Как организовать договорную работу, чтобы все успевать и снизить риски компании

2456
Кульбицкий Виктор
генеральный директор компании «Энерджи Логистика»
Заключение договоров - обязательная часть ежедневной работы во многих компаниях. Даже в небольших организациях порой заключается по три-четыре договора в день. В такой ситуации руководитель лишен возможности подробно читать и продумывать каждый документ и анализировать риски компании. Однако договорная работа может быть организована так, чтобы можно было быстро подписать любой контракт со спокойной душой.

Прежде всего нужно разработать Положение о договорной работе. Называться оно может и по-другому, но в нем должны быть подробно зафиксированы все этапы договорной работы - с момента получения его менеджером от партнера до подписания документа генеральным директором. Подобное положение разрабатывает и согласовывает юридическая служба. Затем с документом нужно ознакомить всех менеджеров, в обязанности которых входит заключение договоров.

Положение о договорной работе и другие шаблоны документов можно скачать в Библиотеке регламентов.

Разберем, какие основные действия нужно учесть в положении о договорной работе и что должно получиться в итоге.

Подготовка договоров

Лучше всегда использовать типовую форму, разработанную юристами компании. Понятно, что в этом случае руководитель находится в более выгодном положении. Поэтому надо поручить юристам проанализировать виды договоров, которые заключает организация, и под каждый из них разработать шаблон. Сотрудник компании, ответственный за заключение договора, будет отправлять его контрагенту. Далее возможны два варианта развития событий.

Первый - партнер подписывает контракт, не внося каких-либо серьезных изменений. Отлично! Договор попадает к юристу, тот ставит визу и передает документ на подпись генеральному директору. Тот, в свою очередь, видит перед собой типовую форму и подписываете ее. 

Второй вариант развития событий - получение договора, составленного контрагентом (или же он вносит серьезные изменения в предоставленный шаблон). С этого момента включается установленный в компании порядок договорной работы. 

Согласование договоров

Прежде чем попасть на стол к генеральному директору, договор должен быть согласован. Изучить чужой (то есть не соответствующий типовым формам) договор обязаны как минимум три службы: финансовая, коммерческая и юридическая. Рекомендуется начинать с финансовой или коммерческой службы, а также отделов, которые инициируют заключение договора. Юристы должны читать контракт в самом конце.

Коммерческая служба или отдел продаж проверяют объемы и стоимость товара, условия доставки, а также вопросы, которые юристы компании отнесут к их сфере ответственности и укажут в Положении (например, можно обязать менеджера получить от партнера документы, подтверждающие реальность его деятельности, то есть провести так называемую проверку на добросовестность, о которой всегда говорит налоговая инспекция). Договор передается на согласование финансовой службе при условии, что его завизировал коммерческий директор или директор по продажам (они могут добавить замечания).

Аналогично действуют финансисты. Безусловно, их основной вопрос - цена договора. Если это контракт на покупку чего-либо, то надо проверить, укладывается ли указанная в договоре сумма в запланированный бюджет. Если же это контракт на продажу продукции, то можно, например, посмотреть, соответствуют ли предоставленные скидки маркетинговой политике. Список пунктов, которые следует проверить финансистам, также должен быть приведен в Положении. После проверки договор визирует финансовый директор или главбух.

Договор передается юристам. Как правило, другие службы согласовывают договоры автоматически, считая, что проверка - компетенция юридического отдела. Ведь если возникнут какие-то проблемы, оспаривать положения договора в суде, выяснять отношения с контрагентами придется именно юристам. Поэтому в их интересах тщательно проверить контракт, а вот визировать договор начальнику юридической службы не обязательно - это может сделать любой юрист отдела. Главное, чтобы в положении было указано, на что именно обязан обратить внимание юрист. Это могут быть:

  • существенные условия договора (предмет, цена сделки);
  • взаимные обязанности сторон (например, для договора купли-продажи - что и в какой срок поставляет продавец, каким образом, каким транспортом, в какое место назначения; каким способом и в какие сроки производит оплату покупатель; кто осуществляет приемку товара и т. д.);
  • указанные сроки договора (до какой даты договор действителен; если этого пункта нет, юрист уточняет в замечаниях к договору, действительно ли он будет автоматически продлеваться каждый год);
  • санкции для сторон за неисполнение обязательств (для продавца - за просрочку поставки, для покупателя - за просрочку оплаты);
  • оговоренный способ разрешения возникших споров (обычно пишут - путем переговоров, а в случае разногласий - в арбитражном суде).

Кстати, в типовых формах предпочтительно указывать, что рассмотрение спора предполагается проводить в суде по месту нахождения компании: это будет удобнее.

Время согласования договора для каждого отдела рекомендуется ограничить сутками с момента получения. Что это значит? Ответственный сотрудник читает договор, визирует его, ставит дату, а также записывает замечания, если они есть. Например, все подписи можно ставить на обратной стороне последней страницы договора. Удобно сделать специальный лист согласования, в котором указать отдел, Ф. И. О. визирующего, дата, подпись, наличие замечаний. Если таковые имеются, их лучше изложить в служебной записке и приложить к листу согласования.

Полезная статья? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте или переадресуйте. 

Про замечания стоит сказать отдельно. Большинство их поступает от юристов. Они могут, например, посчитать, что в контакте указаны слишком высокие штрафы за просрочку оплаты (если компания выступает в роли покупателя). Так, наш юрист в графе «Замечания» может написать следующее: «В пункте 4.3 размер штрафа 1% заменить на 0,1% за каждый день просрочки платежа». Торговым компаниям желательно добавить пункт следующего содержания: «Продавец в случае просрочки поставки выплачивает штраф в размере 0,1% за каждый день просрочки поставки».

Кто согласовывает разногласия в договоре и на чем следует остановиться

После того как все службы завизировали договор и высказали замечания, он возвращается к ответственному менеджеру. Тот составляет протокол разногласий по всем замечаниям. Протокол (его форму также должен разработать юридический отдел) снова нужно завизировать у юриста и затем отправить контрагенту.

Начинается процесс переговоров, обсуждение условий. Этим занимается ответственный менеджер, который в случае необходимости подключает юриста. Конечно, лучше всего, когда разногласия обсуждают юристы обеих сторон: они говорят на одном языке и им легче пойти на взаимные уступки. Но обычно юридическая служба этому сопротивляется, аргументируя отказ большой загруженностью и невозможностью вести переговоры по каждому контакту. Решайте сами, как распределить между сотрудниками ответственность за этот участок работы. Конечно, на разногласия контрагент может выдать свой протокол. Желательно не составлять больше двух протоколов к договору и стараться искать компромисс. Кстати, количество протоколов разногласий можно оговорить в положении.

Результат договорной работы

В итоге получается договор, который проверен и согласован всеми службами компании, включая юристов. Видны и протоколы разногласий (если они есть). Если документ завизирован юристами, значит, все разногласия улажены. Как правило, значимыми они не бывают, иначе договориться было бы сложно. Договор либо переписывается с учетом претензий, либо работа над ним прекращается.

Однако далеко не всегда менеджеры обеих сторон и даже юристы могут решить спорные вопросы на своем уровне. Например, возможна ситуация, когда юрист, получая договор, обнаруживает невыгодные для компании условия - очень маленькие сроки, высокие штрафы. В таком случае следует обратить внимание на то, кто является контрагентом. Если это важный партнер и нельзя отказаться от сотрудничества с ним, юрист указывает это на обратной стороне последнего листа договора и перечисляет возникающие для компании риски. Например, юрист пишет «не согласовано, есть существенные замечания», перечисляет замечания и возможные юридические риски и своей подписи не ставит. В таком случае руководитель, оценивая степень необходимости привлечь того или иного контрагента, решает сам, подписывать договор или нет. Таким образом, при подписании компании есть понимание, чем это может обернуться для предприятия.

Бывает, что и при подготовке договоров полностью урегулировать разногласия не удается: например, менеджер не смог достичь взаимопонимания на своем уровне. И в этом случае сразу можно увидеть условия, которые смущают ответственных лиц, и решить, подписать договор, обсудить условия с генеральным директором контрагента или отказаться от сотрудничества и поручить менеджерам поиск нового партнера.

Личное мнение

Инна Самойлова, консультант-аналитик в области организационного развития, управления персоналом и связей с общественностью, Москва

Чтобы сэкономить время, нужно определить круг должностных лиц, имеющих право подписывать определенные договоры. Например, для контрактов на сумму меньше 200 тыс. руб. достаточно согласования (акцепта) финансового директора. Это позволяет не визировать каждый документ, а отслеживать те из них, по которым могут возникнуть вопросы.

Также важно классифицировать договоры по приоритетности и наладить грамотную работу отдела делопроизводства. Многие руководители недооценивают важность этого структурного подразделения, хотя именно от него зависит и сохранность всей документации, и ее систематизация, и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников. Главная задача отдела делопроизводства - разработать единую систему документооборота в компании, в том числе процедуры регистрации, согласования, подписания и хранения договоров.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль