Идеальный учет дебиторки. Кто и как будет возвращать вам долги

7073
Крупская Ольга
корреспондент FD
ПРОБЛЕМА: Попросите вашу бухгалтерию представить отчет о состоянии дебиторской задолженности компании. Они с готовностью распечатают оборотно-сальдовую ведомость за требуемый период. Но финансовый директор, использующий для анализа и управления дебиторской задолженностью лишь «оборотку», рискует потерять контроль над ситуацией, а компания – оказаться без денег. РЕШЕНИЕ: Разработка любого управленческого отчета начинается с определения информационных потребностей менеджмента. В отношении дебиторской задолженности все относительно просто. Чаще всего финансовому директору необходимо знать дату возникновения задолженности, ее объем в рублях или другой валюте, а также срок, на который предоставлена отсрочка платежа. Получить максимум из перечисленных данных можно, регулярно ведя реестр старения и реестр инкассации дебиторки.

Проблемы с учетом дебиторской задолженности знакомы многим финансовым директорам. И в основном они связаны с заблуждением, которое можно сформулировать примерно так: «Бухгалтерия по первому моему запросу предоставит мне любые сведения о дебиторской задолженности». Увы, но это далеко не так.

ОПЫТ КОНСУЛЬТАНТА

Илья Рудяк, старший менеджер отдела консультационных услуг КПМГ в России и СНГ:

«Требования к аналитике учета дебиторской задолженности зависят от вида деятельности компании, ее размера, используемой информационной системы и других параметров. Ниже приведен пример таких требований, заимствованный из регламента учета крупной компании, которая использует в качестве транзакционной системы SAP R/3.

«Аналитический учет по счету 62 «Покупатели и заказчики» ведется по следующим аналитическим кодам: контрагент, договор, счет (счет-фактура), вид валюты.

Аналитический и синтетический учет по счету 62 «Покупатели и заказчики» должен обеспечить возможности раздельного ведения учета по следующим аналитическим кодам:
– авансы полученные;
– задолженность, обеспеченная векселями покупателя;
– долгосрочная (срок оплаты свыше одного года) и краткосрочная (со сроком оплаты менее одного года) задолженность;
– задолженность от сторонних организаций и взаимозависимых организаций;
– срочная и просроченная задолженность».

Как легко видеть, приведенные в примере требования не позволят автоматически разбить дебиторскую задолженность по срокам погашения и, стало быть, определить степень просрочки задолженности».

Кстати, стремление выстроить систему управленческого учета дебиторской задолженности для финансового директора обернется неизбежными конфликтами с коммерческим отделом, так как львиная доля работы на начальном этапе выпадет именно ему. И к этому нужно быть готовым.

ЧТО ВАЖНО ЗНАТЬ О ДЕБИТОРКЕ

Прежде чем требовать от бухгалтерии и коммерческого отдела данные о состоянии дебиторской задолженности, нужно четко определить, что и зачем вам нужно знать. В противном случае специалисты компании будут тратить уйму времени на сбор никому не нужных данных либо созданные вами отчеты придется дорабатывать, если упущено что-то важное. Как правило, для финансового директора достаточно следующей информации:
– сведения о контракте (номер, дата), который связан с возникшей дебиторкой;
– наименование контрагента, чтобы точно знать, кто именно должен компании деньги;
– дата возникновения дебиторской задолженности и срок отсрочки платежа по договору (необходимо представлять, когда ждать деньги от должника);
– данные о просрочке платежа, чтобы адекватно реагировать на ситуацию. Во многих компаниях порядок действий в отношении неплательщика жестко увязан со временем просрочки. Например, по истечении пяти дней после даты платежа по договору направляется письмо с требованием закрыть долг, спустя десять дней – официальная претензия и т. д.;
– сведения о том, как конкретный контрагент платил в прошлом. Эта информация полезна для планирования как будущих поступлений, так и анализа текущей ситуации. Например, если известно, что покупатель периодически задерживает платеж на три-четыре дня, не будет поводов для беспокойства и жестких мер, если сейчас его просрочка один день.

Сразу оговоримся, что приведенный список не является единственно верным и исчерпывающим, так как многое будет зависеть от специфики деятельности компании.

ОПЫТ КОНСУЛЬТАНТА

Александр Можегов, финансовый директор ОАО «Коми тепловая компания»:

«До начала активной работы с дебиторской задолженностью была проведена большая работа по унификации признаков – структурирование всех наших потребителей по сегментам. В результате была создана следующая структура дебиторов.

1. Население.
2. Бюджетные потребители в разрезе финансирующих бюджетов:
   2.1. федеральный;
   2.2. республиканский;
   2.3. муниципальный.
3. Оплата льгот в разрезе финансирующих органов:
   3.1. льготы, оплачиваемые подразделениями социальной защиты населения;
   3.2. льготы, оплачиваемые местными бюджетами.
4. Коммерческие потребители.
5. Прочие покупатели.

Только после этого имело смысл собирать и анализировать данные о платежной дисциплине разных групп контрагентов. Так, например, выяснилось, что сбор средств с населения (оплата услуг) составляет 83–84 процента от суммы предъявленных к оплате счетов. Оплата бюджетными потребителями производится в размере 100 процентов, но в связи с постоянной нехваткой средств в бюджете (в первую очередь – в муниципальных) не выполняется в установленные в договорах сроки. Средняя просрочка платежа – 25 дней и т. д. То есть получили данные, от которых можно было отталкиваться, выстраивая эффективную коммерческую политику и планируя движение денежных средств».

КАРТА ДОЛГА

После того как определены требования к данным о состоянии дебиторской задолженности, можно приступать к разработке отчетов. Наибольшей популярностью на практике пользуются реестр старения и реестр инкассации дебиторской задолженности.

Реестр инкассации отражает платежную дисциплину контрагентов компании, пользующихся отсрочкой платежа. Классическая форма реестра инкассации представлена в таблице 1. Какую информацию для принятия управленческих решений можно из него получить? Во-первых, сведения об остатке задолженности контрагента на дату составления отчета. Это позволяет контролировать соблюдение кредитных лимитов, установленных для тех или иных контрагентов. В случае если покупатель исчерпал лимит поставки с рассрочкой платежа, отгрузки ему могут быть приостановлены до полного погашения задолженности.

Во-вторых, данные о средней просрочке платежа по одной поставке. Как правило, у руководства компаний есть свои взгляды на неформальные нормы делового оборота. Например, менеджмент может считать, что просрочка платежа на 7–10 дней не представляет какой-либо проблемы для бизнеса, и вместе с тем готово принимать самые жесткие меры в отношении тех, кто задерживает выплаты на большие сроки.

В-третьих, группировка платежей по срокам просрочки позволяет рассчитать коэффициенты инкассации. Например, проанализировав динамику исполнения платежных обязательств контрагентами, компания выяснила, что 50 процентов дебиторской задолженности «закрывается» в том же месяце, когда была отгружена продукция, 30 процентов – в следующем месяце, а оставшиеся 20 процентов – через два месяца. Используя эти данные, несложно спланировать сроки и объемы поступления средств от будущих продаж при условии, что принципы работы с покупателями не изменились. Продолжительность периодов оплаты (шаг) определяется спецификой работы компании. Например, предприятия, предоставляющие отсрочку платежа на 30 дней и более, обычно используют в реестре старения дебиторской задолженности шаг, равный одному месяцу.

БЫСТРОЕ РЕШЕНИЕ

ЧЕМ ПОМОЖЕТ 1C В УЧЕТЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ?

В отличие от «1С:Предприятие 8.0», в которой уже в базовой версии реализован неплохой инструментарий анализа и управления дебиторской задолженностью, версия 7.7, используемая многими компаниями, предоставляет минимум данных о долгах контрагентов. Конечно, при условии, что не были сделаны существенные доработки на уровне программного кода.

Тем не менее, воспользовавшись стандартным отчетом «расчеты с контрагентами» можно будет экспортировать его в Excel и уже там дорабатывать, дополняя сведениями, например, о времени отсрочки платежа, предоставленной покупателю договором. Самый существенный недостаток отчета, формируемого 1C, в том, что даты реализации и поступления средств выводятся в графу «По документам» и выносить их оттуда в Excel будет неудобно.

Единственная проблема, которая может возникнуть при составлении реестра инкассации, связана с тем, что зачастую в своих платежных поручениях контрагенты не указывают, за какую поставку осуществлен платеж. В итоге неясно, погасил ли он ранее существовавший за ним долг или оплатил недавнюю поставку. Или же, наоборот, один выставленный счет, будет закрываться дебитором несколькими платежами. В результате сложно понять, за что именно платит контрагент. Чтобы решить эту проблему, придется сделать допущение и считать, что ваш покупатель в первую очередь платит по самым ранним счетам (метод ФИФО).

Заметим, если у предприятия количество контрагентов, пользующихся отсрочкой платежа, измеряется сотнями или тысячами, ведение реестра старения дебиторской задолженности может оказаться чрезвычайно трудоемким. Чтобы упростить себе работу, можно провести АВС-анализ. Его суть заключается в том, что выделяются те покупатели, на чью долю приходится около 80 процентов всей текущей дебиторской задолженности. Если верить правилу Парето, то таких клиентов будет не больше 20 процентов от общего количества. Соответственно реестр старения дебиторской задолженности можно будет составлять только выделенным в ходе АВС-анализа контрагентам, что значительно упростит работу. При этом риск потерять контроль над состоянием дебиторской задолженности будет минимальным.

ОПЫТ КОНСУЛЬТАНТА

Ольга Самохина, финансовый директор Первого Дома Консалтинга «Что делать консалт»:

«Наша компания занимается предоставлением периодических информационных услуг. Учет и контроль за состоянием дебиторской задолженности всегда были одними из основных направлений работы и производственных подразделений, и финансовой службы. Для построения четкого учета своевременности ежемесячной оплаты счетов более 6000 клиентов мы разработали большое количество отчетов в корпоративной информационной системе. Руководители контролируют работу своих отделов отчетом «Оплата счетов за ИО». В нем представлена информация о предоставленных информационных услугах каждому клиенту и состояние оплаты этих услуг: своевременная оплата в текущем месяце, авансовые платежи, а также сумма оплаты дебиторской задолженности, то есть средства, пришедшие в текущем месяце за предыдущие периоды. Отчет формируется на середину и конец текущего месяца – для подведения итогов работы департамента информационного обслуживания, а также в рабочем порядке для организации контроля за платежами со стороны руководителей отделов».

Реестр старения дебиторки отражает ситуацию с проблемными долгами. Другими словами, в него включается только просроченная дебиторская задолженность. Классическая форма реестра старения дебиторской задолженности представлена в таблице 2. По аналогии с реестром инкассации просроченные платежи разбиваются по периода

м.

КОМУ ПОРУЧИТЬ

В идеале составление реестра инкассации и старения дебиторской задолженности следует автоматизировать в существующей в компании информационной системе.

Однако, если раньше это сделано не было, вряд ли сегодня удастся выбить деньги на какие-то IT-проекты. И, хотя времени будет уходить гораздо больше, составлять отчеты придется вручную. Выбор невелик – бухгалтерия или сотрудники отдела продаж. Можно рекомендовать отдать предпочтение последним, так как они не меньше финансового директора заинтересованы в достоверной, своевременной информации о состоянии взаиморасчетов с контрагентами. Более того, вознаграждение работников отдела продаж зависит от объема поступивших средств. Бухгалтерия в этом случае будет лишь снабжать коммерческий отдел данными о поступивших платежах от покупателей.

РЕЕСТР ИНКАССАЦИИ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ЗА ПЕРИОД С 01.10.08 ПО 01.12.08

Счет-фактура Ожида-
емый срок оплаты по дого-
вору
Дата факти-
ческого платежа
Оплата, поступившая
в период, тыс. руб.
Долг
на дату
платежа, тыс. руб.
Просрочка платежа до погашения задол-
женности
по счету, дн.
Сумма, тыс. руб. Дата 0 дн. до
10 дн.
до
20 дн.
до
30 дн.
ЗАО «Детор»
645 1000 12.10.08 24.10.08 27.10.08   500     500  
14.11.08     500   0 21
758 2500 10.11.08 24.11.08 28.11.08   2500     0 4
Итого 3500                 12,5*
Коэффициент инкассации, % 100       0 86 14 0    

РЕЕСТР СТАРЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕНННОСТИ НА 06.12.08

Наименование контрагента № контракта Сумма Срок платежа по договору Период возникновения задолженности
0–30 дней 31–60 дней 61–90 дней 91–180 дней От 180 дн. до 1 года Более 1 года
                     
Итого по контрагенту: Х   Х Х Х Х Х Х
Общая сумма дебиторской задолженности Х   Х Х Х Х Х Х

 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль