Как обеспечить бюджетный контроль на уровне отчета о прибылях и убытках

1949
Асатрян Гаяне
финансовый директор CSI Vostok Россия
Чаще всего в компаниях бюджетный контроль осуществляется на уровне движения денежных средств. Чтобы сделать процесс расходования средств понятным и прозрачным, и избежать ситуации отсутствия денег для исполнения обязательств перед контрагентами, следует перейти от контроля расходования денежных средств к контролю расходов, которые влияют на финансовый результат.

Финансовый директор должен стремиться обеспечить превентивный и максимальный контроль за исполнением бюджета. Обычно для этого используется бюджетный контроль на уровне движения денежных средств. В то же время основным индикатором исполнения планов компании является финансовый результат и, соответственно, расходы как его важнейшая составляющая. На практике же получается, что чаще всего компании контролируют именно денежные средства, а никак не расходы. Различия между двумя подходами к бюджетному контролю наглядно представлены на схеме.

Как обеспечить бюджетный контроль на уровне отчета о прибылях и убытках

Недостатки бюджетного контроля на уровне движения денежных средств

При долгосрочном горизонте планирования (от одного года) потоки денежных средств приближаются по сумме к расходам. Отклонения возникают в части авансов на начало и конец бюджетного периода. Безусловно, в некоторых отраслях авансы являются существенной статьей (например, в строительстве), и дисбаланс между оттоком денежных средств и расходами бывает огромен. Однако не стоит путать планирование денежного потока с обеспечением выполнения планов по прибыли/EBITDA и прочих показателях финансовых результатов деятельности компании.

При бюджетном контроле на уровне движения денежных средств компании вынуждены составлять дополнительные отчеты, позволяющие оценить выполнение утвержденного плана по финансовым показателям. Ежемесячно формируются план-факт отчеты, держатели бюджетов объясняют отклонения и предпринимают действия для сокращения расходов, чтобы не допустить перерасхода. В этом случае можно говорить о последующем бюджетном контроле. Но такой контроль за исполнением бюджета зачастую является неэффективным и приводит к перерасходу. Дело в том, что держателям бюджета сложно контролировать расходы; механизмы отражения расходов, резервов и аккруалов в бухгалтерском учете для них непонятны. Другими словами, держатели бюджета могут исключительно констатировать перерасход или экономию бюджета.

При движении денежных средств контроль за исполнением бюджета осуществляется на уровне заявок на оплату. Основной недостаток подобного подхода заключается в том, что фактически компании не контролируют суммы подписываемых договоров. И на практике может возникнуть такая ситуация, когда договоров на выполнение работ или оказание услуг организация заключила в гораздо большем объеме, чем это предусмотрено ее бюджетом. Что в таком случае могут сделать компании? Уже ничего. Они не могут ссылаться постащикам на то, что «в бюджете нет денежных средств». Они будут обязаны выполнить взятые на себя договорные обязательства, отразить расходы в учете и расплатиться с контрагентами. Хотя на практике встречаются и такие компании, которые отказываются оплачивать выставленные счета и принимать выполненные работы (оказанные услуги). В таком случае компании могут испортить отношения с поставщиками и заслужить на рынке репутацию неблагонадежных контрагентов. Как мы видим, в обоих случаях страдает бизнес, и этого допускать нельзя.

Теперь разберем, во-первых, как перейти от контроля расходования денежных средств к контролю расходов, которые влияют на финансовый результат деятельности, и, во-вторых, на какой именно стадии процесса необходимо подключаться финансовой службе.

Бюджетный контроль и роль заявки на закупку

Основным документом для контроля расходов является заявка на закупку. Бюджетный контроль должен осуществляться еще до подписания договора поставки с контрагентом компании, при передаче инициатором заявки в отдел закупок.

Прежде всего, нам необходимо определиться, до какого уровня детализации требуется обеспечить бюджетный контроль. Рассмотрим несколько возможных вариантов.

Вариант 1. Расходы могут контролироваться агрегированно на уровне кост-центра (например, «Цех № 1», «Маркетинг»). В этом случае компании не важно, на какие конкретные мероприятия будут расходоваться денежные средства. Основная задача заключается в том, чтобы расходы по кост-центру в целом не превышали бюджетных значений.

Вариант 2. Контроль может обеспечиваться на уровне укрупненной статьи расходов (например, «Расходы на заработную плату») либо на более детальном уровне (к примеру, «Оклад», «Премия», «Переработки» и т. д.).

Вариант 3. В некоторых компаниях помимо кост-центра и статьи затрат контроль обеспечивается также на уровне продукта/объекта (например, кост-центр «Цех № 1», статья затрат «Услуги по плановому техобслуживанию», объект «Станок ИНВ № 100»).

Исходя из потребностей бизнеса, вносятся изменения в форму заявки на закупку. Помимо стандартного набора полей в заявке должна содержаться информация, которая будет использоваться при бюджетном контроле. При детальном подходе это будет кост-центр, статья бюджета, объект.

Как обеспечить бюджетный контроль на уровне отчета о прибылях и убытках

При получении заявки на закупку представитель отдела закупок должен передать ее в финансовый отдел на проверку соответствия бюджету. В случае превышения бюджета заявка отклоняется. Если заявка оформлялась по действующему договору, менеджер по закупкам не размещает заказ поставщику. Если же заявка подготовлена на закупку, которая предполагала работу с новым поставщиком, договор с таким контрагентом не заключается и закупка не совершается.

Для проверки заявки на закупку на соответствие бюджету в системе должен быть настроен отчет по бюджетному контролю, в котором отражается сумма фактически произведенных расходов и всех неисполненных обязательств по действующим договорам в разрезе кост-центра, статьи бюджета и т. д. Пример отчета приведен в таблице. Информация поступает из двух источников. Сумма фактических расходов формируется из регистров бухгалтерского учета, а сумма обязательств - из открытых заказов поставщикам. Заявка отклоняется, если фактические расходы и обязательства превышают плановое значение по бюджетной статье расходов.

Как обеспечить бюджетный контроль на уровне отчета о прибылях и убытках

Для корректного функционирования системы на основании утвержденных финансовой службой заявок на закупку и подписанного договора менеджер по закупкам должен оформить заказы поставщикам в соответствии с суммами, указанными в договоре.

Пример

Компания заключила договор на оказание рекламных услуг в течение года на сумму 30 000 рублей в квартал. В этом случае необходимо оформить:
• либо один заказ с четырьмя строчками по 30 000 рублей с указанием периода оказания услуг;
• либо четыре отдельных заказа по 30 000 рублей с указанием периода оказания услуг.
Только в этом случае суммы заказов появятся в отчете по бюджетному контролю в графе «Обязательства».

Если в действующем договоре не указана общая сумма контракта, так как работы или услуги носят нерегулярный характер и определить сумму на дату заключения договора невозможно, на каждый новый заказ оформляется заявка на закупку с последующим бюджетным контролем.

При поступлении актов выполненных работ, оказанных услуг в финансовую службу бухгалтер находит соответствующий первичному документу заказ поставщику и на основании его проводит документ в бухгалтерском учете. Заказ поставщику автоматически закрывается и не будет отображаться в отчете по бюджетному контролю в графе «Обязательства». Если заказа нет, бухгалтер не может провести документ в системе, так как порядок прохождения согласования был нарушен.

Для того чтобы формализовать процедуру утверждения заявок на закупку финансовым отделом и упорядочить бизнес-процессы, необходимо провести анализ текущих внутренних политик и внести в них соответствующие изменения. Скорее всего модификации подвергнутся те внутренние документы компании, которые затрагивают процесс согласования договоров, закупок, платежей и бюджетного контроля.

Основное изменение коснется процесса согласования договоров. Одним из первых подписантов должен стать представитель финансовой службы, виза которого означает, что договор соответствует бюджету. Можно упростить данную процедуру, избегая лишней цепочки в листе согласования и дублирования контрольной функции. В этом случае после прохождения бюджетного контроля и авторизации заявки на закупку инициировавший ее менеджер по закупкам выбирает поставщика и направляет в юридический отдел информацию для заключения договора, приложив завизированную заявку на закупку. Таким образом, юридический отдел не может приступить к работе над договором и предоставить ее на согласование при отсутствии информации о бюджетном контроле.

Другим существенным изменением в бизнес-процессах станет процедура оплаты. Она ощутимо упростится. Обычно при передаче счетов на оплату оформляется заявка на расходование денежных средств, которая передается в казначейство компании. Перед проведением оплаты казначейство проверяет данную заявку на соответствие бюджету и только после этого осуществляет платеж. При новой процедуре заявка на расходование денежных средств не оформляется. В казначейство поступают только те документы, которые прошли бюджетный контроль.

Чтобы обеспечить бесперебойную работу по новой схеме и исключить даже возможность каких-либо махинаций, необходимо автоматизировать все бизнес-процессы компании, которые имеют отношение к процедуре закупок, оплате и бюджетному контролю. Основой любой проводимой транзакции должен стать подписанный с контрагентом договор. А все последующие документы, которые оформляются уже на основании этого договора, должны иметь привязку к нему. В том случае, если будет нарушена описанная иерархия, система должна блокировать дальнейшее проведение транзакции. Это означает, что при отсутствии подписанного договора менеджер по закупкам не сможет оформить заказ поставщику, бухгалтер - ввести в систему учета первичный документ, а казначейство - оплатить выставленный счет. При этом необходимо убедиться в том, что невозможно обойти данную систему и вручную изменить либо создать документ. В программе также настраивается маршрут согласования документов с четким разделением ответственности по каждому сотруднику компании, виду документов и суммы по документам.

Полезная статья? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте или переадресуйте. 
 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль