Внедрение электронного документооборота: опыт холдинговой компании

6380
Фахретдинов Pустам
финансовый директор ООО Холдинговая компания «Башбетон»
Если решение о внедрении системы электронного документооборота уже принято, руководству компании предстоит решить массу задач, связанных с реализацией проекта. Исходя из опыта практиков, лучше разбить проект на несколько этапов, утвердить ответственных участников, сроки внедрения и необходимые мероприятия.

Наша управляющая компания сотрудничает более чем с двумя тысячами контрагентов, координирует производственный цикл холдинга, а также выполняет снабженческо-сбытовые функции. В 2012 году неизбежно встал вопрос о необходимости систематизации обмена данными, упорядочении обмена документами, оперативном доступе к информации по контрагентам. Опыт, который я ранее получил во время работы в банке, позволил мне инициировать необходимые изменения, а впоследствии и внедрение электронного документооборота.

Решение о внедрении системы электронного документооборота было принято после обсуждения и формулировки задач, которые предстояло решить руководству холдинга в ближайшее время:

  • создание корпоративного хранилища;
  • создание среды для коллективной обработки документов и системы контроля исполнительной дисциплины документооборота;
  • доступ к хранимым файлам в разбивке по видам, типам и правам доступа;
  • организация взаимодействия с удаленными подразделениями;
  • интеграция с ИТ-системой «1С: УПП 8.2».

Выбор системы электронного документооборота

Критериями отбора, которые влияли на выбор программного комплекса, стали стоимость внедрения системы электронного документооборота (систем ЭДО), удобство ее администрирования, дружелюбность пользовательского интерфейса, широкие возможности по настройке и адаптации.

Внедрение электронного документооборота: опыт холдинговой компанииМы рассматривали несколько систем ЭДО, которые по большому счету мало отличались друг от друга. Ну, а поскольку в холдинге на тот момент уже использовалась «1С: УПП», мы решили сэкономить на новых пользовательских ключах, ранее инсталлированных в рамках внедрения «1С», и воспользоваться возможностью интеграции с УПП.

Кроме того, в холдинге был штатный программист, отвечающий за доработку «1С», который с учетом существующих доработок мог практически безболезненно связать решения друг с другом.

И наконец, возможность гибкой настройки, приемлемая стоимость самого программного комплекса и легкость в масштабировании сыграли в пользу «1С: Документооборот». Выбор был сделан. Внедрять систему менеджмент поручил штатному 1С-программисту компании.

Этапы внедрения электронного документооборота

Проект был разбит на несколько этапов:

1. Оформление технического задания (далее - ТЗ) с описанием функционала, ролей и задач, которые должны решаться при внедрении, разработка регламента электронного документооборота.

2. Установка и настройка программного комплекса «1С: Документооборот», настройка пользовательских мест.

3. Запуск и тестирование пилотного проекта по регистрации офисных документов, входящей и исходящей корреспонденции.

4. Начало промышленной эксплуатации в холдинге.

5. Масштабирование, подключение удаленных рабочих мест к электронному документообороту.

6. Индивидуальные доработки под нужды различных подразделений холдинга.

Рассмотрим более подробно реализацию каждого из этапов.

1. Постановка ТЗ

При подготовке ТЗ топ-менеджмент провел встречу с руководителями функциональных направлений, на которой обсудили возможности системы ЭДО, выполняемые роли, планируемые результаты внедрения, ограничения, а также дополнительную нагрузку на сотрудников. На двух последних условиях стоит остановиться подробнее, поскольку в процессе внедрения новшеств не следует забывать о понятии «внутренний клиент». Без удовлетворенности новым ИТ-продуктом, безболезненной адаптации к новому режиму работы и дополнительной нагрузке, а также разъяснений преимуществ от внедрения электронного документооборота могут возникнуть сложности с запуском и последующей эксплуатацией.

По результатам опроса менеджмент собрал информацию о необходимом функционале системы, задачах и автоматизируемых процессах в подразделениях. Были учтены предложения по настройке печатных форм и шаблонов документов. Также в зависимости от уровня доступа был определен набор прав для пользователей в разрезе служб и отделов холдинга.

2. Установка и настройка системы электронного документооборота

Инсталляцию и конфигурирование электронного документооборота на стороне сервера выполнил штатный программист холдинга. Затем на компьютеры конечных пользователей системы (участников пилотного проекта) установили и настроили индивидуальные рабочие столы — «1С: Документооборот», позволяющие настроить рабочее пространство пользователя, обеспечив ему быстрый доступ к необходимым документам, спискам, отчетам и т. д. Кроме того, индивидуальная настройка учитывает роль сотрудника в бизнес-процессе, а в зависимости от роли настраиваются права доступа к определенным видам документов. Например, коммерческая служба может просматривать документы, адресованные отделу или исходящие из него. Но при этом корреспонденция, договоры, распорядительные документы финансовой службы для коммерсантов будут закрыты.

3. Запуск пилотного проекта

В пилотном проекте по переходу на электронный обмен документами участие принимали секретари холдинга и ряд топ-менеджеров. Вся входящая и исходящая корреспонденция, а также служебные записки в обязательном порядке сканировались и проходили регистрацию в системе ЭДО. Например, входящий документ после регистрации попадал к руководителю функционального направления, который направлял его на исполнение и вносил комментарии в текст документа. Также на этой стадии мы опробовали процедуры согласования внутренних организационно-распорядительных документов. В первую очередь это касалось проектов приказов, которые согласовывали уполномоченные сотрудники и вносили туда замечания, то есть мы моделировали последовательность процесса согласования.

Отдельно ИТ-специалист настроил правило гибкой генерации и присваивания номеров документам. В результате каждому файлу стал назначаться номер, учитывающий дату, подразделение и вид документа. Чтобы избежать сбоев в работе, на время тестового периода документы параллельно регистрировались и учитывались в специальном журнале. Но сразу после завершения пилотной стадии дублировать документы перестали, генерация номеров в соответствии с принятым в компании правилом выполняется в системе электронного документооборота.

После завершения тестового этапа мы подвели промежуточные итоги на рабочем совещании с участниками проекта, на котором обсудили вопросы, возникшие в процессе эксплуатации. Логическим завершением пилотного запуска стала инструкция по работе с системой ЭДО, включая описание функций, скриншоты и примеры бизнес-процессов.

4. Начало промышленной эксплуатации

Переход к промышленной эксплуатации системы для нас означал, что электронный документооборот внедряется во всех подразделениях компании, то есть сотрудники холдинга стали активно регистрировать внутренние документы: договоры, допсоглашения и прочую документацию, связанную со взаимодействием с контрагентами. Регистрировать исходящую корреспонденцию поручили сотрудникам подразделений минуя офис-менеджеров и секретарей. Но перед началом промышленной эксплуатации мы провели обучение для новых пользователей и представили им преимущества обмена документами в электронном виде, которые планировалось использовать в дальнейшем:

  • централизованное безопасное хранение документов;
  • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
  • регистрация входящих и исходящих документов;
  • просмотр и редактирование, контроль версий документов;
  • работа с документами любых типов;
  • полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
  • коллективная работа пользователей, включая согласование, утверждение и контроль исполнения;
  • маршрутизация, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности.

Отдельный блок обучения касался новых бизнес-процессов, которые появились либо видоизменились с внедрением системы электронного документооборота. Часть типовых бизнес-процессов, которая не претерпела изменений и включала стандартные для компании действия с документами (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение), была разобрана на примерах. Бизнес-процессы в системе были представлены в виде блок-схем — наглядно и очень удобно, а многие (наиболее часто используемые) оформлены в формате шаблонов, которые пользователь может выбрать из списка. И наконец, была автоматизирована процедура передачи дел — для этого использовался специальный журнал передачи, который позволяет определить местонахождение оригиналов и копий документов в любой момент времени.

Нравится статья? Сохраните страницу в закладки или распечатайте статью. 

5. Масштабирование, подключение удаленных рабочих мест

Переход к промышленной эксплуатации позволил убедиться в возможности легкого масштабирования программы на новые рабочие места. Специфика деятельности компании такова, что часть обособленных подразделений и служб производства территориально удалены. Соответственно, после развертывания «1С: Документооборот» в головном офисе необходимо было включить в обновленные бизнес-процессы и территориально удаленные подразделения. Учитывая, что в компании ранее уже действовала внутрикорпоративная сеть, настройка на удаленных рабочих местах прошла безболезненно и не заняла много времени.

6. Индивидуальные доработки для нужд отделов

Коммерческой службе важно получать информацию об истории взаимоотношений с контрагентами оперативно, поэтому у ее представителей были свои пожелания к системе ЭДО. На старте реализации проекта внедрения коммерсанты внесли предложение об интеграции базы «1С: Документооборот» и «1С: УПП». Это предложение руководству показалось привлекательным, и программисту поставили задачу автоматизировать обработку данных на стыке двух информационных баз. Задача была успешно выполнена — ИТ-специалисту удалось создать бесшовный (то есть незаметный для пользователя) пользовательский интерфейс. Со стороны пользователей это выглядит как работа в единой информационной базе с единым интерфейсом и общими данными. Например, сотрудник заходит в карточку контрагента в «1С: УПП» (см. рис. 1) и через пользовательский интерфейс может просмотреть не только расчеты по договорам, но также переписку, допсоглашения и т. п., то есть полную историю взаимоотношений (см. рис. 2). Основное удобство взаимосвязанных баз — существенно сократилось время на поиск информации в разных ИТ-системах.

РИСУНОК 1. Карточка контрагента в «1С: Документооборот»

Внедрение электронного документооборота: опыт холдинговой компании

Стоит отметить, что все преимущества внедрения были оценены не сразу, на это ушло примерно полгода. На самом первом этапе процесс перехода на электронный документооборот кажется трудоемким: всю документацию приходится оцифровывать, пользователям необходимо разобраться в особенностях работы программы, обязательно нужно организовать help desk. При этом ряд функций, например использование штрихкодов, хотя и были доступны, но не прижились. В то же время основные функции комплекса электронного документооборота используются в полном объеме и сейчас работу холдинга без системы представить практически невозможно.

РИСУНОК 2. Договоры и допсоглашения, относящиеся к контрагенту

Внедрение электронного документооборота: опыт холдинговой компании

В рамках статьи, к сожалению, трудно описать все возможности и аспекты использования, которые появляются при внедрении электронного документооборота. Но для компаний, которые стремятся повышать свою эффективность, система ЭДО — один из инструментов повышения конкурентоспособности.

ОПЫТ ПРАКТИКА

Наталия Алексеева, финансовый директор ГК «ТРИЭР

Использование электронных систем обмена информацией, визирования и согласования документов уже не является чем-то эксклюзивным. Под требования времени уже приведены и нормы законодательства, в частности Закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи» . Это, несомненно, способствует развитию применения таких систем, поскольку указанный закон придал электронным документам юридический статус.

Наша компания использует электронный документооборот ограниченно, лишь при внешнем взаимодействии с некоторыми контрагентами и государственными органами. Однако даже такая модель позволила оценить преимущество использования системы электронного документообюорота — значительное ускорение бизнес-процессов, а именно сокращение времени работы с документами, их быстрая передача и получение, а значит, и оперативное использование содержащейся в них информации.

Стоит отметить также ряд дополнительных преимуществ использования электронных документов:

  • формализация и структурирование документооборота, систематизация документов, что способствует быстрому поиску и отбору необходимых документов;
  • уменьшаются расходы на архивное хранение (аренда площадей, стоимость бумаги, картриджей) — электронный документооборот обеспечивает создание и бессрочное хранение электронных копий документов;
  • повышается контроль исполнения документов, есть возможность коллективной работы с документами.

Из недостатков системы ЭДО я выделила бы следующие:

  • на этапе внедрения требуется много сил и времени (перевод существующих бумажных документов в электронный вид);
  • некоторые системы рассчитаны на определенное количество пользователей, поэтому на этапе внедрения необходимо позаботиться о нужном количестве лицензий/точек доступа к системе;
  • уже на этапе внедрения следует продумать перечень оборудования и ПО как альтернативные варианты хранения электронного архива, позволяющие выполнять резервное копирование информации на случай выхода из строя оборудования;
  • переход на электронный документооборот не вполне безопасен, так как при непродуманной системе защиты возможны повреждения вирусами, а также хакерские атаки.

Стоит также помнить, что система ЭДО не заменит сотрудников и в рамках сложившейся практики взаимодействия не позволяет полностью отказаться от бумажных носителей. Несмотря на положения Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10), позволяющие составлять первичные документы и регистры бухгалтерского учета как в бумажном, так и в электронном виде, проверяющие инстанции (налоговые органы, аудиторы) предпочитают при проверке работать все же с бумажными документами. Кроме того, до сих пор существует ответственность должностных лиц за отсутствие первичной документации, закрепленная в соответствующих статьях НК РФ и КоАП РФ.

ДОСЬЕ КОМПАНИИ

ООО Холдинговая компания «Башбетон», Уфа, Республика Башкортостан

Год основания: 2009. Сфера деятельности: производство и продажа железобетонных изделий для ТЭК, промышленно-гражданского строительства, РЖД, а также производство металлоконструкций.

Основные факты: объединяет шесть производственных предприятий, которые охватывают все стадии производственного цикла — начиная от добычи нерудных строительных материалов (песка, гравия) и заканчивая производством железобетонных изделий: ОАО «Мелеузовский завод ЖБК», ОАО «Уфимский ЖБЗ-2», ОАО «Благовещенский железобетон», ОАО «Мелеузовский завод металлоконструций», ООО «Завод строительных конструкций», ОАО «Салаватский экспериментальный механический завод».

Вам также будет интересно прочитать:

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль