Как реорганизовать первичный документооборот компании и повысить эффективность управления продажами

1996
Лукашова Елена
финансовый директор ООО «Торговый Холдинг Сибирский Гигант»
Чтобы добиться постоянного контроля за первичными документами со стороны бухгалтерии, достаточно пересмотреть организационную структуру этого подразделения и создать единый центр обработки документов. Такое решение сделает управление ассортиментом и продажами компании более эффективными, а перераспределение обязанностей позволит сократить численность персонала на треть. Опытом делится практик.

ТХ «Сибирский Гигант» - крупная региональная FMCG-сеть, управляющая магазинами четырех форматов. С развитием компании возникла необходимость в централизации бухгалтерии, некоторые из функций которой были переданы сотрудникам магазинов (оптимизация ФОТ, низкий уровень автоматизации процессов приемки товара).

Оприходование первичных документов

С ростом количества магазинов компания столкнулась с рядом проблем:

  • несвоевременное и неполное оприходование входящих документов и, как следствие, некорректные данные по остаткам товара и кредиторке;
  • недостаточный уровень проверки документов первичного учета на правильность оформления, утрата документов;
  • длительный срок замены поставщиками некорректных документов приводил к задержкам оплаты поставленного товара, а также к убыткам от признания кредиторки при невозможности подтвердить ее первичкой.

Реорганизация документооборота

Систему первичного документооборота решили реорганизовывать, а бухгалтерию - централизовать.

Мы старались снизить налоговые риски непринятия к вычету НДС по товарам, получить более точные данные по остаткам в рознице и задолженности контрагентам, а также исключить внереализационные потери от признания кредиторки по возвращенному (непринятому) поставщику товару.

Был выработан план организации работы и разделения зон ответственности между сотрудниками магазинов и бухгалтерии. Общий принцип приемки товара не изменился, но ужесточились требования к поставщикам (товар, поступивший без предварительного заказа, не принимать) и сотрудникам склада (товар без терминала сбора данных, куда предварительно транслируется заказ, не принимать). По окончании дня первичные документы нужно собрать и передать в бухгалтерию. Часть сотрудников перевели из магазинов в централизованную бухгалтерию.

Контроль за первичкой и оптимизация численности бухгалтеров

Компания получила постоянный контроль за первичными документами со стороны бухгалтерии, а значит нейтрализовала риски отказа в вычете НДС по формальным основаниям, а данные о поставках стали поступать в ERP-систему оперативно. Это позволило управлять ассортиментом, а значит и продажами, более эффективно.

Перераспределение обязанностей позволило сократить численность бухгалтеров на 30 процентов.

Полезная статья? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте или поделитесь с коллегами. 

Читайте также:

Как финансовой службе наладить взаимодействие с другими подразделениями

Новые функции казначейства в управлении финансами компании

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль