Есть возможность сократить сроки подготовки данных для расчета зарплаты

2703
Франк Андрей
финансовый директор ООО «Сайнер»
Часто вознаграждения сотрудников зависят от показателей их работы, поэтому максимально быстро собрать данные для расчета зарплаты не всегда удается. Но если следовать специальному алгоритму, можно упростить задачу финансовой службе. Получится заметно ускорить процесс, несмотря на то, что на подготовку данных по расчету вознаграждений может уйти от 5 до 20 календарных дней. Какие шаги надо предпринять, чтобы уменьшить этот срок, рассказал Андрей Франк, финансовый директор ООО «Сайнер».

Шаг № 1 Аудит бизнес-процессов

На первом этапе следует определить длительность операций по сбору информации, расчету, начислению зарплаты и подготовке аналитических отчетов. Сделать это можно силами собственно финансовой службы, основываясь на «фотографии» рабочего дня, экспертных оценках и прочих доступных инструментах.

К примеру, по результатам аудита финансовая служба выявила следующие важные обстоятельства:

1. Ранее сроки начисления и выплаты зарплаты по объективным причинам были передвинуты на 15-е число месяца, следующего за отчетным. Со временем причины для столь поздних сроков утратили свою актуальность, но передвигать даты обратно не стали.

Вывод: в отношении необоснованно затянутых по времени операций следует незамедлительно провести корректирующие процедуры и максимально сократить сроки.

2. Руководители подразделений и проектов могут подавать табели и листы учета рабочего времени точно в срок, но сложная система мотивации не позволяет быстро рассчитать зарплату.

Вывод: необходимо представлять данные по учету рабочего времени «день в день», также рекомендуется пересмотреть и по возможности упростить действующую систему мотивации.

3. Условием для выплаты некоторых видов премий является наличие подписанных заказчиком актов оказанных услуг. Но документы заказчик передает с существенной задержкой. А положение о премировании требует производить начисление и выплаты сотрудникам по результату уже в отчетном периоде. Это приводит к задержке расчета зарплаты и демотивирует сотрудников.

Вывод: требуется изменить условия выплаты премий, при этом повысить мотивацию, привязав вознаграждение к фактическому результату и в меньшей степени — к формальному завершению проекта.

Шаг № 2 Определение заинтересованных сторон

Второй этап — вовлечение в работу по сокращению сроков расчета зарплаты всех заинтересованных лиц и планирование коммуникаций. Чаще всего по результатам аудита становится понятно, что прийти к поставленной цели можно только через изменение системы мотивации и (или) изменение внутренних регламентов компании. Следовательно, список экспертов может быть широким. Это могут быть топ-менеджеры компании, собственники, главный бухгалтер, директор по персоналу и т. д.

Взаимодействие происходит следующим образом: участники предварительно договориваются о сроках и о том, что необходимо получить в конечном итоге. Далее собственники предлагают ключевые показатели эффективности на уровне стратегии компании. Затем эксперты и представители управляющей компании делятся опытом. После обмена информацией рабочая группа со стороны компании вносит свои предложения по решению проблемы. Все идеи обсуждаются, а самые ценные фиксируются.

Шаг № 3 Изменение системы мотивации

При изменении системы мотивации стоит руководствоваться следующими принципами. Во-первых, порядок расчета зарплаты должен быть предельно простым, прозрачным и понятным. Во-вторых, переменная часть зарплаты должна рассчитываться в месяце, следующем за отчетным. А сами условия мотивации должны быть достижимы и понятны как для руководства, так и для сотрудников. Если управленческий учет в компании основан на российских стандартах бухгалтерского учета, то данной меры будет достаточно.

Шаг № 4 Регламентация и автоматизация

После утверждения новой системы мотивации все изменения необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Это могут быть распоряжения, приказы, регламент учета трудозатрат, положение о начислении и выплате заработной платы и ее составляющих, график документооборота внутри компании в части заполнения табелей учета рабочего времени и др.

Автоматизацию целесообразно проводить на заключительном этапе, тогда это позволит избежать существенных затрат на внедрение или доработку имеющихся учетных систем. Возможно, аудит покажет, что текущий уровень автоматизации бизнес-процессов достаточный. В этом случае требуется учесть лишь изменения.

Шаг № 5 Анализ проведенных изменений

Если ожидаемый результат не достигнут, то необходимо вновь вернуться к аудиту. Но теперь уже анализировать не операции, а происшедшие изменения. Если же результат положительный, то не стоит останавливаться на достигнутом. Не реже чем раз в год следует повторять аудит. И по результатам проверки делать анализ текущей системы мотивации, сроков и качества получаемых управленческих отчетов. При необходимости можно внести изменения.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль