана внешним исполнителям. Одно из преимуществ этого состоит в том, что поставщик услуг может обладать более глубокими знаниями о процессах мирового класса, что позволит ему обрабатывать транзакции быстрее работников компании. Если функция обработки транзакций компании значительно рассредоточена, то поставщик сможет свести обработку транзакций различных офисов компании в одном месте с высокоэффективным управлением, что позволит уменьшить расходы. Кроме того, компания может заменить собственный менеджмент низкого уровня (предположительно) первоклассным менеджментом поставщика. От- рицательной стороной аутсорсинга обработки транзакций является его стоимость: если поставщики услуг не смогут использовать свои более глубокие знания для снижения расходов, они обойдутся компании дороже, чем при осуществлении этой функции собственными силами.

Предмет и условия договора аутсорсинга

В договоре об оказании услуг по расчету заработной платы предметом переговоров может быть только цена, поскольку поставщик, оказывающий такого рода услуги, имеет тысячи клиентов и предпочитает использовать типовой контракт. Он не согласится обсуждать даже незначительные изменения договора для каждой компании и не позволит ей вносить их. Однако поставщики модифицировали свои компьютерные системы, чтобы устанавливать для каждой компании индивидуальные расценки, поэтому только цена является предметом переговоров. Цена обычно складывается из платы за расчет каждой заработной платы и фиксированной основной платы за различные услуги.

Компания имеет широкие возможности для ведения переговоров, если в ней работает много людей, которым поставщик будет начислять заработную плату. Риск потери таких доходов обычно вынуждает поставщика снижать цены.

Но у малой компании меньше шансов на успешный исход переговоров о снижении цен, поскольку она не имеет для этого рычагов воздействия.

В отношении договора на услуги по налоговому учету предметом переговоров является цена и использование персонала поставщика. Любая фирма по оказанию услуг в области налогового учета берет почасовую плату за выполненную работу, а затем предоставляет скидку по ряду причин. Поставщик может снизить эту почасовую ставку в результате переговоров или устанавливать фиксированную плату за базовый уровень выполненной работы, а почасовую плату брать за дополнительные услуги, которые выходят за пределы объема, оговоренного в договоре. Если тот или иной сотрудник поставщика особенно хорошо справляется с работой, то можно договориться о том, что всю работу по учету налогов будет выполнять именно он или, по крайней мере, компания оставит за собой право отказаться от услуг сотрудников персонала поставщика, если сочтет, что они недостаточно компетентны.

При заключении договора на оказание услуг по взысканию дебиторской задолженности наибольшее внимание уделяется оплате. Обычное агентство по взысканию долгов требует значительного процента со всех денежных сумм, взысканных по счетам должников компании. Как правило, этот процент составляет от одной четверти до одной трети взысканной суммы. Если компания передает агентству по взысканию долгов значительный объем задолженности, то это может стать главным условием переговоров. Если цена слишком высока, то компания может обратиться к юридической фирме, чтобы взыскать крупнейшие долги за почасовую оплату. Другим предметом переговоров может стать разрешение агентству по взысканию долгов закончить работу по взысканию всей дебиторской задолженности, которая уже была передана ей, в случае если компания решит отказаться от услуг этого агентства. В большинстве случаев агентство вправе завершить работу, поскольку оно уже приложило значительные усилия, пытаясь добиться уплаты по счетам. Если агентство по взысканию долгов является юридической фирмой, берущей почасовую оплату, то полномочие по взысканию дебиторской задолженности может быть отозвано в любое время.

В договоре об оказании услуг по внутреннему аудиту необходимо определить почасовую оплату, состав задействованных сотрудников, а также методологию, на которой будет основываться работа по внутреннему аудиту. Почасовая оплата является важным предметом переговоров, наряду со снижением цены в зависимости от примерного количества выделяемых сотрудников и времени года, когда привлекаются сотрудники поставщика. Поскольку большинство поставщиков, предоставляющих услуги по внутреннему аудиту, являются аудиторскими фирмами, они реже используют своих работников летом и осенью и более склонны к тому, чтобы предоставлять скидки именно в это время. Возможно, компания уже выработала свои четкие методы внутреннего аудита и желает, чтобы поставщик следовал им - как правило, это не является проблемой для поставщика. Однако типичный пункт договора, отражающий этот вопрос, как правило, позволяет поставщику рекомендовать изменения в методологии, чтобы обеспечить более полные результаты аудиторских проверок. Наконец, договор должен содержать пункт, позволяющий компании утверждать или отклонять кандидатуры сотрудников, назначаемых для аудита.

В договоре об оказании услуг по управлению пенсионными программами, как правило, предусмотрена фиксированная цена, однако возможны и другие варианты в зависимости от типов инвестиций, предлагаемых работникам. Обычно цена складывается из основной оплаты и оплаты с каждого пенсионного взноса, которые не являются предметом переговоров, если компания не имеет крупного пенсионного плана, что могло бы оказаться крайне выгодным для поставщика услуг. Более распространенный предмет переговоров - разработка поставщиком комплекса механизмов инвестирования: от консервативных до спекулятивных вариантов, которые предлагаются на выбор работникам компании.

Договор на оказание услуг по обработке транзакций содержит наибольшее количество пунктов, по которым можно вести переговоры. Один из них заключается в том, что компания должна настоять на том, чтобы основная оплата или оплата за каждую транзакцию распространялась на как можно больший объем услуг. В противном случае поставщик будет назначать более высокие расценки за дополнительные услуги. Если компания предоставляет поставщику своих сотрудников, то в договоре следует определить минимальный
период времени использования этих сотрудников (чтобы обеспечить им гарантию занятности) или, по крайней мере, установить минимальное количество сотрудников, работающих у поставщика. Договор также должен определять минимальный период времени, в течение которого поставщик вправе привлекать ведущих специалистов к работе с компанией; в противном случае поставщики могут с выгодой для себя использовать предоставленных сотрудников для работы над проектами для других клиентов. Другой вопрос заклю-
чается в том, что компания должна контролировать результаты работы поставщика. Иногда может показаться, что такой контроль не требуется, даже если он и позволяет сократить расходы, но иногда в силу политических причин внутри компании требуется сохранять принятые методы обработки транзакций.

Если контроль окажется сложным предметом для переговоров, то компании можно пойти на компромисс и потребовать для себя право утверждения всех изменений в обработке транзакций, которые оказывают влияние на другие сферы деятельности компании.

Полезный материал? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте или переадресуйте. 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль